本文摘自：《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》，商業周刊出版
想讓目標對象產生何種感受、保持何種心態
為什麼要製作這份資料？透過資料想達成什麼目標？都是一開始該釐清的問題。商業文書資料的前提，是要誘導對象去進行某種特定行動。「目標明確」意味著你必須清楚知道想誘使對方採取什麼行動。
比方說，製作報告時應考慮讀者是誰。如果是長官，而你期待他們看過報告後會「支持這項宣傳活動」、「對自己有高度評價」的話，無論是哪一種，一旦設定好目標，你希望對方了解的事、期待他們有什麼樣的心理反應，都會隨之不同。
接著來談談為了達成你的目標，讓對方做出你所期盼的決定，應該讓他們了解哪些事。若單單羅列一條條資訊，只會讓人覺得難懂而卻步。因此資訊的取捨拿捏極為重要。
設定目標的最後步驟是「想讓對方採取行動，應激發何種情緒反應？」假如是產品發表會，你或許會希望目標對象「很興奮並迫不及待想使用該商品」；若是向長官報告，可能會期待對方「全力支持你的提案」。總之，請先設定好你希望對方產生何種感受與擁有哪種心態。
了解目標對象，擬好假設
行銷上的「客戶特性分析」，即「了解受眾」，是從心理層面分析購買履歷，辨明行動特性，再訂定最能有效引發購買行動的行銷策略。
製作資料時，分析對方的「形象」和所擁有的「資訊」，弄清楚「期待」和「理解」的程度，再進一步建構「如何傳達、傳達什麼最有效果」的方法，也就是假設。
首先是對方的「形象」，蒐集與對方職稱有關之事，或是其可能感興趣的資訊，再思考這些資料會讓人產生何種「期待」。這裡可先暫時放下自己想要表達的事，好好思考關於對方的大小事。
接著，掌握手中持有的「資訊」，推測對方的「理解程度」，並考量對方是否知道新概念或用語。
創造核心訊息，有系統地整理主張和根據
請先思考訊息是什麼。將訊息因數分解之後，就會得到下列公式：
訊息 ＝ 主張 × 根據
換個說法就是：因為 A（根據），所以應該做 B（主張）。
也就是說，如果沒有明確的主張和根據就逕自製作資料，讀者只會一頭霧水，無法做出決定。這種狀況稱為「邏輯錯誤」（logic error），即缺乏主張或根據（或兩者皆無），抑或是主張和根據之間沒有連結，因此不合邏輯。
為了防止邏輯錯誤，可利用「金字塔結構法」來思考。所謂金字塔結構法，是將主張和根據的連結，層層推演出來。金字塔頂端是主張，下層逐一排列支持主張的各項根據。金字塔越往下，根據和資訊就越具體；換言之，越往上，訊息就會漸趨抽象。金字塔最底層是無須證明也通用的資訊。如果訊息簡單，便可省去次要訊息（通常為第三層），建立簡明結構。
能夠加深訊息的印象，具備「SUCCESs」特點
就算用金字塔結構法整理了訊息，也不過是有邏輯、井然有序地將主張和根據排列出來罷了。類似提案、企畫這類想讓人心動並行動的高難度資料，就必須提高訊息給人的印象。
第一是「簡單」，筆者常看到許多資料因不斷追加資訊而迷失本質，請記住，訊息的第一要件是越單純越好。第二是「意外」，只說理所當然之事，對方肯定不會記得。在此指的是「好的意外」，請思考出人意表、吸引注意的訊息表達方式。第三是「具體」，捨去曖昧籠統的內容，用數據、實物、圖像等具真實性的表現方式。第四是「可信」，提出專家權威背書、產品實際功能、客戶心得等可信度高的資訊。第五是「情緒」，我認為訊息若能引發喜怒哀樂等情緒，更能讓人採取行動。最後是「故事」，包括開發背後的小故事、創業者的想法。
這6大要點的英文名詞首字母合起來，便是「SUCCESs」。無須6點完全吻合，可考慮凸顯哪幾點，更易於傳達訊息的本質。
資料是否包含目標對象想知道的事情
思考想表達的訊息和訴求方式，便進入了建構資料的階段。在這之前，可從「必備資訊是否包含在內」的觀點出發。
依資料類型的不同，所謂的要件，即指沒有寫進去、資料就不成立的項目。如是調查報告，就必須有調查目的、對象、範圍、調查方法、調查結果、啟發等。你或許覺得上述種種眾所皆知，但現實中卻有無數少了「啟發」的條列式圖表。
先確認資料中不可或缺的重點，也就是一定要有的要件。若要件不足，不管內容多豐富也只是浪費時間。
以故障報告為例，至少要有3項要件：「事實」、「原因」、「對策」。可由對方可能發問的「問題」開始思考。
依序思考對方可能的提問，就能避免發生答不出來的尷尬狀況。
