國際研究暨顧問機構Gartner表示，所謂多數企業已移轉或正移轉至雲端電子郵件或雲端辦公室系統（cloud office systems）的說法與其研究結果不符。Gartner預估，目前使用雲端辦公室系統的企業用戶約有5千萬名，僅占整體辦公室系統用戶數（不包含中國與印度）的8%。然而，Gartner預測，2015年上半年將開始出現大規模移轉至雲端辦公室系統的熱潮，其普及率將於2017年升至33%。
Gartner副總裁Tom Austin表示：「儘管將辦公室系統移轉至雲端是個熱門話題，但實際的移轉率仍因企業規模、產業別、地理區域及特定條件而持續產生極大差異。雖然2013年初僅8%的企業用戶採用雲端辦公室系統，但我們預測至2022年，其用戶數將成長至6億9,500萬人，比重達60%。」
雖然電子郵件仍為全球最主要的協同作業工具，但其他工具（如團隊網站及社群網站）的重要性正逐漸攀升。然而，電子郵件卻是企業決定是否移轉至雲端辦公室系統的關鍵。Gartner預測，至2014年底，至少一成的企業電子郵件位址將基於雲端或「軟體即服務」（Software as a Service）模式。至2017年底，此比例至少將成長至三分之一。
此外，近年來人們用以存取雲端辦公室系統的裝置數量亦出現大幅成長。當雲端辦公室系統市場於2007年首度成形時，一般的使用者僅透過單一裝置存取企業辦公室系統。2013年，裝置數量已巨幅增加。Gartner預估，現今一般知識工作者一週內最多會利用四種裝置（如：手機、平板、個人與公司電腦）存取公司的辦公室系統。單一用戶裝置使用數的激增，可能促使部分企業移轉至雲端辦公室系統，如此可減輕軟體安裝、維護及升級企業辦公室軟體的IT負擔。
裝置數量是一項重要的考量。當每個企業用戶存取非雲端的辦公室系統與應用程式時，企業可能須為其所使用的各項存取裝置購買授權；反之，雲端辦公室系統通常係根據單一使用者而非裝置數來授權。因此將出現以下兩種情況：對於越來越常使用多元裝置的知識工作者而言，若採用以裝置數計費的舊有模式就必須為每一台裝置購買授權或訂閱服務，移轉至以使用者（而非裝置）為單位的計費模式則可節省可觀的成本。另一種情況是，若企業的裝置多由員工共同使用（例如：銀行與醫療機構），則較適合採用以裝置為單位的授權或訂閱服務。
目前的採用率依據產業別而有著極大差異。前端產業中的企業，如：高等教育、離散式製造、零售以及餐飲與旅館業，在現階段較有可能採用雲端辦公室系統。反之，情報與國防領域，以及部分受到嚴密規範的金融與醫療產業，則最不可能成為早期採用者。
Austin表示：「儘管目前仍處於雲端市場整體演進的早期階段，但在許多情況下，企業至少應在未來兩年之內將部分使用者移轉至雲端辦公室系統，尤其是小型企業與零售、餐飲與旅館以及製造業。然而，時機成熟與否仍視服務供應商而定，而且小心謹慎是絕對必要的。」
