本文摘自：《成功人士這樣整理辦公桌》，大是文化出版
辦公桌是你的工作基地，所有的工作，都是從這裡開始的。
首先，請你檢查桌子的周遭：
- 可以自由操作滑鼠嗎？
- 桌下有足夠的放腳空間嗎？
- 下班時，桌面是否淨空如飛機跑道？
- 最下層的抽屜，能否豎立文件？
- 是否覺得辦公桌四周充滿「危險」？
結果如何？
有三項以上回答否定的人，最近是否有工作效率降低的狀況？
原因或許就出現在你桌子的周遭。
現代上班族幾乎人手一臺筆電、一支智慧型手機，在移動中工作的人，有逐年增加的趨勢。在高鐵的列車上、機場大廳裡、咖啡廳等地方工作的人，也越來越多了。但是，最後要將工作做歸納整理的地方，還是在「自己的辦公桌」。
辦公桌可以說是工作的起站，也是工作的終站。想用愉悅的心情啟動每一天的工作，就應該要先收拾自己的桌子。
如果你必須花費好大的力氣，才能從桌上堆積如山的文件中，找到今天要用的資料，然後才能開始工作。其實光是這樣，就讓人覺得疲累，更遑論浪費的時間了。
即便你找資料只花了五分鐘，但這段時間也足以做完很多的事情了，例如確認電子郵件、看資料等。更何況，如果找不到所需的資料，不是得向廠商再次索取，就是得自己重新製作一次，瞬間你就浪費了2、3個小時。
因此，辦公桌上，請務必只放置和「現在正在進行中的工作」有關的東西。只要這麼做，就能大幅提升工作的效率。
整理的第一步，就從收拾桌子開始！只要把桌上收拾乾淨，以下三種好處就會接踵而至：
- 可以集中精神工作。
- 不需要浪費時間找東西，時間管理改善，工作效率更高。
- 可以強化辦公環境的安全。
如果把重要文件擱在桌上，隨時都有可能被別人看見，甚至被偷走。請牢記，整理也是工作危機管理的一環！
稍不留神，桌面就會亂七八糟
一般來說，辦公桌會堆滿文件、物品，變得凌亂，我認為是因為下面幾種心態造成的：
- 以為辦公桌周圍的東西，都屬於自己所有。
- 文件、物品不在自己身邊，就無法安心工作。
- 因為文件、物品都還沒整理，就下意識的認為身邊所有東西，都是自己需要的。
- 獨自歸納、製作完成的文件，即使用的是公司的金錢和時間，卻不認為是公司全體員工共有的資產。
- 討厭別人打開自己的辦公桌抽屜。
- 覺得要離開座位去拿常用的文件很麻煩。
如同我在前面說的，對上班族來說，辦公桌就是工作的出發點。如果桌上堆滿了文件、物品，找個東西還得耗費時間翻箱倒櫃，工作的品質勢必低落。
工作能力強的人，桌子周遭一定整理得乾乾淨淨。在顧客的眼裡，這種人「工作迅速又確實」。
會整理自己腦袋的人，自然會把整理的本事，反映在辦公桌上；反之亦然，會整理辦公桌、整頓工作環境的人，自然就會整理自己的腦袋。
整理是工作的基本動作，只要養成習慣，種種好處自然會反映在工作成果上，而且會進一步感染整個職場，讓所有同仁都順利使用共有的資訊和物品。
解決辦法：設置「暫置文件」區
整理的心理障礙，除了「捨不得」、「猶豫」之外，還有「姑且、暫時」的心態，例如：「暫時先放在桌上吧！」、「姑且先放在抽屜裡吧！」
但是，這些想法都是表裡不一的。因為隨著時間過去，一旦記憶開始模糊，就會因為想不起「東西在哪裡」，而開始「尋寶」了，要是和其他資料或文件混在一起，就更找不到了。
對上班族來說，遺失、找不到文件或資料，是莫大的恥辱。尤其是正在處理的相關文件，或是打算找時間著手而就此擱置的文件，最容易遺失，大家一定要格外留意。
現在，我就要介紹一種最適合保管這類資料、文件的方法，就是用透明文件夾、個人檔案夾、檔案箱，來保管這些「暫置文件」、「未處理資料」。
簡單來說，就是設置一塊「只要找這裡，就一定可以找到與眼前工作相關資料」的區域。
這塊區域與其說是收納，更像是一種「投入」至箱中、檔案夾中的感覺。只要這麼做，就不怕找不到東西，我可以保證，你在60秒之內，一定可以找到需要的東西。
「暫置文件」原則上一人以一箱為限（也可以是一個資料夾或檔案夾），箱子外頭寫上個人名字。
絕對不要把暫置文件放入自己的抽屜，因為這些文件是職場所有員工的共同財產，除了本人，如有必要，誰都可以打開箱子。只要這麼做，就算當事人不在，也不會為了找資料而讓辦公室亂成一團。
早上到了公司，從最靠近自己的保管架上，拿出自己的「暫置文件」放在自己的桌上，外出或下班時，再放回原位就可以了。如果要放入公事包裡帶著移動，就放入透明文件夾或檔案夾。只要這麼做，隨時隨地都可以工作。
如此一來，你就可以縮短工作時間，加快工作速度。
最下層抽屜，能力強的人怎麼使用？
個人辦公桌最下層的抽屜，通常都用來放置體積比較龐大的東西。原則上，我希望這個抽屜只收納工作上的參考資料及私人物品。
最下層的抽屜一般都可以豎立A4大小的文件，因此，這個抽屜用來歸納並保管工作上的文件、資料最有效率。
要把檔案夾、透明文件夾立放在抽屜裡並不容易，所以不妨使用「文件箱」並排文件。
最下層的大抽屜，大概從前面到後面，可以放四到五個文件箱，而且，文件箱的排列方式也是有訣竅的。
這個訣竅就是：不要把五個文件箱乖乖從前面排到後面，而是前後各一個，從左到右放三個。
將文件箱橫排的優點是，坐著就可以把文件拿出來。只要將椅子朝抽屜的方向轉，正面面對文件、資料，不需要將抽屜拉開到底就可以拿到需要的東西了。也就是說，文件箱這樣排列，收納或拿取文件都很方便。
要把資料放回去時，一定要放回原來的文件箱裡。靠自己最近的那個文件箱，請放使用頻率最高的文件。只要在這方面稍微下點工夫，就可以加快尋找文件的速度。
至於最難使用的抽屜深處，則可以收納難以割捨、想暫時保管的資料，或者是重要、卻很少使用的東西。
由上往下的第二層抽屜，可以放六個裝小東西的盒子（深21公分、寬10公分、高12公分）。盒子的大小正好可以放傳票、書籍（按：這個高度可以立著收納日本的文庫本，但無法立放臺灣常見尺寸的書籍）。這種小盒子除了方便拿取東西，也可以讓使用者有效運用收納空間。書籍請記得放在抽屜的正中間位置。
