報表有小錯誤,在老闆心中是大扣分!兩個Excel驗算功能,做出「零誤差」報表

2016.08.15 by
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在小學的數學課,老師不斷提醒我們要「驗算」,算錯一題就只是扣分而已,但進入職場,若是將財務報表算錯一個數字,你在老闆的心裡會被大大地扣分,因...

在小學的數學課,老師不斷提醒我們要「驗算」,算錯一題就只是扣分而已,但進入職場,若是將財務報表算錯一個數字,你在老闆的心裡會被大大地扣分,因此做得再好的報表,絕對不能少了「驗算」這重要的一環。

在Excel裡有兩個功能可以幫助你「驗算」,為你減少報表上的數字誤差。

一、按一下F2

F2是特別簡單的驗算快速鍵,可以讓儲存格顯示出數值背後的算式。

以下圖為例,假設你想要檢查財務報表第2年的銷貨收入,點選那個儲存格,按一下F2就會出現計算式,可以清楚看出計算過程有沒有弄錯。

圖說明

二、追蹤比對的功能

如果你想要比較很多個算式,追蹤功能更常被使用。

1. 追蹤前導參照:檢查「算式」裡計算了哪些項目

假設計算完財務報表中第1~3年的「費用」(薪資支出+租金),你想要檢查計算過程有沒有出錯,就可以利用「追蹤前導參照」功能!

在你指定儲存格之後,Excel會用「箭頭」標示該儲存格計算了哪些項目,當你發現第3年的箭頭比較短,你就會知道第3年少算到了「租金」,可以盡快修正。

圖說明

有時候老闆想確認報表中某個數值是怎麼算出來的(例如費用怎麼來的?),你也可以從追蹤前導的箭號,清楚看出和「費用」相關的儲存格,並快速地表明是薪資收入和租金的總和。

操作方式:點選想要檢查的儲存格→選擇「公式」→追蹤前導參照

圖說明

2. 追蹤從屬參照:檢查「某個項目」被用在哪些算式裡

從屬的意思是,你指定的某個儲存格,被歸屬到哪些算式裡,也就是有哪些算式用到你指定的儲存格資料呢?

以下圖為例,你想計算不同銷貨數量時,公司可得的「銷貨收入」。因為銷貨收入=單價X銷貨數量,必須確認銷貨收入一欄都有計算到「單價」的數值,就可以運用「追蹤從屬參照」。Excel會以單價為中心,將使用到該數值的算式用箭頭標示起來,假如箭頭有對應到每個銷貨收入,就能確定你沒有算錯。

圖說明

操作方式:點選想要檢查的儲存格→選擇「公式」→追蹤從屬參照

圖說明

bonus:檢查完後,該怎麼移除箭號?

在使用「追蹤比對功能」檢查完後,在Excel上會留下很多箭頭,你可以移除所有箭號或分別移除「追蹤前導參照」和「追蹤從屬參照」的箭號。

操作方式:點選想要移除箭號的儲存格→選擇「公式」→移除箭號

圖說明

延伸閱讀:這樣用Excel才專業!老闆和客戶看報表,最在乎的3件事

(本文整理自《外商投資銀行超強Excel製作術》,時報出版。)

本文授權轉載自:經理人

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