【創業邦】 Dropbox創辦人~管理者要多分析自己不知道什麼
【創業邦】 Dropbox創辦人~管理者要多分析自己不知道什麼
2013.07.20 | 創業

Dropbox創辦人德魯‧休斯敦(Drew Houston)的業務從最初的文件存儲,轉向了全方位存儲平台,它大有替代硬體之勢。2007年時,Dropbox成立。現在休斯敦身價估計達4億美元。

最近,休斯敦接受了First Round Capital的採訪,他分享了自己從駭客到CEO、從設計程序到設計公司的歷程,他認為這是一個系統建設過程。換句話說,休斯敦經歷了許多,下面是他的一些經驗:

**1. 創業,做不擅長的事會越來越多
**休斯敦說:「總會有第一行程式碼。」實際上,許多創業企業正是從程式碼開始的,從寫程式碼的人開始的。絕大多數創辦人是技術專家,但他們必須學習其它。休斯敦說:「你坐下來解決問題,站起來時問題解決了,結果很好,這是一件快事。但建立一家企業和管理員工是不會完結的。」

最初幾年,休斯敦直接開發產品,後來規模擴大成了當務之急。他說:「開始時我編寫全部程式碼,後來一行也不寫了。你過去擅長的事做得越來越少,一天比一天少,你需要做的事非常不擅長了。」 

2. 最開始時親力親為行銷
開發完產品後,休斯敦自己製作了一段3分鐘的示範影片,先發布在Hacker News上,網友反響強烈。他大受鼓舞,又在Digg、Reddit上發布,反響很好。一天之内,第二個影片在Digg登頂。

休斯敦说:「我只是覺得,這些人是第一批接受的用戶,他們會在哪裡出現呢?類似Digg、Reddit是巨大的流量源,那裡的人喜歡親自嘗試新技術。」

隨著公司的擴大,休斯敦將創意部門交給其它人負責。他說:「我們得聘請一些聰明的人,讓他們接手我要做的一些事,讓我專注於其它事,專注於企業其它領域。」

3. 企業起飛後第一件事是海量閱讀
休斯敦說:「我對企業的許多事不懂,但這些事又很重要,包括行銷、銷售和管理。」

當企業開始起飛後,休斯敦首先就是閱讀,大量閱讀。他說:「閱讀管理書不會讓你成為好的管理者,正如讀一本吉他書不會讓你成為一個好吉他手,但它能讓你思考一些最重要的觀念。」另外,接觸知識豐富的資源也成為首要之事。休斯敦說:「有許多不同的人可以學習,比如導師、同輩。我的一些好朋友是 Y Combinator創辦人,我們都同時經歷過一些相同的事。」

董事會也幫他確定模式,給他一些理念去思考。最終,好的態度被證明是最重要的資源。

4. 一個建議:花時間思考自己不知道什麼
休斯敦說:「我的建議是習慣於事情本身。要走出你的舒適圈。這是一種心態,要花許多時間思考自己不知道什麼。你得問自己一些問題:「我需要什麼?企業需要什麼?未来3個月、6個月、12個月、24個月應該做什麼?如果從今天就開始做,它就能幫你認清自己需要什麼技能。」

最初,Dropbox團隊保留了MIT的駭客傳統,但因為員工多樣化,不清楚這種傳統是否應該繼續保留。他說:「我不理解為何文化如此重要。」後来,Y Combinator將他引薦給一名CEO,這名CEO建立了幾百人的企業。休斯敦回憶道:「他說我應該定義企業的使命和價值,這相當重要,要讓文化保持良好……。」

隨著企業變大,文化不只是讓員工高興,還要讓企業為未來而營運。「當你的企業在增長,溝通麻煩越來越大,你如何讓員工按相似的框架來作決策呢?慢慢地我開始理解這些部分如何匹配。」試想一下,如果Dropbox從1000人增長到10000人,用核心價值擁抱各級員工就很重要了。「我告訴員工:『你們可能上周才加盟,但總有一天你們會成為老Dropbox員工。請記得你們今天喜歡的一些東西,因為你有責任讓它們明天還在這裡。』」

