【連載書摘】超強Social力~不可不知的E-mail禮節|數位時代 BusinessNext

身為現代職場人，每天E-mail來來去去往返，已經是不可避免的趨勢了！E-mail不僅是工作與人際溝通的重要工具，更可用來當作提醒別人、約定開會時間，甚至自己留書信紀錄存檔的「秘密武器」。

E-mail成為我工作中不可缺少的必要工具，是多年前，教主仍在外商公司擔任公關經理開始，不過，也因為當時不熟悉一些公司內部E-mail規則，而出了件糗事。

記得我當時剛到新工作走馬上任時，為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作，以及記者對品牌的意見與指教，我決定盡可能透過E-mail，將我的工作內容與其他部門同事分享。

原本，我的作法是一一選取收件者同事的E-mail Address，將信轉寄給大家，但這樣做其實有點費時。某一天，我在公司內部內建公用通訊錄中，發現一個名叫「Group」的群組，我心想：「這應該是同事們的電郵地址吧？」。於是，就將某一封信轉寄給「Group」中所有人 ……。

大約半天後，一封總裁的回信寄到我信箱，他委婉的告訴我，關於地區性的非緊急事務，無需寄給所有的人，更無需寄到他的信箱 ……天哪！我這才發現自己犯了個E-mail大錯，也是E-mail的該有的應對進退及分寸！

因為這個事件，讓我開始對E-mail規則、E-mail禮貌相當注重，以免類似的糗事再發生。現在的教主，雖不敢妄稱自己是E-mail大師，但好歹也是個功力不差的E-mail達人了！

還有，很多人愛用「全部回覆」這功能，透過E-mail進行辦公室意見調查。結果我們就常看到：

To：辦公室全體同仁
主旨：請問本週末的聚餐到×××舉辦好嗎？

然後，辦公室相關人等只要一回信，就按個「全部回覆」鍵，搞到每個人信箱裡都有好幾十封同主題的回覆信件，而內容從具體的意見，到只是敷衍的回覆個「好」、「OK」，也會一一寄到每個人的信箱，讓人連收信刪信都很煩！浪費辦公室的工作效率。

另外，教主也注意到不少人寄同一封E-mail給很多人時，都會直接用「副本」功能，而不是用「密件副本」！這樣的問題是什麼呢，就是會讓每個收到信的人，一目瞭然看見你將這封信寄給了其他哪些人，同時知道別人的E-mail Address，在商業職場中，也算是將資料外洩，要特別注意和留心。

我有個朋友M就曾經因為這樣的事情，而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為M認為，E-mail Address也是個人祕密資料之一（雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事），寄信的朋友沒有用「密件副本」，以避免所有人的E-mail Address被攤在陽光下，這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事並沒那麼嚴重，但寄E-mail前一個小小動作，就能讓人感覺到你的謹慎，以免單純的E-mail竟成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡自行設計E-mail簽名檔，但是卻忘了把自己的手機號碼附上去，這點，也是運用E-mail的小瑕疵！因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣，臨時要找個人（比方說客戶想找久未聯絡的廠商），開對方寄來的E-mail找對方聯絡電話是常有的事。此時，若因自己一時疏忽，而忘記在簽名檔中註明最好找到你的電話，那麼，不是讓千辛萬苦飛到對方手上的E-mail「功能大減」了嗎？小心、聰明的用E-mail，它將是你最得力的安靜好幫手。

※ 本文摘自高寶出版的新書《超強Social力：職場公關黃金法則》

走進蔬果加工廠，同樣是100公斤高麗菜，最後能做出多少成品？答案不見得相同。氣候、產地與品質影響原料條件，客戶要求的切法、重量與交期也各不相同。對曾任科技業研發主管十多年的宜展科技農業執行長林佑澤而言，這是與科技製造截然不同的世界。

「農業部分全部都不一致。」林佑澤以青江菜為例，即使機械手臂已經訓練好辨識特徵，面對形狀各異的蔬菜，仍難以判斷該從哪裡抓取。農產品的天然變數，卻得面對學校團膳、連鎖餐飲、航空空廚等企業客戶對品質與交期的要求。如何讓加工流程穩定運作，成為宜展投入數位轉型的起點。

從紙本、LINE到數據，先把現場經驗留下來

目前宜展一年處理數千噸蔬果、服務超過120家企業客戶，業務涵蓋採購、截切、清洗、包裝與配送。林佑澤觀察，農產加工的關鍵經驗往往掌握在資深員工手中：該買多少菜、原料損耗多少、訂單增加又該安排多少人力，都仰賴現場判斷。

