這樣用Excel才專業!老闆和客戶看報表,最在乎的3件事
這樣用Excel才專業!老闆和客戶看報表,最在乎的3件事
2016.07.20 |

1. 明確標記數字的出處

各位在利用Excel 做計算時,應該會從不同的地方引用數字,例如公司內部的資料或企業的財報資料,最近可能也會引用網路上的數字吧。

在引用數字的時候,希望各位一定要養成習慣,明確標記數字的來源,也就是盡可能詳細列出數字的出處,以免日後檢查的時候,因為不曉得數字的出處而無法進行確認。如果無法確定數字是否正確,這份資料的可靠性也會受到質疑。

標記出處的位置,在項目名稱右側多設一欄「出處」的欄位。如果是引用網站上的資料,為了避免網址太長,可以如圖中註記「網站 (1)」那樣,利用「上標」的功能,然後在表格下方列出網址。

圖說明

我剛進摩根士丹利時,上司經常對我耳提面命:「Excel 或PowerPoint 上數字,一定要清清楚楚地標示數字的來源。」因為清楚列出數字的出處,可以回頭確認和修正。如果連數字的出處都不知道,那究竟是數字有誤,還是計算的過程出了差錯,也都不得而知了。

此外,這位上司也經常跟我說:「越優秀的人,附註寫得越確實。」工作謹慎的人,無論再忙,都會仔細標示附註;工作馬虎的人,計算也馬虎,當然也不寫附註。

2. 算式當中,不能有「手動輸入」的數字

這是一張預估銷售量的表格,每年的銷售量都比前一年增加500個。若要問上表和下表哪一張比較清楚,很明顯是下表!

圖說明

因為上表只看得出來銷售量逐年成長,卻不知道是怎麼計算出來的。主管拿到報表後,會想:有可能是用每年增加500 個來計算,但也有可能是用50%的成長率來計算...

相較之下,下表把銷售量和本年度增加量確實區分開來,所以可以很清楚地知道,第二年的銷售量=第一年銷量+第二年預計增加的銷售量。

不直接輸入數值,除了可以更清楚知道每一個數字背後代表的意義,還可以避免「輸入錯誤」造成的誤算。舉例來說,表格中第三年預設的年度增加量是「500」,假設不小心輸入成「600」,在上表中沒有顯示出算式,就很難注意到增加量的數字有誤。

3. 算式要讓每個人都看得懂,避免使用太長的算式

何謂太長的算式?就是在一個儲存格內,一口氣完成複雜的計算,通常頭腦越好的人,越容易這麼做,但這卻極有可能造成誤算。下途中儲存格G13 的算式就是一個例子。

圖說明

用太長的算式製作報表,再傳給主管和同事確認時,大家會看不懂這到底在計算什麼,想要檢查也很困難。製作Excel 最重要的一點,就是要讓任何人都看得懂,所以只要其中有任何一道算式太長,都算是失敗的Excel。基本上,每一個計算的步驟都要很清楚,總之,越簡單越好。像例子中G13 的算式,除了製表者本人以外,沒有人看得懂,這種獨善其身的計算可是大忌。

算式越簡單越好,「這個儲存格加這個儲存格,等於這個儲存格」,或是「這個儲存格乘以這個儲存格,等於這個儲存格」,像這樣一步一步仔細計算,才是簡單易懂的計算。

延伸閱讀:

  1. 絕對用得到!6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵
  2. Excel進階版:加總不只有SUM,還有不可錯過的3大公式!

(本文整理自《外商投資銀行超強Excel製作術》,時報出版。)

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現在進行式的新彰化-走進2025台灣設計展《圓未來之行》,看彰化如何轉譯城市設計!
現在進行式的新彰化-走進2025台灣設計展《圓未來之行》,看彰化如何轉譯城市設計!

