雲端列印:像到便利商店領包裏一樣,輸入取件編號就能列印文件

2017.03.09
雲端列印:像到便利商店領包裏一樣,輸入取件編號就能列印文件
富士全錄
「因應現今雲端行動的工作趨勢,台灣富士全錄在2016年發表Smart Work Gateway智慧辦公全新概念,今年更透過春季展示會直接將此概念落實在使用者眼前,希望透過多功能複合機帶領企業辦公模式更加智慧化,」台灣富士全錄總經理小林雅春說。

上雲,不是電腦/手機/平板的專利,在萬物聯網的時代,傳統辦公設備也能透過上雲改善企業流程、提高效率。日前,在台灣富士全錄舉辦的春季展示會上,展出了各種以多功能複合機連結雲端服務的情境應用,這些新的應用模式讓員工能夠輕鬆存取資料,以及隨時隨地有效運用相關資訊,進而提升工作與管理效率。

台灣富士全錄總經理小林雅春進一步指出,本次的春季展示會,不只能看到支援雲端功能的ApeosPort-VIC/DocuCentre-VIC數位彩色多功能複合機,還有辦公室應用最常遇到的四大情境,包括電子表單、雲端列印、文件處理及客製化UI設計,讓企業親身感受智慧辦公帶來的創新變革。

【應用1、電子表單】無紙化加快工作流程

首先在電子表單應用,台灣富士全錄展出的是Intelledox表單管理系統,提供雲端及伺服器版本,可以協助企業輕鬆將紙本表單電子化。透過Intelledox電子化表單,表單設計者可以自由添加需要的欄位,如:姓名、生日、電話、簽名欄…等,當表單輸入完成後,系統會直接傳送至指定儲存空間(雲端或伺服器位置)統一存放管理。此外,Intelledox還結合資料庫搜尋比對功能,當使用者在其中一個欄位輸入資料時,系統會自動搜尋並帶入其他欄位的資料,節省填單時間。

以快遞業為例,快遞員在送貨到府後,通常會拿出一張紙本收據請客戶簽收,等回到公司後再交由專人歸檔管理,如果將簽收單據電子化,快遞員只要拿出平板電腦請客戶簽名,相關單據就會直接傳到雲端統一管理,既不必擔心紙本單據遺失的風險,也省去麻煩的歸檔作業。

富士全錄

【應用2、雲端列印】檔案不用存到隨身碟,也能列印

第二是雲端列印,透過台灣富士全錄的雲端硬碟整合中心(Cloud Service Hub)與雲端跟隨列印(Cloud on Demand Print)兩項解決方案,使用者就能隨時隨地進行跨雲端平台的資料處理、列印或掃描文件。

雲端硬碟整合中心除了串連Working Folder(富士全錄企業版雲端空間)外,也整合了許多主流的雲端儲存服務,包括Google Drive、Dropbox、EverNote、SharePoint、OneDrive等,使用者可以將掃描的檔案上傳至指定的雲端空間,或是在多功能複合機上直接選擇要列印的雲端檔案。

此外,當使用者不在辦公室或是來企業洽公的訪客,有列印文件需求時,只要透過專用App將檔案上傳至雲端列印伺服器,系統同時自動產生取件編號,並在多功能複合機上輸入取件編號,就能將檔案列印出來。舉例來說,業務至客戶處取得簽約文件後,以手機拍下合約照片後上傳雲端,再請公司內部的同事列印出來給主管審核,就能加快合約處理速度。

富士全錄

【應用3、文件處理】處理電子檔案就像處理紙本文件一樣簡單

第三項文件處理應用,則是應用DocuWorks 8文件處理軟體,將辦公室軟體及各種不同的檔案格式整合成同一份電子檔,利用堆疊、拆散、貼上便箋、加上註解等進行編輯,就像平常處理紙本文件般,不同的是搬到電腦桌面上處理。同時可以連結共用資料夾、富士全錄雲端服務(Working Folder)、文件管理平台(DocuShare),進行電子文件傳遞、備份、查詢,以及簽核的工作流程,方便外出的同仁即時存取訊息。

【應用4、客製化UI】直覺式操作,降低錯誤機率

第四項客製化UI,由台灣富士全錄根據企業需求設計功能選單畫面,簡化多功能複合機的操作介面,舉例來說,一般多功能複合機的文件掃描介面上會有很多選項,例如:存放位置、檔名、比例等,透過客製化UI設計可以將這些選項簡化成1~2個按鈕,對於經常重複進行的資料處理作業來說,客製化UI設計可以加快資料處理的速度、降低錯誤風險。

以旅遊業為例,每日都有大量資料需要掃描歸檔,例如:消費者的護照、刷卡資料…等,透過客製化設計簡化操作介面,使用者點選後,只會看到二維條碼、條碼、檔名三個按鈕,再點選進去後選擇存在放哪一個雲端硬碟,就能開始掃描,不必再做其他設定,直覺式操作加快檔案掃描時間。

富士全錄

資料,是現今企業辦公的基礎,資料存取方式的多元化與便利性,則是決定企業辦公效率的關鍵,台灣富士全錄透過多功能複合機落實智慧辦公概念,不只改善工作流程與文件處理效率,也為企業創新變革樹立最好的典範。

每日精選科技圈重要消息