能幹的人回訊息就是快,沒秒回就被懷疑打混?4招掙脫「秒回恐懼症」枷鎖
能幹的人回訊息就是快,沒秒回就被懷疑打混?4招掙脫「秒回恐懼症」枷鎖

自從通訊軟體LINE 普及之後,「秒回」跟「已讀不回」已成為熱門話題。不立刻回訊息就會被說話,沒馬上回訊息就會被討厭,已讀不回代表漠不關心等,這些負面溝通的齟齬也造成相當大的問題。

之前我都覺得這是年輕人的話題,反正事不關己,當初也沒想太多。但事到如今不能再置身事外,只是我用的不是LINE,而是商務聊天軟體Slack。

Slack 自2013年推出後在全球迅速竄紅,是款使用者不斷攀升的通訊軟體。最初的主要使用者都是工程師,後來逐漸拓展到一般商業使用。

秒回不等於工作能力強

曾經自認與通訊軟體無緣的我,現在不管跟研究室的成員、研究所學生、準備畢業研究的大學部學生,都是靠它來完成溝通。一般交換訊息或聊天,還有關於Word 或Excel 檔案互傳,Slack都比LINE(至少對像我這種中年人來說)要便利許多。

設想看看,如果這些訊息全用電子郵件往返,信件量不知道有多龐大。電子郵件對現在年輕學子來說是個有點雞肋的工具,因為他們很少讀信,回信速度也慢,但他們Slack 倒是回得跟LINE 一樣快,這倒是個耐人尋味的現象。

不過,方便的Slack 也有令人頭痛的問題。第一個就是「馬上回訊息」,這個問題不只Slack 有,LINE 也一樣。這些通訊軟體的回覆方式比電子郵件快,所以「秒回」是很基本的事。我自己也會習慣儘快回覆訊息,有時對方回得晚一點我就很焦慮,擔心對方「到底讀訊息了沒……」。

訊息回得快容易給人工作能力好、有心做事的印象。時至今日,「能幹的人回訊息就是快!」這種重視速度勝於內容的意識依舊根深柢固。

然而最近我深切感受到「秒回訊息」的缺點。例如當我正忙著某項工作時,Slack 的通知提醒也同時響起,雖然想說可以晚一點再回,但又擔心「等一下忘了回怎麼辦」,最後只好暫時放下工作先回覆訊息。就算只是來回幾個訊息,工作進度也被影響了,幾乎每次都得重新「熱機」才能銜接回來。

有人會說「我是電子郵件派的,沒差啦!」,但要注意馬上回信跟往返太多次的電子郵件也會令人精疲力竭。

加拿大英屬哥倫比亞大學的研究發現,如果將可能導致多工任務的電子郵件信箱,每天的檢查次數限制在三次以內,不但能緩和日常的緊張跟壓力,還能提高幸福感。研究小組也發現,沒有限制郵件檢查次數的受試者壓力不僅大,生產力跟幸福度也直線下降。會被回覆速度追著跑的可不只社群網站或商務聊天,電子郵件也是,這些都對心理健康沒有好處。

收到訊息一定要馬上回,訊息沒回就焦慮的「秒回強迫症」是注意力渙散的主因,結果往往造成工作效率低落。

逃出秒回地獄

話說回來,要是沒有這些通訊軟體,社會活動也很難成立。線上工作越來越普遍的狀況下,通訊軟體的存在只會越來越重要,學會妥善運用這些工具或許能幫大家減少壓力。雖然狀況因人而異,我自己的因應對策如下:

  1. 尋找「等等再回」貼圖

Slack 有「新增自訂表情符號」功能,可以製作像LINE 的貼圖。利用這項功能自製常用的貼圖,例如「謝謝」或「我先回去了」等都很實用。

  1. 希望對方儘早回覆,就加上標注

沒有特別標註人的貼文,群組成員有時看了也只會保持觀望放著不回。就跟電子郵件署名給「所有人」詢問某件事,但所有人都在等其他人回應是同樣的道理。善用「@」功能,明確標注有促使對方加快回覆的心理效果。

  1. 共享「不求秒回」的文化

另一個我認為很重要的關鍵是,消除不馬上回覆訊息對方就會生氣、沒辦法工作或是被酸的「秒回壓力」。跟群組成員分享傳送訊息的原則,例如希望早一點獲得回覆就先講清楚,沒特別說明的都可以慢慢來等。

  1. 對重複的問題保持耐心,不要責怪

但有時候真的會忘記回覆訊息。我就常發生對方上傳檔案給我,等到要下載時卻忘記檔案放在哪裡或是已經過期,老是得重複詢問對方。我覺得最好建立一個能隨時開口「之前檔案放哪啦?」、「這個問題我回答過了嗎?」沒有壓力,相互提醒確認的關係。

如果我發現自己開始對學生感到不耐,我會儘可能提醒自己多點耐心。因為說不定學生也正為了我忘記回覆訊息而困擾呢!

