【連載書摘】超強Social力~不可不知的E-mail禮節

2009.07.26 by
數位時代
【連載書摘】超強Social力~不可不知的E-mail禮節
身為現代職場人,每天E-mail來來去去往返,已經是不可避免的趨勢了!E-mail不僅是工作與人際溝通的重要工具,更可用來當作提醒別人、約定...

身為現代職場人,每天E-mail來來去去往返,已經是不可避免的趨勢了!E-mail不僅是工作與人際溝通的重要工具,更可用來當作提醒別人、約定開會時間,甚至自己留書信紀錄存檔的「秘密武器」。

E-mail成為我工作中不可缺少的必要工具,是多年前,教主仍在外商公司擔任公關經理開始,不過,也因為當時不熟悉一些公司內部E-mail規則,而出了件糗事。

記得我當時剛到新工作走馬上任時,為了盡可能讓各部門的人瞭解公關部門的運作,以及記者對品牌的意見與指教,我決定盡可能透過E-mail,將我的工作內容與其他部門同事分享。

原本,我的作法是一一選取收件者同事的E-mail Address,將信轉寄給大家,但這樣做其實有點費時。某一天,我在公司內部內建公用通訊錄中,發現一個名叫「Group」的群組,我心想:「這應該是同事們的電郵地址吧?」。於是,就將某一封信轉寄給「Group」中所有人 ……。

大約半天後,一封總裁的回信寄到我信箱,他委婉的告訴我,關於地區性的非緊急事務,無需寄給所有的人,更無需寄到他的信箱 ……天哪!我這才發現自己犯了個E-mail大錯,也是E-mail的該有的應對進退及分寸!

因為這個事件,讓我開始對E-mail規則、E-mail禮貌相當注重,以免類似的糗事再發生。現在的教主,雖不敢妄稱自己是E-mail大師,但好歹也是個功力不差的E-mail達人了!

還有,很多人愛用「全部回覆」這功能,透過E-mail進行辦公室意見調查。結果我們就常看到:

To:辦公室全體同仁
主旨:請問本週末的聚餐到×××舉辦好嗎?

然後,辦公室相關人等只要一回信,就按個「全部回覆」鍵,搞到每個人信箱裡都有好幾十封同主題的回覆信件,而內容從具體的意見,到只是敷衍的回覆個「好」、「OK」,也會一一寄到每個人的信箱,讓人連收信刪信都很煩!浪費辦公室的工作效率。

另外,教主也注意到不少人寄同一封E-mail給很多人時,都會直接用「副本」功能,而不是用「密件副本」!這樣的問題是什麼呢,就是會讓每個收到信的人,一目瞭然看見你將這封信寄給了其他哪些人,同時知道別人的E-mail Address,在商業職場中,也算是將資料外洩,要特別注意和留心。

我有個朋友M就曾經因為這樣的事情,而對另一個朋友「心生芥蒂」。因為M認為,E-mail Address也是個人祕密資料之一(雖然現在真的很難有什麼個人資料徹底保密這種事),寄信的朋友沒有用「密件副本」,以避免所有人的E-mail Address被攤在陽光下,這就是不貼心、不用心的表現。

或許這件事並沒那麼嚴重,但寄E-mail前一個小小動作,就能讓人感覺到你的謹慎,以免單純的E-mail竟成為你職場失利的原因。

還有許多人喜歡自行設計E-mail簽名檔,但是卻忘了把自己的手機號碼附上去,這點,也是運用E-mail的小瑕疵!因為愈來愈多人沒有隨手抄寫電話號碼的習慣,臨時要找個人(比方說客戶想找久未聯絡的廠商),開對方寄來的E-mail找對方聯絡電話是常有的事。此時,若因自己一時疏忽,而忘記在簽名檔中註明最好找到你的電話,那麼,不是讓千辛萬苦飛到對方手上的E-mail「功能大減」了嗎?小心、聰明的用E-mail,它將是你最得力的安靜好幫手。

※ 本文摘自高寶出版的新書《超強Social力:職場公關黃金法則

超強Social力:職場公關黃金法則

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