第2代政府電子採購網 提供便捷服務

2009.12.16 by
《數位時代》整合行銷部
第2代政府電子採購網 提供便捷服務
您的企業對參與政府採購案有興趣嗎?以往不常接觸政府採購的企業,面對各個功能性質互異,不同操作程序的資訊公告、電子領投標、共同供應契約、最有利...

您的企業對參與政府採購案有興趣嗎?以往不常接觸政府採購的企業,面對各個功能性質互異,不同操作程序的資訊公告、電子領投標、共同供應契約、最有利標等系統,常有那麼一點徬徨而不知所措或因為搞不清楚其規則,而放棄參與競標,有鑑於此,政府從一年多前就開始進行相關改革,讓政府採購的資訊與程序更加透明化與便民,並將於99年1月1日推出改版後的「第2代政府電子採購網」,本單元特別專訪策劃推動該網站的總舵手楊劍銘先生,暢談他心目中的第2代政府電子採購網,是如何締造「民眾得到服務,廠商找到夥伴且讓產品曝光,政府不用花一毛錢」的三贏局面,以下為訪談紀要:

Q. 您當初規劃第2代政府電子採購網的想法為何?

主要認為現代資訊科技的快速發展,讓國與國之間都突破了時空的藩離,當然更該走入民間,促進民眾生活便利,因為「民眾的小事,就是政府的大事!」而以政府採購來說,最重要的就是要讓民眾與企業在掌握標案的相關資訊上能夠更加迅速、方便,因此在規劃時便一直朝這個方向努力。

Q. 針對第2代政府電子採購網進行改版時,所秉持的理念?

我一直認為「想法的大小,決定未來成果的大小」,所以在規劃第2代政府電子採購網時,除了簡化操作程序、進行整合與既有資料移轉,也致力於流程與功能項目上的創新,企業專區、標案搜尋等設計就是在這種想法下產生的成果。

而且,即使是政府電子採購網,也可以為照顧弱勢與重視環保盡一份心力,第2代政府電子採購網不但取得無障礙網站檢測標章,也為身障團體特別設計了優先採購的查詢項目,若身障團體訂購採購加值服務,還可獲得原價七折的優惠,系統部份收入還會贊助弱勢團體,而且,在獲知採購資訊的同時還可以順手作環保,漸進式以電子採購公報取代傳統的紙本公報,可以大量減少紙張的浪費。

此外,我在建置網站初期時曾估算,光系統建置、移轉加上十年的營運,初估成本即高達十八億,在政府這幾年財政困難的情況下,實在不易編立預算實施,所以我想到使用政府採購法吸引民間投資,最後的得標廠商為中華電信數據通信分公司,由他們規劃一些收費的創新加值項目,擁有實際營收,而且提供新主機、異地備援、客戶滿意度調查及全年無休二十四小時客服,訂定基本服務水準等,在政府完全不用出資的情形下,就能讓採購系統整合且順利執行,一舉而數得。

Q. 請說明第2代政府電子採購網的系統特色?

我將之歸類為以下四點:第一是「公開、簡化」,在第2代政府電子採購網,所有政府採購資訊都是公開透明的,不僅免申請帳號、免登入,查詢起來也相當簡單,以前找標案得花上大半天時間,現在只需在首頁打上標案名稱關鍵字,或是運用機關名稱、標案金額、截標日期等不同搜尋項目即可輕鬆查獲。

第二是「便利、服務」,第2代政府電子採購網的優點在於不受時空限制,隨時可上網找到最新採購訊息,服務上也是全年無休,同時設有每週七天、每天二十四小時免費專線(0800-080-512),以及線上即時客服,隨時解決操作上的疑難雜症,尤其新增設的「個人化服務」項目,幫助使用者記錄自己的標案狀況,包括正在追蹤的標案、已投標與未投標成功的紀錄,設定關心的機關或廠商之投標動態等,滿足使用端的實際需求,將服務作到盡善盡美。

第三是「整合、一致」,從前政府採購相關系統多達四十多個,光是招標公告與電子領標就分屬兩套系統,使用者查詢時得輸入不同的案號與案名,各系統程序相當繁複,不同操作模式更讓人眼花撩亂,現在全部整合在同一網站平台,不需重複輸入資料,彈指之間關於標案的大小資訊即隨手拈來。

第四是「聰明、安全」,第2代政府電子採購網是個聰明的查詢系統,在設計上站在使用端立場著想,凡需要填的欄位、金額等會自動跳出、不需填的會隱藏,省下使用者很多時間;另外,因電子領標等付費項目涉及金流等付費機制,在資訊安全也作到滴水不漏,從機房到軟硬體系統皆通過ISO27001認證,建立一個安全無虞的採購交易環境,確保民眾在使用上無後顧之憂。

Q. 設計該系統時,遇到最大的挑戰為何?

將舊有系統加以整合是一大考驗,採購法實施十年來,含資訊公告、電子領投標、共同供應契約、查核、稽核等在內,林林總總共有四、五十個系統,各有各的流程設計,現在要全部整合在單一平台上,光要作資料移轉就相當耗時,何況資料內容並不一致,我們總共投入了三百名人力,花了一年半時間才完成,工程相當浩大,這其中需要無比的信心、毅力及勇氣,否則是不容易達成的。

