115年台大醫院,推動變革的新工具(一)
115年台大醫院,推動變革的新工具(一)
2013.03.11 |

有著115年的悠長歷史,台大醫院正以平衡計分卡做為變革的平台,打造一個高績效的非營利組織。**平衡計分卡能清楚勾勒出組織願景、釐清策略,並把策略落實為具體的目標,讓全體成員都朝集中一致的方向,全力前進。

**大約在1999~2002年間,隨著醫療體系不斷進步,相關領域的競爭日益激烈。相形之下,聲譽卓著的台大醫院,反而因為組織複雜龐大,在溝通協調及作業效率上,都有很大的改善空間,拖慢了變革的步伐。

為了提升全院競爭力,台大醫院前院長李源德教授決定展開革新,期望藉由提升醫院的經營品質和成效,為已有上百年歷史的老醫院,注入新的生命能量。

工欲善其事,必先利其器。李源德推動變革的工具之一,便是自1990年代起在管理學界蔚為風潮的策略管理工具——平衡計分卡(BSC,Balanced Scorecard)。

「那時候,真的花了很多心力去說服大家接受這個想法,」時任副院長,現為台大醫院院長陳明豐教授坦言。不過,在陳明豐的努力與堅持之下,台大醫院成功導入平衡計分卡制度,順利推展至行政及醫療單位,讓以教學研究、濟世救人的醫療院所,有了新的策略思維。

步驟1:行政單位試行,扣下變革扳機
推行組織變革之初,台大醫院首度選派一批人員,前去台大EMBA進修,學習管理的相關知識與技能,陳明豐便是其中一員,並在完成進修後,接受李源德指派,擔任「平衡計分卡專案」的負責人。

初期,陳明豐成立一個核心小組,以企畫室成員為主力,並納入各行政部門主要幹部(約18位同仁)。組員們以讀書會的方式,逐步了解平衡計分卡的整套邏輯,並預先考量醫院未來的整體執行走向。

2002年起,行政單位率先導入平衡計分卡;其後歷經不斷地實驗與修正,到了2005年,這項管理工具正式擴及所有單位。

步驟2:策略成長營,規畫策略地圖
《平衡計分卡》(The Balanced Scorecard)一書作者羅伯.柯普朗(Robert S. Kaplan)曾提到,平衡計分卡是一套「化策略為行動」的管理工具,因此組織必須先有策略,才能發揮它「化為行動」的功能。

台大醫院也遵循這樣的軌跡,於1999年前後,在當時院長的領導下,慢慢地釐清整個醫院的願景、使命、策略和價值觀等方向。

時至今日,台大醫院每年9月都會召開院層級的「策略成長營」,將全體一級幹部(約60位)分為4~5個小組,約花上一個全天的時間,針對醫院的未來發展,共同研擬下年度的願景、策略和策略目標。

經過一番激辯、討論後,每個小組都必須上台總結該組的意見,並轉交企畫室整理、潤飾為「策略地圖」(Strategy Map),呈現出下年度的願景與策略。

策略地圖是透過財務、顧客、內部流程、學習與成長這4個構面,來呈現組織各個策略目標之間的因果關係,以及完成目標的路徑。一般企業的策略地圖,為了追求獲利成長,多半以「財務構面」的諸多目標做為最終依歸,其他構面則扮演達成目標所需的手段與方法。

然而,「台大醫院並無法以『利潤最大化』『成本最小化』的思維來管理,」陳明豐強調,台大醫院是非營利組織,也是公家醫療單位,擔負著國內醫療教育、醫學研究、維持社會秩序等重責大任****。因此,台大醫院的策略地圖,是以內外部顧客的滿意度,以及社會責任的建全(顧客構面),為最高發展方向,並由相關內部流程及學習成長構面從旁協助配合。

至於財務構面,陳明豐認為,「不需要像營利組織一般視「賺錢」為主要任務,一切以夠用、穩建為原則即可。」

資料來源《經理人月刊No.69》

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從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模
從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模

對居家整聊室來說,經營的核心,是把人放在第一位──不只照顧客戶,也照顧團隊。這家全台首創的專業收納公司,不只替別人「整聊」生活,更懂得先把自己內部「整聊」好。創辦人鄭博元與黃恩頡深知,品牌要長大,不能只靠熱情與經驗,還要有一套能承接人、事、客戶與未來的管理方法。因此,他們在沒有IT人力編製的情況下,借助叡揚 Vital CRM專業夥伴的力量建立更有溫度、更有秩序的管理方式。

市場需求驅動家事服務崛起,居家整聊室搶佔先機

現代人追求高品質生活卻苦於時間有限,這種兩難的困境促使居家清潔、到府收納等家事服務產業蓬勃發展,著眼於市場需求成長,居家整聊室於2017年成立,成為到府收納服務市場的先驅。

居家整聊室共同創辦人黃恩頡表示,公司成軍初期專注在到府收納服務,之後為因應整聊師人力有限且缺乏標準化流程的挑戰,於2018年開辦整聊師認證課程,每年培訓近2,000位整理收納專才,累計學員數已突破萬人。隨著專業度與口碑的提升,居家整聊室的事業版圖不斷擴大,自2024年起陸續與信義居家及多家大型居家服務平台建立長期合作關係,為這些合作夥伴提供專業的整理收納服務。

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居家整聊室共同創辦人黃恩頡以數據導向策略,讓團隊從顧客互動到轉換都具備可追蹤與可優化的依據。
圖/ 數位時代

