你的雲端硬碟裡，是不是躺著一批「等有空再看」的 PDF？每次開完會的逐字稿、筆記直接丟給 Gemini 整理很方便，但若沒將整理好的內容存到指定資料夾或文件中，後續查找起來是不是很痛苦？在大型語言模型普及後，這樣的情境或許已屢見不鮮。為此，Google 於 4 月 8 日推出的 Gemini Notebooks（筆記本）功能，正是試圖解決這個問題：不只幫你存資料，更能在讀懂資料後，當使用者用自然語言提問，就能隨時取出其中記錄的知識。
以下《未來商務》將介紹 Gemini Notebooks 是什麼、有哪些核心功能、如何 4 步驟快速上手，以及實戰提示詞與（ Prompt ）與可實際應用的工作場景，協助使用者更有效地管理與 Gemini 的所有對話紀錄及其他各種類型的資料。
Gemini Notebooks 是什麼？
Google 為 Gemini 推出全新「notebooks（筆記本）」功能，使用者可將對話、文件與 PDF 等各類型文件集中在同一空間，成為跨產品的個人知識庫。此外，Google 也強化與旗下 AI 研究工具 NotebookLM 的雙向連接，一旦使用者在 Notebook 中加入檔案或新的資料來源，則這些新內容也會同步出現在 NotebookLM 中；反之亦然。
你可以將 Gemini Notebooks 想像成一個「有 AI 大腦的資料夾」，只要丟資料進去，AI 就會幫你讀懂、整理、回答問題。和同樣是將筆記、文件及雲端資料匯聚並進行專案管理的 Notion 相比，兩者功能其實類似；然而，Gemini Notebooks 不強調手動排版或資料庫管理，而是更偏向「讓 AI 理解你的內容，再用對話方式取用知識」。因此，適合需要處理大量閱讀素材、研究資料或會議記錄的人。
此功能於 4 月 8 日率先在網頁版開放給付費訂閱用戶，如今也已擴展至免費用戶。未來將進一步擴展至行動裝置與更多歐洲國家，但不開放 18 歲以下用戶與 Workspace、Education 帳戶。
Gemini Notebooks 可以做什麼？四種用法介紹
1.整理 PDF 文件
上傳研究報告、合約、產品說明書，Gemini 會自動幫你生成摘要、拆解重點，不用逐頁閱讀。特別適合需要快速掌握長篇文件的場景。
實用 Prompt 範例：
幫我整理這份文件的三個重點，請用條列式說明，並附上原文引用段落。
2.會議紀錄整理
把逐字稿或錄音轉文字貼進 Notebook，請 Gemini 幫你整理出決議事項、行動清單與負責人，開完會就能直接產出摘要。
實用 Prompt 範例：
這是今天的會議記錄，請整理出三個主要決議、各自的負責人，以及下次跟進日期。
3.多資料整合分析
可以同時上傳多份文件，讓 AI 進行跨資料比對。例如把三份競品分析報告都丟進同一個 Notebook，再請 Gemini 統整差異。
實用 Prompt 範例：
比較這三份報告中，各家競品在定價策略上的不同，並指出最大差異點。
4.問答式筆記
使用者可在 Gemini 建立 Notebook，搬移既有對話、加入 DOC 與 PDF，並設定客製化指令，Gemini 會結合手動選定來源與網頁搜尋，提供更精準回應。用自然語言向它提問即可，而不需自行翻舊資料。
實用 Prompt 範例：
請從資料來源中，整理與[主題]相關的內容。
Gemini Notebooks 四步驟實作教學
1.建立 Notebook
前往 Gemini 網頁版，於左側選單可點擊「新增筆記本」並為其命名（例如：行銷個案分析、Q2 競品分析、2026 產品企劃）。建議依專案或主題分別建立筆記本，不要把所有資料混在同一個筆記本中，以便後續能更好地管理。
2.上傳資料
建立好筆記本後，點擊名稱下方的「新增來源」，即可開始建立個人資料來源庫。此處支援上傳 DOC、PDF 及文字檔等多元類型的檔案，也可以貼上網址或搬移既有的 Gemini 對話。上傳後，Gemini 會自動讀取並建立索引，之後你的提問都會以這些來源為依據回答。此外，Notebook 同時支援手動選定來源與網頁搜尋，讓回答更精準且可溯源。
3.進行提問
資料上傳完成後，用自然語言或是提示詞（prompt）於對話框提問都可以。比如，你可以要求 Gemini 針對其中的所有資料來源進行摘要、比較、列重點或產出草稿等各種任務。
此外，點擊右上角處的「 ⋮ 」會出現「筆記本設定」。使用者可設定 Gemini 在該筆記本對話時是否啟用「個人化記憶」（回覆時參考整本筆記本的對話），並自訂回覆方式與語氣。
4.匯出結果
整理完成後，可以複製內容到其他工具，或直接在 Notebook 中累積你的知識庫。後續進入同一個 Notebook，AI 對你的資料內容仍有記憶，不需重新上傳。
Gemini Notebooks vs Notion AI，兩者有何差異？
Notion 本身是一款筆記與知識管理平台，整合 AI 功能後，使用者只需選取特定文字或段落，便可啟用「Ask AI」的功能。無論是摘要會議內容、整理後續行動事項或中英文翻譯等任務，Notion AI 都能快速完成。由於 AI 助理會參考當前頁面的脈絡來產生回覆，使用者不需要離開工作空間切換其他工具，即可完成大多數文字處理任務。相較於 Notion 著重在對現有文字進行後製加工，Gemini Notebooks 的設計重心則在於讓 AI 理解你上傳的資料，再以對話方式取出知識。
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以下從文件理解能力、筆記整理及多資料整合等面向來比較兩款 AI 工具的差異：
| 功能 | Gemini Notebooks | Notion AI |
|---|---|---|
| 文件理解能力 | 深度閱讀、問答 | 摘要為主 |
| 筆記整理 | 對話式操作 | 結構化排版 |
| 多資料整合 | 跨文件比對 | 有限整合 |
| Google 生態系整合 | 原生串接 | 需手動設定 |
| 視覺化排版 | 較基礎 | 豐富彈性 |
兩款工具各有其特色，在實務應用上也可以互相搭配使用。比如，先用 Gemini Notebooks 消化外部文件、跨資料問答，再把產出的結論帶回 Notion 做結構整理與團隊共享。
Gemini Notebooks 有哪些優缺點？
優點
- AI 文件理解能力強，能跨多份資料回答問題
- 與 Google 生態系深度整合（如 NotebookLM、Gemini、雲端空間）
- 支援設定客製化指令，打造個人化 AI 助理
對話有脈絡，不用每次重新說明背景
缺點
行動裝置與 Mac 版 App 目前尚未支援，預計在未來數週內陸續開放
- 各方案可用的來源數量有差異：免費方案每本筆記本最多 50 個來源，AI Plus 為 100 個、AI Pro 為 300 個、AI Ultra 為 600 個，資料量需求較大的使用者需留意
- 在 Gemini 建立的筆記本，無法使用現有筆記本做為來源
- 視覺化排版與協作功能較弱，不適合替代專案管理工具
Gemini Notebooks 目前仍在持續演進中。Google 官方也明確表示，這只是第一步，未來將持續為 Notebooks 開發更多實用功能。如果你對於工作中繁雜的資料整理感到厭煩，不妨使用 Gemini Notebooks，並開始試著建立起自己的 AI 知識庫。讓 Gemini 解放每一次需要從層層資料堆中找出特定內容的你。
本文授權轉載自FC未來商務
