為了找尋適合的地點,3M傷透了腦筋。擔任搬家計畫總召集的資深經理陳連進說,為了讓新辦公室可以長久使用,他們以未來三年的人力成長做為依據,評估後至少需要二○○○坪以上的空間。選出幾個符合標準的大樓後,再以「整體成本」、「大樓設施」以及「周圍交通」等指標來嚴格估算,最後才敲定新家的位置。
新的辦公室除了滿足企業內部的需求,它更透過地點、大樓的知名度、內部空間的規劃,傳遞出是一流公司的訊息。3M位在台北市敦化南路二段的新辦公室,樓下是「Hanspree」的旗艦店(液晶電視業者),3M所承租的八層樓裡,設計師在每個樓層裡運用低隔板、寬走道、落地玻璃等手法,打造「開放」的溫暖空間。在這裡,好的景觀和最開放的空間都給大多數的員工使用。在單一樓層裡,主管辦公室圍繞在沒有視野的這面;另外一面具有豪爽視野的玻璃窗面,是留給部門同事,提供一個「公平」與「開放」的環境。面對樓面最外端三角畸零地--同時享有敦化南路與隔壁公園的兩面視野,則規劃成為大家都可以使用的會議室,讓每一個員工都可以輕鬆享受都市中「難得的奢侈」。
為了不讓樑柱破壞整體空間的質感,設計師特意將每層樓樑柱所佔去的空間,規劃為「腦力激盪區域」(Brain Storming Area),員工可以坐在這裡閒聊討論。當然一時苦惱而陷入沉思的同事,也可以透過大片落地窗,讓工作中的心情隨著窗外景物不斷地轉換,靈感也可以源源不絕。
接待大廳設在六樓,行事風格向來低調的3M,只在玻璃與白色牆壁上貼有小小的企業紅色標誌,並將鮮明的顏色融合在沙發、地毯與牆壁。
同時,在這個沒有人辦公的樓層裡,設計師為了讓空間更有效率地被使用,除了規劃許多大、小不等的會議室外,還利用拉門的活動設計,讓最大的一間會議室與員工用餐環境相互連接,創造出一個能夠容納三百人的集會場所,而這數字正好接近3M在台灣的員工總數。
在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!
今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。
首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!
除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。
這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。
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AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。
AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。
同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。
與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。
ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。
AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。
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