表格太完整反而失焦!善用熱區圖、甘特圖畫重點,兩招抓住觀眾眼球

2020.08.06 by
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表格太完整反而失焦!善用熱區圖、甘特圖畫重點,兩招抓住觀眾眼球
經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint
上台做簡報時,觀看者的注意力很有限,太多表格反而更失焦!只要有技巧性地修改表格,並活用甘特圖、熱區圖等圖表,就能輕鬆抓住觀眾眼球!

一旦簡報出現表格的樣子,觀眾會自動從左欄讀到右欄,從上列讀到下列,比較不同數值。然而,使用表格也有壞處,就是在簡報時,觀眾有時會太認真地看表格,反而沒有注意聽講者想講的重點。因此,非必要,簡報中盡量少用完整的表格。

PPT表格錯誤示範:框線過粗、顏色過於鮮明

若非得使用表格,務必注意框線的粗細,太粗反而會干擾閱讀,建議使用灰色框線。

超粗邊框,容易模糊焦點。
經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint

PPT表格較好的做法:熱區圖,凸顯想講的重點

另一種解法則是熱區圖(如圖2),在表格內加上顏色,以凸顯「年收入下降的季度與地區」。使用熱區圖手法,必須想清楚你要闡述的論點是什麼,才能發揮最佳效用。如果使用超過一種顏色,各種顏色代表的意義要另外列出。

善用熱區圖聚焦訊息。(圖2)
經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint

修改表格設計的3個步驟

如果想修改表格設計,操作的步驟如下。

經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint
  1. 點選你的表格資料。
  2. 找到「表格設計」索引標籤。
  3. 修改「網底」及「框線」。

進階:你可以用表格功能做到兩件事

放大重點

經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint
  1. 複製想放大的那一欄資料(B手機)。
  2. 在投影片空白處貼上複製的資料,將它等比拉
  3. 疊加到想放大的那一欄資料上方(原本的B手機欄)。
  4. 調整表格設計中的「網底」,將顏色改為亮黃色。
  5. 使用表格設計中的「效果」,增加立體陰影。

甘特圖

經理人特刊 第 33 期 搞定 PowerPoint
  1. 建立表格、輸入要安排時程的專案、橫跨的月份。
  2. 使用「表格設計」中繪製框線功能,選擇「虛線」重製同部門內的專案框線。
  3. 按照專案走期,在對應的儲存格使用「網底」,填入顏色。
  4. 同部門的專案以同一種網底顏色表示,可看出兩部門的區隔。

責任編輯:林芳如、錢玉紘

本文授權轉載自:經理人月刊

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