【連載書摘】超強Social力~不可不知的E-mail禮節|數位時代 BusinessNext

身為現代職場人，每天E-mail來來去去往返，已經是不可避免的趨勢了！E-mail不僅是工作與人際溝通的重要工具，更可用來當作提醒別人、約定開會時間，甚至自己留書信紀錄存檔的「秘密武器」。

E-mail成為我工作中不可缺少的必要工具，是多年前，教主仍在外商公司擔任公關經理開始，不過，也因為當時不熟悉一些公司內部E-mail規則，而出了件糗事。

記得我當時剛到新工作走馬上任時，為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作，以及記者對品牌的意見與指教，我決定盡可能透過E-mail，將我的工作內容與其他部門同事分享。

原本，我的作法是一一選取收件者同事的E-mail Address，將信轉寄給大家，但這樣做其實有點費時。某一天，我在公司內部內建公用通訊錄中，發現一個名叫「Group」的群組，我心想：「這應該是同事們的電郵地址吧？」。於是，就將某一封信轉寄給「Group」中所有人 ……。

大約半天後，一封總裁的回信寄到我信箱，他委婉的告訴我，關於地區性的非緊急事務，無需寄給所有的人，更無需寄到他的信箱 ……天哪！我這才發現自己犯了個E-mail大錯，也是E-mail的該有的應對進退及分寸！

因為這個事件，讓我開始對E-mail規則、E-mail禮貌相當注重，以免類似的糗事再發生。現在的教主，雖不敢妄稱自己是E-mail大師，但好歹也是個功力不差的E-mail達人了！

還有，很多人愛用「全部回覆」這功能，透過E-mail進行辦公室意見調查。結果我們就常看到：

To：辦公室全體同仁
主旨：請問本週末的聚餐到×××舉辦好嗎？

然後，辦公室相關人等只要一回信，就按個「全部回覆」鍵，搞到每個人信箱裡都有好幾十封同主題的回覆信件，而內容從具體的意見，到只是敷衍的回覆個「好」、「OK」，也會一一寄到每個人的信箱，讓人連收信刪信都很煩！浪費辦公室的工作效率。

另外，教主也注意到不少人寄同一封E-mail給很多人時，都會直接用「副本」功能，而不是用「密件副本」！這樣的問題是什麼呢，就是會讓每個收到信的人，一目瞭然看見你將這封信寄給了其他哪些人，同時知道別人的E-mail Address，在商業職場中，也算是將資料外洩，要特別注意和留心。

我有個朋友M就曾經因為這樣的事情，而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為M認為，E-mail Address也是個人祕密資料之一（雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事），寄信的朋友沒有用「密件副本」，以避免所有人的E-mail Address被攤在陽光下，這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事並沒那麼嚴重，但寄E-mail前一個小小動作，就能讓人感覺到你的謹慎，以免單純的E-mail竟成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡自行設計E-mail簽名檔，但是卻忘了把自己的手機號碼附上去，這點，也是運用E-mail的小瑕疵！因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣，臨時要找個人（比方說客戶想找久未聯絡的廠商），開對方寄來的E-mail找對方聯絡電話是常有的事。此時，若因自己一時疏忽，而忘記在簽名檔中註明最好找到你的電話，那麼，不是讓千辛萬苦飛到對方手上的E-mail「功能大減」了嗎？小心、聰明的用E-mail，它將是你最得力的安靜好幫手。

※ 本文摘自高寶出版的新書《超強Social力：職場公關黃金法則》

騰雲科技持續展現強勁成長，不僅連續五年維持雙位數的營收增幅，更於 2025 年前三季累計營收來到 5.47 億元、淨利 1.03 億元，年成長率高達 67%，顯示騰雲科技已從智慧零售解決方案供應商擴展成為智慧社區、智慧城市解決方案供應商，並持續發揮高毛利、高成長、以智慧場域資料為核心驅動的代理式 AI 解決方案全方位供應商。

騰雲科技是怎麼辦到的？

騰雲科技董事長暨總經理梁基文不藏私分享兩大關鍵：「首先是以 AI 賦能的產品與服務，協助客戶提升效率、優化營收；其次是透過騰雲孵化器與其生態系中新創夥伴協作，打造零售、不動產、製造與數位保險等產業所需的新商務服務。」

以 AI 賦能全產品線，強化客戶黏著度、深化長期關係

梁基文表示：「AI 不是單一產品或立即變現的技術，要能有效消除資訊不對等，需協助企業先將散落的資料整合成數據資產，才能找出能驅動決策的洞察。」因此，要讓 AI 真正落地，需要同時理解產業現況與營運痛點的夥伴，才能把技術與數據轉化為具體價值，成為企業成長的新引擎。

