Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封
Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封
2017.01.17 | Google
圖/ 電腦玩物

在我的工作上常常遇到下面這樣的需求,一本書完成了要寄送給幾十位推薦人,我有這幾十位推薦人的聯絡寄送地址資料表格,問題是怎麼快速把表格變成可以黏貼在信封上的寄送標籤格式,讓我一次列印出來?

又或者我要辦一場活動與課程了,需要準備所有與會者的名牌標籤,怎麼樣才能快速製作出格式一致、內容客製化的列印文件,讓我把與會者資料一次列印出來呢?

上述的需求,在微軟的 Office 中,都可以利用 Word 與 Excel 的合併列印功能來完成。問題是,如果我使用 Google 文件與試算表,有沒有辦法合併列印?還是可以的,今天就來跟大家分享簡單的步驟流程。

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最近很剛好,我常常研究到「列印」的主題,相關文章還可參考:

1.

有興趣的朋友,跟著我這篇教學一步一步操作即可。

首先,我們需要在「 Google 試算表」先建立基本的表格資料,記得第一行一定要輸入每個欄位的名稱

接著,我們可以把這份資料表格合併列印到 Google 文件,設定成我們需要的信封、名牌格式後,列印出來。

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2.

來到「 Google Docs 文件」中,打開[外掛程式]選單,選擇[取得外掛程式]。

利用 Google 文件的外掛程式功能,我們可以安裝原本不在 Google 文件中的功能:「Google Drive 文書處理大開外掛之門!強化編輯外掛程式實測」。

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3.

我們要安裝的外掛叫做「Avery Label Merge 」,你也可以點選這裡直接安裝。

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4.

外掛安裝到 Google 文件中後,就可以從[外掛程式]的選單裡找到「Avery Label Merge」,接著點擊[ New Merge ],開始合併列印。

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5.

首先, Avery Label Merge 會詢問我們要合併列印的格式是信封還是名牌標籤,其實選哪個都可以,因為後續還是能自己修改格式範本。

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6.

選定需求後,接著會詢問我們要在一頁紙張中,合併列印幾塊內容,根據我們的需求尺寸大小來選擇即可。

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7.

再下一步,就會詢問我們要從哪一份 Google 試算表來合併內容?選擇剛剛準備好的資料表。

圖/ 電腦玩物

8.

等待一小段載入時間,就會在 Google 文件右方看到 Avery Label Merge 讀取出我在 Google 試算表的欄位名稱。

這時候我可以用點選的方式,把右方的欄位名稱,插入左方文件中「 Label or Name Tag 」的方格區域。

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9.

把需要的試算表欄位名稱插入後,還可以隨意在 Name Tag 方格中調整插入的位置,也可以調整欄位名稱的文字大小,或是加上自己自訂的新文字。

總之 Name Tag 方格內的排版,我們可以自行調整,這樣等等就會依據我們設計好的版面來插入客製化內容。

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10.

完成排版設計後,到右方的 Avery Label Merge 設定處,點擊[ Merge ],開始自動處理合併列印。

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11.

處理完成後,點擊[ Open ]。

圖/ 電腦玩物

12.

最後,就會打開一份全新的 Google 文件,文件裡根據我剛剛自訂的排版,把 Google 試算表中的指定內容,插入文件中,讓我可以快速列印出來使用囉!

當然,合併列印也不一定只能用在紙本列印,你還可以利用這個功能「客製化」像是一些電子郵件的制式答覆內容等等,就看你如何利用。

延伸閱讀相關文章:

Avery Label Merge 外掛安裝

本文授權轉載自:電腦玩物

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關鍵字: #數位工作術
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從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模
從收納空間到整合生活即時服務,居家整聊室打造家事服務的新商模

對居家整聊室來說,經營的核心,是把人放在第一位──不只照顧客戶,也照顧團隊。這家全台首創的專業收納公司,不只替別人「整聊」生活,更懂得先把自己內部「整聊」好。創辦人鄭博元與黃恩頡深知,品牌要長大,不能只靠熱情與經驗,還要有一套能承接人、事、客戶與未來的管理方法。因此,他們在沒有IT人力編製的情況下,借助叡揚 Vital CRM專業夥伴的力量建立更有溫度、更有秩序的管理方式。

市場需求驅動家事服務崛起,居家整聊室搶佔先機

現代人追求高品質生活卻苦於時間有限,這種兩難的困境促使居家清潔、到府收納等家事服務產業蓬勃發展,著眼於市場需求成長,居家整聊室於2017年成立,成為到府收納服務市場的先驅。

居家整聊室共同創辦人黃恩頡表示,公司成軍初期專注在到府收納服務,之後為因應整聊師人力有限且缺乏標準化流程的挑戰,於2018年開辦整聊師認證課程,每年培訓近2,000位整理收納專才,累計學員數已突破萬人。隨著專業度與口碑的提升,居家整聊室的事業版圖不斷擴大,自2024年起陸續與信義居家及多家大型居家服務平台建立長期合作關係,為這些合作夥伴提供專業的整理收納服務。

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居家整聊室共同創辦人黃恩頡以數據導向策略,讓團隊從顧客互動到轉換都具備可追蹤與可優化的依據。
圖/ 數位時代

