為何傳真機、印章都無法淘汰？日本「辦公室革命」頻頻受挫，數位化阻礙在哪裡？|數位時代 BusinessNext

在你往下閱讀本文之前，你知道下面這台機器的名字，以及它的功能嗎？

把握疫情機會，日本拚加速數位化

趁著COVID-19疫情帶來的遠距工作機會，從六月開始，日本行政改革擔當大臣河野太郎決定發起一場「 辦公室革命 」，希望到了月底除了少數特例，其餘中央部會都能停止使用傳真機，改以電子郵件作為主要的溝通工具。

沒想到，他的政策卻在近期遭遇了各部會的一連串反彈，聲稱日常辦公「不可能」沒有傳真機，而這波反彈聲浪也讓河野暫時放棄趁著疫情機會加速日本政府數位化的計畫。

談到自己廢除傳真機的看法時，河野指出， 傳真機是在COVID-19疫情期間讓民眾無法穩定遠距辦公的一大障礙 ，有些日本的員工即使已經開始在家工作，卻仍還是為了要收發傳真，只得再一次回到辦公室。

考量到日本近期不論是疫情，還是COVID-19疫苗接種情形都不甚理想，進辦公室無疑增加了民眾感染COVID-19的風險。

延伸閱讀：防疫宅在家，不能遠距辦公的製造、金融業怎麼辦？看日本有哪些應對措施

敏感資料外洩疑慮，日本不能沒有傳真機

然而，許多反對廢除傳真機的人指出， 直接轉換成為以電子郵件為主的形式會讓敏感資料有外洩的風險 ，因此除非有「足以確保安全性的新系統」，否則不應輕易停止使用傳真機。除此之外，也有人以「擔憂通訊環境是否足夠完備」、「危機管理上需要確保維持多個通訊線路」等為由，拒絕停止使用傳真機。

英國《衛報》表示，目前日本的法院、警察等機關確實還會用傳真機來傳遞敏感資料，因此國內不乏有人擔心用電子郵件溝通會導致資安問題叢生。

而目前這起爭議也以日本政府的讓步暫且落幕，一名官員也告訴媒體：「雖然很多部會可能已經停止使用傳真機了，但我沒法自豪地聲稱我們擺脫了大部分的傳真機。」

完美契合手寫，老一輩不願改變

《傳真：傳真機的崛起與沒落》（Faxed: The Rise and Fall of the Fax Machine，暫譯）一書的作者庫珀史密斯（Jonathan Coopersmith）便指出，日本之所以沒法徹底擺脫傳真機，一方面是因為至今仍以手寫作為主要的書寫方式，偏偏「傳真機恰巧就是一項與手寫完美契合的科技」，而另一項原因則在於部分老一輩的日本人從未真正打算要使用電腦，很多小企業也不覺得必要，因此也從未投入電腦的懷抱中。

庫珀史密斯甚至表示，「日本政府可能得等到老一輩的日本人退休、去世」，才有可能達成拋棄傳真機的目標。

非首次出師不利！挑戰廢印鑑文化

事實上，這已經不是河野首次出師未捷。早在去年，他就曾試圖改革日本辦公室層層蓋章的「 印鑑文化 」。當時日本國內也有聲音力挺河野，表示這種層層蓋章的作法「很不必要」，且蓋章很常需要雙方面對面的互動，無形中也增加了彼此感染COVID-19的風險。

而真要說起來，去年試圖廢除印鑑文化的努力，其實也為今年廢除傳真機的政策埋下了遠因，因為在河野眼中，這兩者間有著密不可分的關係。

「為什麼我們需要把紙印出來呢？很多時候，僅僅是因為我們需要蓋章。」河野說道：「因此若能阻止用印的文化，自然而然就不再需要影印和傳真了。」

延伸閱讀：疫情強碰傳統文化！日本數位轉型最大障礙竟然是印章？

根據日本智庫日本總合研究所（Japan Research Institute）的統計， 在目前日本5萬5,000種涉及中央政府的行政程序中，只有約4,000種可以完全透過線上執行 。因此，一決定要改變印鑑文化，河野的辦公室也隨即鎖定1萬5,000種需要蓋印章的行政程序，希望最終能讓其中的99%不再需要層層蓋章。

然而，河野的努力雖然立意良好，可是出於部分日本議員及日本刻印業者的反對，成效並不理想。河野的態度也在與日本印鑑商協會的一次會面後軟化，表示自己「很喜歡印鑑文化」、也樂意推廣，但仍希望它能與日本的行政程序脫鉤。

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本文授權轉載自：地球圖輯隊

責任編輯：文潔琳、錢玉紘

走進去的那一刻，就知道這裡不一樣

走進位於信義區核心地段的 T3CO 韻驊共享辦公室，首先映入眼簾的，是一座靜謐的生態魚缸。光影在空間中靜靜變化，讓人不自覺放慢步調，也讓原本緊湊的城市節奏，在這裡稍微緩了下來。再往內走，另一側設置了一座開放式生態魚缸，與辦公區自然銜接，成為場域中一處刻意保留的緩衝節點。人在這裡，可以短暫停下來，讓視線與思緒稍作停留，再回到工作的節奏之中。

