如果沒有時間約束，我可能會在各種事情上不斷變換思路，我想同時學習很多東西，但實際上卻收效甚微。─法蘭西斯科．西里洛（Francesco Cirillo）*
有個人開車來到加油站，停在全套服務區。三名工作人員快速迎了上來，第一位幫他洗車，第二位替他檢查機油，第三位給輪胎充氣。他們俐落地做完工作後，車主給了美金10塊錢小費，就把車開走了。
兩分鐘後，車主將車開回來，這三個人又迎上來。車主說：「不好意思，我想知道為什麼你們沒有幫我的車加油？」三人面面相覷，原來他們匆忙之中，忘記最重要的事─加油。
在工作中，你是否會忙碌得忘記某些事情，甚至是重要的事情？你是否會給每項工作預留時間，並在這一段時間裡，專心地做這件事？如果你想成為職場的高效能人士，就必須認真面對這個問題，否則，只會越忙越累，越忙越沒有效率。
某公司有一名很上進的年輕員工，在休假期間，努力自學準備證照考試；另外還參加了一個籃球俱樂部，固定在周末和其他成員一起練球；同時又交了女朋友，常要抽空和她約會。同一時間面對多項重要的事情，年輕人經常忙得不可開交。上班時間，他偷偷用通訊軟體和女朋友聊天，有時還會打電話，這直接影響了工作效率，讓老闆很不滿。
下班後，他和女朋友約會，卻不時在手機群組裡和籃球俱樂部的隊友閒扯，這又影響到他的約會品質，令女朋友非常不滿意。她曾多次勸告他，約會的時候別被其他事情干擾，否則，就改天再約。可是，他對此不以為然，讓女朋友為之氣結，感情出現裂痕。
晚上自我進修時，他又惦記著女朋友，三不五時獻幾句殷勤，學習的過程頻頻被打斷。
就這樣，年輕人在幾件事情中屢屢分心，注意力難以集中，結果是沒有一件做得好。
後來，朋友提醒他：「這樣下去是不行的，到時候什麼都做不成！我建議你在一個時段只做一件事，心無旁鶩不受干擾。」年輕人接受朋友的建議，將時間重新規畫後告訴女朋友，且得到她的支持。這個規畫是：
▲每天的上班時間，不准聊通訊軟體、發簡訊、打電話。要全心投入工作，盡最大努力創造好的業績。
▲下班後至晚上八點，屬於和女朋友及家人的交流時間，可以通電話，也可以短暫地見個面。八點至十點半為自學時間。十點半至上床睡覺之前，為和女朋友的談情說愛時間。
▲周休二日留出半天時間（一個上午或下午）去運動，無論是打籃球、跑步，都能放鬆身心。
▲周休二日再抽出半天時間陪伴女朋友或家人，或逛街，或購物，或去看電影，或喝咖啡，這些活動必須保證在半天之內結束。
▲周休二日剩下的兩個半天用來學習，這段期間不接電話、不看簡訊，以免受影響。
有了這個規畫之後，年輕人知道在什麼時間應該做什麼事。他真的按照計畫嚴格執行，而且堅持了兩年，最後愛情、事業、學業全壘打。
在欽佩他的堅持和執行力之餘，你有必要注意：如果同一時段面對的事情太多，難以預留專門時間，則可根據事情的重要程度，有所取捨。比如，上面的例子中，學習、工作、戀愛這三件事都很重要，無法取捨，但是練球可以暫時放下，以便有更多時間來做其他事情。當然，實際情況要看個人的意願和應對能力。
在高效能人士看來，工作效率等於（生活加目標）減去干擾，「生活加目標」即平衡好工作與生活，在此前提下，工作時要盡可能排除干擾，以提高單位時間的效率。為此，應該做到以下幾點：
1.找出最重要的工作目標
