處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合
處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合

樞紐分析是許多工作者最喜歡用的Excel工具之一,方便交叉分析、整理資料,據Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓所說,只要學會運用樞紐,即可完成85%以上的公司報表。

延伸閱讀:Excel高手最愛用!3步驟學會超強大「樞紐分析」,資料處理再也不愁

但樞紐分析的限制是只能處理單一工作表的資料,而企業內部的報表通常分散於不同的檔案和不同的工作表,如果想要整合,就要學習樞紐分析的進階版: 關聯式樞紐 !如果了解關聯式樞紐分析的應用,肯定為你節省不少整理報表的時間。

假設小劉在經理人月刊擔任業務,他想知道2016年經理人月刊特賣會上哪些類別的書籍特別受人喜愛,方便未來推銷品時,可以有一個明確的行銷方向。因此,他從銷售部門資料庫拿到了 「訂購資料表」「書籍條目表」 ,前者將一筆筆訂單記錄下來,後者則是將各種產品編號的明細,記載每個編號對應的產品名稱。


訂購資料表

關聯式樞紐01.PNG

書籍條目表

關聯式樞紐02.PNG

小劉想運用樞紐分析,整理這兩個工作表的訂購資訊,才能看出哪一本書、哪種類別最暢銷。

首先要做的設定:設定表格格式

要使用關聯式樞紐,必須將每一個用到的資料都設定成 表格 ,設定方法如下:

STEP1 選取需要的資料範圍→點選「常用」裡的「格式化為表格」

STEP2 任選一個想要的表格樣式

關聯式樞紐03.PNG

當表單上方出現可篩選的按鈕,就表示已經設定為表格格式了。

關聯式樞紐04.PNG

建立關聯式樞紐

在「訂購資料表」中點選「插入」→「樞紐分析表」。只要資料表之間沒有空行或空欄,EXCEL會自動選取完整的表格範圍。之後就可以開始建立關聯式樞紐啦:

關聯式樞紐05.PNG

STEP1 點選其他表格,建立新的樞紐分析表

在右側的「樞紐分析表欄位」點選「其他表格」,Excel會再建立一個新的樞紐分析表。

關聯式樞紐06.PNG

STEP2 選擇兩個表單裡所需的欄位

小劉因為想了解哪些類別各出售了多少書,因此他在右側「書籍條目表」中的「類別」欄以及「訂購資料表」中的「數量」欄打勾, 讓這兩個數據出現在新的樞紐分析表中。點擊完後會出現一個黃色框框,請在「可能需要表格之間的關聯」訊息中按下建立。

關聯式樞紐07.PNG

STEP3 設定兩張資料表間的關聯

在兩張不同工作表間,可能會有重複的資料(某一欄),可以透過「建立關聯」讓兩份資料有所連結。

在這個範例中,「訂購資料表」裡的「產品編號」,與「書籍條目表」裡的「書籍識別碼」為相同資料,可以透過「建立關聯」來告訴EXCEL,藉由比對產品編號和書籍識別碼,將兩張表單的所有資料連結在一起。

關聯式樞紐08.PNG

剛剛按下建立關聯後,Excel會跳出新的視窗,詢問你要根據哪兩列資料做比對。在本範例中,我們是從「訂購資料表」中插入樞紐分析表,因此第一列的表格一欄,要點選「訂購資料表」,而右邊的欄(外部),要選擇此表單的「產品編號」這一欄。

第二列關聯表格就是你想要Excel建立關聯表格(書籍條目表),右邊關聯欄則是該表格中,與產品編號資訊相同、要用來比對的「書籍識別碼」這一欄。

按下確定後,表示你已經成功將兩張表單的資料整合在一起,能直接進行樞紐分析了!

