Office Open XML -- 最聰明的溝通格式

2008.08.04 by
數位時代
Office Open XML -- 最聰明的溝通格式
想像自己剛完成一份要交給客戶的報告,馬上面對的問題是,要用什麼格式儲存?接著閃過腦中的是,選擇的格式,對方電腦可以順利開啟嗎?就算開啟了,版...

想像自己剛完成一份要交給客戶的報告,馬上面對的問題是,要用什麼格式儲存?接著閃過腦中的是,選擇的格式,對方電腦可以順利開啟嗎?就算開啟了,版面會不會改變?

畢竟,現在的電子文件儲存,不像過去文字儲存那般單純,甚至接收與開啟文件的平台或設備,也更多元了。

回到問題的本質,究竟要如何選擇?其實,使用者想法很簡單。要能確保文件在各種應用程式間開啟,或在各種作業平台上瀏覽,都能保持原貌,無須擔心轉換問題。

微軟的Office Open XML(OOXML),就是希望能解決這樣的難題。但對使用者來說,可能會提出疑惑:原來的.doc、.xls、.ppt,不是用得好好的嗎?微軟為何又要發明新的格式?這會不會是微軟的「另類升級」手法啊?

**人人可用的開放規格 微軟不宣稱專利權
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面對使用者的質疑,微軟營運暨行銷事業群協理王嘉玲表示,微軟採用新的格式,最大意義在於幫助資料的開放、互通與保存。且為增進網路資訊的普及,與資料的透明化。而隨著Office Open XML通過ISO/IEC標準之後,「微軟不宣稱專利權,這是人人都可運用的開放規格」。

她特別解釋,微軟OOXML的設計,以能夠描述Word,Excel與 Powerpoint中的所有功能為目標,而最新版的文書處理軟體Office 2007即以此格式為預設的存檔格式。例如,原本Word的存檔副檔名是.doc,為二進位的機器碼檔,新的系統的副檔名為 .docx,這個神奇的「x」,就是XML,全名為Extensive Markup Language,即「延伸註記語言」,是一種以文字格式來註記,具備自我描述能力的明碼文字檔。

維持十餘年寫作習慣的知名部落客、Voofox總經理劉威麟(Mr.6)更笑稱,用這樣的格式保存文章,應該連曾孫都可以欣賞到自己的得意作品。也就是說,使用開放的格式,即使電腦系統已經改朝換代,當初的軟體已經找不到了,還是可以用新的程式開啟過去的文件。

新的文件格式雖然有許多好處,但使用者首先感受到困擾,還是儲存資料檔的相容性,新的格式檔並不能在舊的版本上開啟。針對這個問題,微軟也提供「Microsoft Office Word、Excel 及 PowerPoint 2007 檔案格式相容性套件」,讓使用Microsoft Office 2000、Office XP 或 Office 2003的用戶可以開啟、編輯與儲存Office Open XML的檔案。該套件可以到微軟的Office Online 的下載中心免費取得。 (http://office.microsoft.com/zh-tw/downloads/ )

**超越作業系統與應用程式限制
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一改過去Word、Excel、PowerPoint,採用二進位機器碼儲存檔案,OOXML格式的文字檔經過壓縮後,空間小,安全,可自主應用。該規格已通過ISO/IEC的審核,為國際認可的開放文件檔案格式標準。因此,在交換或存取這類檔案時,能超越作業系統與應用程式的限制。

OOXML開放標準目前已被軟體產業廣泛運用在各種平台,例如Linux、Windows、Mac OS與Palm OS等。全球數百家獨立軟體開發商與平台供應商,如蘋果公司、Corel、Sun Microsystems、Novell等,也積極開發OOXML的解決方案。

IDC企業應用研究經理曹永暉表示,開放文件格式對不同設備間的文件資料轉換,有直接幫助。尤其行動企業風潮盛行,資訊無所不在,對行動工作者來說,開放文件格式可提高讀取資訊的「便利性」,並改善文件資料的內容與品質。

**閱讀更順眼 操作更順手
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王嘉玲以目前市場「最夯」的iPhone為例說,與PC相較,iPhone手機螢幕較小,上班族在外工作時,若想用手機開啟Excel檔案,以閱讀其中的統計圖表;過去受限於手機規格與大小等問題,使用者在操作上,會感覺「不大順手」,甚至閱讀上也「不大順眼」。但使用開放文件格式後,系統可輕鬆將文件資料,轉換成適合手機族操作與閱讀的模式,這對系統開發商或使用者來說,不啻為好消息。

對於開放文件格式在網頁上的應用,長時間浸淫於網路世界的劉威麟有很深的體認。他表示,若文件檔案不一定要用word開啟,資料讀出來後,網友就可以放在部落格上,並以自己喜歡的方式包裝呈現,提供給部落客很大的創意發揮空間,因此他很期待。

此外,視障族群也是OOXML的受益者。王嘉玲指出,歐美多國共同成立的DAISY(Digital Accessible Information System )組織,長期致力於有聲書數位化製作技術的研發,希望幫助視障者在檢視資料時,能與明眼人一樣方便,且不需額外花費,因此發展出視障者特有的DAISY XML標準。透過微軟新開發的外掛轉換程式,能將OOXML格式和DAISY XML雙向轉換,大幅簡化普通文字,轉成視障者有聲讀物的過程。

**有選擇的世界 主導權回歸使用者
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「創新的世界,需要有創新的標準;開放的世界,需要有開放互通的標準」,王嘉玲說,過去談到文件保存與傳遞,很多人都會質疑,微軟限制了使用者的選擇。其實,這是個有選擇的世界,開放的文件格式標準不只一種,使用者可以依自己的需求選擇。而微軟的Office軟體,也承諾會支援國際標準,提供用戶最高的互通需求。

姑且不論這些開發廠商間的你來我往,有多少商業利益考量,曹永暉表示,對一般使用者來說,開放文件格式,絕對是好的。或許現階段,終端使用者的感受還不深,但隨著應用服務的推陳出新,使用者會逐漸感受到,自己又重新拿回軟體選擇的主導權。

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