站在對方角度，提出容易接受的結論
即使利用金字塔結構法導出訊息，若是沒有按照順序提出資訊，他人非但無法理解，甚至會予以反駁，產生反感。因此，請依對方的狀況來思考如何鋪陳情節。以下為4種典型鋪陳方式，端看標對象的特性、結論是否容易接受，選出最適合的方式。
累積型：一一確認對方所理解的事，再依序提出結論或主張。由於是累積「Yes」的鋪陳方式，適合批判型的對象。
分解型：先帶出結論或高潮部分，再說明細節的鋪陳方式。適合新產品或大型計畫的發表會，一開始先點出整體概念，再詳細說明功能、如何應用等。
選項型：提出多種選項，互相比較檢討，凸顯欲促成選項的正當性。盡量加入位於光譜兩端的選項，方便判斷哪一種最為合適。
意外型：大家都知道的事，很難引起興趣。請設法製造「疑問」，提出意料之外的事實，讓你的主張更有說服力。
情節設定板：訊息和情節都一目瞭然的設計圖
在情節設定板上，由主要訊息和次要訊息構成的金字塔結構下面，即是劃分資料的章節。章節一方面要配合情節展開，一方面也依需要放入引導部分（封面、目錄、前言等）、結語等，形成架構和目錄。
在大致完全的章節下面，寫下章名來表達情節。如果是投影片，可一頁一頁思考。然後設定「高潮」，就是表達訊息和次要訊息的投影片；「高潮」稱為「關鍵圖表」（key chart）。如果訊息和情節沒有連動，就會被質問「你到底想說什麼？」「重點在哪裡？」因此，請考慮主要訊息、次要訊息應分別放在哪張投影片？好好決定「高潮」的位置。
若是沒有充分時間報告，只要說明這個高潮部分，就足以表達整體概念——請抱著這種心態仔細製作，以免資料品質過剩。
雖然製作情節設定板看似多了一道手續，卻能有效為你節省後續的時間。
架構宛如「地圖」，標示清楚即能溝通無礙
目錄，就像是一張導覽地圖，不但要確實呈現內容，也要提供讀者看得懂的投影片標題與索引。
呈現完整架構或流程時，並非將仔細斟酌過的文字放上就好，而是要呈現「架構」，即大分類、中分類、小分類，並附上索引。
索引要有層次，才能像地圖上的地名一樣，容易辨識且一覽無遺。然而，太過簡單可能導致名詞堆砌，讀者難以推測內容。可加上形容詞，或將形容詞化成名詞，就能呈現資料的大方向。
若想做出吸引大家興趣的內容，可用「提問」的方式。透過問問題，讓人想要探知答案。但請注意，這一招若使用無度，就會淪為想騙點擊率、誇大其辭的「釣魚文」。
決定版面的製作方式和呈現方式
所謂版面設計，即是設定各頁的風格調性與文字書寫方式，這樣一來，不但可以讓設計統一，也能降低重做風險，減少無謂的工作負擔。若是多數人共同合作一份資料的話，尤其需要。
首先，①決定標題位置（message line），以及文字框（text box）、圖表、表格、插畫等主要部分要如何配置。接下來，②設定共通的字體、顏色；然後③設定存妥範本。
版面也包含配置，即如何配置每一個部分。配置的3大重點是平衡、視線流動、留白。視線流動要由上往下、由左至右才符合人體工學，設計版面時應遵守這個原則。留白太少，觀者會倍感壓迫，請預留30%左右的空白。上述設計理論都是決定版面的必備要素。
如同下圖「不良設計」所揭示的「極不平衡」例子，大多是因為訊息、理論結構或資訊整理的水準參差不齊所致。不可想改什麼就改什麼，應以「平衡」為前提來調配資訊的比例。
根據邏輯思維，選擇最適當的表現方式
從圖解角度來看，一開始是先判斷用什麼方法呈現訊息和資訊。人一次可接收的資訊量是多少？所呈現的是事實資訊或概念？
根據你想表達的內容，來決定適當的表現方式。假設主題是事業理念，以「圖表」呈現較為適當。如果能單純明快地表達理念，大膽使用簡短文字也不錯。可成為訊息根據、證據的分析結果或傾向等屬於事實資訊，一般多使用「表格、圖表」。
此外，主題相同時，依對象不同，可分成3種檢討方式：第一種是「簡單或精細」，如果是IT業的產品說明書，對象若是使用者，可用簡單圖解說明；對象若是工程師，採用精密模組比較適當。第二種是要訴求「右腦或左腦」。右腦是感性腦，擅長喜怒哀樂等情緒、類比思考，左腦則擅長語言、計算、邏輯等數位思考，因此要判斷你的對象偏愛哪一種表達方式。第三種是「單一個體或比較」，決定是要鎖定某一主題人事物的特色和個性詳細說明，還是將之與其他事物進行比較。假設自家公司的優點為業界第一，就詳述公司特色；如是公司的定位，則透過與其他公司比較來呈現。
