把每一件經過手邊的事做到最好(五)
把每一件經過手邊的事做到最好(五)
2013.01.23 |

第一個陪CEO坐在股東會台上的會計師
**用專業細心抓出細節裡的魔鬼,郭台銘也服氣

**薛明玲可能是第一個參加上市公司股東會的會計師。曹興誠時代的聯電、近幾年的鴻海,他都和電子業大老闆一起,坐在台上接受股東與法人的提問。為何他能贏得客戶的信任?

1.****數字力,知己知彼
今年6月,鴻海股東會上,司儀正在報告鴻海總資產與營收,郭台銘突然轉頭問薛明玲,「台積電的總資產和營收是多少?」「總資產約是8000~8500億,營收是4000~4500億之間。」儘管台積電並非客戶,薛明玲不疾不徐地說出它的營運數字。

接著,他在iPad上寫下兩家公司的重要營運數字比較,但沒提到毛利率。

郭台銘追問,「台積電毛利率多少?」「大約是4成5,」薛明玲回答。

會後,郭台銘告訴媒體,「鴻海毛利率比較低,但沒有一分錢花在不該花的地方!」而上述的這段話便成為隔天的新聞標題。

2.****預測力,沙盤推演
2009年鴻海股東會,司儀宣布將發放0.8元現金股利,但小股東希望提高到1元。與財務人員討論後,郭台銘當場允諾給出1.1元,股東會因此暫停,以重新計算盈餘分配表。

「董事長,新的數字是這樣,」薛明玲拿出一張紙,交給郭台銘;郭台銘正要親自宣布,「不用了,我已經交給司儀念了,」薛明玲又說。原來,他料到客戶可能提高現金股利,所以提前把現金股利從0.8提高到0.9元、1元、1.1、1.2元時的盈餘分配情況,都算出來了。

「只要10分鐘,任何一個會計師都算得出這些數字。但這些細節,就是讓客戶覺得你有用心的地方,」薛明玲認為,數字是大老闆關心的領域,也是會計師最能展現專業價值的地方;而既然與會,就該預先設想狀況、幫主席協調流程,「否則客戶為何要請你坐在台上?」

**薛明玲的管理講義
DO
1.客戶沒想到的,要幫他想到;客戶想到但沒做好的,要比他做得更好。
2.身為專業人士,更要謙虛地學習。
3.****對於同仁要「勤於指導、敢於要求」。

DON'TS
1.不要邏輯模糊,否則容易蕭規曹隨,做出無法顯現自我價值的事。
2.選舉容易產生派系,不見得是企業產生領導人最恰當的方式。
3.****同仁在組織未來的工作時間比主管長,決策時應多考慮同仁,而非自己。

** 資料來源《經理人月刊No.96》

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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