處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合
處理多張Excel報表一定要會!進階版的樞紐分析,不同工作表也能快速整合

樞紐分析是許多工作者最喜歡用的Excel工具之一,方便交叉分析、整理資料,據Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓所說,只要學會運用樞紐,即可完成85%以上的公司報表。

延伸閱讀:Excel高手最愛用!3步驟學會超強大「樞紐分析」,資料處理再也不愁

但樞紐分析的限制是只能處理單一工作表的資料,而企業內部的報表通常分散於不同的檔案和不同的工作表,如果想要整合,就要學習樞紐分析的進階版: 關聯式樞紐 !如果了解關聯式樞紐分析的應用,肯定為你節省不少整理報表的時間。

假設小劉在經理人月刊擔任業務,他想知道2016年經理人月刊特賣會上哪些類別的書籍特別受人喜愛,方便未來推銷品時,可以有一個明確的行銷方向。因此,他從銷售部門資料庫拿到了 「訂購資料表」 和 「書籍條目表」 ,前者將一筆筆訂單記錄下來,後者則是將各種產品編號的明細,記載每個編號對應的產品名稱。


訂購資料表

關聯式樞紐01.PNG

書籍條目表

關聯式樞紐02.PNG

小劉想運用樞紐分析,整理這兩個工作表的訂購資訊,才能看出哪一本書、哪種類別最暢銷。

首先要做的設定:設定表格格式

要使用關聯式樞紐,必須將每一個用到的資料都設定成 表格 ,設定方法如下:

STEP1 選取需要的資料範圍→點選「常用」裡的「格式化為表格」

STEP2 任選一個想要的表格樣式

關聯式樞紐03.PNG

當表單上方出現可篩選的按鈕,就表示已經設定為表格格式了。

關聯式樞紐04.PNG

建立關聯式樞紐

在「訂購資料表」中點選「插入」→「樞紐分析表」。只要資料表之間沒有空行或空欄,EXCEL會自動選取完整的表格範圍。之後就可以開始建立關聯式樞紐啦:

關聯式樞紐05.PNG

STEP1 點選其他表格,建立新的樞紐分析表

在右側的「樞紐分析表欄位」點選「其他表格」,Excel會再建立一個新的樞紐分析表。

關聯式樞紐06.PNG

STEP2 選擇兩個表單裡所需的欄位

小劉因為想了解哪些類別各出售了多少書,因此他在右側「書籍條目表」中的「類別」欄以及「訂購資料表」中的「數量」欄打勾, 讓這兩個數據出現在新的樞紐分析表中。點擊完後會出現一個黃色框框,請在「可能需要表格之間的關聯」訊息中按下建立。

關聯式樞紐07.PNG

STEP3 設定兩張資料表間的關聯

在兩張不同工作表間,可能會有重複的資料(某一欄),可以透過「建立關聯」讓兩份資料有所連結。

在這個範例中,「訂購資料表」裡的「產品編號」,與「書籍條目表」裡的「書籍識別碼」為相同資料,可以透過「建立關聯」來告訴EXCEL,藉由比對產品編號和書籍識別碼,將兩張表單的所有資料連結在一起。

關聯式樞紐08.PNG

剛剛按下建立關聯後,Excel會跳出新的視窗,詢問你要根據哪兩列資料做比對。在本範例中,我們是從「訂購資料表」中插入樞紐分析表,因此第一列的表格一欄,要點選「訂購資料表」,而右邊的欄(外部),要選擇此表單的「產品編號」這一欄。

第二列關聯表格就是你想要Excel建立關聯表格(書籍條目表),右邊關聯欄則是該表格中,與產品編號資訊相同、要用來比對的「書籍識別碼」這一欄。

按下確定後,表示你已經成功將兩張表單的資料整合在一起,能直接進行樞紐分析了!

STEP4 運用樞紐分析,得知你需要的資訊

點選右邊想要呈現在分析表的資訊,即可完成一份完整的報表。

關聯式樞紐09.PNG

當下次使用Excel的樞紐分析表時,別忘了運用看看關聯式樞紐分析,輕鬆的整合了不同工作表的海量資訊,也能讓工作更有效率。

延伸閱讀:

  1. 絕對用得到!6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵
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本文授權轉載自:經理人

關鍵字: #數位工作術
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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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