認同&效率,化作基因
認同&效率,化作基因
2003.07.15 |

仿傳統古厝造型的宜蘭縣政府行政大樓,樓高只有三層,露天中庭、藤蔓攀爬的天井、光影迴廊,再加上周邊大片綠地、大型雕塑作品,與一般公務大樓冷硬、威權的形象截然不同,但是在這幢集合創意設計、本土概念於一身的縣政中心工作的縣府團隊,是否仍像一般公務單位,有著行政效率不彰、甚至令人難以苟同的公務員老大心態?
事實上不然,在各項民間調查數據顯示,與其他地方政府相比,宜蘭縣民眾對於宜蘭地方建設、施政滿意度都是名列第一,民眾給予縣政團隊高度評價與肯定,並不是出自於對鄉親的袒護,而是真實反映了公部門為家園打拚的成績。

**憨憨做,明知難做也去做

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「在宜蘭當公務員是很辛苦的,」現任宜蘭縣長劉守成指出,宜蘭每年要舉辦至少4次大型活動,而且經費有限,所有的活動都由縣府自己承辦,再向外尋找資源,同時自己原本的業務也不能輕忽;現任體委會主任委員林德福在宜蘭縣文化局局長任內十年,常常接到部屬抱怨「活動太難做」,林德福便會向團隊分析,辦一個活動要讓80%的人抱怨很容易,但是如果要讓80%的人滿意就非常難,「不能因為難就不做,賦予使命感是很重要的」。
縣府團隊裡最年輕的主管(60年次),本身也是宜蘭人的工商發展投資策進會總幹事吳文平,形容自己的工作是「一通電話、到府服務」,帶著組員四處奔走跟廠商解說,吳文平說,「別的縣市招商,廠商往往是不請自來,但是宜蘭在資源分配上長期居於弱勢,我們只能憨做,做到好為止,」傳統的宜蘭精神從六年級生吳文平口中說出,敲破了對公務機關的刻板印象。

**快快做,喊口號不會出英雄

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各縣市政府都有厚重的「施政白皮書」,但是如何執行卻是一門學問,台大國企系教授湯明哲曾說,「執行力,大概是企業管理學最大的黑洞」。因此不少縣市政府將《執行力》一書視為提高施政效率的聖經。
但是對宜蘭縣府團隊而言,執行力是最基本的能力,所有大型活動都是要快速地集結大量的人力、物力、財力,在短時間內展現出最佳的效果,因此「這裡是打組織戰,沒有個人英雄,」現任文化局長陳登欽指出,以辦活動經驗豐富的文化局為例,每個人都具備辦活動的十八般武藝,但是必須彙整在一起,才能看到成果。
「加速產業發展」在宜蘭並不是施政口號,在中央與地方競賽的競爭效應下,宜蘭相對弱勢,因此為了搶得機先,工策會對廠商打出「土地變更,100天內做好」的保證,希望發揮團隊效率爭取商機。吳文平指出,當別的縣市還停留在資料不足、退件重跑流程的龜速做法時,宜蘭縣政府已放寬申請彈性,請各業務單位全力配合,將招商文件列管,以利追蹤工作進度,讓資料不足的廠商可以及時補件,大大縮短申請時間。

**硬硬做,堅持是為了下一代

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宜蘭人常給人「硬氣」(不妥協、不服輸)的印象,前任的宜蘭縣長、現任法務部長陳定南就是最典型的例子,而這樣的特質,也充分反映在宜蘭縣公權力的執行上。
頂著環保立縣的光環,宜蘭縣工業區的污水納管率幾乎是百分之百,「並不是宜蘭的法訂得比較嚴苛,只是執行得比較徹底。」環保局局長鄒燦陽指出,十年前,鄒燦陽還只是環保局技正的時候,為了要查清台化宜蘭廠(宜蘭當地最大的化工廠)私自排放廢水的源頭,親自「潛水」到下水道裡,仔細抽驗每個出水口,經查證屬實便開立最高罰鍰,「有好山好水不稀奇,要怎麼維持更重要,或許沒辦法更好,但是絕不能因為發展而惡化,」鄒燦陽語氣堅定地說,因此當北宜高速公路開工時,環保局便針對施工期間環保細節進行事前溝通,當承包商施工排放污水超過事前環評承諾,遭民眾檢舉時,環保局便依法行政,對國工局開罰。
此外,近年不少量販店業者看好北宜高開通後宜蘭的後續發展與消費潛力,紛紛想進駐卡位,但是劉守成卻認為,「大賣場進入會衝擊本地零售業者,蠶食現有的市場,在我們沒有十足把握的情況下,對於大型商業活動將採取漸進式發展。」這種先想規畫再看利益的思維,恐怕也和其他縣市極力發展商業活動的策略大不相同。

**好好做,上帝就在細節裡

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當外界對「宜蘭環境不錯」的稱讚愈來愈多時,對於縣府團隊而言其實是種壓力。
面對外界的肯定,劉守成認謙虛地認為,還是有許多細節要改進,他相信「上帝就在細節裡面」,「細節改進了才是真正的好,細節不改進,願景再好也沒用。」
「看得遠、做得多」,是宜蘭縣政府與其他縣市團隊最大的不同,不過外界對宜蘭還是有「強勢政府,弱勢民間」的批評;如何將縣政團隊的經營模式有效複製在各文化活動、社區營造甚至一般商業,讓我們在各種大型活動期間之外,也能看到宜蘭城鄉真正的活力,應該是「宜蘭經營學」重要的下一章吧。

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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延伸閱讀:
一天一AI PRO上線!6組專家工作流,讓ChatGPT、Claude不再每次從頭教

AI又唱反調?每月10分鐘做記憶健檢,4招讓ChatGPT、Claude認得現在的你

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