[時間技客-12] Yesterbox 郵件拖延者需要的收件匣管理技巧|數位時代 BusinessNext

前一篇時間技客文章：「莫法特休息法，面對高壓力工作的積極休息技巧」寫完後，獲得非常多的讀者迴響，還有很多讀者寄信跟我說，這真的改變了他們思考如何休息的方法。而在這許多封回饋郵件裡，有讀者寄來一封信，推薦我也可以在「時間技客系列文章」中研究並分析一下「Yesterbox」這個郵件管理技巧。

讀者說他常常在電腦玩物看到我分享「清空收件匣」的相關技巧，但他卻是一位郵件拖延者，每天有大量的郵件任務必須處理，郵件信箱本身就是他的工作核心之一，然而常常舊的郵件還沒處理完，新的郵件就進來了，導致有大量郵件動輒被拖延好幾天而遲遲無法完成有效答覆，中間免不了漏失一些重要工作，不知道怎麼辦才好，直到他看到「Yesterbox」這個方法。

「Yesterbox」，這個名稱來自於「Yesterday Email Inbox」，他把收件匣分成「今日收件匣」與「昨日收件匣」，並且提倡不要處理今日的新郵件，而是「把昨天的收件匣當作今日的工作任務清單」，並且「清空昨日的收件匣」就好。

「Yesterbox」的發明者來頭可不小，這個郵件管理技巧由著名網路企業家與創業投資家，線上鞋類商店Zappos的執行長謝家華所提出。

在謝家華先生的工作型態中，每天大量的郵件就是他的任務清單，他也確實就把郵件收件匣當作待辦清單來看待，而在面對無法清空一直有新郵件出現的收件匣時，他提出了「Yesterbox」的處理方法。

大家都知道，在電腦玩物無論介紹什麼方法或軟體，一定都是我先實際使用與測試過才介紹，並且會加入我的個人理解與分析。

所以下面，就讓我以我的理解與實踐測試，來分享我對「Yesterbox」技巧的實踐心得。

1. 處理昨天的收件匣，靜態的待辦清單：

當然，我們優先會思考如果可以「每天清空收件匣」，代表把今日的新任務也都完成了，那當然是更美好的狀態（可參考：每天清空Gmail收件匣的10個待辦郵件清單處理法）。

問題就是，現實情境裡不一定大家都能做到。

「清空今日的收件匣」幾乎不可能實現的原因，在於今天隨時都有新的郵件跑進來，現在清空了，過了一兩個小時可能又堆積了幾封郵件，這樣一來反而「不知道」我何時應該「停止繼續清空收件匣」，回到工作與生活流程上。

所以「Yesterbox」的技巧告訴我們「不要」優先看「今日的收件匣」，不要被一直新出現的郵件追著跑，這樣會導致自己的焦慮大增，並且可能在不穩定的狀態處理隨時可能改變的任務。

而處理「昨日的收件匣」，則是在處理一份相對穩定，不會一直更新的靜態任務清單，昨日的收件匣已經不可能再有改變，只要處理完了，就代表我的任務處理告一個段落了。

如果你使用Gmail，可以用「搜尋」的技巧過濾出「昨日的收件匣」，只要搜尋「before:昨天的日期」（例如「before:2017/4/8」）即可，然後想辦法把昨日的收件匣都清空（將已經處理完成的郵件封存）。（你還可參考：Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學）

2. 有限量的完成，比什麼都想完成完成更多：

你可能會擔心，如果只是「完成昨日的收件匣」，那今日的郵件怎麼辦？首先，「Yesterbox」也不是都不處理今日郵件，後面會提到他處理今日收件匣的方法。

再者，對於原本有大量郵件被拖延而無法處理的人來說，反正本來可能很多郵件是拖延好幾天、好幾個禮拜沒處理，現在如果可以變成只是拖延一天，問題就會被解決，那效率也已經比以前好上許多。