工作目標應該是具體的，而不是籠統、模糊的。 你在同一時間要做的事情可能很多，對於這些工作，應該按照輕重緩急排列順序，把最重要的放在首位，這一點前面我們多次談到，這裡不再贅述。
2.找出最佳時段，並安排到各項工作中
最佳時段有兩種含義：
一、不受干擾的時段
在這個世界上，很少有人喜歡在受干擾的環境下工作，如果有人反而能取得更高的工作效率，可說是曠世奇才。對於絕大多數上班族來說，找出自己不受干擾的時段很重要，因為可以把最重要的工作安排在這個時段，並保證高品質完成任務。
某名員工有個習慣，每天上班都會提前一個小時來到公司，因為在這一段不受干擾的時間，他能完成每天最重要的工作。有時候一個小時無法完成，他甚至會提前兩個小時。
透過這種方式，他每天在9點正式上班前，已經圓滿完成最重要的工作。這使他輕鬆許多，剩下的時間可以做其他的事情，因此他的業績蒸蒸日上，獎金也源源不斷。
二、高效的時段
就像記憶黃金時段一樣，每個人都有自己的高效工作時段。有些人在清晨，有些人在深夜。如果你能找到自己的高效工作時段，並且把最重要的工作安排在這段時間，那麼就能取得高品質的執行效果。
3.先安排最重要的工作，再安排其他的事務
最重要的工作安排好時段之後，剩下的工作也需逐一排入。10點到11點應該做什麼？11點到12點應該做什麼？這些都必須了然於胸。
即便每天只有一件事要完成，也可以把這件事分割成許多塊，以一小時為單位，安插到一天的工作時間內。這樣每完成一小塊工作，就會覺得離這一天的目標更近一步，而獲得一些成就感，這種感覺會促使你更積極地去工作。
練習〉番茄時鐘工作法
【原則】：
- 一個番茄時間（25 分鐘）不可分割，不存在半個或一個半。
- 一個番茄時間內，如果是做與任務無關的事情，則該番茄時間作廢。
- 永遠不要在非工作時間內使用番茄時鐘法（例如：用3個番茄時間陪兒子下棋，用5 個番茄時間釣魚等等）。
- 不要拿自己的番茄資料與他人的比較。
- 番茄的數量不可能決定任務最終的成敗。
- 必須有一份適合自己的作息時間表。
【目的】：
- 減輕時間焦慮。
- 提升集中力和注意力，減少中斷。
- 增強決策意識。
- 喚醒激勵和持久激勵。
- 鞏固達成目標的決心。
- 完善預估流程，精確地保質保量。
- 改進工作學習流程。
- 強化決斷力，快刀斬亂麻。
【做法】：
Step1▲ 每天開始工作時，規畫今天要完成的任務，並逐項寫在列表裡。
Step2▲ 設定你的番茄鐘（計時器、App 等），時間是25 分鐘。
Step3▲ 第一項任務開工，直到番茄時鐘鈴響或提醒（25 分鐘到）。
Step4▲ 停止工作，並在列表裡該項任務後畫個Ｘ。
Step5▲ 休息3 ∼ 5 分鐘，活動、喝水、上廁所等等。
Step6▲ 開始下一個番茄鐘，繼續該任務。一直循環下去，直到完成，並在列表裡將其劃掉。
Step7▲ 每四個番茄鐘後，休息25 分鐘。
在某個番茄時鐘的過程裡，如果突然想起要做什麼事情⋯⋯
a. 非得馬上去做不可，請停止這個番茄時鐘並宣告它作廢（哪怕還剩5分鐘就結束了），然後去完成這件事情，接下來再重新開始同一個番茄時鐘。
b. 不需要馬上去做，就在列表裡該項任務後面標記一個逗號（表示打擾），並將這件事記在另一個列表裡（如「計畫外事件」），然後繼續完成這個番茄時鐘。
本文授權轉載自《累死你的不是工作，是工作方法》，李文勇著，幸福文化出版
責任編輯：蘇柔瑋
