「會計師事務所裡絕大部分的員工如查帳員等,必須長時間在客戶那邊工作,一年當中約只有兩個月的時間會回到自己的辦公室,」致遠會計師事務所總務部經理趙懷琮表示,在「ㄇ」字型、三百五十坪的辦公空間裡頭,特地在「ㄇ」字型的兩端分別設計兩個行動辦公室,讓空間利用更有效率。
這裡每一個一百八十公分長度的辦公桌,只擺放兩張座椅(其他樓層為三張),並且在行動辦公室這塊區域,天花板上所有嵌入式的照明設備,一律改採用吊燈,不僅增加桌面上的亮度,也增加空間的趣味。同時行動辦公室旁邊的窗戶保留給所有員工,工作累了,就可以拿杯咖啡坐在高腳椅上,看著窗外的街頭即景,彷彿置身於曼哈頓的Lounge Bar。
要打造好的行動辦公室,收納空間是否充足是個觀察點。致遠在辦公室各角落放置許多鐵製置物櫃,雖不是很好看,但功能性十足,不只可存放私人用品,很多員工還在鐵櫃外黏貼小紙條留言。致遠也設計許多櫥櫃,讓員工放置查帳用行李箱,不致散落在公司各角落。
對一家擁有三十六年歷史的會計師事務所來說,打造這樣一個和傳統辦公空間大不相同的辦公室,需要許多勇氣。今年八月致遠決定一改過去會計師事務所給人的刻板印象,重新規劃辦公空間。整個辦公室除了維持結構的必要樑柱之外,沒有一個辦公家具或是牆面的高度,超過員工身高的一半,主管辦公室也用透明玻璃做為隔間,這使得辦公室裡的光線,得以順利地穿透各區塊,節省能源外也可增加亮度。同時在視覺上,利用充足的光線,照射在用色柔和而明亮的牆面上,讓人絲毫感覺不出這是一個刻板印象中的會計師事務所。
一向採用合夥人制度的會計師事務所,為了爭取更多公共空間,「光是這些合夥人的房間坪數從原本的八坪,變為現在的五坪,就花了很多時間溝通,」執行長王金來說,「不過,看起來大家都很喜歡這個新辦公室,這也讓致遠變得更年輕了。」
在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!
今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。
首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!
除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。
這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。
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AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。
AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。
同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。
與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。
ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。
AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。
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