前陣子 Google Apps for Work 改名「 G Suite 」，這套行之有年的 Google 企業、教育版辦公室服務不只換上新名稱，接著 Google 也針對雲端辦公室系統推出許多功能更新，例如以智慧型工作為訴求的：「Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計」。
而且看起來更新的腳步加快了，今天在「 G Suite （Google Apps for Work）」中又加入了一項新功能：可以在 Google 文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「任務指派」或「指名確認」。
例如有一份會議協同合作文件，裡面列出了很多待辦事項，這時候可以針對個別事項，指定某某人來執行。或是在一份報表試算中，針對某一項統計結果，指名某某人來簽署確認。
Google 認為這樣的功能可以在文件協同合作過程中節省時間，讓每個人清楚自己分配的任務，並且快速找到自己應該關注的重點在哪裡，也讓討論的權責更明確。
事實上，這確實很重要，像是「 Quip 」這類知名文件協同服務也就具備類似功能。
這個新功能也不只是「 G Suite 」用戶可以使用，像我們一般使用 Google Drive，用 Google 文件、簡報、試算表工作的使用者，也都可以立即使用這個新功能。
1. 如何在 Google 文件、試算表、簡報中指派任務？
下面我就來試試看這個新功能。
打開一份 Google 文件、簡報或試算表，假設裡面有一份待辦任務表格，其中一欄是屬於電腦玩物站長 Esor 負責的任務，這時候我可以圈選這一欄，然後點擊「註解」按鈕。
在註解輸入欄中，輸入電腦玩物站長的電子郵件，或是名稱也可以（假如對方有在你的通訊錄），這時候會浮現對方的名片卡，選擇其名片卡。
這樣就可以把這項任務、這份文件的這個位置，指名要 Esor 做確認。
或者還有一個方法，在註解輸入欄，先輸入「@」關鍵字，這時候會列出最近常用的聯絡人，也可以快速插入指派。
點擊對方的名片卡後，在註解欄位還會多出一個選項：「指派給某某某」，勾選「指派」，那麼就會通知對方「你有工作要交給他」了！
如果對方還沒有檢視、評論或編輯這份文件的權限，那麼在按下指派後，會彈出「詢問視窗」，問我要不要授權允許對方「可以註解」，這時候可以授權給對方。
你可以依據自己的需求選擇，或參考我之前對 Google Drive 權限設定的教學：「Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案」。
2. 如何接獲被指派的任務，並確認完成？
當別人在 Google 文件、簡報、試算表中指名給我，我這邊會收到通知。
打開這份文件時，可以看到「被指派」項目有一個藍色的顯眼註解，我可以在這裡討論，或是勾選「打勾」，來確認完成。
3. 如何查看已經「完成確認」的工作流程？
已經勾選完成的註解，會從文件右方消失，但是可以在右上方的「註解」清單裡，查看完整的工作流程：
- 看看誰什麼時間點完成任務？
- 看看誰是否已經簽核確認？
雖然這個 Google 文件、簡報與試算表內建的「指派、簽署」功能沒有之前介紹過的「Google 文件的線上簽核流程，編輯合作專用 Collavate」強大，但因為後者現在要付費才能使用更多簽核次數，所以我想 G Suite 內建這功能還是可以滿足基本需求的。
4. 如何查看哪份文件有新討論？
另外在 Google 雲端硬碟伴隨的更新還有：當查看文件清單時，可以看到「有新註解」、「有新指派任務」的文件，會浮現「數字圖示」，讓我可以更快知道哪份文件有新動作。
Google 雲端硬碟、 G Suite 雲端辦公室這個新增的小功能，我覺得是值得好好利用的，你可以用來：
- 在文件裡指派某項任務給同事
- 在試算表中邀請某人來做確認簽核
這樣也讓 Google 雲端辦公室的工作流程有更多應用空間，看來我最近在專案管理生活思維開設的「 Google 雲端辦公室課程」又要補充新方法了，最後也歡迎有興趣的朋友來報名我的課程。
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本文授權轉載自：電腦玩物
