會議是讓與會者廣抒己見，發想創意的重要時刻，然而許多會議往往開得很沒有效率，徒然浪費時間與金錢。
如何能讓會議更加有效率，以下是幾個知名企業家與專家都一致同意的要點，特別是已故的蘋果共同創辦人賈伯斯（Steve Jobs）更是以致力讓會議更有效率知名，以下是他的3點原則。
會議人數需有所限制
如果會議參與人數過多，恐淪為大拜拜，最終讓會議成效不彰。與會人數多意味著更多的中斷、噪音，也讓參與者彼此間減少溝通，增加誤解的機率。
這也是賈伯斯公開告訴白宮官員，他不願參與歐巴馬總統會議邀約的原因，因為與會名單真的太長。
亞馬遜創辦人貝佐斯（Jeff Bezos）也表示，如果太多人參與會議，會議的成效將堪慮。他甚至提出「兩塊披薩原則」，意即如果兩塊披薩沒辦法讓與會者果腹，那麼會議人數顯然就過多了！貝佐斯相信與會人數少，會議進程將會比較順利，同時減少人多嘴雜，意見不同的機率。
電動車龍頭特斯拉執行長馬斯克（Elon Musk）也是小會議的支持者，他認為除非確定參與者能貢獻想法，否則沒必要參加。他更則鼓勵沒辦法貢獻想法的與會成員能逕自離席，「離座並不無禮，最無禮的是開會卻無法提出想法。」
會議主題明確：討論重點勿超過三項
為提高與會者的專注力，會議主題應以不超過三項為原則，否則過多的議題容易使會議失焦，更糟的是讓與會者分心討論不重要的小事，而忽略最重要的議題。
而在一場會議中傳遞過量資訊，對於一般人而言是難以記憶的。根據英國心理學家布萊克本（J. Blackburn）與林格倫（EJ Lindgren）針對劍橋心理學學會（Cambridge Psychological Society）一場會議的研究，與會者在兩周後平均只記得會議討論要點的8.4%，42%的記憶更已面目全非，很多與會者記得的重點根本在該會議上完全未曾提及，或其實來自其他會議。
一場會議重點一定要清楚明暸，且事先佈達給所有參與者，以便他們能夠有所準備，能在會上貢獻自身的觀點，更避免會議失焦岔題。
在貝佐斯的建議下，亞馬遜開會不再使用Power Point簡報，而由簡報者將會議重點以6頁的備忘錄事先發送給與會者，會議後再由與會者分別對備忘錄就發表意見進行改寫，分享彼此意見。
QualCare Alliance Network 執行長卡提諾（Annette Catino）表示，「一場會議最重要的是清楚的主題，沒有清楚的主題我就不會進會議室，因為如果不知道會議開會的原因，就沒有開會的必要！」
會議簡短扼要：不要超過30分鐘
臉書母公司Meta的營運長雪柔．桑德柏格（Sheryl Sandberg）則以會議簡短有力聞名，常常一場預計1個小時的會議，只要她認為所有主題都討論完，可以在10分鐘內就結束會議。
賈伯斯相信簡短會議比冗長會議經常更有效率，因為當會議一拖長，與會者的專注力將會直線下降。
資料來源：Business Insider、Thrive Global、Yahoo! News
本文授權轉載自：經理人月刊
責任編輯：傅珮晴、侯品如
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