5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業
5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業

好圖表和壞圖表有一個顯著的差異:好的圖表會表達出自己的觀點,不只是資料整理的結果。

有時明明有很多想法,但很難在圖表上說明,所以只好在圖上附註文字,或是口頭說明,反而喪失了作圖的簡潔。本篇介紹了圓餅圖、長條圖、折線圖和Excel資料表格視覺化的技巧,用圖來表達觀點,報告的時候看起來更聰明。

1. 圓餅圖中央的空間要好好利用!

只要插入一個圓形就可以表達觀點

下表為某連鎖手搖飲料品牌在台北4間分店的營業額與占比。此時通常會把總金額放在最上面,但你也可以放在圓餅圖的正中間,也就是視覺的中心。怎麼做呢?只要把圓餅圖的中間插入一個白底的圓形,再插入文字方塊,就可以在圓餅圖的中間寫字,同時維持圖表的簡潔性。

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圖/ 高佳吟/製圖

2. 圖例可以放在圖表上!

讓圖更清爽簡潔

某服裝品牌在台北4間分店每月的營業額畫成堆疊長條圖,每個顏色代表一間店,圖例(哪個顏色代表哪間店)通常出現在圖的旁邊。這時,只要點選圖中的一個色塊,就可以編輯這一塊的文字。把圖例填入長條之後,就可以拿掉圖例囉。拿掉圖例的方法:點選整張圖,選右側的十字,把圖例的勾勾取消。

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圖/ 高佳吟/製圖

3. 圓餅圖每塊不一定要不同顏色!

同類型的用相近顏色可以更快看出對比

下圖是服飾店的品項銷售記錄,因為項目很多,直接用圓餅圖呈現,看起來雜亂無章。你可以把小的類別集合成更大的類別,例如把衣服分成「男裝」和「女裝」。然後點選任一塊餅,在右側的色彩欄裡選實心填滿,再選顏色就可以囉。

如圖所示,把男生的服飾都用橘色系、女生的服裝用藍色系,一眼就可以看出來店內男女裝的銷售比例。

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圖/ 高佳吟製圖

4. 讓Excel表視覺化!

用顏色深淺來表示數據

下表為某餐飲品牌全台分店的營業狀況。因為店家數很多,不管用圓餅圖或長條圖都很難比較。此時,你可點選整張表,然後選「設定格式化的條件」>>>「色階」>>>「綠白色」,表格就會依照數據的大呈現出深淺不同的顏色。

視覺化之後,一眼就可以看出來台中店的業績優於其他分店,也可以看出來以各月份相比較,10月的業績普遍比較好。

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圖/ 高佳吟/製圖

5. 圖表灰階列印也OK!

折線圖除了顏色還有標誌可以用

下表示某健身會館全台4間分館的新增會員數。折線圖上可以看出台中和台南表的新增會員數比較多,台北和新竹分館比較少。不過,有時折線圖的線一多,顏色會混在一起很難區別,例如紫色和藍色的視覺其實相當接近。或者圖是彩色的,但是印成紙本講義的時候變成黑白的,每條線看起來都一樣了。

只要點選任一條線雙點擊,在「標記選項」,勾選「內建」,就有各式各樣的標記可以使用囉。只要每條線分配不同的標記,就算印成黑白的也不用擔心了。

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圖/ 高佳吟/製圖

延伸閱讀:做專業圖表必備的Excel功能!3個馬上可以學會的小技巧

參考資料:《PRESIDENT》2016.10.17

本文授權轉載自:經理人

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關鍵字: #數位工作術
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總統科學獎揭曉!梁賡義院士、葉均蔚院士用創新與堅持,寫下臺灣科學光輝新頁
總統科學獎揭曉!梁賡義院士、葉均蔚院士用創新與堅持,寫下臺灣科學光輝新頁

【總統科學獎】宗旨在於提升臺灣在國際學術界之地位,獎勵數理科學、生命科學、人文及社會科學、工程科學在國際學術研究上具創新性且貢獻卓著之學者,尤以對臺灣社會有重大貢獻之基礎學術研究人才為優先獎勵對象。

2025年11月11日,總統科學獎頒獎典禮於總統府正式舉行。2001年設立、每2年頒發1次的總統科學獎,今年已邁入第13屆,本屆的2位獲獎者,分別是生命科學組的院士梁賡義、工程科學組的院士葉均蔚。2位臺灣的科研泰斗,不僅全心全意投入創新,更樹立了典範,成為所有科研人員的榜樣。

