數數看，你得用多少種數位（溝通）工具，才能完成一整天工作？
不時檢查 Email 確認主管回覆，再到 LINE 或 Slack 上，詢問同事幾項工作內容，順便打開 trello 或 Airtable 等專案管理工具更新進度，最後急急忙忙上傳簡報到 Google 雲端硬碟後，就趕著出門拜訪客戶。
現代各種服務走向線上，就連職場各個環節與流程也不斷數位化，但這麼多工具，我們真的變得更有效率嗎？
專攻使用者體驗的尼爾森諾曼集團（Nielsen Norman Group）針對這個問題展開研究，發現不僅未能提高效率，公司內部使用大量數位工具時，反而替員工帶來認知負擔，他們經常不知道什麼場景要使用哪些工具，在不同工具間轉換也讓人煩躁。《Fast Company》則提到，尤其在疫情嚴重的地區，那些在家工作的上班族得更頻繁使用數位工具，75% 的人已經覺得自己 「數位超載」。
當工作者陷入數位超載時，不僅削弱工作效率與注意力，更可能引發工作倦怠、降低職場滿意度。 因此，當公司決定處理原本為了提高工作效率、卻徒增困擾的數位工具時，《Fast Company》分享了顧問公司 MLC Strategy Advisors 提供的 3 步驟解法：
1. 盤點現況
準備有所改變之前，最好還是攤開現有的工具，了解哪些對員工有用、哪些沒用，或團隊大部分合作和溝通，都發生哪個平台上，尤其現在不少工具都會在方案中，綁入員工很少使用的功能，趁這個機會大掃除，還可能節省下不少開支。
2. 獲取回饋
盤點結束之後，理想情況是團隊習慣或喜好的工具，與公司原本設定的方向一致，就能快速捨棄使用頻率低的工具。
但如果碰上公司原本設定 A 工具、員工們卻更偏好 B 工具的話，那便意謂著過去資訊傳達並不夠透明，只有少數人會在指定平台或服務上交流。建議找個時間與員工談談，為什麼其他工具會更有效率，也許那才是最好選擇。
3. 制定明確使用方式
基於前面步驟的整理和回饋，就能提供員工各項數位溝通工具的明確使用守則，幫助他們能在正確的時間與需求，使用正確的工具，公司也能制定在各別工具上有效的回覆方法，加快工作效率。像是 LINE上面適合快速同步進度，或處理簡單問題，但碰到大型難題時，最好整理為雲端文件並分享給相關團隊，確保大家擁有相同認知再開始處理。
當然，這套工具守則可以持續精進，尼爾森諾曼集團認為公司能採取類似績效考核的方法，替數位溝通工具設定觀察標準，像是每個月有多少討論、決定在上面發生，數量成長還是衰退，判斷其是否仍適合作為主要管道。
最後，不一定任何討論或溝通，都得發生在線上服務中，有時候直接敲定一場快速會議或打個電話，反而能更快釐清問題，《Bloomberg Law》就觀察到有公司制定了一項規則：如果某項議題得寫上超過兩封 Email 時，就請他們拿起電話先討論，減少來回信件所浪費的時間與心力。
資料來源／Fast Company、Nielsen Norman Group、Bloomberg Law
本文轉載自：經理人月刊
責任編輯：錢玉紘