本文授權轉載自《數位過勞:睡眠專科醫師的56個休息提案,修復online/offline切換倦怠》,作者:西多昌規,三采出版

責任編輯:張庭銉

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AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力

過去談外貿競爭力,企業多半聚焦在產品品質、價格優勢與業務能力,但在 AI 新世代,外貿經營模式開始改變,從搜尋供應商、產品比價,到詢價與下單,越來越多流程倚靠 AI 優化與處理,企業若無法善用 AI 工具,接單效率跟市場競爭力都將逐漸落後。

在這樣的趨勢下,全球 B2B 跨境電商平台 Alibaba.com 持續以 AI 強化平台能力,並透過在地團隊與服務體系,協助台灣中小企業提升跨境營運效率與訂單轉換率,同時,每年皆舉辦「跨境電商達人賽」,今年遴選出 10 家台灣代表企業,展示 AI 如何協助企業提升外貿接單能力並拓展海外市場。

例如,深耕五金泵浦領域 40 餘年、積極將產品服務延伸至消防系統與節能設備的偉盛豐貿易,便透過 Alibaba.com 與 AI 生意助手自動回覆海外買家的 RFQ 詢盤,突破時差限制,讓接單流程更加即時,成功將市場拓展至美國、義大利與新加坡等地。

解決客戶痛點,Alibaba.com 以 AI 外貿金三角助台灣企業提升跨境接單力

受到貿易戰與地緣政治影響,全球貿易環境的不確定性大幅提升,過度依賴單一市場已成為潛在風險,越來越多企業透過提供多元產品與布局多元市場確保營運韌性、台灣中小企業也不例外。只不過,受到開發新市場成本高昂、優秀外貿人才逐漸流向半導體與科技產業等因素影響,中小企業面臨諸多挑戰。

為協助企業解決這些痛點,Alibaba.com 台灣總經理廖羿琦表示:「Alibaba.com 不只提供『一站通全球』平台,也透過一系列 AI 與數據工具,幫助台灣賣家更有效率地將產品銷往歐美與東南亞市場,讓 MIT 產品被更多全球買家看見。」

廖羿琦進一步指出,跨境電商從店鋪開設、商品上架、產品描述、回覆買家需求,到成交後的金流與物流,每個環節都影響接單效率,因此,Alibaba.com 提出 AI 外貿金三角策略,協助台灣中小企業系統化提升跨境接單能力:

首先,是透過 Alibaba.com 的一站式外貿平台,連結全球超過 190多個國家和地區、超過5000 萬活躍買家,並提供 AI 工具協助商家提升營運效率。例如,AI 生意助手可協助分析不同市場熱銷商品,提供商品標題與關鍵字建議,甚至生成產品場景圖與影片,提高商品在全球市場的曝光度。

其次,透過 OKKI CRM 協助台灣商家深入理解與客戶的互動關係與需求變化,進而精準地預測客戶需求,挖掘潛在商機。

最後,透過 OKKI AiReach 協助企業從被動接單轉為主動開發客戶。廖羿琦指出:「企業可以透過 AiReach 盤點產業上下游的關聯圖譜與企業關係,讓商家透過更精準的 eDM 與客戶接觸,進一步提升陌生開發的轉換率與成交率。」

值得特別一提的是,除了平台工具,Alibaba.com 也持續強化與企業社群的連結。例如在台灣北、中、南設立六個商圈,透過交流活動讓商家分享跨境經驗與市場洞察,同時也有專職團隊協助企業導入平台與 AI 工具,加速跨境電商的營運成長。

#0 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
Alibaba.com 台灣總經理 廖羿琦
圖/ 數位時代

高效佈局,偉盛豐貿易以 Alibaba.com 成功擴展外貿市場

偉盛豐貿易長期深耕泵用閥件與 DC 循環扇市場,隨著第二代接班,公司也開始面臨新的經營課題:疫情衝擊全球供應鏈、台灣內銷市場逐漸飽和,加上通膨、貿易戰與地緣政治等因素,使企業必須重新思考成長動能。

為尋找新的營收來源,偉盛豐貿易王珮馨決定積極布局外貿市場,目標是直接與海外企業客戶建立合作關係,進一步掌握市場需求與訂單結構。

偉盛豐貿易一開始是透過參加國際展會拓展海外市場,但成本高、效益有限。「直到加入 Alibaba.com 後,才真正打開跨境市場。」王珮馨表示,短短一年的時間,偉盛豐貿易與來自美國、義大利與新加坡等六個國家的客戶建立合作關係,甚至在產品單價高於同業約七倍的情況下,仍成功拿下義大利與美國的貨櫃訂單。

