最下層抽屜怎麼使用?看成功者維持辦公桌整潔獲得的3大好處

2018.03.19 by
數位書選
最下層抽屜怎麼使用?看成功者維持辦公桌整潔獲得的3大好處
shutterstock
雖然現在越來越多人常在移動中工作,但最後要將工作做歸納整理的地方,還是在自己的辦公桌。你有檢視過辦公桌是否適合工作、對工作效率是否有所影響嗎?

本文摘自:《成功人士這樣整理辦公桌》,大是文化出版

辦公桌是你的工作基地,所有的工作,都是從這裡開始的。
首先,請你檢查桌子的周遭:

  • 可以自由操作滑鼠嗎?
  • 桌下有足夠的放腳空間嗎?
  • 下班時,桌面是否淨空如飛機跑道?
  • 最下層的抽屜,能否豎立文件?
  • 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」?

結果如何?

有三項以上回答否定的人,最近是否有工作效率降低的狀況?
原因或許就出現在你桌子的周遭。

現代上班族幾乎人手一臺筆電、一支智慧型手機,在移動中工作的人,有逐年增加的趨勢。在高鐵的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人,也越來越多了。但是,最後要將工作做歸納整理的地方,還是在「自己的辦公桌」。

辦公桌可以說是工作的起站,也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作,就應該要先收拾自己的桌子。

如果你必須花費好大的力氣,才能從桌上堆積如山的文件中,找到今天要用的資料,然後才能開始工作。其實光是這樣,就讓人覺得疲累,更遑論浪費的時間了。

即便你找資料只花了五分鐘,但這段時間也足以做完很多的事情了,例如確認電子郵件、看資料等。更何況,如果找不到所需的資料,不是得向廠商再次索取,就是得自己重新製作一次,瞬間你就浪費了2、3個小時。

因此,辦公桌上,請務必只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。只要這麼做,就能大幅提升工作的效率。

整理的第一步,就從收拾桌子開始!只要把桌上收拾乾淨,以下三種好處就會接踵而至:

  • 可以集中精神工作。
  • 不需要浪費時間找東西,時間管理改善,工作效率更高。
  • 可以強化辦公環境的安全。

如果把重要文件擱在桌上,隨時都有可能被別人看見,甚至被偷走。請牢記,整理也是工作危機管理的一環!

成功人士這樣整理辦公桌

稍不留神,桌面就會亂七八糟

一般來說,辦公桌會堆滿文件、物品,變得凌亂,我認為是因為下面幾種心態造成的:

  1. 以為辦公桌周圍的東西,都屬於自己所有。
  2. 文件、物品不在自己身邊,就無法安心工作。
  3. 因為文件、物品都還沒整理,就下意識的認為身邊所有東西,都是自己需要的。
  4. 獨自歸納、製作完成的文件,即使用的是公司的金錢和時間,卻不認為是公司全體員工共有的資產。
  5. 討厭別人打開自己的辦公桌抽屜。
  6. 覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩。

如同我在前面說的,對上班族來說,辦公桌就是工作的出發點。如果桌上堆滿了文件、物品,找個東西還得耗費時間翻箱倒櫃,工作的品質勢必低落。

工作能力強的人,桌子周遭一定整理得乾乾淨淨。在顧客的眼裡,這種人「工作迅速又確實」。

會整理自己腦袋的人,自然會把整理的本事,反映在辦公桌上;反之亦然,會整理辦公桌、整頓工作環境的人,自然就會整理自己的腦袋。

整理是工作的基本動作,只要養成習慣,種種好處自然會反映在工作成果上,而且會進一步感染整個職場,讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。

解決辦法:設置「暫置文件」區

整理的心理障礙,除了「捨不得」、「猶豫」之外,還有「姑且、暫時」的心態,例如:「暫時先放在桌上吧!」、「姑且先放在抽屜裡吧!」

但是,這些想法都是表裡不一的。因為隨著時間過去,一旦記憶開始模糊,就會因為想不起「東西在哪裡」,而開始「尋寶」了,要是和其他資料或文件混在一起,就更找不到了。

對上班族來說,遺失、找不到文件或資料,是莫大的恥辱。尤其是正在處理的相關文件,或是打算找時間著手而就此擱置的文件,最容易遺失,大家一定要格外留意。

現在,我就要介紹一種最適合保管這類資料、文件的方法,就是用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱,來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。

簡單來說,就是設置一塊「只要找這裡,就一定可以找到與眼前工作相關資料」的區域。

這塊區域與其說是收納,更像是一種「投入」至箱中、檔案夾中的感覺。只要這麼做,就不怕找不到東西,我可以保證,你在60秒之內,一定可以找到需要的東西。

「暫置文件」原則上一人以一箱為限(也可以是一個資料夾或檔案夾),箱子外頭寫上個人名字。

絕對不要把暫置文件放入自己的抽屜,因為這些文件是職場所有員工的共同財產,除了本人,如有必要,誰都可以打開箱子。只要這麼做,就算當事人不在,也不會為了找資料而讓辦公室亂成一團。

早上到了公司,從最靠近自己的保管架上,拿出自己的「暫置文件」放在自己的桌上,外出或下班時,再放回原位就可以了。如果要放入公事包裡帶著移動,就放入透明文件夾或檔案夾。只要這麼做,隨時隨地都可以工作。

如此一來,你就可以縮短工作時間,加快工作速度。

成功人士這樣整理辦公桌

最下層抽屜,能力強的人怎麼使用?

個人辦公桌最下層的抽屜,通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上,我希望這個抽屜只收納工作上的參考資料及私人物品。

最下層的抽屜一般都可以豎立A4大小的文件,因此,這個抽屜用來歸納並保管工作上的文件、資料最有效率。

要把檔案夾、透明文件夾立放在抽屜裡並不容易,所以不妨使用「文件箱」並排文件。

最下層的大抽屜,大概從前面到後面,可以放四到五個文件箱,而且,文件箱的排列方式也是有訣竅的。

這個訣竅就是:不要把五個文件箱乖乖從前面排到後面,而是前後各一個,從左到右放三個。

成功人士這樣整理辦公桌

將文件箱橫排的優點是,坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向轉,正面面對文件、資料,不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。也就是說,文件箱這樣排列,收納或拿取文件都很方便。

要把資料放回去時,一定要放回原來的文件箱裡。靠自己最近的那個文件箱,請放使用頻率最高的文件。只要在這方面稍微下點工夫,就可以加快尋找文件的速度。

至於最難使用的抽屜深處,則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料,或者是重要、卻很少使用的東西。

由上往下的第二層抽屜,可以放六個裝小東西的盒子(深21公分、寬10公分、高12公分)。盒子的大小正好可以放傳票、書籍(按:這個高度可以立著收納日本的文庫本,但無法立放臺灣常見尺寸的書籍)。這種小盒子除了方便拿取東西,也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請記得放在抽屜的正中間位置。

成功人士這樣整理辦公桌

每日精選科技圈重要消息