Google 文件、試算表與簡報「內建」任務指派與確認簽核功能
Google 文件、試算表與簡報「內建」任務指派與確認簽核功能
2016.10.20 | Google

前陣子 Google Apps for Work 改名「 G Suite 」,這套行之有年的 Google 企業、教育版辦公室服務不只換上新名稱,接著 Google 也針對雲端辦公室系統推出許多功能更新,例如以智慧型工作為訴求的:「Google 懂自動設計簡報! Google 簡報推出智慧型簡報版面設計」。

而且看起來更新的腳步加快了,今天在「 G Suite (Google Apps for Work)」中又加入了一項新功能:可以在 Google 文件、試算表與簡報內的某一段內容進行「任務指派」或「指名確認」

例如有一份會議協同合作文件,裡面列出了很多待辦事項,這時候可以針對個別事項,指定某某人來執行。或是在一份報表試算中,針對某一項統計結果,指名某某人來簽署確認。

Google 認為這樣的功能可以在文件協同合作過程中節省時間,讓每個人清楚自己分配的任務,並且快速找到自己應該關注的重點在哪裡,也讓討論的權責更明確。

事實上,這確實很重要,像是「 Quip 」這類知名文件協同服務也就具備類似功能。

這個新功能也不只是「 G Suite 」用戶可以使用,像我們一般使用 Google Drive,用 Google 文件、簡報、試算表工作的使用者,也都可以立即使用這個新功能。

1. 如何在 Google 文件、試算表、簡報中指派任務?

下面我就來試試看這個新功能。

打開一份 Google 文件、簡報或試算表,假設裡面有一份待辦任務表格,其中一欄是屬於電腦玩物站長 Esor 負責的任務,這時候我可以圈選這一欄,然後點擊「註解」按鈕。

在註解輸入欄中,輸入電腦玩物站長的電子郵件,或是名稱也可以(假如對方有在你的通訊錄),這時候會浮現對方的名片卡,選擇其名片卡。

這樣就可以把這項任務、這份文件的這個位置,指名要 Esor 做確認。

或者還有一個方法,在註解輸入欄,先輸入「@」關鍵字,這時候會列出最近常用的聯絡人,也可以快速插入指派。

點擊對方的名片卡後,在註解欄位還會多出一個選項:「指派給某某某」,勾選「指派」,那麼就會通知對方「你有工作要交給他」了!

如果對方還沒有檢視、評論或編輯這份文件的權限,那麼在按下指派後,會彈出「詢問視窗」,問我要不要授權允許對方「可以註解」,這時候可以授權給對方。

你可以依據自己的需求選擇,或參考我之前對 Google Drive 權限設定的教學:「Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案」。

2. 如何接獲被指派的任務,並確認完成?

當別人在 Google 文件、簡報、試算表中指名給我,我這邊會收到通知。

打開這份文件時,可以看到「被指派」項目有一個藍色的顯眼註解,我可以在這裡討論,或是勾選「打勾」,來確認完成。

3. 如何查看已經「完成確認」的工作流程?

已經勾選完成的註解,會從文件右方消失,但是可以在右上方的「註解」清單裡,查看完整的工作流程:

  • 看看誰什麼時間點完成任務?
  • 看看誰是否已經簽核確認?

雖然這個 Google 文件、簡報與試算表內建的「指派、簽署」功能沒有之前介紹過的「Google 文件的線上簽核流程,編輯合作專用 Collavate」強大,但因為後者現在要付費才能使用更多簽核次數,所以我想 G Suite 內建這功能還是可以滿足基本需求的。

4. 如何查看哪份文件有新討論?

另外在 Google 雲端硬碟伴隨的更新還有:當查看文件清單時,可以看到「有新註解」、「有新指派任務」的文件,會浮現「數字圖示」,讓我可以更快知道哪份文件有新動作。

Google 雲端硬碟、 G Suite 雲端辦公室這個新增的小功能,我覺得是值得好好利用的,你可以用來:

  • 在文件裡指派某項任務給同事
  • 在試算表中邀請某人來做確認簽核

這樣也讓 Google 雲端辦公室的工作流程有更多應用空間,看來我最近在專案管理生活思維開設的「 Google 雲端辦公室課程」又要補充新方法了,最後也歡迎有興趣的朋友來報名我的課程。

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本文授權轉載自:電腦玩物

關鍵字: #Google
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資安已成企業營運的基本保障,合勤集團整合旗下兆勤科技、黑貓資訊與勤晁科技,打造從基礎設施到智慧防護的完整資安體系,助企業穩健邁向AI新時代。

隨著企業加速推動數位轉型、駭客持續進化攻擊手法,資安早已不是可有可無的保險,而是企業日常營運的「剛性需求」。看準資安市場商機,合勤集團(Zyxel Group)近年來積極透過旗下3家子公司—兆勤科技、黑貓資訊與勤晁科技佈局資安防線。在日前登場的CYBERSEC 2025台灣資安大會上,更以「資安特勤,偕同出擊」為主題,展示一個涵蓋AI 驅動的雲地整合防禦、智慧資安維運服務到高規格跨域網路安全與加解密的完整防禦體系,不僅吸引大批與會者駐足,成為展場人氣最旺的攤位之一,更充分展現合勤集團在資安領域的強勁實力與市場吸引力。