而當郵件量超出我們的可處理時間，甚至可能影響到更重要工作的進行，或是正面臨有大量郵件被一直放著沒處理的情況，這些問題導致一些重要郵件被拖延。於是，這時候我們面臨著我在「做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則」一文中提到的：要處理的任務多於可處理的時間。

這時候有限量的完成，比什麼都想完成更好，而且如果能有限量的先完成昨天累積下來的「穩定」而「重要」的任務，那麼會比什麼都完成還完成更多。

3. 先完成 10 件昨天的郵件清單，才獎勵自己處理今日郵件：

Yesterbox 也不是不處理今日的郵件，說不定今日郵件裡真的有重要緊急的任務怎麼辦？

所以「 Yesterbox 」的實際流程是這樣的：

先處理「昨日收件匣」，並且以完成 10 件昨天的郵件為單位，當完成起碼 10 件昨日郵件後，就獎勵自己看一下「今日收件匣」。（當然這個數字你可以根據自己實際情況調整。）

如此一來，我們就避免一直被新任務煩心而一直拖延舊任務的情況，並且有效且大量的先把舊任務完成，更容易帶給自己成就感。而且也不會錯失今天真的重要的新任務。

4. 如何處理今日新郵件？快速處理原則：

那麼當我可以看一下「今日收件匣」時，「 Yesterbox 」認為也應該保持下列原則：

刪除：如果是不需處理的郵件直接刪除或封存，不要變成明日的負擔。
歸檔：如果是參考資料的郵件直接歸檔，不要變成明日的負擔。
留到明日處理：如果是需要處理的一般郵件，就留到明天處理。

是的，在原始的「 Yesterbox 」方法中提倡「不要真的處理今日的收件匣」，除非他們是昨日郵件工作的延續而需要答覆，或是除非他們真的很重要緊急（相信一定有些郵件是這樣）。

這個方法其實也很好理解，就是比起新任務，我們已經排定並且正在處理中的「既有任務」更重要。

5. 困難的郵件你應該排程並留下時間獨立處理：

最後，「 Yesterbox 」還提到一個很重要的郵件技巧，對於郵件拖延者來說也非常適用。

在處理「昨日收件匣」郵件的過程中，你可能會遇到一些「難以當下處理」的郵件任務，有可能他們需要花時間去研究，有可能他們需要超過 10 分鐘的處理時間，這時候「 Yesterbox 」方法認為就「不應該當下處理他」！

但我們也不需要為了拖延而挫折，有效的做法是：

幫這類困難郵件設定好一個延後處理的時間，並在行事曆的那個時段「留下時間來處理」這封郵件，就好像在行事曆上約定一個會議一樣。（這也符合我提出的「承諾日曆」方法。）

這很像我常常推薦的Google Inbox系統搭配Google日曆可以執行的做法，在Google Inbox中就可以把困難郵件延後到一個特定時間去處理與提醒，而且會在 Google 日曆上添加這個任務，確保我們有留下處理他的時間。（參考：Google GTD方法教學：用Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理）

小結：

總結「 Yesterbox 」的方法核心，我認為有下列幾點，能夠掌握下列幾點，其實方法的細節都可以自行調整：

優先處理穩固的昨日清單
不要被今日新任務追著跑
排除次要與不重要任務
為困難且重要郵件獨立留下時間處理

「 Yesterbox 」的價值在於確保自己把時間花費在有價值的任務上，先做好判斷與選擇，而不是被收件匣裡不斷更新的新瑣事干擾了工作流程。這樣一來，反而是「有效的拖延流程」，不僅可以解決拖延問題，還能帶來更大的效率。（參考：人生就是不斷的拖延，我如何用拖延對付拖延？）

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本文授權轉載自：電腦玩物

隨著全球勞動力老化與新血招募困難，從製造、零售到醫療與長照，各行各業皆面臨同樣的缺工挑戰，面對人力不足，機器人逐漸走出工廠，進入醫院、門市與家庭。但當生成式 AI 讓機器人不再只是「會動」，而是開始「能懂」時，新的問題隨之而來——我們是否能信任它？

