5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業
5個Excel小技巧,沒人教就不知道!讓你的報告資料比別人更專業

好圖表和壞圖表有一個顯著的差異:好的圖表會表達出自己的觀點,不只是資料整理的結果。

有時明明有很多想法,但很難在圖表上說明,所以只好在圖上附註文字,或是口頭說明,反而喪失了作圖的簡潔。本篇介紹了圓餅圖、長條圖、折線圖和Excel資料表格視覺化的技巧,用圖來表達觀點,報告的時候看起來更聰明。

1. 圓餅圖中央的空間要好好利用!

只要插入一個圓形就可以表達觀點

下表為某連鎖手搖飲料品牌在台北4間分店的營業額與占比。此時通常會把總金額放在最上面,但你也可以放在圓餅圖的正中間,也就是視覺的中心。怎麼做呢?只要把圓餅圖的中間插入一個白底的圓形,再插入文字方塊,就可以在圓餅圖的中間寫字,同時維持圖表的簡潔性。

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圖/ 高佳吟/製圖

2. 圖例可以放在圖表上!

讓圖更清爽簡潔

某服裝品牌在台北4間分店每月的營業額畫成堆疊長條圖,每個顏色代表一間店,圖例(哪個顏色代表哪間店)通常出現在圖的旁邊。這時,只要點選圖中的一個色塊,就可以編輯這一塊的文字。把圖例填入長條之後,就可以拿掉圖例囉。拿掉圖例的方法:點選整張圖,選右側的十字,把圖例的勾勾取消。

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圖/ 高佳吟/製圖

3. 圓餅圖每塊不一定要不同顏色!

同類型的用相近顏色可以更快看出對比

下圖是服飾店的品項銷售記錄,因為項目很多,直接用圓餅圖呈現,看起來雜亂無章。你可以把小的類別集合成更大的類別,例如把衣服分成「男裝」和「女裝」。然後點選任一塊餅,在右側的色彩欄裡選實心填滿,再選顏色就可以囉。

如圖所示,把男生的服飾都用橘色系、女生的服裝用藍色系,一眼就可以看出來店內男女裝的銷售比例。

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圖/ 高佳吟製圖

4. 讓Excel表視覺化!

用顏色深淺來表示數據

下表為某餐飲品牌全台分店的營業狀況。因為店家數很多,不管用圓餅圖或長條圖都很難比較。此時,你可點選整張表,然後選「設定格式化的條件」>>>「色階」>>>「綠白色」,表格就會依照數據的大呈現出深淺不同的顏色。

視覺化之後,一眼就可以看出來台中店的業績優於其他分店,也可以看出來以各月份相比較,10月的業績普遍比較好。

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圖/ 高佳吟/製圖

5. 圖表灰階列印也OK!

折線圖除了顏色還有標誌可以用

下表示某健身會館全台4間分館的新增會員數。折線圖上可以看出台中和台南表的新增會員數比較多,台北和新竹分館比較少。不過,有時折線圖的線一多,顏色會混在一起很難區別,例如紫色和藍色的視覺其實相當接近。或者圖是彩色的,但是印成紙本講義的時候變成黑白的,每條線看起來都一樣了。

只要點選任一條線雙點擊,在「標記選項」,勾選「內建」,就有各式各樣的標記可以使用囉。只要每條線分配不同的標記,就算印成黑白的也不用擔心了。

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圖/ 高佳吟/製圖

延伸閱讀:做專業圖表必備的Excel功能!3個馬上可以學會的小技巧

參考資料:《PRESIDENT》2016.10.17

本文授權轉載自:經理人

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關鍵字: #數位工作術
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AI 智慧代理人時代來臨!三大導入階段, AI 落地企業不卡關
AI 智慧代理人時代來臨!三大導入階段, AI 落地企業不卡關

生成式 AI 帶動企業數位轉型浪潮持續升溫,各界不再滿足單一任務型的 AI 應用,而是期盼 AI 能真正成為具備主動決策與多工能力的「智慧代理人」(Agentic AI),在最少人為干預的情況下,自主推進工作流程、完成複雜任務。

但企業導入AI並非一蹴可幾,而是需要對AI有正確認識,並制訂循序漸進的導入流程,才能真正發揮AI功效。在2025台灣人工智慧年會中,cacaFly 聖洋科技技術副總吳振和提出三大導入關鍵階段,深入剖析企業如何從概念驗證(PoC)階段,逐步推進到實際上線(Production),並分享實務經驗與觀察。