背後的關鍵之一,是 Alibaba.com 提供的 AI 生意助手。她表示:「將產品知識庫與技術資料導入 AI 生意助手後,系統便能依照產品規格與應用場景,自動回覆海外買家的 RFQ 詢盤,就算我在休息的時候,AI 仍在替公司接單,而且是用客戶熟悉的語言回覆,等到我隔天上班後再接手處理客戶的進階問題,整體接單效率大幅提升。」

例如,面對美國芝加哥並重視ESG議題的客戶詢問:為何偉盛豐提供的 2.9W DC 循環扇售價高達 156 美元、幾乎是市售產品的七倍,王珮馨的做法是先查詢芝加哥的電價資料,再透過 AI 生意助手生成產品應用場景圖與競品耗電分析表,從「整體持有成本(TCO)」角度說明產品節能優勢,成功說服客戶,取得40呎貨櫃訂單。

王珮馨說:「至於來自義大利的食品加工廠客戶,也是因為 AI 生意助手即時回覆產品規格,了解我們提供的泵浦閥門可在不更動既有設備管線的情況下直接替換使用,因此決定採用該產品並建立長期合作。」對偉盛豐而言,AI 生意助手不只是平台工具,更像是全天候運作的「跨境電商店長」,不僅降低外貿經營門檻,也有益於偉盛豐貿易將隱形冠軍產品推向全球市場。

#0 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
偉盛豐貿易 王珮馨
圖/ 數位時代

善用 AI 工具,加樂實業以 Alibaba.com 維運 70% 外貿營收

深耕建築五金市場的加樂實業,也高度肯定 Alibaba.com 在其拓展全球市場過程中的重要角色。加樂實業總經理王拓白表示,公司早在 19 年前便開始使用 Alibaba.com,隨著 Alibaba.com 台灣在地團隊成立,不僅協助加樂實業更有效掌握平台功能,也透過多元課程與培訓活動協助提升跨境電商經營能力,讓公司能以更有效率的方式推動外貿業務,同時將管理工作負擔降低約 50%,員工流動率也減少約 20%。

王拓白指出,加樂實業長期以外貿市場為主要營收來源。過去公司主要透過參加國際展會拓展客戶,一場展覽平均可取得近 70-100 個潛在客戶名單;但在加入 Alibaba.com 後,每月至少能收到超過 350 筆客戶詢問,不僅大幅提升商機來源,也成功培養出年貢獻「億元級」營收的客戶,並將業務版圖拓展至《財富》500 大企業與全球安防領先品牌。

舉例來說,2016 年,加樂實業透過 Alibaba.com 接觸到一名來自澳洲的客戶,最初訂單僅 50 件產品,但在長期合作與信任累積下,訂單量逐年增加,如今已成為公司最大客戶之一,單一客戶一年貢獻營收突破億元。

隨著跨境電商經營的逐漸成熟,加樂實業的外貿結構也出現顯著轉變:過去外貿營收幾乎 100% 來自展會客戶,如今已有高達 70% 的外貿營收來自 Alibaba.com,顯示平台已成為加樂實業拓展全球市場的重要管道。

雙方長期建立的合作默契與信任,也讓加樂實業得以率先導入 Alibaba.com 的 AI 工具並取得實際成效。王拓白以 OKKI CRM 為例說明:「曾有一位合作長達 15 年的客戶訂單突然下滑,我們透過客戶數據分析發現對方開始向其他供應商採購,進一步拜訪後才了解,客戶因為更換經營團隊,產品策略從高階市場轉向平價市場,我們隨即調整產品規格與報價策略,逐步把訂單爭取回來。」

#2 AI 改寫外貿規則!Alibaba.com 用 AI 助台灣中小企業提升跨境獲客力
加樂實業總經理 王拓白
圖/ 數位時代

此外,加樂實業也透過 OKKI AiReach 進行自動化商機開發:只需輸入相關條件,系統便能自動搜尋並篩選潛在客戶名單,在一個月內,挖掘出 748 名潛在客戶並自動發送產品資訊,成功與俄羅斯、美國、杜拜與澳洲等市場的 5 家企業展開合作洽談。

「AiReach 挖掘出的客戶輪廓相當精準,是我們鎖定的進口商與品牌商,因此能大幅提升陌生開發的效率與成交率。」王拓白表示,Alibaba.com 與 AI 工具不僅讓團隊成員可以高效完成跨境電商營運、深入了解市場與客戶動態,更重要的是,可以化被動為主動的布局全球市場,未來將持續深化應用雙方合作與平台工具應用。

偉盛豐貿易跟加樂實業不是特殊案例,Alibaba.com 除持續優化產品服務,更積極協助台灣中小企業跨越全球外貿市場布局門檻,讓其可以更便利且精準的方式提升外貿接單力,創造生態夥伴的共贏。

Alibaba.com

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Spotify: https://open.spotify.com/show/7IJmBg9V8hjsjxyFPRxmDI?si=66gqnCx2TqiQ91fSWoUqyQ

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