為何傳真機、印章都無法淘汰？日本「辦公室革命」頻頻受挫，數位化阻礙在哪裡？|數位時代 BusinessNext

在你往下閱讀本文之前，你知道下面這台機器的名字，以及它的功能嗎？

把握疫情機會，日本拚加速數位化

趁著COVID-19疫情帶來的遠距工作機會，從六月開始，日本行政改革擔當大臣河野太郎決定發起一場「 辦公室革命 」，希望到了月底除了少數特例，其餘中央部會都能停止使用傳真機，改以電子郵件作為主要的溝通工具。

沒想到，他的政策卻在近期遭遇了各部會的一連串反彈，聲稱日常辦公「不可能」沒有傳真機，而這波反彈聲浪也讓河野暫時放棄趁著疫情機會加速日本政府數位化的計畫。

談到自己廢除傳真機的看法時，河野指出， 傳真機是在COVID-19疫情期間讓民眾無法穩定遠距辦公的一大障礙 ，有些日本的員工即使已經開始在家工作，卻仍還是為了要收發傳真，只得再一次回到辦公室。

考量到日本近期不論是疫情，還是COVID-19疫苗接種情形都不甚理想，進辦公室無疑增加了民眾感染COVID-19的風險。

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敏感資料外洩疑慮，日本不能沒有傳真機

然而，許多反對廢除傳真機的人指出， 直接轉換成為以電子郵件為主的形式會讓敏感資料有外洩的風險 ，因此除非有「足以確保安全性的新系統」，否則不應輕易停止使用傳真機。除此之外，也有人以「擔憂通訊環境是否足夠完備」、「危機管理上需要確保維持多個通訊線路」等為由，拒絕停止使用傳真機。

英國《衛報》表示，目前日本的法院、警察等機關確實還會用傳真機來傳遞敏感資料，因此國內不乏有人擔心用電子郵件溝通會導致資安問題叢生。

而目前這起爭議也以日本政府的讓步暫且落幕，一名官員也告訴媒體：「雖然很多部會可能已經停止使用傳真機了，但我沒法自豪地聲稱我們擺脫了大部分的傳真機。」

完美契合手寫，老一輩不願改變

《傳真：傳真機的崛起與沒落》（Faxed: The Rise and Fall of the Fax Machine，暫譯）一書的作者庫珀史密斯（Jonathan Coopersmith）便指出，日本之所以沒法徹底擺脫傳真機，一方面是因為至今仍以手寫作為主要的書寫方式，偏偏「傳真機恰巧就是一項與手寫完美契合的科技」，而另一項原因則在於部分老一輩的日本人從未真正打算要使用電腦，很多小企業也不覺得必要，因此也從未投入電腦的懷抱中。

庫珀史密斯甚至表示，「日本政府可能得等到老一輩的日本人退休、去世」，才有可能達成拋棄傳真機的目標。

非首次出師不利！挑戰廢印鑑文化

事實上，這已經不是河野首次出師未捷。早在去年，他就曾試圖改革日本辦公室層層蓋章的「 印鑑文化 」。當時日本國內也有聲音力挺河野，表示這種層層蓋章的作法「很不必要」，且蓋章很常需要雙方面對面的互動，無形中也增加了彼此感染COVID-19的風險。

而真要說起來，去年試圖廢除印鑑文化的努力，其實也為今年廢除傳真機的政策埋下了遠因，因為在河野眼中，這兩者間有著密不可分的關係。

「為什麼我們需要把紙印出來呢？很多時候，僅僅是因為我們需要蓋章。」河野說道：「因此若能阻止用印的文化，自然而然就不再需要影印和傳真了。」

延伸閱讀：疫情強碰傳統文化！日本數位轉型最大障礙竟然是印章？

根據日本智庫日本總合研究所（Japan Research Institute）的統計， 在目前日本5萬5,000種涉及中央政府的行政程序中，只有約4,000種可以完全透過線上執行 。因此，一決定要改變印鑑文化，河野的辦公室也隨即鎖定1萬5,000種需要蓋印章的行政程序，希望最終能讓其中的99%不再需要層層蓋章。

然而，河野的努力雖然立意良好，可是出於部分日本議員及日本刻印業者的反對，成效並不理想。河野的態度也在與日本印鑑商協會的一次會面後軟化，表示自己「很喜歡印鑑文化」、也樂意推廣，但仍希望它能與日本的行政程序脫鉤。

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本文授權轉載自：地球圖輯隊

責任編輯：文潔琳、錢玉紘

一家連續十年營收 700 萬元的健身業者，如何在一年內將業績推升至 3,500 萬元，成長整整 5 倍？答案可能和多數人想的不一樣。

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AI 讓行銷變簡單，為何行銷公司反而更難做出成效？

雖然公司名稱裡有「行銷」兩個字，但無限創意行銷並非只從行銷工具出發，而是以顧問式行銷的角色，先理解企業經營問題，再決定應採取哪些行銷與營運解方。「我們不會一開始就告訴企業該採用哪些行銷策略，而是根據企業真的需求來提供適合解方」，無限創意行銷創辦人翁小五一語道出公司的獨特定位。

