[時間技客-5] 改變上班打卡心態，開始學 SOHO 一樣精算工時|數位時代 BusinessNext

我兩年前認真「執行減重計畫」時有一個體悟，那就是「具體可計算的數據追蹤」很有幫助，在減肥上就是我的「熱量控制」，到底我每天攝取了多少熱量（卡路里）？超標多少？在還沒有數據追蹤前我沒概念，而開始追蹤後發現原來超標數字比我想像得多，之前「缺乏警覺」難怪體重直線上升。

而一旦有了數據追蹤，我發現原來減肥也不是一件那麼難的事情，因為只要想辦法「把熱量數據控制在每天標準以內」即可，目標忽然變得很明確且可計劃。在沒有數據前，會覺得好像減肥很難達到，或是分散精力去做一些無關緊要甚至正負抵銷的事情，但有了數據控制後，就是規劃好每餐熱量，讓每天熱量控制在標準值，其實不難，只是「要有計畫」（當然，我只是要回到健康體重，而不是真的要去做誇張的瘦身）。

並且那段時間我還覺得這是一個有趣的事情，可能我本來就喜歡這樣精準控制，也可能是數據即時的反饋可以帶來樂趣和成就感，我每天在精算卡路里的過程中明確知道自己的進步，甚至在知道自己還有餘裕（熱量尚未達標）時，還能給自己小小獎勵。

同樣的，數據追蹤與控制，以及其帶來的好處，也可以利用在時間管理上。

一，學自由工作者一樣精算工時：

有些專業的自由工作者、 SOHO 族，會在工作時「計算自己的工時」，統計自己執行每個案子「花費的時間」，因為工時就是他們接案計價的標準，一個案子如果要花 100 個小時完成，每個小時的時薪應該是多少？那這個案子應該報價多少？

自由工作者必須準確的掌握自己針對各種不同案子的「工作時間數據」，才能夠提供準確的接案報價，並準確分配自己每天的工作時間，也避免自己超時工作卻回報太少。

時間管理，不也是要達到類似的目標嗎？

而我們一般的上班族比較不習慣「追蹤、計算自己的工時」，因為「上班打卡」的工時被別人設定好了，似乎只要照著做就好？我需要自己計算嗎？因為這樣的心態，我們上班時的時間管理常常就是混亂的，掉入「時間黑洞」而不自知。

在「時間技客」系列的這第五篇文章，我推薦大家要時間管理前，你應該先學自由工作者那樣，開始精算自己處理每件工作的時間！最簡單的方法，就是拿個鬧鐘，在做每件工作時計時，然後把自己完成某一件工作花費的時間記錄下來，成為一個紀錄表。

二，精算工時的好處：

這樣做有幾個好處：

1. 立即知道自己努力的份量

數據的回饋是很具體且有效的，公司給你的 8 小時工時其實對你來說一點感覺都沒有，但如果你自己記錄今天投入工作的真正時間有 6 個小時，或是有 9 個小時，那麼這個數據會讓自己知道真正努力的份量，讓你更能明確計算時間管理的回報。

2. 不會對時間有健忘症

精算自己的工時，也幫你不會對時間產生健忘症，不會每天結束時覺得好像一天又過去了，而是可以從明確的數據紀錄表中，知道自己今天在每一件事情上面花了多少時間，這可以強化自己管理時間的信心。

3. 未來可以更明確設定「工時」

接著，當你追蹤、精算自己工時一段時間後，你就能像專業自由工作者一樣，懂得規劃自己未來的工時，知道自己要完成一件任務、一個專案需要多少時間。

於是你可以在每天安排工作時，知道自己今天可以做到的真正工作量，不會超量安排，因為我們通常都誤以為自己可以更快完成工作，但常常真正需要的工時比我們想像的多，而且我們還需要幫工作留下緩衝時間。慢慢練習，你也能做到「慢工作」的智慧：「PIANO 慢慢來，義大利口頭禪教我的五個工作哲學」。

並且你也可以在接到下一個專案或任務時，相對準確地跟主管或客戶回報可以完成的時間，或是商量完成的期限，而不會為了符合期待過度自信的壓縮工時。

4. 有具體數據可以反省檢討

有了實際的工時數據可以追蹤，那麼就能每隔一段時間，反省一下自己時間利用的漏洞在哪裡？每天工作安排的次序與時間分配還有沒有可以改進之處？有哪些工作其實比我想的還需要更長的完成時間？

這些反省，都有利於我們下一次更從容的安排工作。（從容很重要，可以參考我最近這篇讀書心得：《少，但是更好》讀書筆記：不是廉價捨棄的專準主義之道）

5. 有具體數據可以自我獎勵

而有了具體數據，也可以作為獎勵自己的標準，如果有效的時間利用達到了一個標準值，或許就給自己一些額外的獎品吧！

三，可以用來精算工時的工具：

那我們可以如何開始精算工時呢？有很多工具可以利用，但最簡單的用紙筆紀錄也可以，只需要有個時鐘、有紙筆，你就可以像寫筆記那樣開始記錄自己的工作時間，或許可以搭配在你的「子彈筆記法」中一起紀錄。

你也可以使用一些專門給 SOHO 族使用的精算工時軟體，這些軟體或 App 可以更容易統計每個專案、任務的總工時，並且更容易做出統計分析，我之前在電腦玩物介紹過一些：

這類給自由工作者使用的專案計時工具很多，我後續文章也會繼續介紹更多新出現的服務。

或者你也可以利用「番茄鐘工具」，有些番茄鐘可以記錄任務，一樣也可以用來追蹤自己的工時。

你還可以利用「日曆」來做紀錄，這也是我自己之前利用「 Google 日曆」嘗試過的方法，就是把自己今天每個時段花費在什麼工作上，「事後」記錄到日曆中方便回顧。（你可以參考這篇教學：Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學）

四，上班族精算工時的技巧：

如果我不是自由工作者，而是上班族，那麼當我也想開始精算自己的工時，我應該注意哪些紀錄的重點呢？我的建議是：

1. 以專案、任務為記錄的主題，也就是追蹤某個具體任務的執行時間。
2. 採納類似番茄鐘工作法的概念，一旦開始計時，就應該是投入這項工作的狀態，直到到達某個時間區段才停止。
3. 嘗試排除像是收發郵件、電話溝通、開會等「不是執行具體任務」的時間（當然，要你的工作性質適合），這能幫你更有效追蹤每項工作的真正執行時間。
4. 一定要回顧，並且利用到下次的時間安排，要不然紀錄就沒有意義了。

我自己目前還會一直保持精算工時的習慣嗎？會的，我目前是利用「番茄土豆」這款工具來完成類似目的。

但我覺得也不一定要真的一直精算工時，你可以把「精算工時」當作一種「將有點怠惰的工作導回正軌」的刺激藥劑，尤其當你還沒有這樣練習過的話，試著練習看看，或許就會發現原來自己的時間利用上有許多漏洞，而能夠開始慢慢地找出問題並導正了。

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本文授權轉載自：電腦玩物

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