處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合
處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合

樞紐分析是許多工作者最喜歡用的Excel工具之一,方便交叉分析、整理資料,據Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓所說,只要學會運用樞紐,即可完成85%以上的公司報表。

延伸閱讀:Excel高手最愛用!3步驟學會超強大「樞紐分析」,資料處理再也不愁

但樞紐分析的限制是只能處理單一工作表的資料,而企業內部的報表通常分散於不同的檔案和不同的工作表,如果想要整合,就要學習樞紐分析的進階版: 關聯式樞紐 !如果了解關聯式樞紐分析的應用,肯定為你節省不少整理報表的時間。

假設小劉在經理人月刊擔任業務,他想知道2016年經理人月刊特賣會上哪些類別的書籍特別受人喜愛,方便未來推銷品時,可以有一個明確的行銷方向。因此,他從銷售部門資料庫拿到了 「訂購資料表」「書籍條目表」 ,前者將一筆筆訂單記錄下來,後者則是將各種產品編號的明細,記載每個編號對應的產品名稱。


訂購資料表

關聯式樞紐01.PNG

書籍條目表

關聯式樞紐02.PNG

小劉想運用樞紐分析,整理這兩個工作表的訂購資訊,才能看出哪一本書、哪種類別最暢銷。

首先要做的設定:設定表格格式

要使用關聯式樞紐,必須將每一個用到的資料都設定成 表格 ,設定方法如下:

STEP1 選取需要的資料範圍→點選「常用」裡的「格式化為表格」

STEP2 任選一個想要的表格樣式

關聯式樞紐03.PNG

當表單上方出現可篩選的按鈕,就表示已經設定為表格格式了。

關聯式樞紐04.PNG

建立關聯式樞紐

在「訂購資料表」中點選「插入」→「樞紐分析表」。只要資料表之間沒有空行或空欄,EXCEL會自動選取完整的表格範圍。之後就可以開始建立關聯式樞紐啦:

關聯式樞紐05.PNG

STEP1 點選其他表格,建立新的樞紐分析表

在右側的「樞紐分析表欄位」點選「其他表格」,Excel會再建立一個新的樞紐分析表。

關聯式樞紐06.PNG

STEP2 選擇兩個表單裡所需的欄位

小劉因為想了解哪些類別各出售了多少書,因此他在右側「書籍條目表」中的「類別」欄以及「訂購資料表」中的「數量」欄打勾, 讓這兩個數據出現在新的樞紐分析表中。點擊完後會出現一個黃色框框,請在「可能需要表格之間的關聯」訊息中按下建立。

關聯式樞紐07.PNG

STEP3 設定兩張資料表間的關聯

在兩張不同工作表間,可能會有重複的資料(某一欄),可以透過「建立關聯」讓兩份資料有所連結。

在這個範例中,「訂購資料表」裡的「產品編號」,與「書籍條目表」裡的「書籍識別碼」為相同資料,可以透過「建立關聯」來告訴EXCEL,藉由比對產品編號和書籍識別碼,將兩張表單的所有資料連結在一起。

關聯式樞紐08.PNG

剛剛按下建立關聯後,Excel會跳出新的視窗,詢問你要根據哪兩列資料做比對。在本範例中,我們是從「訂購資料表」中插入樞紐分析表,因此第一列的表格一欄,要點選「訂購資料表」,而右邊的欄(外部),要選擇此表單的「產品編號」這一欄。

第二列關聯表格就是你想要Excel建立關聯表格(書籍條目表),右邊關聯欄則是該表格中,與產品編號資訊相同、要用來比對的「書籍識別碼」這一欄。

按下確定後,表示你已經成功將兩張表單的資料整合在一起,能直接進行樞紐分析了!

STEP4 運用樞紐分析,得知你需要的資訊

點選右邊想要呈現在分析表的資訊,即可完成一份完整的報表。

關聯式樞紐09.PNG

當下次使用Excel的樞紐分析表時,別忘了運用看看關聯式樞紐分析,輕鬆的整合了不同工作表的海量資訊,也能讓工作更有效率。

延伸閱讀:

  1. 絕對用得到!6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵
  2. Excel基礎班看過來!最實用5大函數在這裡:IF、SUMIF、COUNTA、COUNTIF、MAX

本文授權轉載自:經理人

關鍵字: #數位工作術
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晶睿通訊「安全地圖」永續活動讓國發會也點頭ㅤ安防大廠背後盤算什麼?
晶睿通訊「安全地圖」永續活動讓國發會也點頭ㅤ安防大廠背後盤算什麼?

攜手地方創生團隊規劃大陳新村安防解決方案 獲選國發會案例

ESG為企業關注的顯學,如何真正落地成為關鍵。今年行政院國家發展委員會公布「地方創生與企業永續共創發表會」代表案例,提出三大合作模式,並集結包括晶睿通訊、玉山銀行、全家便利商店等指標企業。在眾多案例中,晶睿通訊以長期投入的「安全地圖」永續活動脫穎而出,成為「生態建構型」模式代表企業,展現科技業如何以本業為核心,深度參與地方轉型,為環境安全和永續賦能。

國發會攜手資誠永續提出三種企業參與地方創生的模式,包括「加速器型」、「價值整合型」與「生態建構型」。在「加速器型」中,企業以在地投入與專業支持,帶動產業升級與永續發展,如玉山銀行提供金融與培力資源協助地方創生。在「價值整合型」中,全家便利商店攜手在地團隊發展文化體驗,促進族群融合並創造新商機。晶睿通訊所屬的「生態建構型」,則更強調跨域整合與長期投入,企業不只是提供技術,而是串聯地方團隊、政府與學界,共同解決區域性的系統問題。

