昨天寫完「如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享」一文，分享我自己如何整理瑣碎工作郵件的實際流程後，忽然想到，有一次我在教某企業使用 Trello 的過程時，有朋友問到了一個類似的問題：「怎麼把工作中主管交代任務的郵件、客戶詢問問題的郵件、需要追蹤後續答覆的郵件，變成 Trello 專案進度看板上的一個任務？」
Trello ，是管理個人或團隊的「專案進度」的好工具，我們可以把各種任務卡片，根據進度列表的分類排序在看板上，這樣整個專案的進度就非常的井然有序。
而「郵件」是專案過程中各種突發狀況、溝通交辦的來源處之一，那裡面有各式各樣待解決的問題、待處理的任務，只是信箱通常很雜亂，也無法根據進度流程排序。如果能把郵件（包含討論內容、郵件附檔）放入 Trello 看板中，就能提供原本雜亂的信件一個整齊且根據進度排序的管理了。
當然，在 Trello 中可以很輕鬆達到這個要求。
圖／ 電腦玩物
1.
- 「每個專案看板」有一個「你個人」專屬的電子郵件地址
- 所以你有10個看板，就會有可以寄到這10個看板的專屬郵件地址
- 把郵件轉寄到這個地址，就會用你個人的名義在看板中添加卡片
- 卡片中會插入郵件的完整內文、附加檔案
- 可以指定郵件寄來的卡片，預設要放入哪個列表
下面我們實際跑一遍流程，你會更清楚用 Trello 收集郵件的方法與優點。
首先，先進入某一個需要收集郵件任務的看板中，點擊右方的「顯示選單」進入「更多」。
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接著，打開「以電子郵件新增看板內容設定」，這裡就會看到「你個人專屬的」電子郵件地址，把你的郵件寄送到個地址，就會用你的名義增加一個卡片任務到看板中。
這意思是，如果這個 Trello 看板有三個合作者，那麼就有三個不同的郵件地址屬於各自工作者，每個人用自己的專屬地址寄送任務到看板，就會以他的名義添加卡片。
所以通常不會把你的專屬郵件地址告訴他人，因為那會變成他人以你的名義增加卡片（除非你剛好有這樣的授權需求）。
圖／ 電腦玩物
除了獲得專屬郵件地址外，還可以在這裡設定傳送進來的郵件，要放在這個看板的「哪個列表」中，要排列在最底端還是最頂端。
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接著，我會建議在你的聯絡人系統中，把這個 Trello 專案看板專屬的郵件地址，建立成一位聯絡人，取上專案的名稱，這樣以後轉寄郵件時才方便。
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以後，在信箱裡收到一封郵件任務，要納入 Trello 看板進行進度管理，就可以把這封郵件轉寄給自己在那個看板中專屬的郵件地址即可。
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如果前面有設定好聯絡人，就不用記住或複製複雜的地址，只要輸入專案名稱就能插入收件者。
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轉寄成功後，我的 Trello 看板中，就會看到這封郵件變成卡片任務了。
圖／ 電腦玩物
點進卡片，可以看到郵件的內文、附加檔案，都自動插入卡片中，讓我不須再切換到郵件也能處理，還可以利用 Trello 的功能進行討論、時間提醒、插入相關檔案、列出待辦清單等等。
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而且也可以利用 Trello 的進度管理看板，排程這個郵件任務的處理進度了。
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而每一個 Trello 看板，都會有我自己專屬的每一個不同的電子郵件地址，如果我的郵件要分類到不同專案看板上，我就要記住每一個地址，然後在轉寄時做好選擇即可。
這個功能很實用，例如一個行銷客服團隊，可以利用這個功能快速把「顧客反應問題的郵件」收集到「客服專案看板」上，然後跟團隊一起用列表排程處理、用清單列舉進度、用留言討論細節。
使用 Trello 的個人或團隊工作者，可以試試看。
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本文授權轉載自：電腦玩物