在年營收與客戶數量逐年成長的同時,居家整聊室也迎來新的營運挑戰,「如何深化與既有客戶的互動,提高顧客回購率,成為我們的關鍵課題,」居家整聊室創辦人鄭博元說,當時公司經常接獲舊客戶的主動詢問,引發團隊重新省思,在舊客經營上該如何從被動回應轉為主動經營、吸引更多回頭客使用服務?但在過程中卻發現,傳統使用Excel表格管理顧客互動的方式,已經很難滿足這樣的業務需求。

導入Vital CRM,以系統強化客戶經營力

居家整聊室最初在設計Excel表格欄位時,其實參考了RFM客戶分析模型,希望這份表格能兼具記錄與再行銷的功能,但實際執行上卻免不了面臨人工輸入資料的挑戰,包括資料正確性與即時性難以保證、缺乏統一的資料記錄邏輯、同仁自行添加欄位等。

這些問題導致Excel表格最後僅剩下基本的記錄功能,很難從中篩選符合特定條件的客戶進行再行銷,也不容易對新進業務同仁進行教育訓練,因為他們雖然能取得客戶名單,卻無法辨識客戶的最新狀態和互動歷程。

為此,居家整聊室決定導入CRM,以系統取代人工作業,提高舊客經營的效率與成效。鄭博元表示,在評估多款 CRM 系統時,叡揚系統開放式 API 設計最能對應他對未來系統整合的藍圖規劃,亦能有效解決既有手動流程導致的資訊落差與溝通延誤等問題。後續功能驗證階段,他發現 Insight 模組的分析設計具備清晰的管理理論依據,進一步展現系統的專業深度與實務價值,加上叡揚在業界的口碑與多產業服務經驗,最終促成了雙方的合作。

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居家整聊室創辦人鄭博元運用數位工具解決團隊營運痛點,進一步開啟全新的商業想像與合作契機。
圖/ 數位時代

應用階段1》聚焦深化客戶互動與業績管理,創造4大效益

居家整聊室採兩階段循序漸進的策略,逐步擴大系統應用成效。第一階段聚焦於強化客戶互動與業績管理,第二階段則拓展至全面性的數據整合,串起客戶從初次加入會員到最終完成交易與付款的完整作業流程。

黃恩頡進一步說明,第一階段的應用以業務和管理團隊為主,業務團隊透過Vital CRM瀏覽客戶資料與商機名單、詳實記錄每次客戶互動歷程,或根據特定條件篩選目標客戶發送簡訊、主動創造接觸客戶的機會。管理團隊則藉由Insight報表中的關鍵指標,如:轉換率、客戶RFM分數等,定期檢視業績進度及目標達成情況,實現數據驅動的精準管理。

居家整聊室不只提昇顧客回購率,更創造三大管理效益。第一、提升團隊的業務能力。由於Insight模組將商機、消費、負責業務和互動行為整合在一起,使管理團隊可以用數據掌握業務同仁的工作績效,而不是依賴主觀感受,不只溝通變得更順暢,還能據此樹立行為標竿,讓業務同仁更清楚該怎麼經營客戶才能提升業績表現。

第二、保留完整客戶資料,避免因人員異動而造成客戶流失的風險。

第三、為新進業務員打造最佳學習曲線。透過Insight數據分析結果,新進業務員能夠清楚知道成交率與業績目標間的關聯性,提升了主動聯繫客戶的意願和積極程度。此外,還能彈性調整新進業務員手中名單的新舊客戶比重,使其先與舊客戶聯繫、磨練互動技巧,之後隨著專業度提升,再逐步增加新客戶比重。

第四、合理配置顧客資源,最大化商機轉消費的比例。例如,將高品質新客名單分配給超級業務員(Top Sales)、根據轉換率調整業務手上的新客名單等,實現客戶資源的最佳配置。

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居家整聊室善用數位工具落實經營策略,從資料管理、人才培育到資源配置,全面強化商機轉化力。
圖/ 數位時代

應用階段2》以Vital CRM為核心,打造無縫整合的客戶服務流程

居家整聊室邁向第二階段的應用,即以Vital CRM為核心,整合品牌官網、會員系統、對話機器人、訂單系統及整聊師派單APP等營運系統,讓數據可以自動拋轉至不同系統中,省去不必要的人工登打作業,大幅提升團隊的工作效率。

鄭博元詳細說明如何打造無縫整合的客戶服務流程。他表示,人們經由官網或LINE加入會員後,相關資料會直接匯入Vital CRM,方便業務同仁與新會員聯繫,一旦新會員決定使用服務、也就是商機成功轉化為訂單後,Vital CRM就會將必要資訊拋轉至排班派單系統,自動進入後續服務流程,包括安排居家整聊師到府服務、產出付款連結等,當客戶點選連結完成支付,相關資料隨即回傳至CRM系統,自動更新為結案狀態,形成一個完整閉環的服務旅程。

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鄭博元(左1)指出,叡揚CRM Insight模組展現教科書等級的邏輯結構,精準對齊團隊管理需求,成為最終導入的關鍵契機。
圖/ 數位時代

展望未來,居家整聊室除了持續深耕到府收納領域,更計劃將自身數位化成果升級為商業解決方案,賦能更多家事服務同業啟動數位轉型。鄭博元強調,導入CRM的價值,不僅是解決內部團隊在舊客經營上的挑戰,更為公司開啟了一扇嶄新的商業大門,日後,若能成功將現行「以Vital CRM整合客戶服務流程」的應用機制轉化商業模式,相信將有機會開拓更寬廣的市場版圖。

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