讓雜亂郵件重新根據進度排序的Trello整理魔法|數位時代 BusinessNext

讓雜亂郵件重新根據進度排序的Trello整理魔法

想要把工作中主管交代任務的郵件、客戶詢問問題的郵件、需要追蹤後續答覆的郵件，都變成 Trello 專案進度看板上的一個任務？本文為你整理操作方法！

昨天寫完「如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享」一文，分享我自己如何整理瑣碎工作郵件的實際流程後，忽然想到，有一次我在教某企業使用 Trello 的過程時，有朋友問到了一個類似的問題：「怎麼把工作中主管交代任務的郵件、客戶詢問問題的郵件、需要追蹤後續答覆的郵件，變成 Trello 專案進度看板上的一個任務？」

Trello ，是管理個人或團隊的「專案進度」的好工具，我們可以把各種任務卡片，根據進度列表的分類排序在看板上，這樣整個專案的進度就非常的井然有序。

而「郵件」是專案過程中各種突發狀況、溝通交辦的來源處之一，那裡面有各式各樣待解決的問題、待處理的任務，只是信箱通常很雜亂，也無法根據進度流程排序。如果能把郵件（包含討論內容、郵件附檔）放入 Trello 看板中，就能提供原本雜亂的信件一個整齊且根據進度排序的管理了。

當然，在 Trello 中可以很輕鬆達到這個要求。

「每個專案看板」有一個「你個人」專屬的電子郵件地址
所以你有10個看板，就會有可以寄到這10個看板的專屬郵件地址
把郵件轉寄到這個地址，就會用你個人的名義在看板中添加卡片
卡片中會插入郵件的完整內文、附加檔案
可以指定郵件寄來的卡片，預設要放入哪個列表

下面我們實際跑一遍流程，你會更清楚用 Trello 收集郵件的方法與優點。

首先，先進入某一個需要收集郵件任務的看板中，點擊右方的「顯示選單」進入「更多」。

接著，打開「以電子郵件新增看板內容設定」，這裡就會看到「你個人專屬的」電子郵件地址，把你的郵件寄送到個地址，就會用你的名義增加一個卡片任務到看板中。

這意思是，如果這個 Trello 看板有三個合作者，那麼就有三個不同的郵件地址屬於各自工作者，每個人用自己的專屬地址寄送任務到看板，就會以他的名義添加卡片。

所以通常不會把你的專屬郵件地址告訴他人，因為那會變成他人以你的名義增加卡片（除非你剛好有這樣的授權需求）。

除了獲得專屬郵件地址外，還可以在這裡設定傳送進來的郵件，要放在這個看板的「哪個列表」中，要排列在最底端還是最頂端。

接著，我會建議在你的聯絡人系統中，把這個 Trello 專案看板專屬的郵件地址，建立成一位聯絡人，取上專案的名稱，這樣以後轉寄郵件時才方便。

以後，在信箱裡收到一封郵件任務，要納入 Trello 看板進行進度管理，就可以把這封郵件轉寄給自己在那個看板中專屬的郵件地址即可。

如果前面有設定好聯絡人，就不用記住或複製複雜的地址，只要輸入專案名稱就能插入收件者。

轉寄成功後，我的 Trello 看板中，就會看到這封郵件變成卡片任務了。

點進卡片，可以看到郵件的內文、附加檔案，都自動插入卡片中，讓我不須再切換到郵件也能處理，還可以利用 Trello 的功能進行討論、時間提醒、插入相關檔案、列出待辦清單等等。

而且也可以利用 Trello 的進度管理看板，排程這個郵件任務的處理進度了。

而每一個 Trello 看板，都會有我自己專屬的每一個不同的電子郵件地址，如果我的郵件要分類到不同專案看板上，我就要記住每一個地址，然後在轉寄時做好選擇即可。

這個功能很實用，例如一個行銷客服團隊，可以利用這個功能快速把「顧客反應問題的郵件」收集到「客服專案看板」上，然後跟團隊一起用列表排程處理、用清單列舉進度、用留言討論細節。

使用 Trello 的個人或團隊工作者，可以試試看。

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本文授權轉載自：電腦玩物

在被數位浪潮推著跑的時代，「斜槓」早已非新鮮事，近來更成為現代菁英的標準配備。而仲誼公關創辦人岳啟儒，便是「多工」的最佳代表。她每天要打理公司的日常事務，要錄製Podcast節目和線上課程，還要完成去參加各項馬拉松賽事的訓練菜單，兒子放假回家時，又要和寶貝們一起追動畫。對她而言，生活就像多個視窗同時運作的電腦螢幕，時刻都必須進行高強度的身分切換。

想管理如此多工的斜槓人生，岳啟儒是怎麼辦到的？

善用科技、數位工具，換取工作、生活平衡

「善用各種科技、數位工具，並找到對的方法，管理團隊，也管理自己。」她強調，AI並非取代人力的威脅，而是能讓工作更精準、更具創造力的外掛工具，因此她不僅鼓勵同仁積極嘗試運用AI，製作文案、生成各種視覺素材，更將仲誼的21周年慶主題，直接訂為「AI煥新」。

這種講求效率的思維，也被她應用在自我管理上，發展出一套「化整為零術」。岳啟儒相當擅長利用各種零碎的時間，處理繁雜公務，「我的美甲師知道，我選她是因為動作快、不聊天。」她笑稱，每每在做指甲、染髮等看似「等待」的空檔，她都會架起手機、戴上耳機，和同仁展開視訊會議，或是快速看資料、批閱文件。