**5. 招人很小心
**當企業高速發展時,要想未來獲得成功就需要正視當前的困難環境。由於新人湧入,企業文化可能不旋轉了,最開始的員工也不再那麼好用了。招人成了休斯敦的重點。他說:「如果你在對招來的人鬆懈,沒了重點,你就很難再回去過去了。我們對引入公司的員工很小心。這些人相當聰明,有求知欲,但光這樣還不夠,還要對我們做的事心存熱情。」

早期團隊可能都有這樣的品質,但並非人人的成長速度與公司成長速度一樣,不管他有多少才華都一樣。

在這種情况下,休斯敦的建議是:「如果你引入一個人,讓他管理許多現有團隊,有些事情是你可以做的。你可以参與到團隊流程中,讓大家不那麼吃驚……幫他們認識到什麼對公司有利,對他們自己有利,告訴他們人人都可以從某人身上學習。如果你引入的人無法鼓舞到現有團隊,你可能就用錯了人。」

出自創業邦

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從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模
從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模

對居家整聊室來說,經營的核心,是把人放在第一位──不只照顧客戶,也照顧團隊。這家全台首創的專業收納公司,不只替別人「整聊」生活,更懂得先把自己內部「整聊」好。創辦人鄭博元與黃恩頡深知,品牌要長大,不能只靠熱情與經驗,還要有一套能承接人、事、客戶與未來的管理方法。因此,他們在沒有IT人力編製的情況下,借助叡揚 Vital CRM專業夥伴的力量建立更有溫度、更有秩序的管理方式。

市場需求驅動家事服務崛起,居家整聊室搶佔先機

現代人追求高品質生活卻苦於時間有限,這種兩難的困境促使居家清潔、到府收納等家事服務產業蓬勃發展,著眼於市場需求成長,居家整聊室於2017年成立,成為到府收納服務市場的先驅。

居家整聊室共同創辦人黃恩頡表示,公司成軍初期專注在到府收納服務,之後為因應整聊師人力有限且缺乏標準化流程的挑戰,於2018年開辦整聊師認證課程,每年培訓近2,000位整理收納專才,累計學員數已突破萬人。隨著專業度與口碑的提升,居家整聊室的事業版圖不斷擴大,自2024年起陸續與信義居家及多家大型居家服務平台建立長期合作關係,為這些合作夥伴提供專業的整理收納服務。

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居家整聊室共同創辦人黃恩頡以數據導向策略,讓團隊從顧客互動到轉換都具備可追蹤與可優化的依據。
圖/ 數位時代

在年營收與客戶數量逐年成長的同時,居家整聊室也迎來新的營運挑戰,「如何深化與既有客戶的互動,提高顧客回購率,成為我們的關鍵課題,」居家整聊室創辦人鄭博元說,當時公司經常接獲舊客戶的主動詢問,引發團隊重新省思,在舊客經營上該如何從被動回應轉為主動經營、吸引更多回頭客使用服務?但在過程中卻發現,傳統使用Excel表格管理顧客互動的方式,已經很難滿足這樣的業務需求。

導入Vital CRM,以系統強化客戶經營力

居家整聊室最初在設計Excel表格欄位時,其實參考了RFM客戶分析模型,希望這份表格能兼具記錄與再行銷的功能,但實際執行上卻免不了面臨人工輸入資料的挑戰,包括資料正確性與即時性難以保證、缺乏統一的資料記錄邏輯、同仁自行添加欄位等。

這些問題導致Excel表格最後僅剩下基本的記錄功能,很難從中篩選符合特定條件的客戶進行再行銷,也不容易對新進業務同仁進行教育訓練,因為他們雖然能取得客戶名單,卻無法辨識客戶的最新狀態和互動歷程。

為此,居家整聊室決定導入CRM,以系統取代人工作業,提高舊客經營的效率與成效。鄭博元表示,在評估多款 CRM 系統時,叡揚系統開放式 API 設計最能對應他對未來系統整合的藍圖規劃,亦能有效解決既有手動流程導致的資訊落差與溝通延誤等問題。後續功能驗證階段,他發現 Insight 模組的分析設計具備清晰的管理理論依據,進一步展現系統的專業深度與實務價值,加上叡揚在業界的口碑與多產業服務經驗,最終促成了雙方的合作。