延伸閱讀:生成式AI可以怎麼用?cacaFly現身說法,助企業應用GCP服務智慧轉型

解鎖 Agentic AI,企業邁向多任務智慧代理

「很多公司會問,One AI 要做什麼事?但實際上,若要讓 AI 回答公司內部政策或新法條的相關問題,僅靠基礎模型並不足夠。」吳振和指出,要讓 AI 真正成為能「做事」的智慧代理人,前提是它必須理解企業內部的脈絡與知識,並即時掌握外部變動的資訊。

企業必須先釐清內部規範是否與最新法規相符,這意味著系統必須具備持續爬取與解析最新資料的能力。為此,企業必須先截取與整理內容,再建構成專屬的知識庫(Knowledge Base),確保資料品質達到可用標準後,再透過檢索增強生成(Retrieval-Augmented Generation, RAG)技術,使 AI 能夠即時動態查詢並生成符合企業語境的回答。

延伸閱讀:從資料清洗到 RAG,大型語言模型的必需品,做出專屬企業的 AI 知識庫!

吳振和強調,這是一個動態循環的過程:從資料蒐集、品質控管、知識庫建構到生成應用,每一環節都息息相關,任何一處鬆動都會影響最終產出的準確性與可信度。

cacaFly 聖洋科技技術副總吳振和
圖/ cacaFly

破除「一次到位」迷思,從驗證到落地的三大關鍵階段

許多企業對 AI 寄予厚望,因此常將 PoC 視為年度計畫的重點,希望能「一次到位」做出具體成果。但吳振和提醒,若缺乏清楚的系統工程思維,PoC 容易淪為「概念展示」,難以真正走入組織的日常營運。

他將導入 Agentic 系統工程的歷程,分為三個關鍵階段:

1.第一階段:可行性評估(Feasibility Study)
企業必須在投入資源前,先明確界定「最需要被 AI 解決的關鍵問題」是什麼,並進一步設計可量化的驗證指標。這不僅包括評估技術實作的可行性,更要從商業目標出發,釐清導入 AI 的具體使用情境、預期成效與風險邊界,如此才能確保後續模型選型與資料蒐集方向正確對齊業務需求。

2.第二階段:系統設計與驗證(Design & PoC)
在確定導入方向後,必須規劃清楚資料蒐集與整理流程,確保知識庫的內容具備正確性、完整性與時效性。吳振和特別強調,這個階段不能只追求展示效果,而應以「產品化思維」來構築 PoC,使其具備可擴充性、可維護性及安全性,才能為後續上線打下基礎。

3.第三階段:產品化與營運(Production & Operation)
當 PoC 驗證完成後,進入正式上線階段,挑戰也隨之而來。除了需要整合企業內部系統與流程,還必須建立持續監控與維運機制,確保模型表現隨時間演進不會劣化,並能快速回應法規變動或資料更新的需求。吳振和指出,這往往是最容易被低估、但也是最考驗企業組織能力的關鍵環節。

cacaFly 聖洋科技技術副總吳振和
圖/ cacaFly

建立模型優化根基,打造高品質的黃金資料集

吳振和特別強調,要讓 Agentic 系統工程真正發揮效益,企業必須先建立一套高品質的「黃金資料集」(Golden Dataset),作為模型評估與優化根基。他指出,黃金資料集的價值在於能為模型選擇與前測提供客觀依據,讓團隊能針對不同任務挑選最適合的模型,避免導入初期就誤踩方向。

同時,黃金資料集也能協助團隊辨識模型的常見錯誤與脆弱點,進而快速回應「模型飄移」(Model Drift)的風險。吳振和說明,所謂模型飄移,指的是即使模型本身未經改版,效能也可能隨著環境與資料變動而突然下降,導致原本表現良好的模型出現偏差。透過持續比對模型預測與黃金資料集結果,團隊才能即時察覺效能衰退,並進行迭代更新,確保系統長期穩定運作。

從小規模應用起步,漸進擴展至核心業務

吳振和分享,在實際輔導企業導入 AI 的經驗中,最常見的挑戰來自於「期待落差」。許多企業誤認為概念驗證(PoC)階段即可呈現完整的產品原型,然而實際情況顯示,若企業未能建立完善的資料架構與流程基礎設施,即使短期內展現亮眼成效,也難以確保長期營運的穩定性與可持續性。

也因此他建議企業在規劃 AI 導入時,應採取漸進式策略,從小規模應用場景著手,逐步擴展至核心業務領域。企業應將 PoC 定位為整體產品開發生命週期的重要環節,而非獨立的一次性專案。

AI 的導入不僅是一場技術升級,更是企業組織文化與決策流程的轉型工程。唯有從資料治理、流程優化到人才培訓同步布局,才能確保 AI 能在企業內部真正「落地生根」,創造長期商業價值,成為真正的智慧代理人。

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