Q. 您覺得前後兩代政府電子採購網比較起來,使用者可感受到最大差異為何?

最明顯的感受就是操作便利而且省時,第1代政府電子採購網要查招標公告,得事先申請帳號,而且搜尋功能不強,經常查不到資料,領標畫面也比較複雜,不容易搞懂,或者只看得到標案名稱,造成使用者很大困擾,而且常發生使用端已經看到招標公告,但在領標系統卻找不到文件內容的烏龍事件,因為當時公告與領標系統是分離的,機關常在公告後忘記把文件上傳。

第2代政府電子採購網設計完全改善以上缺點,不僅免申請帳號登入,標案搜尋條件多樣,且搜尋引擎功能強,其中,最明顯差異在於以前查詢僅可看到「某公家新大樓工程建置案」之類的標案名稱,但不知其所以然,等到領標後才能進一步看到標案內容,第2代政府電子採購網查詢則一步到位,清楚呈現該標案內容除了硬體建設,可能還需要數位典藏建置、客服系統導入等,讓使用者及早掌握所有訊息,尋求合作發掘商機,加上公告與領投標同一介面,資料零時差同步上傳,再也不會發生找不到標案內容的窘狀。

算起來,第1代政府電子採購網操作介面光是投標就高達十一個步驟,領標也多達七個步驟,如今第2代政府電子採購網流程簡化許多,投標僅需四步驟,領標則為三步驟,流程少了超過一半,對使用者來說學習門檻低,十分容易上手。也就是說,改版後第2代政府電子採購網,所有該執行的步驟都集中於「招、領、投、開、決」這五字訣(招標、領標、投標、開標、決標),通通在線上完成,一分一秒都不浪費。

Q. 您之前有提到傳統紙本與電子公報的差異,可否詳加說明?

要看紙本公報,每月還需要繳七百元費用,且受限於印刷字體較小,閱讀起來較吃力,又得逐頁翻閱,何況不含未達公告金額的標案,在紙本公報上是不會刊登的,資訊不算十分完整,至於電子公報完全解決以上缺點,所有金額標案皆可免費閱覽,並採目錄檢索的設計,只要滑鼠點入該項目,即能清楚閱讀裡面所有資訊,且資料保存在系統主機,不占個人空間,凡經過修改或調整的內容,也具有存證認證的公信力紀錄,另外還省卻了印刷與紙張的使用,可每年節省72.24公噸的紙張,相當於少砍了1,145棵高度八公尺、樹徑十六公分的原木,減少3,294公噸碳足跡,在節能減碳觀念盛行的當前,也算是為保護地球略近棉薄之力。

Q. 可否說明企業加值服務的部分,主要功能為何?

第2代政府電子採購網是站在使用者立場所設計的一套系統,而就多數使用的企業廠商來說,查詢政府採購標案只是其中一個重要動作,接下來可能需要尋找適當的夥伴,共同合作爭取標案,因此網站中設有「企業專區」,不僅提供政府採購訊息資料,還可讓企業間進行互動與訊息的交流,讓合作關係更為緊密。

專區內主要有三個功能:「找夥伴」、「找商品」、「找標案」。對於等標期限不長、又需要其他專業技術增加競標優勢的企業來說,「找夥伴」是個好幫手,它是利用時下最熱門的社群功能,以搜尋方式尋找上下游技術背景的代理或合作夥伴,好比剛剛舉例的「某公家新大樓建置」的標案,硬體建商可以透過找夥伴的搜尋功能,尋覓以數位典藏為專長的廠商,觀看其有興趣的廠商紀錄,像是該公司曾執行過哪些標案、金額規模如何、是否為優良廠商等,並透過線上機制與之交談,加速相互了解與合作的機會,分工撰寫企劃書,一同參與競標,將比單打獨鬥來得快且有效率,合作政府標案後,企業間還可互留評價,吸引更多廠商主動上門尋求合作。

「找商品」功能則提供尋找所需商品的一項管道,幫助各家企業在網海茫茫中,搜尋發掘所需要的商品,亦等同於提供各廠商免費曝光宣傳自家商品的機會。至於「找標案」是為企業公告招商或查找標案的會員所設計,適合的廠商可透過線上主動徵詢。由此可見「企業專區」的設計並非單純從政府標案為出發點,而是讓各參與的企業會員有個展示平台介紹自己、也認識別人,在彼此增進認識後,有機會結盟標案,或成為上下游合作夥伴,將原本互不相識的點與點,連結成線甚至成面,集中力量共創商機。

Q. 除此之外,企業加值服務還有哪些貼心的服務?

多達一百五十個以上的「報表中心」可幫助企業掌握政府標案的趨勢,也就是不光看到一案一案的消息揭露,還能提供長期趨勢的報表紀錄,可看出政府採購的高峰期落在每年哪個時間點、標案性質分析等,以便迅速掌握,另外,還可觀察所關心企業的招標與得標紀錄、金額規模等統計分析,了解自身企業在政府採購上的定位與優劣勢,讓企業對於擬定投標策略,甚至整體佈局都有所規劃思考,達到知己知彼,以因應外在競爭環境的變化。

「第2代政府電子採購網」即將上路,彙整一代網的經驗革新,不僅強化營運管理,並能更加完善的服務客戶,進而達成廠商、機關與民眾三贏的局面。

欲了解「第2代政府電子採購網」相關資訊,請上http://web2.pcc.gov.tw

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