5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業
5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業

好圖表和壞圖表有一個顯著的差異:好的圖表會表達出自己的觀點,不只是資料整理的結果。

有時明明有很多想法,但很難在圖表上說明,所以只好在圖上附註文字,或是口頭說明,反而喪失了作圖的簡潔。本篇介紹了圓餅圖、長條圖、折線圖和Excel資料表格視覺化的技巧,用圖來表達觀點,報告的時候看起來更聰明。

1. 圓餅圖中央的空間要好好利用!

只要插入一個圓形就可以表達觀點

下表為某連鎖手搖飲料品牌在台北4間分店的營業額與占比。此時通常會把總金額放在最上面,但你也可以放在圓餅圖的正中間,也就是視覺的中心。怎麼做呢?只要把圓餅圖的中間插入一個白底的圓形,再插入文字方塊,就可以在圓餅圖的中間寫字,同時維持圖表的簡潔性。

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圖/ 高佳吟/製圖

2. 圖例可以放在圖表上!

讓圖更清爽簡潔

某服裝品牌在台北4間分店每月的營業額畫成堆疊長條圖,每個顏色代表一間店,圖例(哪個顏色代表哪間店)通常出現在圖的旁邊。這時,只要點選圖中的一個色塊,就可以編輯這一塊的文字。把圖例填入長條之後,就可以拿掉圖例囉。拿掉圖例的方法:點選整張圖,選右側的十字,把圖例的勾勾取消。

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圖/ 高佳吟/製圖

3. 圓餅圖每塊不一定要不同顏色!

同類型的用相近顏色可以更快看出對比

下圖是服飾店的品項銷售記錄,因為項目很多,直接用圓餅圖呈現,看起來雜亂無章。你可以把小的類別集合成更大的類別,例如把衣服分成「男裝」和「女裝」。然後點選任一塊餅,在右側的色彩欄裡選實心填滿,再選顏色就可以囉。

如圖所示,把男生的服飾都用橘色系、女生的服裝用藍色系,一眼就可以看出來店內男女裝的銷售比例。

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圖/ 高佳吟製圖

4. 讓Excel表視覺化!

用顏色深淺來表示數據

下表為某餐飲品牌全台分店的營業狀況。因為店家數很多,不管用圓餅圖或長條圖都很難比較。此時,你可點選整張表,然後選「設定格式化的條件」>>>「色階」>>>「綠白色」,表格就會依照數據的大呈現出深淺不同的顏色。

視覺化之後,一眼就可以看出來台中店的業績優於其他分店,也可以看出來以各月份相比較,10月的業績普遍比較好。

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圖/ 高佳吟/製圖

5. 圖表灰階列印也OK!

折線圖除了顏色還有標誌可以用

下表示某健身會館全台4間分館的新增會員數。折線圖上可以看出台中和台南表的新增會員數比較多,台北和新竹分館比較少。不過,有時折線圖的線一多,顏色會混在一起很難區別,例如紫色和藍色的視覺其實相當接近。或者圖是彩色的,但是印成紙本講義的時候變成黑白的,每條線看起來都一樣了。

只要點選任一條線雙點擊,在「標記選項」,勾選「內建」,就有各式各樣的標記可以使用囉。只要每條線分配不同的標記,就算印成黑白的也不用擔心了。

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圖/ 高佳吟/製圖

延伸閱讀:做專業圖表必備的Excel功能!3個馬上可以學會的小技巧

參考資料:《PRESIDENT》2016.10.17

本文授權轉載自:經理人

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關鍵字: #數位工作術
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我們不一樣!安排健康檢查前,項目怎麼選?用數據啟動「個人化健康」新趨勢
我們不一樣!安排健康檢查前,項目怎麼選?用數據啟動「個人化健康」新趨勢

健康檢查是守護身體的第一道防線,但面對琳瑯滿目的項目清單,醫療名詞艱澀難懂,多數人往往只能被動接受既有的「固定套餐」。擁有全台超過 3 億筆健康大數據的國泰健康管理,瞄準民眾在安排健康檢查前「健檢項目怎麼選」的痛點,以科技驅動打造智慧化「衡好選」健康規劃系統。這套由國泰研發、提供給大眾與合作醫療機構使用的軟體服務,主打「好懂、好選、好預約」,徹底翻轉傳統模式,讓個人化健康規劃真正達到量身訂做,並且已獲得國家專利。