台灣設計展已自10/10起正式開展,展期至10/26於彰化市、鹿港鎮、田中鎮及田尾鄉等地開展,其中將設計手法運用在城市治理與公共政策亦是此次展覽的重要核心。設於彰化縣立鹿江國際中小學的《圓未來之行》,以清晰脈絡梳理彰化的城市發展,並將彰化縣政府當前如何以均衡及複合的設計,將城市規劃中的「交通」、「建設」、「生活」三面向呈現進行中與已完成的政策成果,並透過互動裝置與參與機制,邀請民眾共同參與城市治理。讓我們一同走進展場,觀看這些政策如何以設計的語彙被轉譯為可理解、可感受、可參與的日常溝通。

交通路網連結城市脈動,居民日常與幸福共行

交通路網是城市的縫線,是均衡發展的骨幹,路網密密織入、層層堆疊,將生活的點點滴滴串成同一張布面。於《圓未來之行》的「轉譯之間」,我們以交通破題——〈彰化交通脈絡透視圖〉以多層透明壓克力承載各級路網,透過疊印與透視產生視差,清楚呈現城市交通的經緯關係與節點密度;〈脈動彰化:空間發展藍圖〉則以光為媒介投影於城市模型,演繹彰化未來的重要軌道規劃與重點核心發展區域的建設願景,沿著大埔截水溝的堤岸風景前行,輔以東西南北向的完善路網,八大生活圈的樞紐轉運站串起城鄉間的交通脈絡,引擎發動,感受彰化這座「全球百大幸福城市」的節奏與脈動。

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〈脈動彰化:空間發展藍圖〉以光雕投影演繹彰化的未來規劃。
圖/ 彰化縣政府

建築與空間疊加複合,跨齡共生,城市共享

建築是城市的骨架,新生與既有的空間疊加再生,乘載著居民歷史記憶的老屋經過修繕,化身文創基地、創業場域與周邊社群連結,〈時光新生所〉記錄著重獲新生的老屋翻開世代新頁的重要時刻。

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〈時光新生所〉透過翻牌互動比對老屋今昔差異,喚醒封存的時光。 (示意圖)
圖/ 彰化縣政府

隨著城市蓬勃成長,為能回應隨之增加的跨世代居住需求,〈宜居共築所〉展示共居的設計實驗成果,伸港基地首創青宅社宅共居基地,回應居住正義、社區韌性等多重城市課題,也讓彰化青年可安心回鄉成家。

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〈宜居共築所〉展示伸港全國首創青宅社宅共居基地。 (示意圖)
圖/ 彰化縣政府

在新生的城市建築中隱藏著許多設計巧思,〈未來綠學園〉邀請民眾以擴增實境方式探索鹿江國際中小學這座綠建築的永續設計,校園本身也是環境教育的最佳教材;〈無形設計所〉則透過電控薄膜揭開日常表象下的設計智慧,鹿港洛津國小的操場、地下停車場身兼蓄洪池機能,同時承擔運動、停車與防洪安全三重角色,風雨時成為守護社區的暗線,平日則回到居民的生活日常。

宜居生活源自安心信賴,健康照護與共融設施完備,滿足全齡需求

生活的幸福感,來自各世代都能感到被照顧、被守護的安心與自在。〈全齡照護網〉以大型 LED 牆面呈現全國首創的長照大樓,將托嬰、長照與社會福利整合為一體,成為在地支持網絡的核心據點,也成為最貼近民眾需求的務實設計成果。〈活力共享場〉把運動帶回日常,呼應彰化「八大生活圈運動館」計畫,邀請觀展者當場伸展、啟動身體;各地共融公園則以「共融遊戲」回應跨齡需求,透過無障礙動線與共融遊具,包容不同能力與世代,在〈無界共融園〉票選最期待的共融遊戲場主題,邀請民眾攜手打造屬於彰化的未來共融新天地。

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〈全齡照護網〉展示整合式長照大樓提供各年齡層的完善照護服務。 (示意圖)
圖/ 彰化縣政府

到《圓未來之行》一同書寫新彰化的現在進行式

民眾是主詞,是這座城市的主角,既感受也形塑城市;交通作為連接詞,串起人與城市,連接起可能性;建築是名詞,乘載各式機能,讓各種需求的滿足具備指向的所在;而生活化為形容詞,傳承著文化底蘊,透露著溫暖照護與人情味。至於動詞,正是此刻我們發生的行動。

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彰化縣長王惠美邀請大家一起來參訪《圓未來之行》,欣賞彰化三百年的城市紋理。
圖/ 彰化縣政府

彰化縣長王惠美表示,「現在進行式的新彰化」是一個正在被書寫的長句,此刻的每一次到訪、每一次參與、每一次選擇都影響著城市的發展。她強調,《圓未來之行》不僅是一場體驗活動,更象徵著縣府與民眾攜手共創城市願景的過程,邀請大家一同參與,書寫屬於彰化的未來篇章。
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