通常，企業在面對營收成長瓶頸時，第一個念頭就是做行銷，然而，翁小五從過往的工作與創業經驗中發現，限制企業營收成長的原因有很多，不一定與行銷有關，背後可能還有其他問題，若沒有釐清真正的問題所在，就急著投入廣告或其他行銷資源，很可能只是治標不治本。

基於這樣的觀察，無限創意行銷決定採取反向思考邏輯：先回到企業經營本身，找出造成「成長趨緩」的真正原因，再據此制定策略、優化營運流程，最後透過行銷放大企業優勢。當每一筆行銷投入都建立在更健康的企業體質與更精準的策略判斷之上，行銷才不只是「有做」，而是真正能為企業帶來成長。

這套「先找問題、再選工具」的服務模式，在生成式 AI 工具普及後，也成為拉開行銷成效差距的關鍵。

過去，行銷公司的價值建立在製作能力、投放技術與媒體資源；但當 AI 逐步降低文案、素材與分析的執行成本，單純提供「做內容、下廣告、做報表」的服務，差異化將快速縮小。此時真正考驗的，反而是行銷人的理解力和判斷力：能否看懂消費者真正需要什麼？能否找出限制企業營收成長的關鍵環節？而這正是無限創意行銷長期深耕企業經營現場、不斷透過數據與市場驗證所累積的核心能力。

AI 拆解營收黑洞，讓數據為企業成長導航

在無限創意行銷的顧問式服務流程中，數據是相當重要的依據。翁小五進一步說明，無限創意行銷的數據應用可以分為三個層次：從檢視行銷活動成效、拆解顧客旅程中的問題節點，再進一步延伸至年度營運規劃，讓企業不只知道「過去發生了什麼」，更能判斷「下一步該怎麼走」。

首先，是檢視行銷活動成效，其中最重要的原則在於，根據行銷目標去解讀數據。舉例來說，如果目標是增加首購顧客，除了檢視素材吸引力與點擊率，還要持續追蹤到站、詢問、成交、新客占比與首購成本；如果目標是擴大營收規模，則應進一步檢視回購率、客單價與顧客終身價值。

數據應用的第二層價值，是拆解從「廣告投入」到「營收產出」之間的過程，理解每一個節點的數據分別反映什麼問題，再針對問題逐一修正。

至於第三個層次，則是讓數據成為企業經營與資源配置的依據。無限創意行銷會從年度營收目標出發，結合產業特性、淡旺季變化與過往行銷成果，拆解每一季、每個月的業績任務，再將過去有效的策略放大、成效不佳的做法修正，據此安排下一年度的行銷資源與營運節奏。

不急著加碼廣告，從企業體質出發找出 5 倍成長解方

對無限創意行銷來說，數據是找出問題、配置資源與規劃成長路徑的關鍵，文章開頭提到的健身業者，正是此套方法論的最佳印證。當初，翁小五深入診斷後發現，這家企業真正的問題在於組織結構過度扁平，老闆長期忙於處理日常事務，難以專注在營運規劃；此外，組織缺乏真正負責營運管理的中階主管、教練流動過高導致學員缺乏安全感等，皆是影響回購率的因素。

因此，無限創意行銷先從組織架構著手，設立專責店長一職，並重新設計薪酬制度，藉此讓教練、店長與老闆皆可專注在自身工作上。之後，再透過前期廣告數據與顧客洞察，找出消費者選擇品牌的真正原因，並運用行銷活動與口碑經營持續放大。同時，翁小五也在過程中導入「全員銷售」概念，確保顧客在各個接觸點都享有一致的體驗，品牌才能逐步累積顧客信任。

最終，這家企業的營收一年就成長至 3,500 萬元，達到原先的 5 倍。這個案例也說明了無限創意行銷的方法論：行銷不是企業成長的起點，而是放大企業優勢的槓桿；企業體質愈健全，這支槓桿所能放大的成長效益也愈大。

從「會做」到「會判斷」，AI 時代，無限創意行銷正在重新定義行銷公司的價值

隨著 AI 能力越來越強大，下一代行銷公司的價值，不只是比誰更懂得運用 AI，而是行銷人的市場理解力與專業判斷力，知道 AI 產出的內容哪些值得留下、哪些應該捨棄，或是該如何持續修正，才能打造出能夠被消費者感受到的品牌體驗。

因此，無限創意行銷未來將積極建立團隊與 AI 協作的方法論，將過往的專案判斷、提問框架與數據檢核邏輯，轉化為 AI 協作流程。團隊在面對新專案時，不是直接要求 AI 給答案，而是先定義目標、限制條件與判斷標準，再去檢查 AI 產出是否符合商業情境。

對翁小五而言，AI 時代真正稀缺的，不是工具，而是定義問題、理解消費者與判斷品質的能力。未來無限創意行銷的競爭力，也不在於使用多少 AI，而是持續將人的品味、市場理解與產業 Know-how，透過 AI 放大，協助企業打造更精準的品牌體驗與更高品質的決策。