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圖說:晶睿通訊發言人謝邦彥(右)表示,透過舉辦「安全地圖」活動,發揮安防影響力,守護地方文化與生活環境。
圖/ 晶睿通訊

晶睿通訊發言人暨企業品牌永續室處長謝邦彥表示:「晶睿通訊致力成為最值得信賴的安防品牌,多年來以『安全地圖』實踐企業永續理念。透過與合作夥伴協力,運用創意讓安防解決方案融入地方文化與生活環境。很榮幸獲得國發會的關注,透過產官學資源投入,攜手地方創生團隊推動社會永續安全,創造共好的永續家園。」

讓安全成為地方創生的動能 安全地圖發揮長效影響力

晶睿通訊在2024年與花蓮地方創生團隊「小羊社會創新工作室」合作,帶領員工走進全台規模最大的大陳新村,從基本的場域觀察開始,盤點治安死角與環境風險,並結合AI,提出一系列的安防改善方案,包括無障礙空間優化、智慧照明建置,以及影像辨識應用,提升社區安全與生活品質,讓老眷村住得更安心。

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圖說:晶睿通訊與花蓮地方創生團隊小羊社會創新工作室合作,透過「安全地圖」活動,強化居住安全品質。
圖/ 晶睿通訊

然而 ,真正的改變關鍵往往不在當下,而是後續的擴散效應。小羊社會創新工作室依照晶睿通訊建議的方向,逐一實踐安全之路,包括舉辦安全講座,提升社區居民的安全意識。另外,除了收到晶睿通訊捐贈的攝影機外,也因為雙方合作強化地方安全的提案,進一步獲得地方政府經費支持,升級安防基礎設施,額外再獲得超過十台攝影機,分別裝在活動中心、公園、廟宇等重點場域,讓原本由企業啟動的行動,轉化為地方長期發展的一部分,從安全改善,到觀光潛力提升,在大陳新村形成正向循環。

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圖說:小羊社會創新工作室採納晶睿通訊建議,舉辦安全講座,提升社區居民的安全意識。
圖/ 晶睿通訊

小羊社會創新工作室創辦人趙孝嚴表示,大陳新村裡的信仰中心「阮弼真君廟」是觀光熱點,有許多觀光客來參拜,但也因此容易招來扒手偷拿香油錢,當初晶睿通訊建議社區在此處安裝監視器,目前已發揮作用,今年3月中即因錄下關鍵畫面,掌握竊盜者,讓社區居民住得更安心。趙孝嚴說:「看到長輩們在監視器畫面前圍觀,經過搜尋找到小偷,將畫面交給警局的那一刻,大家都鬆一口氣,因為我們終於有保護自己的力量,讓社區安全更進一步落實。」

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圖說:晶睿通訊「安全地圖」帶動改變,大陳新村獲政府資源升級安防系統,最終拍下香油錢遭竊的關鍵畫面,讓安全風險無所遁形。
圖/ 晶睿通訊

目前大陳新村持續在規劃套裝行程,開放觀光客來體驗大陳文化,趙孝嚴表示,過往經驗大概有7成會規劃輕旅行活動,因此場域安全性扮演非常重要的關鍵。這次和晶睿合作,獲得許多創意點子,讓在地團隊重新檢視環境安全對觀光發展的影響,進一步優化動線與場域規劃,也更有信心打造讓遊客安心、願意停留的文化旅遊體驗,為地方創生注入長遠動能。

安防影響力放大 足跡遍及社區、社福機構、校園、大自然

晶睿通訊「安全地圖」活動,除了為地方創生團隊帶來安全效益外,更多是讓「安全」成為連結人、社區與環境的重要基礎。從社區、社福機構、校園,到自然環境,藉由專業技術擴大安防的影響力,為地方賦能。

2025年,晶睿通訊號召員工走進大自然,到南投縣國姓鄉種瓜溪,攜手中興大學社會責任「環境韌性與永續」團隊,還有以AI大數據推動精準農業的合作夥伴DATAYOO悠由數據,展開「復育種瓜溪 生態安全地圖」任務,導入安防解決方案監測生態,成功捕捉到保育類動物食蟹獴覓食的珍貴影像;同時,移除外來入侵種、復育原生植物,並開挖生態池,持續將永續行動理念融入安防本業,守護棲地與生物多樣性,後續種瓜溪也邁向成為推動環境教育的優質場域。

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圖說:晶睿通訊和中興大學USR團隊合作,在南投種瓜溪導入安防解決方案,成功捕捉到保育類動物食蟹獴出現的珍貴影像。
圖/ 晶睿通訊

從2021到2023年,晶睿通訊分別號召員工到新北中和建和里社區、桃園安康教養院,及台北士林雙溪國小,檢查該場域環境安全性,並針對痛點提出解決方案,像桃園安康教養院,透過導入AI安防解決方案,包括電子圍籬等,讓院方用科技即時掌握院生動態,保護院生安全的同時,降低對人力長時間值守的需求與輪班看護的壓力。

真正的永續,不只是單次投入 而是持續與地方一起成長

五年來,晶睿通訊「安全地圖」永續活動在產官學研跨界合作下,超過百人協作攜手實踐,從社會關懷到環境守護,累積投入時數超過三千小時,不同於在地方只辦一次性活動,「安全地圖」從問題盤點出發,進一步導入解方與資源,讓行動不只發生,更能延續。也因此,「安全地圖」的價值,不在短暫參與,而在於每一次行動都能在地方持續發酵、留下可以被看見的改變。

安全地圖活動合作請洽:esg@vivotek.com

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