如何用MSN做管理?

2005.11.15 by
數位時代
如何用MSN做管理?
登、登、登,辦公室裡每個人都專心地盯著螢幕,埋頭苦幹地專心打字,十幾吋的螢幕上,好幾個視窗切換著,但是多數人的電腦桌面上,不會少的就是MSN...

登、登、登,辦公室裡每個人都專心地盯著螢幕,埋頭苦幹地專心打字,十幾吋的螢幕上,好幾個視窗切換著,但是多數人的電腦桌面上,不會少的就是MSN即時通訊軟體。 既然叫做「即時通訊」,MSN有著可以快速對談、傳遞檔案、甚至還可以錄音留言等各種功能,但是在很多大型企業裡,MSN基於資訊安全等各種考量,成為被管制的軟體;或是因為業務上有不得不的需要(像是和國外客戶聯繫比較快速、省錢等),可以呈報長官申請開放使用權限。
「MSN已經成為組織管理時,不可或缺的一種輔助工具,一味地禁止也不會擋住這股趨勢,」前昇陽電腦教育服務部總經理洪志鵬指出,自從去年七月離開科技產業,改行當全職作家後,MSN儼然成為他對外溝通的重要管道。

用文字說話像是自我治療

今年十月底洪志鵬出了一本以MSN對談為呈現方式的管理書,他用自己的英文名字Michael,取了個暱稱「老麥」。雖然目前是個獨立工作者,但是MSN讓老麥沒和過去的同事、職場上的老友斷了聯絡;也因為身份獨立,老麥自然成了老闆和員工之間的「第三者」,常常在深夜時刻,傾聽各路人馬大吐職場苦水。
「MSN最大的好處是縮短了管理者和員工之間的距離,」洪志鵬說,儘管辦公桌上的電話和電子郵件都是暢通無阻的溝通管道,但是MSN可以即時用文字傳達訊息,白紙黑字般地打出來,精確度也比電話來得高。「甚至,很多話見了面反而講不出口,對著螢幕,難以啟齒的話語也比較容易表達,」洪志鵬說,尤其是負面情緒的抒發,一字一句地打出來,就像寫日記一樣,還具有自我療癒的效果。

面對面還是比電子傳情好

MSN的魔力在於似乎縮短了人與人之間心靈的距離,卻拉大了身體直接互動的空間,「一開始看同事用MSN,我也不懂為什麼坐在隔壁的兩人,轉個頭就可以講話,卻還要用打字的,」洪志鵬說,因為講究工作效率的他,還是覺得MSN可以節省和外部溝通的時間,像是和協力廠商要討論合作案,如果兩人都在線上,就不用還要等待電話轉接,或是排除萬難約定時間開會,省了這些程序,透過即時通訊的對談,可以快速解決很多瑣碎的事情。至於內部溝通,洪志鵬還是建議直接面對面講一下,或是撥通電話,反而更快更有效率。
很多老闆或是管理者,對於MSN是既愛又恨,愛上它傳遞訊息的超高效率;但是同樣地,也恨它的散播速度驚人,「有時候才從會議室裡出來,外界就知道剛剛會議室裡的結論了,」洪志鵬說,以前在昇陽的時候就曾經發生過,高階主管會議上,總部透露要求高階主管對於尋覓新任總經理的事情要盡量保密低調,但是沒想到出了會議室沒多久,他就接到熟識的經銷商來電關切內部異動,讓他驚訝於訊息散播的速度。
「在資訊流通這麼便捷的時代,很難去用防堵的心態來看待MSN了,」洪志鵬說,所以他建議管理者在做任何訊息揭露前都要有心理準備,尤其是對負面的消息,應該用最透明健康的心態去看待,或是先想好最合適的說詞來做包裝。「愈隱諱不公開的訊息,在MSN上反而被討論的愈多。」

MSN只能當作輔助工具

洪志鵬過去在昇陽工作時,大力推廣Java技術的發展,儘管他現在已經不是專職相關工作,但是他卻善用MSN凝聚社群的力量,讓台灣的Java開發人員,也能夠常常在線上互相切磋,吸收最新的資訊。他認為隨著MSN功能的繼續發展,未來說不定也能扮演組織內部教育訓練的管道,「假設可以從遠端遙控對方電腦內的作業執行系統,就能夠叫出某些軟體,進行線上訓練,」洪志鵬說。
有些管理者開始嘗試用MSN來即時掌握員工的工作情況,對此,洪志鵬卻幽默地認為,「人腦還是比電腦強,MSN只能當作輔助工具,絕對不合適拿來監控,」洪志鵬自曝早年他還在台灣阿爾卡特的工廠裡當小工程師時,當時老闆突發奇想地在辦公室上方裝了幾台監視鏡頭,監看員工的工作情況,但是幾個年輕的同事,卻拿V8拍了一段大家認真工作的影片,二十四小時不停播放,「就算半夜,老闆還是看到大家認真工作的模樣,」洪志鵬說完,自己也忍不住哈哈大笑,「老話一句囉,管理要管人的心。」

洪志鵬 美國哥倫比亞大學電腦科學碩士,曾任台灣國際標準電子公司軟體工程師、昇陽電腦銷售經理及教育訓練服務總經理。2004年7月告別了科技人的行列,專心做全職作家。出版過《最後的江湖道義》、《科技老爸,野蠻兒子》、《背著老闆的深夜MSN對談》。

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