做簡報,細節超重要!這3個小地方沒做好,聽眾只會翻白眼

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這三個小地方容易被人忽略,但是沒掌握好原則,會讓人連看都不想看你的簡報一眼。

你是否有過這樣的經驗:坐在台下聽人簡報,看著投影幕上的簡報文字,字小到你看得吃力,索性放棄閱讀。那麼,一個有誠意又賞心悅目的簡報,「字要多大觀眾才看得見?」

《視覺溝通》認為, 字級要大於28,否則觀眾會看得很吃力。

另外,《簡報禪》作者賈爾.雷諾茲(Garr Reynolds)認為, 一頁投影片最多使用3種字型 。你可以使用同一種字體,再以大小、粗細體做2~3種變化,在整體視覺上既有秩序,又有變化,不會讓人覺得呆板,像雷諾茲在蘋果工作時,簡報文字都是使用Helvetica(最常被使用的英文字體)。

最後,《Google必修的圖表簡報術》提到 「千萬不要用斜置文字」 ,它引用一篇探討文字方向的研究(Wignor & Balkrishnan, 2005),發現一般人閱讀斜體字反而需要比平常多花費一倍的時間。接下來我們將針對簡報設計編排,逐一說明最適切的文字規格。

這三種簡報超NG!

1. 濫用圖表

簡報高手常常會用許多圖表來豐富投影片內容,但你真的應該用圖表傳達資訊嗎?Google前人力分析團隊總監柯爾‧娜菲克(Cole Knaflic)說: 「如果溝通的數據少,用文字更直接。」 以下圖為例,只是單純想強調「2012年有20%孩童有傳統全職母親,1970年則為41%」的訊息。如果以圖表呈現,觀眾看完字後,還得再理解圖,不如直接呈現純文字(數字),比圖表少一步理解的步驟。

經理人147期
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資料來源:《Google必修的圖表簡報術》,商業週刊

2. 行距過寬、字距太大

大多數字型軟體會預設好間距與行距數值,但當你把字體調成很大時(製作投影片時很常這樣做),需要特別注意英文字母間的距離有時會不太平均(如圖一),此時只能依靠手動調整。行距一般設置為比字體大20%,也就是說字級為12,行距就設成14或15,如此就不會顯得過寬或過窄(如圖二)。

經理人147期
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資料來源:《簡報禪》,悅知出版

3. 亂用字體,讓投影片看起來擁擠

如果一張投影片採用3種以上字體,會使得報告看起來雜亂無章,所以一般建議使用1~2種字體。使用中文字體時,如果內文字數較多,就用細明體,反之,就用粗黑體,如此就不會產生擁擠感;使用英文字體時,「有襯線」一般用於較長的文字段落以及書籍編排。「無襯線」則適用在電腦螢幕上。另外,英文字,只要首字母大寫就好,全大寫只會造成閱讀障礙。

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本文出自經理人,來自《經理人月刊》2017年2月號,特別企劃:頂尖企業都在用的「無雜訊」簡報製作法

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