俗話說：「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。」這句話說明了時間的重要性。時間如流水，一去不復返。我們不光要訂定務實的計畫，付諸實際行動，還要利用自己可支配的時間，因為最後的行動成果都可見「單位時間」的運用效率。不會管理時間，什麼也「做不到」。
「番茄時間管理法」你用了嗎？
我不管走到哪，都會聽到很多人說自己「很忙」。「我很忙」這個詞在很多年前，儼然成為成功人士的標誌，更成為現代人的口頭禪。現在，人們工作和生活的節奏非常快，時間明顯不夠用，不管多麼努力，總感覺要處理的事情太多了，根本沒時間完成。於是，人們迷戀這種「很忙」的狀態，一旦覺得自己不忙，就好像被主流社會拋棄了。
誠如我有位客戶所說：「不知道從什麼時候開始，我怕自己閒下來。一閒下來，就會感到恐慌，彷彿有什麼該做的事沒去做，或是被這個喧鬧的世界給遺忘了。於是，我拚命加班找事做，以證明自己和別人一樣活得很精彩。」
在我看來，有這種「很忙」的感覺恰巧證明他不善於管理時間，是人生失敗的特徵之一。特別是現在很多年輕人普遍沒有時間觀念，因為剛步入社會，或剛進新公司，還在適應期，沒有調整計畫，也沒有一套屬於自己的時間管理辦法，就只好用「我很忙」來自我安慰。
我們現在的人際交流和獲取訊息的管道非常多，但是利用時間的效率卻相對低。史密斯形容說：「對現在的人們來說，即便是安心的把一件最簡單的事情做好，也是一件困難的事情。人們隨時會被身邊的訊息打斷，手機響了，郵件來了……許多意外因素分散了我們的注意力，將處理任何一件普通小事的時間都拉得很長。」你也會因此感到很無奈，不是嗎？現在問題的重點已經不是工作量的大小，而是時間的分配。我們無法懂得有效率的利用時間，就像所有精力都被時間預先支取了一樣。
在工作或學習的過程中，往往一開始，我們有些好的體驗，所以效率非常高；精力集中，興致頗高，而且鬥志高昂；對時間有強烈的急迫感，對方向有清晰的定位。但是時間越久，隨著內心乏味與精力鬆懈，你可能開始走神，興趣下降，工作效率也越來越低。
一位學員曾經說：「接受任務的前期就像初戀，但慢慢的我便進入了『七年之癢』。時間真是殺手，它殺死我對一切有意義事物的興趣。」
該如何提高工作效率，讓自己更能集中精神工作呢？這是人們非常關注的一個問題。換句話說：「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色？」在我看來，最簡單易行的時間管理方法，就是「切分時間」，像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法，從微觀角度分配和管理時間，發揮每個時間單元的效率，提升行動效能。
我們把一顆番茄視為一個工作週期，以每二十五分鐘為一個單位，稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內，我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當二十五分鐘結束時，讓自己休息幾分鐘，再進入新的「番茄時間」。依此循環，直到完成計畫內的工作。
具體操作的原則是：
‧ 每個番茄時間都是完整的，不許分割 ，不存在半個或一個半的番茄時間，我們必須嚴格遵守這個原則。
‧ 如果你在一個番茄時間內，做了與當前的工作無關的事情，那麼這個番茄時間便是無效的，也沒有任何意義 ，必須作廢重來，進入一個新的番茄時間。每當一個正在進行的番茄時間被破壞，你無法享受破壞的成果（去偷懶），這是對走神的懲罰。
‧ 番茄時間管理法只適用於工作 ，在生活上無法應用，即使強制應用於生活上，效果也不盡理想，因為生活中的事情存在太多可變性，不像工作有很強的規律可以遵循。
‧ 自己的番茄時間只適用於自己，無法與別人比較 。不同的工作，在運用中產生的效果也不盡相同；就算是工作相同，運用的方法不一樣，工作效率也會不同。所以，你不需要跟別人比較，因為這種對比不具任何意義。
