【創業邦】 Dropbox創辦人~管理者要多分析自己不知道什麼
【創業邦】 Dropbox創辦人~管理者要多分析自己不知道什麼
2013.07.20 | 創業

Dropbox創辦人德魯‧休斯敦(Drew Houston)的業務從最初的文件存儲,轉向了全方位存儲平台,它大有替代硬體之勢。2007年時,Dropbox成立。現在休斯敦身價估計達4億美元。

最近,休斯敦接受了First Round Capital的採訪,他分享了自己從駭客到CEO、從設計程序到設計公司的歷程,他認為這是一個系統建設過程。換句話說,休斯敦經歷了許多,下面是他的一些經驗:

**1. 創業,做不擅長的事會越來越多
**休斯敦說:「總會有第一行程式碼。」實際上,許多創業企業正是從程式碼開始的,從寫程式碼的人開始的。絕大多數創辦人是技術專家,但他們必須學習其它。休斯敦說:「你坐下來解決問題,站起來時問題解決了,結果很好,這是一件快事。但建立一家企業和管理員工是不會完結的。」

最初幾年,休斯敦直接開發產品,後來規模擴大成了當務之急。他說:「開始時我編寫全部程式碼,後來一行也不寫了。你過去擅長的事做得越來越少,一天比一天少,你需要做的事非常不擅長了。」 

2. 最開始時親力親為行銷
開發完產品後,休斯敦自己製作了一段3分鐘的示範影片,先發布在Hacker News上,網友反響強烈。他大受鼓舞,又在Digg、Reddit上發布,反響很好。一天之内,第二個影片在Digg登頂。

休斯敦说:「我只是覺得,這些人是第一批接受的用戶,他們會在哪裡出現呢?類似Digg、Reddit是巨大的流量源,那裡的人喜歡親自嘗試新技術。」

隨著公司的擴大,休斯敦將創意部門交給其它人負責。他說:「我們得聘請一些聰明的人,讓他們接手我要做的一些事,讓我專注於其它事,專注於企業其它領域。」

3. 企業起飛後第一件事是海量閱讀
休斯敦說:「我對企業的許多事不懂,但這些事又很重要,包括行銷、銷售和管理。」

當企業開始起飛後,休斯敦首先就是閱讀,大量閱讀。他說:「閱讀管理書不會讓你成為好的管理者,正如讀一本吉他書不會讓你成為一個好吉他手,但它能讓你思考一些最重要的觀念。」另外,接觸知識豐富的資源也成為首要之事。休斯敦說:「有許多不同的人可以學習,比如導師、同輩。我的一些好朋友是 Y Combinator創辦人,我們都同時經歷過一些相同的事。」

董事會也幫他確定模式,給他一些理念去思考。最終,好的態度被證明是最重要的資源。

4. 一個建議:花時間思考自己不知道什麼
休斯敦說:「我的建議是習慣於事情本身。要走出你的舒適圈。這是一種心態,要花許多時間思考自己不知道什麼。你得問自己一些問題:「我需要什麼?企業需要什麼?未来3個月、6個月、12個月、24個月應該做什麼?如果從今天就開始做,它就能幫你認清自己需要什麼技能。」

最初,Dropbox團隊保留了MIT的駭客傳統,但因為員工多樣化,不清楚這種傳統是否應該繼續保留。他說:「我不理解為何文化如此重要。」後来,Y Combinator將他引薦給一名CEO,這名CEO建立了幾百人的企業。休斯敦回憶道:「他說我應該定義企業的使命和價值,這相當重要,要讓文化保持良好……。」

隨著企業變大,文化不只是讓員工高興,還要讓企業為未來而營運。「當你的企業在增長,溝通麻煩越來越大,你如何讓員工按相似的框架來作決策呢?慢慢地我開始理解這些部分如何匹配。」試想一下,如果Dropbox從1000人增長到10000人,用核心價值擁抱各級員工就很重要了。「我告訴員工:『你們可能上周才加盟,但總有一天你們會成為老Dropbox員工。請記得你們今天喜歡的一些東西,因為你有責任讓它們明天還在這裡。』」

**5. 招人很小心
**當企業高速發展時,要想未來獲得成功就需要正視當前的困難環境。由於新人湧入,企業文化可能不旋轉了,最開始的員工也不再那麼好用了。招人成了休斯敦的重點。他說:「如果你在對招來的人鬆懈,沒了重點,你就很難再回去過去了。我們對引入公司的員工很小心。這些人相當聰明,有求知欲,但光這樣還不夠,還要對我們做的事心存熱情。」

早期團隊可能都有這樣的品質,但並非人人的成長速度與公司成長速度一樣,不管他有多少才華都一樣。

在這種情况下,休斯敦的建議是:「如果你引入一個人,讓他管理許多現有團隊,有些事情是你可以做的。你可以参與到團隊流程中,讓大家不那麼吃驚……幫他們認識到什麼對公司有利,對他們自己有利,告訴他們人人都可以從某人身上學習。如果你引入的人無法鼓舞到現有團隊,你可能就用錯了人。」

出自創業邦

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

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AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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