兆勤科技祭出雙軌策略,助攻中小企業資安升級

根據統計,2024年的目標式勒索資安事件,高達90%是以中小企業為攻擊目標,顯見,資安防護不再是大型企業才需要關注的課題,中小企業的資安需求同樣迫切且不容忽視。

「然而,中小企業因為缺乏資安專業人才及預算有限,不易做好資安管理,再加上近年來網路攻擊手法多變且複雜,更加深應對威脅的難度,」兆勤科技總經理蔡明見一語道出中小企業的資安挑戰。為此,兆勤科技祭出「簡化管理、強化服務能量」的雙軌策略,持續精進雲端網路安全解決方案,讓中小企業能夠以最少資源完成資安佈署工作。

在簡化管理上,兆勤科技以Nebula雲端管理平台為核心,透過以下3大機制,達到簡化管理負擔的目標。首先,在Nebula平台導入雲地共融技術,讓雲地兩端的安全策略及網路設定可以同步,突破傳統網路設備管理模式只能本地或雲端二選一的限制,也為企業網路管理提供更多彈性,企業可以先採用本地管理,待習慣雲端操作時,再一鍵轉移到雲端,無需重新配置、也不需更換設備,大幅降低轉型門檻,打造跨平台的一致性防護。

合勤科技
兆勤科技總經理蔡明見
圖/ 數位時代

其次,Nebula平台除了可以集中管理防火牆、交換器、無線AP等各個網路設備,設定介面亦相當簡單好操作,透過各種方式例如:事先預設基礎設定、掃描條碼即可將設備加入網路等,讓使用者即便不是專業IT人員,可以輕鬆完成設定、掌握整體網路狀態,大幅降低學習門檻與提高管理效率。

第三、Nebula平台可以自動接收韌體更新與漏洞修補程式,避免因人力不足而忽略系統維護與更新的風險。

在強化服務能量上,兆勤科技積極輔導經銷或通路夥伴建立服務能量,滿足中小企業對網路代管服務的需求。「這是能為中小企業、夥伴與兆勤創造3贏的做法,」蔡明見說明,藉由Nebula平台可以遠端管理的特性,使經銷或通路夥伴能夠一次管理上百個客戶的網路設備,並以訂閱制收取服務費用,成功由傳統硬體銷售轉型為網路代管服務提供者,同時也讓中小企業得以使用網路代管服務,近來,兆勤更推出pay-as-you-go金流方案,協助夥伴降低資金壓力,加速拓展服務市場。

黑貓資訊破除IT與資安斷層,強化內部防禦

合勤集團旗下專注於資安顧問及託管服務的黑貓資訊,自2017年由合勤投控公司資安部門分拆出來後,便聚焦在解決企業 IT 與資安協同作業的挑戰。「企業內網管理的盲點有很多,但IT與資安的協作斷層,是目前最常見也最迫切要解決的問題,」黑貓資訊總經理游政卿說。

IT與資安雖然密不可分,但實務上,企業通常將IT與資安劃分成2個團隊,且彼此的工作重點也不相同,IT 團隊專注資源調度、確保系統穩定與效能,資安團隊則忙於應對警報和威脅,這種分工模式不只讓攻擊者有機可乘,更會令IT團隊誤以為資安只會加重工作負擔。

合勤科技
黑貓資訊總經理游政卿
圖/ 數位時代

「資安的價值,應該從協助IT部門解決問題開始,而不是增加負擔。」游政卿強調,因此,資安團隊首先要做的就是「與IT同在」,從理解IT團隊的需求、解決痛點到取得信任,雙方才能進一步協作,共同應對日益複雜的網路威脅。

以IT資產盤點為例,這是IT團隊相當重要又很耗時費力的工作,而資安團隊可以透過端點安全解決方案(EDR)進行資產盤點,先協助IT團隊掌握所有終端設備的型號、使用狀況與更新需求,再延伸到端點安全防護議題,如此不僅減輕IT負擔,也讓資安建置更具體有感。

除了IT與資安的協作斷層外,包括資產與風險能見度不足、過度依賴邊界防禦,忽略內部橫向移動的風險、以傳統基於特徵碼的靜態防禦機制為主,無法有效應對快速變化的動態威脅、對於第三方軟硬體與的安全把關不足等,亦是企業內網管理常見的盲點。

對此,黑貓資訊憑藉深厚技術底蘊,自主研發多元資安解決方案與服務。在解決方案端,推出在如同樂隊指揮家的智慧XDR防護平台,可協調整合多源資安日誌,並結合AI技術大幅提昇威脅偵測的精準度,亦有可部署於地端(On-premise)的SIEM 解決方案,滿足企業對資料落地、合規與客製化的需求。在服務端,不僅提供24 X7全年無休的MDR/SIEM/SOC 託管式監控服務,更同步提供滲透測試、弱點掃描、供應鏈風險檢測等服務。

值得一提的是,黑貓資訊目前正積極申請ISO 17025資通安全檢測實驗室認證,導入NIST SP 800-115測試流程,協助企業確保所導入的資安方案具備可驗證性與國際標準接軌能力。

在數位轉型成為企業生存關鍵的當下,資安已成為業務穩定與品牌信任的保證。合勤集團透過兆勤科技的雲地整合資安服務、黑貓資訊的智慧防護與專業服務,以及勤晁科技的高規安全方案「偕同出擊」,建構出一條完整而具彈性的資安防線,讓不同需求的客戶都能享有最合適與全面的資安保障,更有信心邁向AI新時代。

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