‧ 利用番茄時間來管理時間和分配工作，使用的數量並不能決定任務的成敗，只是為了提高做事效率。所以，不要覺得有了這個方法，做任何事就一定會成功。記住：效率不等於效果。事實上，你只是獲得更高的效率，能充分發揮和利用時間，以達到時間管理的目的，這有助於你養成良好習慣。
‧ 最重要的一項原則，就是你一定要擁有一個適合的作息表，要符合作息規律，也是自己所喜歡的，這樣才能更合理安排時間，堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人，即使學會番茄時間管理法，也不會得到好效果。
有了這些原則，剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面，我們應該注意什麼？
** 第一、先做規畫。** 上班後（或早晨起來後）要做的第一件事情，就是規畫今天必須完成的任務 ，把想到和要做的工作列一張清單，寫在隨身攜帶的筆記上，或在電腦桌面上做一個醒目的表格。
第二、設定番茄時間長度。 根據工作規畫，設定你的「番茄時間」，用手機或鬧鐘就可以，設定二十五分鐘的倒數器，然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度，原則上二十五至三十分鐘為佳。
第三、休息時間。 在二十五分鐘後，放下手邊工作，休息一會兒。這是重要的時刻，你可以站起來伸個懶腰，眺望遠方，放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂五分鐘，以舒緩的曲子為佳。但是，不要利用這個機會打瞌睡。
第四、按順序進行。 訂下番茄時間後，就要按照規定不停工作，直到完成這個任務，然後把這項工作從清單裡槓掉，再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行，先處理緊急和重要的事項，再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。
第五、階段性工作。在進行四或五個番茄時間後（具體數量可自行決定，原則上不超出自己身體的承受力），就必須強制休息一個番茄時間，這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。
做「減法」的四個執行步驟
我們想要讓自己每一分一秒的思考重新變得更加高效，讓自己計畫清單中的重要工作可以真正執行，而不是被無用的思考拖累，就需要一個簡潔的步驟為思考做減法，縮短決策和計畫時間。
第一步：為自己準備思考筆記本
首先，建立一個「思考筆記本」，建議以「週」為單位進行統計，記錄每天二十四小時做了什麼計畫、如何思考和部署、如何完成，以及效果如何。我強烈建議，不要使用電子設備記錄的方式，而是使用原始的紙張記錄法，這有個好處：親筆寫在紙上反而會讓你留下深刻印象，並能提醒你這是件鄭重、嚴肅的事情。
這個筆記本的內容可以五花八門，任何事都可以記在上面。例如，幾點到幾點完成一件工作，經歷哪些思考的過程，遇到哪些問題？你如何理解和關注一則新聞，你為此瀏覽了哪些網站，參與多少討論？在這些繁瑣過程中，你學到了什麼？
我相信，不用多久時間，只要一個星期，就足以讓所有人驚訝於自己浪費時間的能力，發現自己在思考方面的複雜和無效程度。有學員就告訴我，他在這個筆記本上看到自己每週有三天以上的時間都在緊張的思考，想了許多事情，結果卻什麼都沒做成。他驚嘆：「我這才知道那些不知所蹤的時間，到底跑哪裡去了！」
第二步：找到最浪費時間的那些思考
完成筆記本後，一個核心問題就擺在我們面前：「 哪些『思考』是浪費時間和不必要的？ 」從自己依賴性最小的那件事情下手，不要猶豫，先把它槓掉。例如，你在臨睡前習慣抽一支菸嗎？我知道大部分「癮君子」都有這個習慣，他們認為此舉能讓自己更有效的思考很多事，因為香菸的刺激性能幫助大腦產生靈感，並且降低焦慮。但實際上，這是沒有意義的。如果抽完一支菸再去睡覺，便能決策你的人生大事，為何每天都在重複這個動作？類似的壞習慣是在用一種徒勞的意義欺騙大腦，這些都在刪減之列。