總統賴清德在致詞時,引用諾貝爾和平獎得主曼德拉(Nelson Mandela)的話指出:「在事情完成之前,一切都看似不可能。這說明了2位院士的故事,他們對未知世界保持熱情、好奇,認真從基礎研究做起,並堅持努力到最後一刻,成功終將屬於他們。」

2025年總統科學獎得主,生命科學組 梁賡義 院士(右)、工程科學組 葉均蔚 院士(左)。
2025年總統科學獎得主,生命科學組 梁賡義 院士(右)、工程科學組 葉均蔚 院士(左)。
圖/ 數位時代

梁院士開創廣義估計方程式 ,加速新藥問世,造福千萬病患

從數學跨足生物統計、再投身高等教育與國家衛生的梁院士,從小就喜歡數學的嚴謹,在美國華盛頓大學攻讀博士期間,因為接觸到當時炙手可熱的「存活分析」,進而對生物統計產生興趣,「投入『生物統計』是條不歸路,因為我發現,統計工具的發展,可以對人類健康有間接幫助。」後來,他前往美國約翰霍普金斯大學任教,又與同事Scott Zeger研發出新的統計方法「廣義估計方程式」,突破了傳統分析方法必須假設所有樣本獨立的侷限,讓長期追蹤資料的解讀更嚴謹,也成為全球健康研究不可或缺的工具。

梁院士研究做得出色,卻不只將心力擺在學術上,他更心心念念著臺灣的發展,持續關心高等教育、國家衛生等領域。他在美國任教的28年間,幾乎年年暑假,都返國舉辦研討會,分享國際生物統計和流行病學的新知。2010年,他乾脆辭去教職,回臺擔任國立陽明大學校長,將陽明大學打造成醫學、人文並重的全人大學。

數位時代
賴總統親自頒發「2025年總統科學獎」殊榮予梁院士。
圖/ 數位時代

2017年,他又接下國家衛生研究院院長一職,並在新冠肺炎爆發期間,擔任中央流行疫情指揮中心研發組組長,與阿斯特捷利康(AstraZeneca)簽約,採購1千萬劑疫苗,完成防疫任務,「所以獲得總統科學獎,不僅是個人的榮耀,更是國家對全人教育的推動、公共衛生實踐,以及任務導向的研究重要性的肯定。能在其中有一些貢獻,我深感榮幸。」

高熵合金之父葉院士,堅持不懈打破材料學定律

被譽為「高熵合金之父」的葉院士,打破材料學界以1~2種主元素為基底的傳統,開創出能讓數十種元素混合的「高熵合金」,為元素週期表注入嶄新生命力,在半導體、智慧機械、綠能科技、國防與生醫等領域帶來突破性的應用。過去合金多以單一金屬為主,再加入少量元素微調性質,金屬種類愈多反而愈脆、延展性與硬度下降,使應用受限;然而高熵合金卻反其道而行,以4、5種以上金屬融合,展現出更佳的延展性、耐腐蝕性與硬度,重新定義合金的可能性。

令人驚訝的是,30年前葉院士提出高熵合金構想時,曾被質疑「觀念錯誤、毫無可能」。他不畏質疑,透過紮實的實驗與論證,於2004年一口氣發表5篇高熵材料論文,為高熵合金命名、定義並奠定理論基礎,後續更平均每年發表逾10篇研究,提出高熵效應、嚴重晶格扭曲效應、緩慢擴散效應與雞尾酒效應等核心概念,開創全新的材料科學典範。

數位時代
賴總統親自頒發「2025年總統科學獎」殊榮予葉院士。
圖/ 數位時代

如今,高熵合金不只在學界掀起熱潮,更成功落地產業。「學以致用非常重要!」葉院士強調,學術研究不該停留在象牙塔,而應投入產業、協助解決關鍵瓶頸。他不僅與國立清華大學共同成立「高熵材料研發中心」,也創辦全球首家高熵材料公司,推動技術轉移與產業升級,讓高熵合金真正走向世界舞臺。

所有總統科學獎得獎人的科學成就及重要貢獻,不僅提升臺灣學術聲譽及國際競爭力,對於增進人類生活福祉更有深遠的影響,實為臺灣學術界的最高典範。而本屆梁院士、葉院士2位得獎人終身投入科學探索、人才培育的成果,嘉惠了整個社會,更成就跨世代的深遠影響,為臺灣科學寫下光輝一頁。

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