Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封

2017.01.17 by
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Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封
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如何把表格內容變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式,然後一次列印出來?或者舉辦活動要準備與會者的名牌標籤,如果這些資料都在Google文件內,那該如何快速製作出格式一致、內容客製化的列印文件,一次印出?
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在我的工作上常常遇到下面這樣的需求,一本書完成了要寄送給幾十位推薦人,我有這幾十位推薦人的聯絡寄送地址資料表格,問題是怎麼快速把表格變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式,讓我一次列印出來?

又或者我要辦一場活動與課程了,需要準備所有與會者的名牌標籤,怎麼樣才能快速製作出格式一致、內容客製化的列印文件,讓我把與會者資料一次列印出來呢?

上述的需求,在微軟的 Office 中,都可以利用 Word 與 Excel 的合併列印功能來完成。問題是,如果我使用 Google 文件與試算表,有沒有辦法合併列印?還是可以的,今天就來跟大家分享簡單的步驟流程。

最近很剛好,我常常研究到「列印」的主題,相關文章還可參考:

1.

有興趣的朋友,跟著我這篇教學一步一步操作即可。

首先,我們需要在「 Google 試算表」先建立基本的表格資料,記得第一行一定要輸入每個欄位的名稱

接著,我們可以把這份資料表格合併列印到 Google 文件,設定成我們需要的信封、名牌格式後,列印出來。

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2.

來到「 Google Docs 文件」中,打開[外掛程式]選單,選擇[取得外掛程式]。

利用 Google 文件的外掛程式功能,我們可以安裝原本不在 Google 文件中的功能:「Google Drive 文書處理大開外掛之門!強化編輯外掛程式實測」。

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3.

我們要安裝的外掛叫做「Avery Label Merge 」,你也可以點選這裡直接安裝。

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4.

外掛安裝到 Google 文件中後,就可以從[外掛程式]的選單裡找到「Avery Label Merge」,接著點擊[ New Merge ],開始合併列印。

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5.

首先, Avery Label Merge 會詢問我們要合併列印的格式是信封還是名牌標籤,其實選哪個都可以,因為後續還是能自己修改格式範本。

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6.

選定需求後,接著會詢問我們要在一頁紙張中,合併列印幾塊內容,根據我們的需求尺寸大小來選擇即可。

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7.

再下一步,就會詢問我們要從哪一份 Google 試算表來合併內容?選擇剛剛準備好的資料表。

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8.

等待一小段載入時間,就會在 Google 文件右方看到 Avery Label Merge 讀取出我在 Google 試算表的欄位名稱。

這時候我可以用點選的方式,把右方的欄位名稱,插入左方文件中「 Label or Name Tag 」的方格區域。

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9.

把需要的試算表欄位名稱插入後,還可以隨意在 Name Tag 方格中調整插入的位置,也可以調整欄位名稱的文字大小,或是加上自己自訂的新文字。

總之 Name Tag 方格內的排版,我們可以自行調整,這樣等等就會依據我們設計好的版面來插入客製化內容。

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10.

完成排版設計後,到右方的 Avery Label Merge 設定處,點擊[ Merge ],開始自動處理合併列印。

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11.

處理完成後,點擊[ Open ]。

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12.

最後,就會打開一份全新的 Google 文件,文件裡根據我剛剛自訂的排版,把 Google 試算表中的指定內容,插入文件中,讓我可以快速列印出來使用囉!

當然,合併列印也不一定只能用在紙本列印,你還可以利用這個功能「客製化」像是一些電子郵件的制式答覆內容等等,就看你如何利用。

延伸閱讀相關文章:

Avery Label Merge 外掛安裝

本文授權轉載自:電腦玩物

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