你也可以在筆記本上看到自己這星期花了多少時間玩手機：起床後和臨睡前都有半小時，那麼這段時間你在想什麼？如果把這一個小時用來處理別的事情，會有更好的安排嗎？堅持一星期不玩手機，把這個時間放到我們的「備用時間」中。然後，接著做後面的減法。例如，減少每天瀏覽網頁的次數，強制性設定網路瀏覽資訊的時間，例如：只有晚餐後五分鐘或去廁所的時間。
做減法就是在清掃思考的路障，追究無效思考的根源。史密斯說：「我們就像動物園裡的貓熊，閒下來後找不到真心想做的事情，但又不知道該如何打發時間，這種隱藏的無聊導致我們做任何事情都漫無目的，可是當真正重要的工作臨頭時，我們仍然用這種低效能的手段應對，不是在做減法，而是無意識在做加法，為麻煩增加新麻煩。」
舉個例子，當「做加法」的人弄丟提款卡後，他們第一時間做的事情，並不是打電話向銀行掛失，而是急忙到朋友圈發布一條消息博取同情。這便是許多人為自己的思考和行動額外增加的無效環節，而他們卻對此缺乏清醒的認知。
「做減法」就是讓自己重新看待平時的思考和行為模式，意識到是什麼阻礙了自己夢想成真。當我們從做減法中找到那些迫切要去完成、卻從未開始的重要計畫後，才能反省過去渾渾噩噩的行為，才有動力來制定簡化思考的計畫。
第三步：把最重要的事情放到最前面
當我們逐漸減去無用的環節時，一些重要的東西就會浮出水面。例如，我們應該開始做要緊的工作，而不是一起床就去刷朋友圈；我們應該第一時間回覆客戶的郵件，就昨天的問題進行溝通，而不是帶著問題去公司；我們應該立即為自己準備熱騰騰的早飯，而不是起床後花半小時挑選要穿的衣服。
有些事沒那麼要緊，就可以省略或放在後面。難道不是這樣嗎？在這一步，你要堅持、強硬的對自己說：「如果不能集中精力思考重要的計畫，我就必須關掉手機、電腦以及音樂播放器，我不能考慮任何其他事，特別是吃喝玩樂！」這時不要理會潛意識的乞求、協商和威脅，不要向它妥協，堅持先完成有較高價值的思考環節。
把「思考筆記本」和做完減法後的「瘦身筆記本」對比，跟著念一遍，為了高效行動，促使內心釋放新的暗示──「我不要給自己藉口！我要抓緊時間做正事！」
第四步：重複優化的步驟並且獎勵自己
「重複」是養成習慣的好方法。意志力再頑強的人，也很難在一開始就建立新習慣，尤其是當他對抗的是「滲入骨髓的懶惰」與「無聊而愉悅的思考」時；這兩種習慣屬於人的本能，伴隨我們的一生，過程中必然會遇到挫折和反覆。這時，你要掌握強大的武器：不斷重複，直到形成新的本能。
當頑強的意志力占上風，打敗懶惰與無聊的潛意識，完成一次重要的思考時，你可以適當的獎勵自己一次。例如，聽十分鐘音樂，允許什麼都不做的冥想五分鐘等，以放鬆精神。學會獎勵，也要能夠適當原諒偶爾的失誤，拒絕完美主義。當做減法的計畫遭遇意外或被突然而來的事件打斷時，不要有罪惡感。原諒計畫中的不完美，寬恕這些小挫折，這樣潛意識對新習慣的接受會更輕鬆。
這四個執行步驟非常簡單，每個人都可以順利理解它的內涵並且容易做到。本質上，它就像冬天時候從沒有暖氣的被窩中起床那樣輕鬆，完全取決於你的一念之間，還有是否能夠每天堅持下去。
如果有什麼秘訣，那就是「堅持」！只需要你願意動手去做，養成習慣。不去進行煩心的思考，不要總嘮叨「是不是少做一步」「是不是有什麼事情沒想到」。事實上，這個時代已經夠複雜了，簡單思考對我們來說是件幸運的事，更何況它能帶來高效的行動。
運用這四個步驟，找到自己真正渴望實施的計畫，想清楚需要做什麼，在內心必須有一種強烈的呼聲告訴自己，它是重要的，然後制定一個時間表，對未來的每個環節做一次資源配置，刪減所有不必要的環節，只留下那些不可或缺的東西。做完減法，再盡力一項一項改善，讓自己成為一個高效工作者。
本文摘自《為何我們總是想得太多，卻做得太少？》遠足文化出版
責任編輯：林美欣
