人人都可學!東京女社長的超強時間管理法,想做的事都能完成

2016.11.29 by
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你也常常用「因為沒時間,所以沒辦法去做⋯⋯」的思維來衡量時間嗎?來自日本東京的臼井由妃,從家庭主婦到讓公司從負債3億變成年收23億的優良企業社長,她的成功來自高超的時間管理,而針對這門學問他提出了四個提醒。

「事情都做不完了,哪有時間跟朋友吃飯?」「工作太忙了,根本沒時間準備英文檢定跟證照⋯⋯」這是你心理的OS嗎?總是覺得時間不夠用,所以常常決定「不去做某件事」。

但是,許多的成功人士並非是用「因為沒時間,所以沒辦法去做⋯⋯」的減法思維來衡量時間,相反地,他們秉持的是「這個要做、那個也要做」的信念,是將時間以加法來思考的人。

來自日本東京的臼井由妃(Usui Yuki),原為連一本商管書籍都沒看過的平凡家庭主婦,卻因為丈夫罹癌去世,要一肩扛起經營公司的重擔。但是她不僅讓公司從負債3億日幣變成年收23億日幣的優良企業,還能每年辦60場以上的演講、出版3本以上新書。此外,還以每年一份證書的速度,取得地政士、MBA及多項博士學位。

臼井人生版圖的大躍進,來自於她高超的時間管理能力,她認為「懂得支配時間,就能擁有生活餘裕與金錢」。談到時間管理,她提出了4個提醒:

一、 再忙,也絕不能忽略人際關係

「因為沒時間,就減少與人碰面的次數」堪稱是在進行時間管理時的大忌。臼井強調:追根究柢,機會、時間和金錢都是由人製造而來的,所以任何事都比不上與人交際還來的重要。實際上,無論是經驗或新知,許多事情反而是透過與人交流才能真正學習到箇中道理。

當然,以現實面來說,我們不是整天閒閒沒事做,的確無法一天到晚不停與人約見面吃飯,所以,「對要碰面的人進行評估」變成是件很重要的事,而「優先和可能成為未來貴人的人士見面」或許是你應該考慮的方向。

此外,既然手邊要處理的事情如此繁忙,我們更不該以專家自居,自認凡事都要自己解決。相對地,向他人請益是更有效率的方式,換句話說,就是「與其知十,不如認識十個有所知的人」。

二、 與其受人督促,不如自我監督

你常常有趕不上死線(deadline)的焦慮狀況出現嗎?雖然這類事情的發生,不可能完全防止,但你可以試著採取「由自己訂定時間期限」的方式,大原則就是「在設定期限時,必須由他人規定的截止日往前推算」。

舉例來說,雜誌文章的截稿日通常為每個月的15號,那麼,你可以為自己訂下「要提早3天完成」的期限,並向對方宣告你的規劃。臼井的多年經驗證實,比起其他人規定的截止日期,人們會對於自己所認知的期限比較敏感,所以也比較願意遵守自己所訂的期限。

三、 杜絕優柔寡斷,先做再說

「等我有衝勁時再說」「再等我準備得完善一點…….」這些都是優柔寡斷者的口頭禪。實際上,任何事情拖得越久,反而會變得越難處理。「先做了再說」才是真正講求效率的人的做法。在不得已的情況下,優柔寡斷者會認為自己是在「準備不足的情況下,不得不開始工作」,反之,高效率工作者是採用「就算還沒準備好,也要暫時先起步」的觀點做事。

而在工作大約完成到60%的時候,可以停下來檢視目前進度並適時修正執行計畫。與其追求行動前需要萬事俱備,不如邊進行邊修正,慢慢邁向完美。

四、 小習慣生出大時間

在此,臼井特別提出了兩個時段─早晨與空閒時間。因為早晨是一般工作者特別提不起勁的時段,而空閒時間則是一般人最常浪費掉時間的時候。

早晨

要如何駕馭早晨?不妨謹記「一」字訣原則:

1. 洽商等重要事情,在「一」早進行

人在早晨起床後3~5小時左右,是大腦前額葉的活躍期,此時最適合進行戰略思考或計畫商討等重要工作。

2. 討厭的事,「一」早就把它解決

把非做不可卻又提不起興致處理的事情往後拖延並不會讓自己更輕鬆,只會讓自己想到就痛苦。若一早就把討厭的事解決掉,反而能讓之後的工作做起來更愉快盡興,一整天下來,就不會因為有尚未處理的厭煩事情,而感到沉重壓力及倦怠感。

空閒時間

至於空閒時間該如何規劃?臼井認為,就算突然出現了5分鐘或10分鐘的零碎時間,一般人通常會因為沒有做事前準備,所以當下不知道該做什麼,只好任由時間流逝。對此,她建議事先列出在空閒時間能做的事,制定「空閒時間表」,例如:

5分鐘:

  • 收發電子郵件和電話聯繫
  • 發想宣傳標語或商品名稱
  • 收集報章雜誌的趨勢資訊

10分鐘:

  • 寫感謝狀或問候卡
  • 做體操或伸展運動
  • 練習英語會話或查單字

如此一來,藉由事先思考「幾分鐘能做什麼事?」即便是短暫出現的「空閒時間」,也能做最有效率的運用。

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