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居家整聊室創辦人鄭博元運用數位工具解決團隊營運痛點,進一步開啟全新的商業想像與合作契機。
圖/ 數位時代

應用階段1》聚焦深化客戶互動與業績管理,創造4大效益

居家整聊室採兩階段循序漸進的策略,逐步擴大系統應用成效。第一階段聚焦於強化客戶互動與業績管理,第二階段則拓展至全面性的數據整合,串起客戶從初次加入會員到最終完成交易與付款的完整作業流程。

黃恩頡進一步說明,第一階段的應用以業務和管理團隊為主,業務團隊透過Vital CRM瀏覽客戶資料與商機名單、詳實記錄每次客戶互動歷程,或根據特定條件篩選目標客戶發送簡訊、主動創造接觸客戶的機會。管理團隊則藉由Insight報表中的關鍵指標,如:轉換率、客戶RFM分數等,定期檢視業績進度及目標達成情況,實現數據驅動的精準管理。

居家整聊室不只提昇顧客回購率,更創造三大管理效益。第一、提升團隊的業務能力。由於Insight模組將商機、消費、負責業務和互動行為整合在一起,使管理團隊可以用數據掌握業務同仁的工作績效,而不是依賴主觀感受,不只溝通變得更順暢,還能據此樹立行為標竿,讓業務同仁更清楚該怎麼經營客戶才能提升業績表現。

第二、保留完整客戶資料,避免因人員異動而造成客戶流失的風險。

第三、為新進業務員打造最佳學習曲線。透過Insight數據分析結果,新進業務員能夠清楚知道成交率與業績目標間的關聯性,提升了主動聯繫客戶的意願和積極程度。此外,還能彈性調整新進業務員手中名單的新舊客戶比重,使其先與舊客戶聯繫、磨練互動技巧,之後隨著專業度提升,再逐步增加新客戶比重。

第四、合理配置顧客資源,最大化商機轉消費的比例。例如,將高品質新客名單分配給超級業務員(Top Sales)、根據轉換率調整業務手上的新客名單等,實現客戶資源的最佳配置。

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居家整聊室善用數位工具落實經營策略,從資料管理、人才培育到資源配置,全面強化商機轉化力。
圖/ 數位時代

應用階段2》以Vital CRM為核心,打造無縫整合的客戶服務流程

居家整聊室邁向第二階段的應用,即以Vital CRM為核心,整合品牌官網、會員系統、對話機器人、訂單系統及整聊師派單APP等營運系統,讓數據可以自動拋轉至不同系統中,省去不必要的人工登打作業,大幅提升團隊的工作效率。

鄭博元詳細說明如何打造無縫整合的客戶服務流程。他表示,人們經由官網或LINE加入會員後,相關資料會直接匯入Vital CRM,方便業務同仁與新會員聯繫,一旦新會員決定使用服務、也就是商機成功轉化為訂單後,Vital CRM就會將必要資訊拋轉至排班派單系統,自動進入後續服務流程,包括安排居家整聊師到府服務、產出付款連結等,當客戶點選連結完成支付,相關資料隨即回傳至CRM系統,自動更新為結案狀態,形成一個完整閉環的服務旅程。

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鄭博元(左1)指出,叡揚CRM Insight模組展現教科書等級的邏輯結構,精準對齊團隊管理需求,成為最終導入的關鍵契機。
圖/ 數位時代

展望未來,居家整聊室除了持續深耕到府收納領域,更計劃將自身數位化成果升級為商業解決方案,賦能更多家事服務同業啟動數位轉型。鄭博元強調,導入CRM的價值,不僅是解決內部團隊在舊客經營上的挑戰,更為公司開啟了一扇嶄新的商業大門,日後,若能成功將現行「以Vital CRM整合客戶服務流程」的應用機制轉化商業模式,相信將有機會開拓更寬廣的市場版圖。

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