Gartner~2015年,至少六成資訊工作者透過行動裝置與內容App互動
Gartner~2015年,至少六成資訊工作者透過行動裝置與內容App互動

國際研究暨顧問機構Gartner表示,在行動裝置上觀看工作相關視訊的情況逐漸增加,使得企業支援及管理此一需求的壓力日增。Gartner預測,至2015年,至少有60%的資訊工作者將透過行動裝置與內容應用程式互動。

Gartner副總裁安德魯(Whit Andrews)表示:「對企業而言,開發及支援新的內容管理應用程式與使用方式是一項令人望之卻步的工作。這一點不難理解,因為企業深怕會造成滿意度不佳及採用率過低的問題。但是,隨著工作上需要使用行動裝置的情況漸趨普遍,企業需在這些裝置上支援視訊以作為內部及外部用途。企業的挑戰不僅只於行動化,亦牽涉到異質性,因為根據Gartner預測,至2014年,九成的企業機構將於各式個人裝置上支援企業應用程式,從傳統的筆記型電腦、平板、手機到各種變形裝置或其他今日尚不普及的裝置。」

Gartner指出,企業與政府機構必須擬定因應策略以支援行動裝置播放影片,無論是企業本身、員工或客戶所擁有的影片。

安德魯表示:「希望行動工作者參與即表示鼓勵他們使用自己所選擇的裝置。然而,我們預期,至2016年底,50%的內容與協作計劃會因為缺乏受其直接影響的資訊工作者參與而失敗。其中所牽涉的因素繁多,不重視商務使用者所偏好的裝置即為其一。儘管行動裝置在許多方面都不是一個容易提供視訊的媒介,仍應是企業視訊策略不可或缺的一環。」

行動化意謂著商務使用者有時會在不同地點使用不同裝置,有時甚至在訊號不佳的地方。企業因而必須規劃一套可彈性調整的供應方式以因應不同頻寬之需求,並且提供時光平移的功能,因為行動裝置使用者有時並無足夠的網路頻寬以即時觀賞影片。

時光平移(Time-shifting)是一項可提供重要效益、但卻讓許多高階主管心生抗拒的功能,因為他們不喜歡所有員工沒有一同觀賞影片的感覺。然而,當影片的目標對象能夠自行選擇觀賞時機,影片的觀賞率將會大幅提高;此外,如果觀賞的影片可以分成訊息明確而簡潔的較短片段,觀賞率也會提升。

Gartner建議,選擇能滿足企業所有視訊格式需求的廠商。儘管行動裝置作業系統成長最快的是iOS和Android,其他作業系統對某些企業及某些觀賞者來說也很重要。企業應分析觀賞者以確定其所使用的裝置,哪些裝置的使用率正在成長,而哪些趨向衰退。

安德魯表示:「企業大多仰賴企業視訊內容管理廠商提供穩定的設備以管理視訊內容並帶來互通性。若無廠商的支援,大規模的轉碼非多數企業和政府機構能力所及,而且我們預期會有更多採用雲端轉碼以滿足不同規模需求的情況。使用視訊播放器固然可以解決某些挑戰,但由於架構上的因素,這些播放器並非在所有情況都受到歡迎。預料短期內也不會出現可解決大多數使用者每一項問題的標準。」

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

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AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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