多年來每次在企業內訓談到簡報，尤其圖表呈現時，大家最大的問題都在於面對一大堆的數據、表格，究竟要怎麼設計與呈現，才能夠讓聽眾更清楚？怎樣的數據要用長條圖、怎樣的數據又要用圓餅圖呢？甚至，有些人覺得這些傳統圖表都看膩了，透過新版簡報軟體，還有許多新穎的圖表，例如瀑布圖、放射環狀圖、矩形式樹狀結構圖等。殊不知當你在煩惱「該用什麼圖表、視覺呈現比較好」的同時，就已經陷入圖表設計的「假議題陷阱」當中了！這話怎麼說？我們先來看下面一個例子：
這是某公司在2012至2014年間營收情況的圖表（單位：億）。如果換成是你來說明，會如何修改設計？有些人第一時間就聯想到使用「折線圖」：
有人則會進一步地將年分整合在一起，設計成下圖：
這麼一來圖表看似較為簡化，好像不錯！但若是我轉換另一個問法：「如果這張簡報目的是要說明你進到公司後，從2012至2014年，帶領團隊為公司創造的績效，你會如何修改設計呢？」這時候我們再回頭來看看這幾張簡報，似乎就有些奇怪的地方。以折線圖來做為說明，如果這張簡報是要凸顯「績效」，你覺得如何呢？這時候注意力會放在哪邊？有沒有發現，我們很容易先去注意到「低陷」的部分，而不是去注意「上升」之處！
我有一個十分有趣的觀察，每次只要在課堂中轉換一個問法，當設計者意識到和自己有「十分重要的關聯」時，簡報圖表的設計往往就會有驚人的表現！ 問題從「2012至2014年公司營收的情況」變成「說明你進到公司後，從2012至2014年間，帶領團隊為公司創造的績效」，讓原本只是「公司的事情」變成了「和自己升遷有關」之後，再請學員重新設計，就會有下列的圖表產生：
以這張圖表來說一眼就能夠很明顯地看出「業績成長的績效」。以原來的折線圖而言，不僅沒有凸顯出「業績成長的績效」，還容易引導聽眾注意到下陷、缺失的地方。數據明明對自己有利，但是錯誤的設計，導致聽眾可能有不好的印象，而把重點擺在檢討為何該年度業績下滑。
這兩者之間最大的差異就在於「關聯度」，
簡報報告者／設計者在面對冰冷、無感的數字時，若能從「與自身相關」的角度出發，而不是從旁觀者立場看待這些數據與圖表，就越能夠站在聽眾觀點來思考問題。
拿到數據資料的當下，先思考若是主管、跨部門同仁，他們在意的會是什麼？當有這層「關聯」時，再開始去設計商業圖表，就能夠快速掌握到數據要如何呈現的重點。
商業圖表與數據的本質在於「溝通」，任何的圖表設計都是在幫助我們能更有效的和聽眾進行交流與對話。
如果我們在一開始沒有先想清楚「聽眾是誰」以及「聽眾想要的是什麼」，那麼就不容易掌握到溝通的重點。
這道理就像是我們在設計一個作品、產品時，要先思考用途為何、給什麼人用，以及希望使用的人有怎樣的感受，才開始著手設計，應該不會是先設計好一個作品，才開始寫「設計理念」。一個好的商業圖表設計，其背後最深層的思維模式就在於「關聯度」，當我們越能夠將商業圖表的冰冷數據和自己以及聽眾需求「關聯」時，數據將轉換為更有溫度，更能打動人心的「故事」！
責任編輯：陳建鈞
《數位時代》長期徵稿，針對時事科技議題，需要您的獨特觀點，歡迎各類專業人士來稿一起交流。投稿請寄edit@bnext.com.tw，文長至少800字，請附上個人100字內簡介，文章若採用將經編輯潤飾，如需改標會與您討論。
（觀點文章呈現多元意見，不代表《數位時代》的立場。）
