當你完成了一份試算報表，羅列整理了大量數據後，為了讓一些「比較」與「分析」更具體，你應該會想製作各種類的「統計圖表」，例如用直條圖比較優劣、用折線圖展示趨勢、用堆疊圖（面積圖）呈現各部分在整理所佔比例的關係等等，讓你呈現報告時更有力量。
我之前在製作周勝輝老師的《銷售的科學：如文案一般的說話，像心理師一樣的觀察，40個讓客戶買單的提案技巧》這本書時，對裡面解析圖表用途的一段話印象深刻：「圖表要看『勢』，如果要看細節，就看數字報表會更仔細，所以我們必須要將數字轉為『勢』，以便客戶在瞬間就能理解整個圖表態勢。」
但是要怎麼將「一大堆的數字」，轉換成一張具體呈現態勢的「好圖表」呢？有時候製作圖表可能真的很花時間，而且對初學者來說，要去分析轉化這些數字，或是挑選一種適合的圖表來呈現並不容易，這時候怎麼辦？
如果你還不是圖表製作大師，還摸不清你的數字應該換成什麼圖表好。
或者你真的很趕時間，需要趕快做出一份好報表。
甚至是你報告時臨時需要一張統計圖表。
遇到上面這些情況，我們可以試試看「微軟 Excel 軟體」與「 Google 試算表」內建的「自動建議圖表」功能，幫我們一秒生出「適合目前數據」的各種類可用好圖表，還可以當「數據分析助理」來使用喔！
你可能還對這個有興趣：免費 Excel Google 試算表範本下載百種專業工作表格。
Google 試算表的「探索」與「建議圖表」
1. 打開探索功能
在 Google 試算表中，右下方有一個叫做［探索］的功能，簡單來說，這個功能會自動分析報表的資訊，提供我們各種建議。
在 Google 文件與簡報中，也有這樣的［探索］功能，以簡報來說，探索功能就可以用來：Google 懂自動設計簡報！ Google 簡報推出智慧型簡報版面設計。
2. 插入自動統計的函式
例如我可以圈選某一段範圍的資料，這時候［探索］列會自動分析出他的加總、平均值、大小值。
而且我可以拖曳像是「平均值」到表格中，就會自動建立統計函式（ Google 試算表的函式還有很多利用，例如：Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機，範本下載）。
3. 查看自動產生的「分析文字報告」與「統計分析圖表」
或者我簡單選擇試算表中的某個區域，這時候右方的［探索］會呈現出這整個區域的各種統計統表與分析。
例如他製作出了一個根據年份的各單位每年營業額趨勢圖，我可以把這個折線圖直接插入我的試算表中。
而且注意看，它下方還會提供一些文字分析報告，例如這裡出現的是 A單位與 B單位在 2016 年有上升趨勢，也會出現像是 A 單位可以代表全體的 52% 這類的分析。
利用［探索］，可以提供我們分析報表很多具體的提示。
4. 將自動產生的圖表插入表格中
如果你覺得 Google 試算表［探索］功能自動產生的某張圖表正是你要的，可以直接插入試算表中，也可以再做一些修改。
我之前個人的家庭理財方法，就利用這個［探索］功能產生記帳每月統計圖表，如果想學我的多人家庭記帳方法，可以參考下面兩篇文章：
5. 針對特別欄位快速插入圖表
如果探索功能裡，沒有出現你要的統計圖呢？
這時候可以先選擇某個區域的欄位（可以只點其中一格，也可以圈選你要的範圍），然後按下右上方功能列裡的［插入圖表］。
6. 插入 Google 建議的圖表
這時候一樣會分析你指定區域的所有數值，然後推薦你最適合這群數字的統計圖種類。
有時候 Google 建議的比較中規中矩，你也可以切換到［圖表類型］頁面，這時候所有支援你指定數字的圖表都可以點選，直接點選，就會在右方自動繪製出圖表了。
Excel 圖表的「建議圖表」
1. 善用 Excel 的建議圖表功能
微軟的 Excel 中也有同樣的功能，讓我們不再覺得製作圖表是難事。
只要點選某個欄位，也不用圈選想要的範圍（尤其當你不確定應該圈選什麼範圍時），在 Excel 中切換到［插入］分頁，然後選擇［建議圖表］。
2.插入自動建議的圖表
這時候 Excel 也會顯示出所有適合這個區域數字的統計圖，我們只要根據需求，挑一個適合的插入即可。
3. 切換更專業的統計圖
同樣的， Excel 優先建議的也會是比較中規中矩的圖表，如果你有自己的其他想法，可以切換到［所有圖表］頁面。
這時候一樣可以直接點選你要的圖表， Excel 就會根據表格裡的數字，想辦法畫出可用的統計圖囉！
有了 Google 試算表、 Excel 這樣的「自動建議圖表」功能，即使圖表新手也不用再害怕搞不清楚怎麼設定數值、不需害怕不知道該用哪種類型圖表好，因為當簡報需要圖表時，「一秒鐘」就能產生適合的圖表。更重要的是：
你甚至可以把這個「建議圖表」當作一種「分析助理」，如果一份報表一堆數字看不懂，你只要打開「建議圖表」，就等於 Google 試算表與 Excel 快速幫你做出「有效分析」。
也就是一開始我提到周勝輝老師說的：「我們必須要將數字轉為『勢』，以便客戶（或自己）在瞬間就能理解整個圖表態勢。」這是工作上很值得好好利用的功能。
延伸閱讀相關文章：
本文授權轉載自：電腦玩物