顛覆傳統制式框架,大數據導航篩選「健康優先級」

國泰健康管理數據智能發展部資深協理郭怡賢直言,傳統安排健康檢查時「一體化套餐」的局限性,他不僅深有感觸,更是親身經歷者。即便具備專業背景,一般人面對健檢項目怎麼選,仍難以摸透其中的「眉角」。

他分享了一段來自內部的真實轉折:公司內部夥伴曾因專業的評估建議,加選了過去從未、也從沒想過要關注的指標,竟因此及時察覺關鍵的身體訊號。這類真實故事不斷上演,讓團隊深刻體認到,若僅依賴固定的框架,極可能漏掉重要的資訊。這些服務經驗與真實痛點,成為決定打破過去選擇框架、將專業「大腦」轉化成數位導航的核心動機。

郭怡賢深刻分析,健康管理的本質是一條嚴謹的價值鏈:由「健康發現」啟動,進而達成「日常落實」的目標。他指出,若前端的「需求篩選」不夠精準,後續所有的行動都將失去支點。傳統模式最大的戰略盲點,在於忽視了個體生理狀況與生活習慣的差異,導致受檢者往往處於資訊被動地位。國泰投入研發『衡好選』系統的核心起心動念,就是要打破僵化的框架,利用數據導航協助每位使用者進行個人化健康規劃,讓選擇從『被動接受』,進化為真正意義上的『個人化規劃』。

過去制式套餐常讓大眾因擔心選錯項目而不安,動輒花上數小時解決疑問。透過這套軟體系統融合大數據與專業經驗,將數百項知識轉化為 24 小時在線的「數位大腦」。這不僅突破了服務量能限制,更確保每位使用者隨時都能獲得「不一樣」的個人化篩選建議。

#1 國泰健康管理
圖/ 國泰健康管理

推動健康白話文運動,讓健康規劃好懂、好選擇

近年來健康服務琳瑯滿目,為什麼國泰可以直擊痛點,大膽提出變革?國泰健康管理成立近 15 年來,累積了超過 3 億筆大數據,這不僅只是數據的累積,更是服務經驗的結晶,以及客戶面對龐雜資訊時常見疑惑的解答。透過成熟的科技,「衡好選」系統應運而生,「我們的核心概念是好懂、好選,一次解決傳統選擇上的兩大痛點。」

「衡好選」系統從每個人的生活背景下手,先透過個人體況及家族病史的簡單問答,了解個人狀態,最後加入十大死因等潛在風險資料。綜合評估後,依據客戶的年齡、性別和地區,推算出專屬的指標關注方向,再從數百項選項中精準排序,為客戶「篩選健康優先級」,使用者也能依據推薦再靈活調整。郭怡賢笑說,「就像數位導航一樣,主動提供客製化的推薦,然後依需求自由配置!」

此外,健康項目的說明往往充滿生硬的醫療用詞,這也是國泰在系統進化中花最多時間調整的部分,「我們稱之為『白話文運動』。」國泰與專業團隊梳理,用簡單卻精準的白話指引,把 300 多個項目一一解釋清楚,讓大眾一看就知道為什麼自己的體況需要關注這項指標。而且透過系統選完方案後,就能直接向合作醫療機構預約,方便即時,打造一條龍的便利體驗。系統內還有即時線上小助手,有任何疑惑都能直接諮詢,宛如多了一個 24 小時在線的專屬服務人員。

#0 國泰健康管理
圖/ 國泰健康管理

全新品牌精神上線,喊出健康新哲學「Happy Habit」

從「衡好選」系統的智慧規劃到數位日常工具的全面支持,國泰健康管理將顛覆傳統健康管理的模式,賦予全新的品牌精神「Happy Habit」 ,訴求健康應是快樂、來自每一天一點的生活累積,用輕鬆簡單的方式 。讓大眾透過精準的健康規劃找到正確的方向 ,並運用每日陪伴的數位健康工具,找到專屬自己的快樂生活方式 。

未來,國泰健康管理除了與醫療機構合作,還會更進一步進化,與不同產業和通路展開深度合作,將健康規劃真正融入到生活場景中 ,透過科技系統的協助,讓人們在飲食與日常作息中,輕鬆找到更適合自身健康的選擇 。藉由攜手不同的跨界夥伴,國泰健康管理致力於為客戶提供完整的全方位解方,「我們想打造的是一個完整的健康生態圈!」

在數據與科技的加持下,國泰健康管理讓健康管理不再只是單次的檢查安排 ,而是轉化為融入生活、隨時陪伴的健康夥伴 ,不僅更加貼近客戶的真實需求,也賦予健康管理嶄新的面貌,為產業開創全新局 。

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