「主要就是把人的經驗變成數據。」林佑澤說。過去客戶透過LINE或紙本下單，現場靠人工整理訂單、對照不同客戶的加工規格；如今宜展利用AI辨識訂單內容並匯入ERP，再依客戶、品項與規格進行標籤化派工。製程則透過QR Code記錄原料投入量與成品產出量，逐步掌握各環節的加工損耗。

接下來是整理現場的判斷依據。林佑澤透過與資深員工對談，了解採購、派工與品管的作業方式，再利用AI協助找出規則、建立SOP。AI整理出的流程仍須由現場人員逐項確認、修正，才能實際執行。

品質管理也在持續改善。傳統金屬檢測器難以辨識菜蟲、橡皮筋等非金屬異物，宜展正與技術夥伴規劃導入AI影像辨識，輔助產線末端檢查。林佑澤表示，每批農產品品質不同，比起單看良率，他更重視客訴是否減少。隨著訂單與製程資訊逐步累積，宜展也希望進一步建立需求預測、採購建議與生產排程模型，減少營運對資深員工個人經驗的依賴。

不只把菜切好，乾燥加工尋找第二成長曲線

除了改善截切本業，宜展也開始發展乾燥加工。學校團膳在寒暑假面臨需求波動，生鮮蔬果則有保存期限短、價格易受產季影響等限制。林佑澤希望藉由乾燥技術延長農產品保存期限，開拓附加價值更高的加工業務。

不過，乾燥同樣有依賴經驗的問題。傳統做法是太乾就降低溫度、縮短時間，不夠乾就反向調整。每批原料的水分與成熟度不同，反覆試做不僅增加成本，也難以維持品質一致。「品質目標沒有設定的話，前面的製程參數就不知道怎麼調整。」林佑澤將過去研發車用面板的思維帶進農產加工：先決定產品希望達到的口感、含水率與水活性，再回頭檢視原料成熟度、截切厚度及乾燥參數等條件。

團隊進一步結合不同乾燥技術、自行改造設備，並接洽桃園的設備業者合作。林佑澤曾比較其他地區的設備，最後選擇設備構造、乾燥均勻度與可靠度較符合需求的桃園業者。宜展也持續累積製程參數，希望未來透過AI找出適合不同原料的乾燥曲線，減少反覆試做。

「我們主要還是要做代工，想要做一個功能性的原料平台。」林佑澤說，果乾目前更像是展示技術能力的產品，未來希望將服務延伸至辛香料、中藥材、太空食品、超級蔬菜及寵物食品等領域。現階段宜展主要營收仍來自蔬果截切本業，乾燥事業尚未形成主要收入。未來若能建立穩定的乾燥製程與代工能力，宜展便有機會從既有蔬果供應鏈，切入附加價值更高的食品原料市場。

從彰化走向桃園，驗證營運方法能否跨區複製

隨著加工流程逐步數位化，宜展也開始思考，這套管理方法能否帶到彰化以外的場域。

參與桃園市政府青年事務局天際線加速器及Meet桃園＋後，宜展擴大與桃園產業生態系的連結。林佑澤提到，天際線協助邀集不同局處了解團隊需求，並提供資源媒合機會。宜展也開始與桃園市農會及在地農民合作，增加北部原料來源。這項合作不只拓展了供應來源，更成為宜展因應極端天候、穩定供貨的重要助力。林佑澤回憶，先前中南部連日降雨，蔬菜供應受到影響，宜展便從北部調度蔬菜，以不同產區互相支援，降低天候對供貨的衝擊。此外，團隊也透過天際線資源，獲得參與日本國際伴手禮設計競賽的輔導，並成功榮獲金賞獎肯定，除了展現產品的創新與設計實力，也為宜展拓展海外市場、提升國際能見度創造更多機會。

下一步，宜展規劃以桃園大溪作為第二個驗證場域，將彰化累積的資料、SOP與加工管理經驗，轉化為可複製、可優化的營運管理模式，帶到不同產地、供應鏈及人員條件下驗證。林佑澤指出，未來若要跨區域擴張，不可能每到一個新地方，就把原有團隊整批搬過去。因此，宜展希望將資深員工的實務經驗，轉化為標準化流程與數據模型，結合AI進行生產排程、資源配置及營運決策，讓新場域能依據當地條件快速調整，降低對特定人員經驗的依賴。

從彰化到桃園，宜展接下來要驗證的，是這套從傳統農產加工現場整理出來的管理方法，是能夠跨區域複製、快速部署並持續優化的農產加工營運系統。長期目標是降低新場域的建置成本與管理複雜度，提升擴張效率，讓傳統農產加工業具備規模化發展的能力。