有鑑於此，騰雲科技的策略是推出 AI Agent 平台 –TrendVotex，由深耕百貨零售、商業不動產等產業的專業團隊協助打造符合場景需求的 AI 代理服務。

例如，為百貨零售打造的「AI 品牌行銷專家」透過市場輿論進行趨勢及同業動態分析、以口碑行銷進行品牌塑造、針對會員數據進行自動化文案生成及傳播、針對行銷成果進行效益分析等自動化決策，「AI 招商助理」則能整合商圈熱度、樓層營運狀態等資訊，提出精準的櫃位調整與招商策略。至於針對複合式商業不動產管理場景推出「AI 能源智慧管理」服務，導入 AIoT 終端裝置佈署並運用其感測數據與歷史異常紀錄，預測設備故障風險，協助排程維修，降低停機時間，大幅提升營運績效。

梁基文補充說明：「除了協助企業打造專屬 AI 代理與串接代理式工作流程（Agentic Workflow），我們也推出 Marketing、Content、Sales、Manufacturing 等跨產業可重複使用的 AI 代理模組，加速零售、不動產、製造、旅遊與數位保險服務等產業的導入腳步。」

值得注意的是，為真正發揮、極大化 AI 價值，騰雲科技不僅提供技術，也協助企業梳理流程、整合分散數據，打造可支撐多場景的數據驅動營運中台。

梁基文表示，不只零售業正加速虛實通路整合，製造與金融服務業也十分重視「全通路數據」，例如製造業需要即時掌握生產過程關鍵數據指標與庫存狀況以確保良率及產能、數位保險業則積極深化對顧客旅程的掌握以完善服務能量等，騰雲科技推出「隨開即用」、雲地整合的 AI 平台，讓企業能在多場景中無縫串接數據並兼顧資訊安全，充分展現「From Insight to Intelligence」價值。

例如，協助數位保險整合顧客的「線上資料（如客戶資料、風險判斷」與「線下數據（如客戶活動數據、場域營運數據）」，透過 AI 進行產品推薦、簡化內部核保作業流程，並提供更加順暢的一致體驗，讓保險也能像零售一樣真正做到懂顧客。

「接下來，我們會把在百貨零售與商業不動產驗證過的技術，進一步擴大到製造、數位保險等產業，讓價值放到最大。」梁基文如是說道。

五大技術、四大產業，騰雲科技以孵化器成就下一個十年

梁基文表示：「過去 10 年，我們專注在『新零售・新生活』；接下來將延伸至『新商務・新生活』，透過收購、合資、投資等方式與外部夥伴共創新的成長動能。」

具體做法是以 ABCDE（AI、Blockchain、Cloud、Data、Experience）五大技術為核心，鎖定零售、不動產、製造與金融服務四大產業，透過外部合作與孵化機制強化解決方案的廣度與深度：整合現場設備、門市裝置、POS、排隊系統、取貨流程、感測器與後勤運作，推出 AIoT 智慧場域管理方案，滿足跨場域、跨產業與跨國企業的需求。

例如，協助泰國五星級酒店導入 AIoT 智慧場域管理方案以優化能源設備管理、降低營運成本並提升使用者體驗等。明（2026）年，騰雲科技計畫將 AIoT 智慧場域管理方案推向製造業廠房，協助客戶管理冷氣、燈光等能源設備並進行碳管理，同時，透過監控產線設備的振動與溫度等數據，提供 AI 預判的設備維修時機（Preventive Maintenance），擴大數位與綠色雙軸轉型的綜效。

除以集團力量推廣 AIoT 智慧場域管理方案，騰雲科技亦積極擴大相應的生態體系發展：首先是與跨業夥伴一同延伸 AIoT 智慧場域管理方案的應用範疇，如與保險業者合資成立數位保險公司以提供 AI-Ready 數位應用方案；其次是建立消費者生態體系以發揮「新商務‧新生活」的相互影響綜效。例如，騰雲科技子公司騰加數位將擴大 AIoT 平台運營版圖，深入零售、商辦與飯店等多元場景，並以此為載體整合數位支付、會員數據與數位內容傳播等應用，藉此強化場域的智慧化能力，以及拓展騰雲解決方案的落地深度與廣度。

「透過 AIoT 智慧場域管理方案、營運中台與 TrendVotex 等產品與服務，我們不僅能更精準回應台灣、日本與東南亞市場在流程自動化、營運效率提升上的需求，也能同步改善大眾的日常體驗，真正落實『新商務・新生活』的共好價值。」關於未來的發展，梁基文如是總結。