STEP4 運用樞紐分析,得知你需要的資訊

點選右邊想要呈現在分析表的資訊,即可完成一份完整的報表。

關聯式樞紐09.PNG

當下次使用Excel的樞紐分析表時,別忘了運用看看關聯式樞紐分析,輕鬆的整合了不同工作表的海量資訊,也能讓工作更有效率。

延伸閱讀:

  1. 絕對用得到!6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵
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本文授權轉載自:經理人

關鍵字: #數位工作術
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帳戶安全再升級!國泰世華銀行攜手國泰產險以科技與保險打造新世代數位防衛陣線
帳戶安全再升級!國泰世華銀行攜手國泰產險以科技與保險打造新世代數位防衛陣線

根據金融監督管理委員會公布的數據資料,截至2024年底,台灣數位存款帳戶的開立數量突破2,446萬戶,較2023年(1,968.6萬戶)增加24.3%,超越了總人口數,與此同時,帳戶安全也面臨前所未見的挑戰。

國泰世華銀行作為台灣金融領導品牌,不僅提供用戶導向的便捷安全金融服務體驗,透過先進技術杜絕駭客、釣魚攻擊風險,同時,以全方位CUBE App 帳戶安全健檢機制搭配跨界創新推出的「帳戶安全險」,打造從「預防」到「關懷」的數位金融安全。

國泰世華銀行攜手國泰產險,以帳戶安全健檢與帳戶安全險雙引擎竭盡保障金融安全

隨著數位金融普及成為你我日常生活的一部份,詐騙集團或駭客以各種方式發動攻擊,如釣魚簡訊、木馬程式竊取帳密、假網站盜取信用卡資訊,或者是假冒官方機構的社交工程…等,因此,無論是登入金融帳戶、轉帳、消費,還是投資理財,民眾除要有資安防護意識,金融機構提供的科技防護也是重要防線。

國泰世華銀行領先市場推出的CUBE App 帳戶安全健檢服務,從登入安全、交易安全、個資安全與系統安全…等四個面向提醒用戶須注意的地方,包含登入兩步驟驗證、FIDO快速登入、裝置綁定、交易認證碼、人臉辨識驗證交易、交易推播通知、Email/手機號碼檢核、App版本、手機作業系統…等項目,完成CUBE App 帳戶安全健檢設定,即可再強化帳戶安全的防護等級。國泰世華銀行對於數位安全不斷突破創新,此次攜手跨界夥伴–國泰產險推出「帳戶安全險」活動,用戶若完成10項安全健檢設定,並至CUBE App保險專區點選參加帳戶安全險活動,即有可能獲得最高新臺幣16,000元的理賠保障(限額45,000名)。(詳細保障內容依國泰世華銀行官網為準,可至活動專頁查詢。)

登入、交易、個資、系統等四層面十大安全健檢項目
登入、交易、個資、系統等四層面十大安全健檢項目
圖/ 國泰世華銀行

根據用戶動態提供主動防禦與提示,阻擋盜用、詐騙潛在風險

除從帳戶安全出發,國泰世華銀行更因應消費者使用行為,以多項主動防禦與智能提示機制保障交易前、中、後安全,讓安全防護不再是被動防禦,而是隨時偵測、即時反應:例如,透過「登入兩步驟驗證」等方式強化登入安全,運作概念就像是Google帳號的雙重驗證機制,當陌生裝置嘗試登入CUBE App帳戶時,系統會即時發出第二道OTP驗證來確認登入者身分,大幅提升登入安全。其次,用戶還可透過CUBE App啟動、人臉辨識驗證與交易認證碼…等多元交易驗證機制,並且綁定裝置才可使用,大幅保障交易安全。

除了前述安全機制,CUBE App還有提供「卡片安全鎖」服務,可依照交易地區、交易類型、交易時間與單筆交易金額上限進行個別設定,讓用戶根據自身需求,靈活控管用卡範圍。而針對風險與頻率日益攀升的釣魚簡訊詐欺事件,CUBE App也有「簡訊收件匣」提供客戶確認簡訊來源,若收到疑似詐騙簡訊客戶能直接開啟CUBE App登入後查詢簡訊內容,讓用戶可以一眼辨識訊息來源,杜絕偽冒門號發送的詐騙簡訊。

持續與時俱進推升數位安全防護

從全方位的 CUBE App 帳戶安全健檢、業界首創的帳戶安全險,到全面覆蓋交易前中後的進階防護機制,國泰世華銀行始終以用戶需求為出發點,結合跨界創新,不斷推升金融科技的安全標準。未來,將持續進化安全防護策略、精準因應各種場景挑戰,以高規格守護每一位用戶的資產安全,讓用戶可以安心享受智慧金融生活。

本文係由國泰世華銀行邀約,產險商品由國泰產險提供

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