想像自己剛完成一份要交給客戶的報告，馬上面對的問題是，要用什麼格式儲存？接著閃過腦中的是，選擇的格式，對方電腦可以順利開啟嗎？就算開啟了，版面會不會改變？
畢竟，現在的電子文件儲存，不像過去文字儲存那般單純，甚至接收與開啟文件的平台或設備，也更多元了。
回到問題的本質，究竟要如何選擇？其實，使用者想法很簡單。要能確保文件在各種應用程式間開啟，或在各種作業平台上瀏覽，都能保持原貌，無須擔心轉換問題。
微軟的Office Open XML(OOXML)，就是希望能解決這樣的難題。但對使用者來說，可能會提出疑惑：原來的.doc、.xls、.ppt，不是用得好好的嗎？微軟為何又要發明新的格式？這會不會是微軟的「另類升級」手法啊？
**人人可用的開放規格 微軟不宣稱專利權
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面對使用者的質疑，微軟營運暨行銷事業群協理王嘉玲表示，微軟採用新的格式，最大意義在於幫助資料的開放、互通與保存。且為增進網路資訊的普及，與資料的透明化。而隨著Office Open XML通過ISO/IEC標準之後，「微軟不宣稱專利權，這是人人都可運用的開放規格」。
她特別解釋，微軟OOXML的設計，以能夠描述Word，Excel與 Powerpoint中的所有功能為目標，而最新版的文書處理軟體Office 2007即以此格式為預設的存檔格式。例如，原本Word的存檔副檔名是.doc，為二進位的機器碼檔，新的系統的副檔名為 .docx，這個神奇的「x」，就是XML，全名為Extensive Markup Language，即「延伸註記語言」，是一種以文字格式來註記，具備自我描述能力的明碼文字檔。
維持十餘年寫作習慣的知名部落客、Voofox總經理劉威麟（Mr.6）更笑稱，用這樣的格式保存文章，應該連曾孫都可以欣賞到自己的得意作品。也就是說，使用開放的格式，即使電腦系統已經改朝換代，當初的軟體已經找不到了，還是可以用新的程式開啟過去的文件。
新的文件格式雖然有許多好處，但使用者首先感受到困擾，還是儲存資料檔的相容性，新的格式檔並不能在舊的版本上開啟。針對這個問題，微軟也提供「Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 2007 檔案格式相容性套件」，讓使用Microsoft Office 2000、Office XP 或 Office 2003的用戶可以開啟、編輯與儲存Office Open XML的檔案。該套件可以到微軟的Office Online 的下載中心免費取得。 (http://office.microsoft.com/zh-tw/downloads/ )
**超越作業系統與應用程式限制
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一改過去Word、Excel、PowerPoint，採用二進位機器碼儲存檔案，OOXML格式的文字檔經過壓縮後，空間小，安全，可自主應用。該規格已通過ISO/IEC的審核，為國際認可的開放文件檔案格式標準。因此，在交換或存取這類檔案時，能超越作業系統與應用程式的限制。
OOXML開放標準目前已被軟體產業廣泛運用在各種平台，例如Linux、Windows、Mac OS與Palm OS等。全球數百家獨立軟體開發商與平台供應商，如蘋果公司、Corel、Sun Microsystems、Novell等，也積極開發OOXML的解決方案。
IDC企業應用研究經理曹永暉表示，開放文件格式對不同設備間的文件資料轉換，有直接幫助。尤其行動企業風潮盛行，資訊無所不在，對行動工作者來說，開放文件格式可提高讀取資訊的「便利性」，並改善文件資料的內容與品質。
**閱讀更順眼 操作更順手
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王嘉玲以目前市場「最夯」的iPhone為例說，與PC相較，iPhone手機螢幕較小，上班族在外工作時，若想用手機開啟Excel檔案，以閱讀其中的統計圖表；過去受限於手機規格與大小等問題，使用者在操作上，會感覺「不大順手」，甚至閱讀上也「不大順眼」。但使用開放文件格式後，系統可輕鬆將文件資料，轉換成適合手機族操作與閱讀的模式，這對系統開發商或使用者來說，不啻為好消息。
對於開放文件格式在網頁上的應用，長時間浸淫於網路世界的劉威麟有很深的體認。他表示，若文件檔案不一定要用word開啟，資料讀出來後，網友就可以放在部落格上，並以自己喜歡的方式包裝呈現，提供給部落客很大的創意發揮空間，因此他很期待。
此外，視障族群也是OOXML的受益者。王嘉玲指出，歐美多國共同成立的DAISY（Digital Accessible Information System ）組織，長期致力於有聲書數位化製作技術的研發，希望幫助視障者在檢視資料時，能與明眼人一樣方便，且不需額外花費，因此發展出視障者特有的DAISY XML標準。透過微軟新開發的外掛轉換程式，能將OOXML格式和DAISY XML雙向轉換，大幅簡化普通文字，轉成視障者有聲讀物的過程。
**有選擇的世界 主導權回歸使用者
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「創新的世界，需要有創新的標準；開放的世界，需要有開放互通的標準」，王嘉玲說，過去談到文件保存與傳遞，很多人都會質疑，微軟限制了使用者的選擇。其實，這是個有選擇的世界，開放的文件格式標準不只一種，使用者可以依自己的需求選擇。而微軟的Office軟體，也承諾會支援國際標準，提供用戶最高的互通需求。
姑且不論這些開發廠商間的你來我往，有多少商業利益考量，曹永暉表示，對一般使用者來說，開放文件格式，絕對是好的。或許現階段，終端使用者的感受還不深，但隨著應用服務的推陳出新，使用者會逐漸感受到，自己又重新拿回軟體選擇的主導權。