在一個連每一坪都被精算為收益的產業裡，這樣的安排或許不以最大化營收為優先，卻也正是韻驊最關鍵的選擇——不是讓空間被填滿，而是讓人找到屬於自己的工作節奏。

「我不是在做辦公室生意。」
「我希望這裡是一個你可以待一整天都很舒服的地方。」
台驊控股集團創辦人顏益財說。

長年深耕國際物流、見證無數企業在全球市場競逐的他，很清楚一件事：企業的競爭，不只在市場端，很多時候，其實早就從每天工作的環境開始了。
在他看來，一家企業的運作節奏，往往從日常工作的場域開始被形塑——團隊是否能專注、是否容易協作，甚至能否長時間維持穩定狀態，都與所處的環境密切相關。

也因此，韻驊從一開始就沒有把自己侷限於共享辦公室，而是試圖打造一個能讓企業在日常運作中持續累積競爭力的工作平台。它不只是空間，而是一個被設計過的環境——讓人能專注、讓團隊能協作，也讓企業在看不見的地方，逐步拉開差距。

從固定成本到成長動力：共享辦公室如何構築企業「隱形競爭力」？

隨著遠距與混合辦公逐漸成為新常態，企業對辦公室的定義已悄然改變——它不只是工作場所，更逐漸成為影響企業競爭力的重要一環。

顏益財認為，一個舒適且具設計感的工作環境，有助於形塑專業且穩定的企業形象，不僅能提升客戶與合作夥伴的信賴感、加速合作促成，也能強化企業在人才市場中的吸引力與留任力。同時，良好的空間規劃亦能降低干擾、促進協作，讓團隊更容易進入專注狀態，進一步提升整體工作效能。

然而，若企業從零開始打造這樣的環境，往往需投入大量資金與時間成本。從空間取得、設計裝修，到網路建置與日常管理，對多數企業而言，都是一筆沉重負擔。共享辦公室原本應該解決這些問題——但多數業者仍停留在「提供空間」，而非真正「支援企業成長」。

不只是工作場域，而是推動企業成長的商務平台

看準這樣的轉變，台驊控股集團成立 T3CO 韻驊共享辦公室，從空間出發，進一步延伸為企業成長的平台。顏益財觀察，目前市場主要存在兩大缺口：一是空間設計過度追求坪效，導致環境壓迫；二是服務停留在場地租賃，缺乏對企業實際商務需求的整合與支援。

因此，韻驊重新定義共享辦公室的角色——不只是提供空間，而是支撐企業長期發展的營運平台。

「T3CO韻驊」這個名稱，本身就承載著這樣的定位。顏益財進一步說明，「T3CO」延續了台驊集團長期以來的核心精神，也就是 Trust、Total Solution 和 Technology；「韻」象徵旋律與生活美學，「驊」代表前進與創新的力量。三者結合，其實就是把物流產業中強調效率與整合的服務能力，延伸到企業的日常工作場域中，打造一個兼具效率、品質與舒適度的工作環境，協助企業在高壓競爭的商業環境中，依然能穩定前行。

核心訴求一：以使用體驗為前提，打造高質感空間

在空間規劃上，韻驊特別重視採光、視野與動線設計，維持整體環境的明亮與通透，降低長時間工作的壓迫感。

場域內設置兩座生態魚缸，一座位於入口，另一座為開放式設計，融入辦公區域之中，透過水族造景讓使用者在工作之餘能適時放鬆視線與節奏。

此外，空間亦規劃接待區、多功能會議室、電話亭、淋浴間、哺乳室與開放式水吧廚房等多元機能空間，滿足不同工作情境需求。在硬體設備上，全區配置人體工學椅、電動升降桌與個人收納邊櫃，並建置高速穩定的網路環境，確保長時間工作的舒適性與效率。
同時，韻驊也提供商業登記、信件收發與訪客接待等基礎商務服務，讓企業在進駐初期即可快速啟動營運。

核心訴求二：導入集團資源，打造企業孵化型平台

在高質感空間之上，韻驊進一步導入台驊控股集團的全球資源。
顏益財指出，台驊控股集團深耕倉儲物流領域多年，旗下涵蓋台驊國際物流、台空國際物流、聯宇達方物流、耀驊國際物流、賽澳遞物流與中產保理等子公司，提供橫跨陸、海、空的整合物流服務，協助企業從內銷配送到跨境出口，逐步串接全球市場。
不僅如此，集團至今已累積超過五萬家客戶，橫跨不同產業別。這些長期沉澱的商業連結，也讓韻驊具備更進一步的角色——在企業不同成長階段，提供相應的資源對接與合作機會。

「企業在不同階段所需要的資源不同，我們希望這個平台能讓它們更容易被連結起來，」顏益財說。透過這樣的整合，韻驊讓共享辦公室從單純的空間服務，升級為企業營運的支援平台。

一個正在形成的企業生態系

除了商務資源，韻驊亦整合集團資訊技術能力，提供穩定的 IT 基礎建設與網路管理支援，讓企業能在安全且高效的數位環境中運作。
當不同產業的團隊在同一個場域中互動，交流與合作也會自然發生。
這讓韻驊逐漸從一個空間，發展為一個具備連結能力的系統——一個正在形成的企業生態系。

從台北出發，連結更大的市場

隨著營運模式逐步成熟，韻驊也計畫將這套模式複製至海外市場。
對顏益財而言，這不只是據點的擴張，而是平台能力的延伸。
他的想像很直接：讓企業從進入這個空間的那一刻起，就更接近國際市場。

這不只是辦公室，而是一個起點

當辦公空間從成本轉變為能力，它所承載的意義也隨之改變。
韻驊所打造的，不只是工作場域，而是一個能陪伴企業從起步、成長，到邁向國際的長期夥伴。
在這裡，空間不只是讓你工作——
而是讓你，有機會走得更遠一點。