尤其在台灣，隨著2025年正式進入超高齡社會，長照體系首當其衝，人力不足、服務品質不均、家屬壓力沉重，AI 與機器人被期待成為新解方，但即便生成式 AI 浪潮席捲全球，各國際大廠持續精進自家大型語言模型，市場仍缺乏能直接面向C端消費者、大規模商用且精準可控的 AI。

「很多機器人廠商強調的是功能能做什麼，但如果長者不願意互動，再多的功能都沒有意義。」橘子集團策略長暨 Vyin AI 負責人陳冠宇指出，「接觸點不成立，後面所有服務都用不上。而那個接觸點，就是可信任的聊天與陪伴。」

這樣的觀察，也成為 Vyin AI 切入發展「機器人大腦即服務（Robot Intelligence as a Service, RIaaS）」的契機。

在9月底舉辦的台北國際照護博覽會中，Vyin AI 宣布攜手台灣機器人新創女媧創造，搶先展示共同打造的居家陪伴型 AI 機器人「Gilee 桔利」。結合 Vyin AI 核心技術 Vyin Brain 智慧中樞與女媧創造的機器人互動設計，展現 AI 機器人從「任務驅動（task-based）」邁向「語意與情境驅動（context-based）」的可能性。

橘子集團旗下生成式 AI 新創 Vyin AI 攜手女媧創造，於 2025 台北國際照顧博覽會展示「可控 AI × 機器人」應用，透過居家陪伴機器人 Gilee 桔利，展現可控 AI 理解語意、感知情緒並標記風險，揭示機器人大腦即服務（Robot Intelligence as a Service, RIaaS）的未來方向。橘子集團策略長暨 Vyin AI 負責人陳冠宇（左）與女媧創造營運長張智傑（右），分享機器人特點。

圖／橘子集團

從長照產業切入以「可控 AI 大腦」打造能被信任的陪伴

女媧創造耕耘陪伴型機器人多年，擅長機器外觀設計及互動體驗，但在長照領域的推廣仍多停留在試行階段。營運長張智傑表示：「要守護長者的健康、撫慰孤獨長輩的孤獨感，光靠形體與互動還不夠，更需要一個可靠的大腦。」

過去的照護型機器人大多停留在衛教知識宣導或生理監測階段，缺乏與使用者互動的能力。面對照護需求快速攀升與人力斷層，雙方都意識到，若 AI 要真正走進家庭與長照現場，「信任」將是唯一關鍵。而對 Vyin AI 而言，這正是可控 AI 發揮價值的最佳場域。

陳冠宇指出，自大型語言模型（LLM）問世以來，雖展現出驚人的語意生成、邏輯推理與知識應用能力，但其核心仍屬於機率預測模型，本質上是透過複雜的機率計算模擬人類語言分布，即使經過人為的情境工程（context engineering）的修正，仍難完全避免「AI 幻覺」的發生。「在一般應用場景中，幻覺頂多造成資訊錯誤，但在醫療與照護產業，錯誤的回答可能直接影響生命安全。」

相較之下，Vyin AI 研發的智慧中樞 Vyin Brain 採用獨創的仿生大腦架構，由「語言、知識、理解、動作」四大中樞分工協作，層層把關 AI 的思考與回應流程。另外可將醫療、零售、教育等專業領域的資料轉化為透明的知識圖譜，建立清晰的知識邊界，確保所有回應均具可追溯性、可驗證性與可解釋性，最大程度的消除 AI 幻覺風險，讓生成式 AI 在需要高度精準與信任的場景中得以安全落地。

讓機器人更像人：客製化設定與長期記憶，讓長輩感受理解

首度亮相的桔利，以活潑童語與長輩對話：「爺爺，今天有什麼開心的事嗎？」「奶奶，妳該吃高血壓的藥囉！」展區人潮絡繹不絕，將 Vyin AI 的展攤擠得水洩不通，中化銀髮總經理李宗勇及團隊親自體驗後，更是對桔利讚不絕口，直言這位 AI 金孫外型討喜，是長輩絕佳的陪伴者。

