根據跨國建築公司Gensler調查，友善的辦公環境設計不僅有助於提升33%員工幸福感，還能夠進一步提升員工的工作效率。觀察到這個趨勢，辦公室服務領域領導品牌–台灣理光(RICOH)–積極轉型，自2015年開始推動空間規劃顧問服務，協同合作夥伴，以人、科技與空間為核心，循序協助企業客戶打造辦公環境、優化辦公流程，同時大幅提升企業員工的生產力與創作力。
透視未來 高效企業營運的三大訣竅
行動裝置的普及、5G高速網路時代來臨，以及流程自動化(Robotic Process Automation；RPA)等人工智慧技術的成熟，大幅改變工作模式及企業營運型態，基於此台灣理光提倡”打造專屬辦公室(Build Your Own Office；BYOO)”的服務，協助企業打造未來智慧辦公室，進而達成數位轉型的目標。
該如何建置綠能、高效且安全的新世代辦公環境？
「只要掌握三個趨勢，就能以事半功倍之姿享受新世代辦公環境帶來的絕佳效益。」台灣理光常務董事許博惇表示，第一個趨勢是打造複合式辦公空間。他指出，因應行動辦公趨勢，企業對於開放式辦公環境的接受度越來越高，因為，該環境不僅能有效提升辦公室坪效，還能夠優化員工溝通效率，除此之外，也有不少企業會在辦公環境設立咖啡廳、圖書館、或交誼廳，以友善的辦公環境提升員工生產力。
「因應企業對複合式辦公環境的需求不斷上升，我們持續擴編專業顧問團隊，讓企業客戶享受絕無僅有的辦公體驗。」許博惇以某企業客戶案例說明：原先，這個企業客戶建置了22間會議室，但在台灣理光顧問團隊優化辦公流程；規劃辦公空間並導入資源管理解決方案後，大刀闊斧地將會議室數量縮減成14間，為其省下至少160萬(以20萬/一間會議室)的會議室建置成本，若進一步計算辦公室(會議室)租金與水電費用，省下的成本更為驚人。
第二個趨勢是透過新科技簡化辦公設備的管理成本，讓企業員工可以專注於核心業務。舉例來說，透過台灣理光主動式服務，可以確保事務機等辦公設備正常營運，讓企業員工不用花費時間處理事務機維修、補碳等工作。其次，還可以透過理光協同作業會議解決方案如互動式電子白板(Interactive Whiteboard)與雲端視訊會議服務等科技，協助企業客戶員工更有效率進行協同作業互動會議。許博惇更以理光推出的「EZ PLUS」服務為例說明，透過「EZ Masking」功能，員工只要動動手指就可以馬賽克處理掃描文件的機敏資料。
第三個趨勢是簡化數位文件的搜尋與存取方式。無庸置疑的，數位化文件與行動裝置的普及，確實降低了企業對文件列印的需求，但是卻帶動文件搜尋需求，有鑑於此，RICOH特別推出一系列有助於簡化數位化文件搜尋與存取的服務，例如推出「一鍵入雲(One Click to Cloud)」服務，將理光事務機處理的文件備存在資料庫，讓企業可以隨時隨地調閱歷史文件，加速協同效率；也透過文件流程服務 (Document Process Outsourcing, DPO) 協助客戶將紙本文件數位化並導入文管系統，透過數位轉型解決方案協助企業在營運流程也達到轉型。
「因應辦公環境變革，台灣理光除擴展服務範疇–從販售辦公室解決方案到辦公空間的整體規劃，更進一步將商業模式從商品販售轉換為體驗式行銷，讓企業客戶可以親臨台灣理光辦公室(Live Office)，體驗完美整合人、科技與空間的絕佳體驗。」許博惇如是說道。
以體驗式行銷出發 深化企業對新世代辦公環境的掌握
為讓大眾、企業客戶可以更直觀的感受全新的辦公體驗，台灣理光將於《2019未來商務展》展示以人為核心、結合科技與空間為概念的Live Office體驗，同時，還會以時間軸的方式演繹Live Office在不同辦公情境(時間)帶來的便利性與安全性。
「面對勢不可擋的新世代辦公需求，我們將持續不斷的透過體驗式、互動式行銷手法引領市場，協助企業客戶逐步優化辦公環境，大幅提升營運績效。」許博惇表示，台灣企業多將辦公室視作成本而非投資，但事實上，良善的辦公空間規劃與設備使用，不僅有助於吸引人才，還有可能協助企業創造、或衍生出全新的商業模式。