有趣的是，這種將公務「化整為零」塞進碎片時間的策略，並非是為了做更多工作，重點其實是換取高品質的「時間」，「我將忙碌全部集中，就是為了把完整的時間留給生活、休息。」一旦她將角色切換回母親、自己時，那個時間區塊就必須是高純度、不被干擾的。

這也是為什麼，岳啟儒認為，「按摩」是最佳的修復方式之一。

她是從懷孕時，便開始接觸專業的孕婦真人按摩，後來因為工作繁忙，便逐漸將重心轉向居家按摩椅。她坦言，真人按摩雖然有溫度，但「預約」本身就是一種時間成本，加上師傅的素質不一，有時遇到狀況不佳或愛聊天的師傅，反而讓只想安靜、放鬆的她，更感焦慮。

為了解決困擾，早在幾年前，岳啟儒就購入了OSIM uDream Pro 5感養身椅，讓家中成為隨時待命的頂級SPA。近期，隨著AI持續演進，她看見「AI賦能」的更多可能，搭載全新科技的OSIM AI•5感養身椅 (uDream•AI)讓他為之一亮，「在數位時代，我們習慣看數據做決策，我也很好奇，uDream Pro已經夠頂尖了，AI•５感養身椅(按摩椅)能把『休息』這件事推升到什麼新高度？」

從憑感覺到看數據，掃臉就能讓AI「精準養身」

事實上，岳啟儒相當習慣與各領域頂尖人士合作，因此對「專業」有著極高標準，「AI•５感養身椅(按摩椅)最讓我驚豔的，就是科技含金量！尤其是搭載全新的AI影像健康監測，輕而易舉就變成了可視化的數據。」

在凡事講求數據的數位時代，AI•５感養身椅(按摩椅)與全球頂尖的AI健康科技公司Binah.ai合作，將原本抽象的疲勞「數據化」，使用者只需要透過手機、平板鏡頭，掃描臉部透過面部血容量與血流，無需穿戴任何裝置，系統就能精準解讀出呼吸頻率、心率，並據此分析出壓力指數，並建議當下最適合的按摩模式。岳啟儒強調，透過科學化的健康管理，讓她能客觀且全面掌握身心狀況，實現「精準休息」。

還原純正技法實力，岳啟儒讚許三國大師手技的真實深度

不只擁有精密運算的「科技腦」，AI•５感養身椅(按摩椅)更擁有「職人魂」。岳啟儒不斷讚許由「中、日、泰」三位國際級按摩大師設計的按摩技法；將中式滑推的撥筋推揉、日式精準到位的掌壓指壓、泰式拉伸的伸展頂背與扭轉，簡直是還原純正的按摩手技，讓每一次啟動，都能對應不同身體狀態與當下需求，層次更豐富，感受也更加立體。

總能在忙碌中找到縫隙出門旅遊的岳啟儒相當喜歡去泰國，每當她前往曼谷、清邁等城市「long stay」時，一定會天天到泰式SPA報到，「我超愛泰式按摩！只要有去泰國玩，都會去按好按滿！」

岳啟儒進一步說到，AI•５感養身椅(按摩椅)中日泰三種技法各有特色，但他最愛的「泰式拉伸按摩」，由泰國 Loft Thai 精品 SPA 首席大師 Khun Pie設計技法，再透過OSIM獨家專利按摩科技，真的是還原泰式按摩中最具代表性的頂背、拉伸、扭轉高難度技法，好像真人泰式按摩師傅在身邊，讓她相當驚訝——完全打破了按摩椅的既定想像與物理限制。對她來說，不用飛出國、不用承擔真人師傅狀況不一的風險，在家就能享受大師級的專業手感，正是最高效的享受。

沉浸式享受與黃金比例設計，打造心靈棲息地

岳啟儒還特別提到，「聽覺」是放鬆的重要一環。平常她就在家中，擺了法國頂級音響品牌Devialet，閒暇時放點音樂、洗滌心靈，「沒想到這次，OSIM就和Devialet合作了！」AI•５感養身椅(按摩椅)搭載了Devialet，讓聲音不只是背景音樂，而是具穿透力、包覆感的聲場，「我坐在椅子上播放音樂時，可以立刻進入自己的世界，專注、放鬆下來，有種與世隔絕的沉浸感。」其他包括能隨情緒與壓力指數變換的情境光、獨家配置的香氛，以及新加坡精品茶品牌TWG特調的甜夢茗茶(選配)，都讓按摩超越單純的「觸覺」，成為一場含括「5感」的全方位饗宴。

在先進的科技之外，作為經手過無數精品大秀的時尚推手，岳啟儒對居家美學向來不馬虎，「我就是個外貌協會！」她大笑道，好的按摩椅，不只要能修復身體，還要能融入現代居家風格，成為藝術擺設才行。

他形容AI•５感養身椅(按摩椅)「鸚鵡螺」的黃金比例的流線型設計，不僅在視覺上優雅和諧，更打破了傳統按摩椅的厚重感，即便不按摩時坐在上頭，也能成就一幅家中的最美風景。

「真正的成功，不是把行程表塞滿，而是懂得在忙碌中，保有對身體的覺察。」在岳啟儒看來，全馬跑步是她對意志力的鍛鍊，按摩則是她修復身心的基地，運動、按摩缺一不可，「只要知道身體當下的真實需求，找到讓自己精準休息的方式，可以是投資在一張好的養身椅，可以是一段完全獨處的空白時光，這都將成為下一次起跑的強大動能。」