事實上，被設定為「10歲金孫」的桔利，不僅能理解長者的語意與意圖，陪他們閒聊、安排行程、提醒用藥，還能透過長期記憶與個人化設定，根據長者的個性、家庭與健康狀況調整互動內容，主動引導長者分享興趣、回憶過往，甚至向他們請益，讓長者在互動中感受到被理解、被需要，進而產生「情感價值」。

相較多數廠商強調的是「生理監測」功能，桔利更重視的是「情感陪伴」。負責桔利產品功能設計與規劃的產品經理蔣欣諭補充，在傳統華人文化中，子女常羞於直接表達愛與關懷，因此設計出「專屬家人的 AI 仿聲語音信」功能。

子女只需透過專屬 App 輸入文字訊息，桔利便能以 AI 仿聲技術，轉換成兒女或孫子的聲音唸給長輩聽。這項功能在現場引發驚喜與共鳴，它觸動的不只是科技的體驗，而是家人之間「說不出口的愛」。

在日常生活中，桔利也具備智慧照護的即時偵測能力。會在對話中持續判斷語氣與內容的變化，進行風險標記。若偵測到異常，會透過女媧的通報系統推播給家屬，並依照情況分級提醒，且所有對話內容都會被自動收錄於後台，以簡潔明瞭的儀表板呈現，讓家屬與照護人員能快速掌握長者近期的身心理狀況。

「我們設計桔利的目的，不是取代家人，而是成為家屬與長者之間的橋樑。」她說。

從長照出發，邁向多元 RIaaS 生態

桔利在照護博覽會的初登場，不僅引發長輩熱烈回應，也為 Vyin AI 與女媧創造的合作奠定良好開局。對團隊而言，這不只是一次成功的展出，更是「情感連結」價值的具體驗證，同時也證明雙方在軟硬整合上的實力。

「我們從長照出發，是因為這是最難的場域，能最大化檢驗技術的可控性與穩定度，凸顯我們技術的價值。」Vyin AI 負責人陳冠宇表示。

除了以可控 AI 大腦杜絕幻覺外，要讓機器人能像人一樣反應，關鍵不只是速度，更在於整合。要達到像人一樣的回應速度與精準度，必須同時整合語音辨識（ASR）、語意理解、知識調用與語音合成（TTS）四層技術。「這不只是速度問題，更是理解與反應的平衡，這種全鏈路整合能力，就是我們最重要的護城河。」

陳冠宇透露，目前雙方正持續開發的全鏈路版本，預計於明年第一季推出，屆時回應時間將縮短至三秒內，讓人機互動更自然流暢。於此同時，團隊正推進「機器人大腦即服務（RIaaS）」模式，將同樣的可控 AI 能力延伸至零售、教育與照顧產業等領域。

以零售為例，Vyin AI 自研的 D-RAG（DistilGraph RAG）技術，可自動整合商品規格、客服紀錄或保健品資訊等非結構化資料，轉化為可即時調用的知識圖譜，讓機器人能在銷售、客服或導覽場景中快速回應顧客問題，提供準確建議，甚至根據互動內容動態導購、推薦商品，並在適當時機「轉真人」接手，協助品牌提升轉換效率。

同樣的架構，也能延伸至教育、照顧產業與智慧導覽等多種場景，讓機器人化身銷售助理、賣場導覽員、教學助教，根據使用者需求與語境，自動生成可信任的回應與互動體驗。「只要運用 Vyin AI 解決幻覺問題，『機器人即服務』的時代就會正式來臨。」陳冠宇說

他進一步指出，全球市場已對 RIaaS 商業模式產生迫切需求，Vyin AI 憑藉可控 AI 大腦的技術優勢，正積極布局海外市場。「我們希望透過 RIaaS，把這套可控 AI 大腦服務化，讓各行各業都能快速導入可信任的 AI 機器人，不只是替代人力，而是打造溫度的互動，讓未來的人機合作更加順暢、緊密。」

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