早安呀！
八月，我試過在Google Sheets請Gemini照上個月的格式整理月報。最近才發現，那只是它會的一小部分。
Google Sheets右側的Gemini，現在能直接動手改表格：幫過期的任務列上色、把狀態欄改成下拉選單、加一欄勾選框，連樞紐分析表也能用說的做出來。而且，這些事還能一次交代給它！
我拿一張待辦任務追蹤表實測，把下拉選單、勾選框、剩餘天數和到期標色提醒，一次寫進提示詞。Gemini先列出執行計畫，等我核准後，再一項項幫我設好。
我把實測過的提示詞和最常用的幾招，整理成圖卡給你！
如果你喜歡這種能直接用在工作上的AI技巧，一天一AI PRO還有更多現成的AI工作流，可以直接裝進ChatGPT或Claude，幫你處理資料分析、簡報製作等日常任務。有興趣就點此瞭解吧。
Gemini修改表格要先核准嗎？這次多項任務先列計畫
這次實測，我一次交代5件事，Gemini會先列出執行計畫，等我按「核准」才動手。不過，請它修改單一欄位格式時，我也遇過直接完成修改的情況。
在電腦版Google Sheets右上角點Gemini圖示，就能開啟側邊欄輸入指令。修改完成後，可以先檢查結果；如果不符合預期，通常能按「復原」撤回。但後續又修改表格，就可能無法透過這個按鈕退回，記得先確認成果再繼續操作。
用Gemini設定條件式格式、下拉選單與勾選框
想讓過期任務自動標紅色，可以直接告訴Gemini：「把期限已過、狀態不是已完成的列標成紅色。」Gemini就能幫你設定條件式格式，之後在規則套用範圍內，符合條件的資料也會自動變色。
下拉選單和勾選框也能用說的設定。例如，「把狀態欄改成未開始、進行中、已完成的下拉選單」，或「在第一欄加入確認用的勾選框」。
記得說清楚要修改的欄位和資料範圍，Gemini更容易做對。
用Gemini做樞紐分析表，統計每個人負責幾件待辦
想統計每位負責人有幾件待辦事項，可以請Gemini建立樞紐分析表，不必自己逐項設定欄位。
例如，輸入：「在新分頁做一張樞紐分析表，統計每位負責人有幾件狀態不是『已完成』的任務。」把統計條件說清楚，才不會把已完成的任務也算進去。
排序、篩選、凍結第一列，或把表格中的舊部門名稱換成新名稱，也都能用一句話交代。
待辦追蹤表提示詞：一次設定下拉選單、剩餘天數與到期標色
整理待辦追蹤表時，可以把多項修改合併在同一組提示詞。以下是我實測過的版本，使用前記得把欄位名稱換成自己表格的名稱：
請幫我整理這張表：
①「狀態」欄改成未開始、進行中、已完成的下拉選單。
②「優先順序」欄改成高、中、低的下拉選單。
③在表格最右邊新增「剩餘天數」欄，用「截止日」算出還剩幾天。
④再往右加一欄「已確認」勾選框。
⑤設定條件式格式：狀態不是「已完成」、剩餘天數介於0到7天的列標黃色；狀態不是「已完成」、剩餘天數小於0的列標紅色。截止日空白的列不要上色。
這裡的到期提醒是表格內的顏色標示，方便打開表格時辨識快到期與已過期的任務。
Gemini圖表不一定跟著原始資料更新，共用檔案也要留意
透過Gemini側邊欄生成並插入的可編輯圖表，會連動新分頁中的資料；但如果修改的是原始表格，這類圖表不會自動跟著更新。交出成果前，記得確認圖表呈現的是不是最新資料。
另外，如果檔案分享給公司網域外的人，側邊欄可能跳出警告，提醒你：Gemini新增到表格裡的內容，對方也可能看得到。
這些功能需要符合資格的Google Workspace或Google AI方案，不同帳號能用的功能可能不同。
訂閱《一天一AI》日報，每天跟你分享超實用的AI小技巧！
