下個禮拜，你得面對上百名客戶做場簡報，主軸是今年度公司的營運狀況和未來展望，你打開電腦的PowerPoint，瞪著螢幕發呆，發現自己不知如何開始。
1. 打開PowerPoint，只做了首頁就沒有靈感了？
2. 在簡報時，突然腦筋一片空白？
3. 每次輪到你報告，台下的聽眾很容易就開始聊天、分心？
4. 製作簡報檔案時，總是花掉很多時間，卻還是亂七八糟？
確認目的及聽眾特性，找出中心主軸與溝通語言
工作者難免會遇見得上台簡報的時候，很多人常常為此緊張到睡不好。其實，要做一場「比你想像中還好」的簡報，並沒有那麼難。
製作簡報的第一步，得先想想，「你想達成什麼樣的目的？」是想募資？拿下專案？還是改變聽眾想法？POWER FOR POINT共同創辦人林大班表示，先確認簡報目標、找出中心主軸，才有篩選簡報材料的標準。
在擔任STUDIO A大中華區招聘及培訓總監時，林大班曾主導過一場由STUDIO A董事長郭台強對蘋果（Apple）執行長提姆．庫克（Tim Cook）簡報的專案。「那場簡報最重要的是我們在裡面『預藏了一個想法』，想促使庫克順勢答應。」結果郭台強簡報過後，庫克一個點頭，就為公司省下一年6000萬的成本。
確認了簡報目的之後，接著要摸清楚聽眾的底細，找出最好的溝通方法。
除了年齡之外，聽眾資訊還包括學經歷背景，甚至是國籍也要考量在內。有一次，林大班到STUDIO A南京分區做教育訓練，當時他剛結束日本行，因此在課堂上就以日本的服務文化當例子，沒想到台下竟毫無反應，甚至表情冷淡。事後，當地的接待同仁才委婉告知，在南京盡量少以「日本」為例，因為1937年發生的南京大屠殺，對於中壯年的工作者來說，可能正是他們父執輩的沉痛記憶。
先在紙上寫下想法，再「套用模組」製作簡報
一提到簡報二字，很多人都會急著打開電腦裡的PowerPoint，急著把簡報畫面塞滿。林大班提醒，請先用人腦，再使用電腦。
「打開電腦就會迷失在設計動畫、找圖片等次要事件裡。」最好的方法是先拿張紙，寫下腦中的想法，包括要透露的訊息、舉的例子，希望獲得的效果等等，再進行分類排序。
累積多年經驗，林大班歸納出簡報需求不外乎：提案、報告、演講跟教育訓練。為求教學與製作簡報流程簡便，他早已整理出4套模組，碰到不同的需求或場合，只要先在紙上整理完自己的想法，再選定一個模組，加入個人經驗、舉例或實證，一份簡報就迅速成形。
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1.提案式PWH：用切身問題引起共鳴，引導出解法
製作提案簡報時，由於對象多半是投資者或主管，重點在於引起他們的共鳴或好奇，再解釋這個提案「為什麼非你不可」，最後好酒沉甕底，提出成交誘因，讓聽眾的好奇心在一次被滿足。
簡單的做法是，先拋出一個切身相關的情境。以環境汙染為例，大部分人都會直接聯想到「北極熊滅亡」的照片，但林大班說這種切題法對聽眾來說太遙遠了，如果你有做好聽眾的背景分析，發現台下的聽眾多半都是雲林人，那就可以以六輕為例，拉近距離產生共鳴。
提案創意大部分都有可能很類似，差別在於執行者的優勢，在此階段除了強調學經歷之外，更應該強調你的殊異性、為什麼非你不可？你打算怎麼做？林大班表示，前兩部分都可以感性表現，但怎麼做就得講得清楚明白，讓聽眾一聽就懂。
2.報告式DIG：藉由解讀資料帶出重要訊息、提出解決方案
當報告對象多是主管時，最適用這個模組。除了簡述目前掌握的資訊，以及從資料分析出所獲得的訊息之外，最重要的是提出解決方案。林大班強調，在簡報中分享資訊無法為企業加值，懂得解讀、分析資訊，並且提出解法的簡報者，才是技高一籌。
3.演講式PPM：用動人故事貫穿全場
演講的主軸多半簡單，但必須要有一個令人印象深刻、打動人心的故事做為背景，帶領聽眾身歷其境。林大班笑稱，其實最好的範本就是好萊塢電影《復仇者聯盟》系列，英雄多半強悍登場、故事中段則陷入人生最大的危機，險而無法翻身，最後仰賴意志力、智慧或無私精神創造奇蹟，三階段高潮迭起，其實就是演講最好的範本模組。
4.訓練式MTH：引起學習動機、改變眾人行為
這類簡報的核心要素在於引起聽眾的學習動機，所以在開場時就講明獎賞制度，就會是不錯的做法，像是發言者、主動學習者、定時繳交作業者考績加乘。訓練多半是希望學員能夠在課程結束後改變做法，因此要給予誘因，讓他們對於改變抱持正面態度，進而影響其他學員。
簡報完不是真正結束，下了台，立即重講一次
如果想在簡報過程中設計互動橋段，要在事前就觀察聽眾人格。以常見的DISC人格類型（D為支配型、I為影響型、S為穩定型、C為服從型）為例，需要帶動氣氛就找Ｃ型人格、需要回答問題則找S型。「千萬別找錯人，讓自己在台上碰一鼻子灰，精心營造的簡報氣氛也因此減半。」
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最後，大部分人在簡報前都會練習預講幾次，但事實上，簡報之後的「再練習」也很重要。多做這一步，才可以將「剛剛應該這樣說才會更精采」的懊悔與學習，轉化為新的簡報技巧。因此，下台後，讓自己再快速地短講一次，不但能訓練自己的口條，也可以為下次的簡報做好萬全準備。
圖片來源/Michigan Works! Association via flickr, CC licensed
文章授權轉載自：經理人月刊
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