步驟5****:以明確目標爭取預算,以具體績效獲得獎勵
「策略目標需要策略預算的配合,才能發揮力量,」陳明豐表示。然而,預算有限,不可能每個提案都通過,因此院方規定,想申請預算的部門,必須先將他們欲完成的策略目標、行動方案及預算,編製成一份報告提交企畫部,由企畫部、協同工務室、醫工部或相關單位做初步審核,再交由預算委員會討論,從策略目標的急迫性、重要性、創新性、發展性等角度,全面評估執行順序。
經過目標設定、行動建立及預算配合之後,自當年底到次年初,院長室團隊會主導舉辦一次「全院評比」,邀集各單位主管及專家學者擔任評審委員,從各單位的策略目標完成度、對醫院貢獻度等面向進行審核及指導。
若順利完成單位年度策略目標,且經院方評定為成效卓越,得獎單位將可獲得額外的績效獎金,不但能聚集成員的向心力,也能激發團隊士氣及榮譽心。在此同時,院方也會安排績優單位將規畫與執行經驗,分享給全院同仁,做為日後推廣標竿學習的管理方式。
對於表現不佳的團隊,陳明豐表示,雖然公家機關無法比照一般企業在績效目標未達成時,就扣獎金薪水,但院方仍會口頭告誡或以同儕評比的結果,規勸這些單位知所改進。
步驟6****:建立溝通平台,持續學習改善
努力多年下來,陳明豐指出,自從台大醫院推廣平衡計分卡後,院內形同多了一項良好的溝通工具。
他觀察到,平衡計分卡能夠利用各構面之間的邏輯關係,完整勾勒出組織願景、策略及目標的因果關係,不但每個人會愈來愈了解自己在做什麼,全體人員的前進方向也比較集中一致。
進行變革難免都會遭遇阻力,陳明豐提到了推廣過程中,必須克服的兩道難題。其一是對於台大醫院這個百年機構而言,平衡計分卡是很新的管理方式,因此相較於私人機關,必須耗費更多時間來溝通想法、磨合衝突。
其二則是台大醫院的核心業務,都是難以用數字去評量的抽象結果,如教學、研究、和醫療服務等,所以有關績效衡量的標準,台大醫院仍然不斷地嘗試與學習,設法建構一套公平、合理的評量制度。
扛著115年的悠長歷史,台大醫院正以平衡計分卡做為溝通的語言和平台,輔以其他管理工具,打造一個高績效的非營利組織。
資料來源《經理人月刊No.69》