在年營收與客戶數量逐年成長的同時,居家整聊室也迎來新的營運挑戰,「如何深化與既有客戶的互動,提高顧客回購率,成為我們的關鍵課題,」居家整聊室創辦人鄭博元說,當時公司經常接獲舊客戶的主動詢問,引發團隊重新省思,在舊客經營上該如何從被動回應轉為主動經營、吸引更多回頭客使用服務?但在過程中卻發現,傳統使用Excel表格管理顧客互動的方式,已經很難滿足這樣的業務需求。

導入Vital CRM,以系統強化客戶經營力

居家整聊室最初在設計Excel表格欄位時,其實參考了RFM客戶分析模型,希望這份表格能兼具記錄與再行銷的功能,但實際執行上卻免不了面臨人工輸入資料的挑戰,包括資料正確性與即時性難以保證、缺乏統一的資料記錄邏輯、同仁自行添加欄位等。

這些問題導致Excel表格最後僅剩下基本的記錄功能,很難從中篩選符合特定條件的客戶進行再行銷,也不容易對新進業務同仁進行教育訓練,因為他們雖然能取得客戶名單,卻無法辨識客戶的最新狀態和互動歷程。

為此,居家整聊室決定導入CRM,以系統取代人工作業,提高舊客經營的效率與成效。鄭博元表示,在評估多款 CRM 系統時,叡揚系統開放式 API 設計最能對應他對未來系統整合的藍圖規劃,亦能有效解決既有手動流程導致的資訊落差與溝通延誤等問題。後續功能驗證階段,他發現 Insight 模組的分析設計具備清晰的管理理論依據,進一步展現系統的專業深度與實務價值,加上叡揚在業界的口碑與多產業服務經驗,最終促成了雙方的合作。

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居家整聊室創辦人鄭博元運用數位工具解決團隊營運痛點,進一步開啟全新的商業想像與合作契機。
圖/ 數位時代

應用階段1》聚焦深化客戶互動與業績管理,創造4大效益

居家整聊室採兩階段循序漸進的策略,逐步擴大系統應用成效。第一階段聚焦於強化客戶互動與業績管理,第二階段則拓展至全面性的數據整合,串起客戶從初次加入會員到最終完成交易與付款的完整作業流程。

黃恩頡進一步說明,第一階段的應用以業務和管理團隊為主,業務團隊透過Vital CRM瀏覽客戶資料與商機名單、詳實記錄每次客戶互動歷程,或根據特定條件篩選目標客戶發送簡訊、主動創造接觸客戶的機會。管理團隊則藉由Insight報表中的關鍵指標,如:轉換率、客戶RFM分數等,定期檢視業績進度及目標達成情況,實現數據驅動的精準管理。

居家整聊室不只提昇顧客回購率,更創造三大管理效益。第一、提升團隊的業務能力。由於Insight模組將商機、消費、負責業務和互動行為整合在一起,使管理團隊可以用數據掌握業務同仁的工作績效,而不是依賴主觀感受,不只溝通變得更順暢,還能據此樹立行為標竿,讓業務同仁更清楚該怎麼經營客戶才能提升業績表現。

第二、保留完整客戶資料,避免因人員異動而造成客戶流失的風險。

第三、為新進業務員打造最佳學習曲線。透過Insight數據分析結果,新進業務員能夠清楚知道成交率與業績目標間的關聯性,提升了主動聯繫客戶的意願和積極程度。此外,還能彈性調整新進業務員手中名單的新舊客戶比重,使其先與舊客戶聯繫、磨練互動技巧,之後隨著專業度提升,再逐步增加新客戶比重。

第四、合理配置顧客資源,最大化商機轉消費的比例。例如,將高品質新客名單分配給超級業務員(Top Sales)、根據轉換率調整業務手上的新客名單等,實現客戶資源的最佳配置。

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居家整聊室善用數位工具落實經營策略,從資料管理、人才培育到資源配置,全面強化商機轉化力。
圖/ 數位時代

應用階段2》以Vital CRM為核心,打造無縫整合的客戶服務流程

居家整聊室邁向第二階段的應用,即以Vital CRM為核心,整合品牌官網、會員系統、對話機器人、訂單系統及整聊師派單APP等營運系統,讓數據可以自動拋轉至不同系統中,省去不必要的人工登打作業,大幅提升團隊的工作效率。

鄭博元詳細說明如何打造無縫整合的客戶服務流程。他表示,人們經由官網或LINE加入會員後,相關資料會直接匯入Vital CRM,方便業務同仁與新會員聯繫,一旦新會員決定使用服務、也就是商機成功轉化為訂單後,Vital CRM就會將必要資訊拋轉至排班派單系統,自動進入後續服務流程,包括安排居家整聊師到府服務、產出付款連結等,當客戶點選連結完成支付,相關資料隨即回傳至CRM系統,自動更新為結案狀態,形成一個完整閉環的服務旅程。

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鄭博元(左1)指出,叡揚CRM Insight模組展現教科書等級的邏輯結構,精準對齊團隊管理需求,成為最終導入的關鍵契機。
圖/ 數位時代

展望未來,居家整聊室除了持續深耕到府收納領域,更計劃將自身數位化成果升級為商業解決方案,賦能更多家事服務同業啟動數位轉型。鄭博元強調,導入CRM的價值,不僅是解決內部團隊在舊客經營上的挑戰,更為公司開啟了一扇嶄新的商業大門,日後,若能成功將現行「以Vital CRM整合客戶服務流程」的應用機制轉化商業模式,相信將有機會開拓更寬廣的市場版圖。

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