無止盡的會議，就像是紮了根的植物，在行事曆上蔓延，是不少升上主管的工作者，第一個面臨的改變。如同《哈佛商業評論》的調查，65%高階主管認為會議是他們無法完成工作的原因，更有超過7成受訪者，指出會議效率極度低下。開太多會，是許多管理者的心頭大患。
麥肯錫顧問公司（McKinsey & Company）同樣發現，80％ 高階經理人都想調整會議結構與方式。而提高會議效率的有效方式，首先是區分出「會議目的」，再分別對症下藥：
會議目的 1：制定決策
麥肯錫指出，許多時候團隊會陷入「議而不決」的困境，主要原因是決策權不夠清晰，導致耗費過多時間討論、發表想法，最後整場會議焦點發散，卻沒辦法從中取得共識或制定下一步行動。
事實上，並非每一位參與夥伴，都適合獲得決定權，一場有效的決策會議，麥肯錫建議採用 「DARE」模型 ，分配不同角色：決策者（Deciders）、建議者（Advisers，整理資訊、形塑提案，擁有發言權）、推薦者（Recommenders，針對擁有的提案闡述利弊，驅動前兩者挑選特定方案）和執行者（Executers，不會提供意見，但可提出落地時的預想問題）。當明確定義誰握有拍板定案的權力，其他人則分屬哪些定位時，就能加速整體流程。
會議目的 2：解決方案發想
另一種常見的會議目標，是與團隊共同思考新點子，或尋覓能改善現狀、強化競爭力的方式。這類型會議想成功，得破除組織內微管理或官僚主義等領導階層的惡習，否則從員工角度來看，即使取得共識，他們仍然不被相信、執行上綁手綁腳。
所以主管能否授權，正是提高創意發想會議效率的關鍵。 以知名電器製造商海爾（Haier）為例，他們重整組織為上千個「自主經營事業體」，每間單位都只有10~15人不等，並授權這些團隊面對客戶之後，能因應其需求直接給予解決方案。
主管此時的職責，不再只是緊密追蹤每個人的進度、處理各種執行面難題，角色更像教練：給予指導、規範，不是告訴部屬要做什麼。 這麼做的好處，是主管可站在更高角度，看到未來要走的方向，團隊也會更敢於跳脫框架，快速找出和落實面對市場的答案。
會議目的 3：資訊交流
最後一種會議目的，是共享團隊之間或跨部門的訊息。此類會議最常讓人感到疲乏，原因是大多為「單項接收」，或僅止於交換資訊而已，不一定能產出決策或解決方案。
許多企業便意識到，不必再花費時間於這種目的的交流，Netflix 近期嚴格控管了開會時間，縮短到30分鐘以內，且禁止單方面布達、傳遞資訊，就算是需要交流，應事先提供素材，現場便不用再報告，直接進入問答環節。
軟體公司 Zapier 也實施類似方案，根據《CNBC》報導，他們過去經常採取「站立會議」，團隊成員互相報告做了什麼、完成哪些事項，但後來決定取消，直接靠通訊軟體裡的聊天機器人，以文字方式同步進度，更加簡化資訊共享的流程。假設需要他人協助、在通訊軟體上還無法解決時，才「值得」他們花時間舉行會議。
面對資訊交流冗長、無效率的痛點，更直接的作法是讓團隊了解，會議時間為非常珍貴的資源。包括 Spotify、日本微軟等企業，都祭出「無會議日」，提供員工能專注的時刻，並提醒每一個人：其實採用非會議的形式溝通，也能達成交流目的。
資料來源：Harvard Business Review、McKinsey & Company、CNBC
延伸閱讀：
大離職潮來襲：出現 8 個跡象，代表你該換跑道了！就算薪水再高也是
你是「領袖潛力股」嗎？面試 5000 人後，我發現好主管都有幾項特質
本文授權轉載自：經理人月刊
責任編輯：傅珮晴、錢玉紘
