用行動概念改造舊辦公室|數位時代 BusinessNext

「會計師事務所裡絕大部分的員工如查帳員等，必須長時間在客戶那邊工作，一年當中約只有兩個月的時間會回到自己的辦公室，」致遠會計師事務所總務部經理趙懷琮表示，在「ㄇ」字型、三百五十坪的辦公空間裡頭，特地在「ㄇ」字型的兩端分別設計兩個行動辦公室，讓空間利用更有效率。
這裡每一個一百八十公分長度的辦公桌，只擺放兩張座椅(其他樓層為三張)，並且在行動辦公室這塊區域，天花板上所有嵌入式的照明設備，一律改採用吊燈，不僅增加桌面上的亮度，也增加空間的趣味。同時行動辦公室旁邊的窗戶保留給所有員工，工作累了，就可以拿杯咖啡坐在高腳椅上，看著窗外的街頭即景，彷彿置身於曼哈頓的Lounge Bar。
要打造好的行動辦公室，收納空間是否充足是個觀察點。致遠在辦公室各角落放置許多鐵製置物櫃，雖不是很好看，但功能性十足，不只可存放私人用品，很多員工還在鐵櫃外黏貼小紙條留言。致遠也設計許多櫥櫃，讓員工放置查帳用行李箱，不致散落在公司各角落。
對一家擁有三十六年歷史的會計師事務所來說，打造這樣一個和傳統辦公空間大不相同的辦公室，需要許多勇氣。今年八月致遠決定一改過去會計師事務所給人的刻板印象，重新規劃辦公空間。整個辦公室除了維持結構的必要樑柱之外，沒有一個辦公家具或是牆面的高度，超過員工身高的一半，主管辦公室也用透明玻璃做為隔間，這使得辦公室裡的光線，得以順利地穿透各區塊，節省能源外也可增加亮度。同時在視覺上，利用充足的光線，照射在用色柔和而明亮的牆面上，讓人絲毫感覺不出這是一個刻板印象中的會計師事務所。
一向採用合夥人制度的會計師事務所，為了爭取更多公共空間，「光是這些合夥人的房間坪數從原本的八坪，變為現在的五坪，就花了很多時間溝通，」執行長王金來說，「不過，看起來大家都很喜歡這個新辦公室，這也讓致遠變得更年輕了。」

因應台商南向布局，富邦產險早在1989年即進入東南亞市場，並於2006年設立富邦保險經紀人（泰國）股份有限公司（以下簡稱富邦泰國保經），長期協助企業客戶掌握在地風險與營運機會。

一場突如其來的災害，讓富邦泰國保經意識到：現代化辦公環境才是支撐持續成長的關鍵。

「2025年3月28日下午，緬甸發生規模7.7強震，對曼谷帶來巨大衝擊，如高樓倒塌，以及員工基於安全考量無法正常進辦公室。」富邦泰國保經總經理吳明凱回憶：「這件事讓我們意識到，企業不能再把『辦公室』當成唯一的工作場域，必須將『營運不中斷』從口號轉為落地的能力。」

而這，也是富邦泰國保經會啟動現代化辦公模式升級的關鍵。

從IT支援到營運韌性，自由系統扮演關鍵角色

對多數南向布局的中小型據點而言，IT往往不是優先投資項目，富邦泰國保經同樣面臨人力精簡、資源有限、缺乏專職IT人員等挑戰，在跨國溝通與合規要求的牽引下，增加新系統的導入複雜度。

「我們需要的不只是技術，而是能幫我們『說清楚』的人，而這正是我們會選擇與自由系統合作的關鍵因素之一。」吳明凱回憶雙方第一次接觸是富邦泰國保經突然面臨網路連線問題，但因語言隔閡以及在地服務廠商的品質參差不齊，既有廠商花費許多時間仍找不出根本問題，但這個狀況在自由系統進場後便迎刃而解，透過排查網路電話跟系統設定等方式，自由系統短短幾個小時就找到問題、隔天成功修復，展現專業的技術能量，逐步建立雙方的信任與合作關係。

從早期協助排除網路斷線問題，到後續整體架構優化，自由系統不僅展現即時技術能力，更重要的是，能在（富邦產險）總部規範、在地環境與使用者需求之間進行有效轉譯，以長期且彈性的方式提供協助，讓富邦泰國保經得以專注核心業務發展、不用再為IT問題分心。

自由系統泰國區域經理潘子維表示：「我們與富邦泰國保經的關係不是單純的一次性系統工具導入，而是在合規前提下，協助富邦泰國保經重構工作模式與IT架構，讓技術真正服務營運，兼具營運韌性與業務彈性。」

M365＋DaaS，不只是工具，而是「可持續運作的辦公基礎」

自由系統因應富邦泰國保經的商業模式與需求提出短、中、長程規劃與建議後，立即從三個面向協助優化資訊系統架構：導入 Microsoft 365、引進裝置即服務（Device as a Service；DaaS），以及在網路架構不變的狀況下升級交換機、建置防火牆與導入虛擬私人網路（Virtual Private Network；VPN）設備，藉此建立一個不受地點限制、具備安全與彈性的工作環境。

例如，富邦泰國保經在自由系統的協助下將傳統桌機全面轉向筆電，並透過DaaS整合設備生命週期管理、資安設定與IT支援，成功將原本零散的維運工作轉為可預測、可控的服務模式。

吳明凱表示：「M365與DaaS上線時間短短不到半年，便取得亮眼成果：不僅大幅降低IT維運負擔、建立遠距辦公能力，更進一步降低營運相關文件儲存成本，以及全面強化資安防護機制。」更重要的是，透過自由系統提供的教育訓練與流程轉換，非IT背景的同仁也能順利上手，確保資訊投資發揮實際效益。

從IT現代化到AI驅動營運升級

隨著遠距辦公環境與IT基礎架構現代化工程完畢，富邦泰國保經與自由系統將目光轉向下一階段：AI應用。雙方計畫在2026年底或明年初評估、導入智慧文件分析、自動化流程與AI協作工具，藉此將財務等人員從高重複性的作業中釋放出來、將心力聚焦在更高價值的決策與分析工作。

而這意味著：IT的角色將從支援系統進一步升級為驅動營運效率與創新的引擎。

從自由系統與富邦泰國保經的實務，可以清楚看到：在「不確定」已成常態的時代，企業競爭力不再只來自規模或資源，更在於是否具備能在任何情境下持續運作、快速調整的能力。過去，這樣的能力或許多屬於大型企業；如今，透過適切的合作夥伴與IT架構設計，中小型企業與海外據點同樣可以快速建立具韌性的營運基礎。

對富邦泰國保經來說，M365、DaaS與機房重整只是起點，真正關鍵的，是打造一套能隨環境變動持續進化的營運基礎，而這正是自由系統長期深耕的核心價值，不僅協助企業完成IT現代化，更憑藉長期積累的服務經驗，陪伴企業建立具彈性且能持續演進的營運體系，為下一階段的營運升級與成長奠定更穩固的基礎。