會前3個準備,開會快又有效

2012.10.19 by
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一聽到要開會,很多人都會下意識地感到有壓力、甚或厭煩,總覺得又是把一群人關在會議室裡,討論很久也未必有結論,既花時間又沒效率。不過,會議終究...

一聽到要開會,很多人都會下意識地感到有壓力、甚或厭煩,總覺得又是把一群人關在會議室裡,討論很久也未必有結論,既花時間又沒效率。不過,會議終究是一種「中性」的溝通媒介,大部分人討厭的應該是「無效的會議」、而非「會議本身」。

日本組織變革顧問宇井克己在《改造會議的技術》一書中指出,無聊冗長的會議絕不是辦公室的無奈宿命,只要把握會議的成敗關鍵──起頭的方式,在開會前明訂3大會議原則,就能徹底改變會議的氣氛與成果,提高會議品質。

1.
****在白板上寫明會議「結束時間」
謹守會議開始的時間、準時與會,已是毫無疑義的職場紀律,但是會議什麼時候該結束,卻往往沒有規矩可言。

於是會議室裡經常可見這樣的情景:一場會開得沒完沒了,與會者紛紛暗想,「都什麼時候了,到底要開到幾點啊?」眾人開始心情浮躁、分心神遊。

為避免會議一拖再拖,宇井建議應明訂會議的結束時間,不僅能提醒與會者為了「準時散會」而努力,更有助於與會者集中精神、產出結論。做法包括:發送開會通知時,就先註明會議結束時間;等到會議開始,再次確認結束時間,並寫在白板左上方,提高參與者的時間觀念。

若議程較多,很有可能超時,則可在會前表明:「會議預計開到下午4點,最多延長30分鐘;到時如果還沒有結論,就另外排定討論時間,然後散會。」

2.
****確認議題與議程
你是否碰過開會開到一半「鬼打牆」,完全不知道大家現在究竟在討論什麼的情況?要避免會議流於漫談或失焦,最好在會議一開始就擬定議題討論大綱,並訂定討論時限。

以開會討論「如何預防A製品的瑕疵」這項議題為例,會議主席可在會議開頭說明:下午3點前,我們要檢討瑕疵發生的原因,必要的話,直接前往現場;5點前要討論因應策略。如果今天無法提出具體計畫,則預定在X月X日另行開會討論。一旦會議流程清楚透明,與會者便能對於會議過程中「現在究竟說了什麼?」「必須說些什麼?」「會議進行到什麼程度?」掌握得一清二楚。

3.
****確立會議結束時,期望達成的共識
一場會議中,要是大家期待的目標不同,有人覺得只要先找出原因就好,有人覺得一定要找出對策,還有人覺得連執行計畫都要詳細構思出來,會議當然無法順利進行。

因此,會議開始時,主席應先詢問與會者:「今天的會議,打算討論到什麼程度?」藉由確立會議的目標,讓大家在一致的共識下有效開會。(本文取材自《改造會議的技術》,經濟新潮社出版。整理 / 謝明彧)

資料來源《經理人月刊No.92》

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