Trello團隊如何使用Trello?8個專案排程協作重點技巧
Trello團隊如何使用Trello?8個專案排程協作重點技巧
2017.02.20 | 創業

我最近讀到兩篇文章,對如何使用Trello進行專案管理很有收穫:第一篇是Zapier團隊去採訪Trello團隊成員如何使用Trello:「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」。第二篇則是Trello團隊自己整理了前一篇文章的精華,重新解釋自己使用Trello時的管理邏輯:「 How Teams At Trello Use Trello 」。

100多人的Trello團隊,如何利用150多個團隊共用的Trello看板(不包含Trello成員自己建立的個人看板),來管理有1,700多萬用戶的Trello服務呢?

我身為Trello的使用者之一,仔細研讀了這兩篇文章裡提到的各種方法,並且實際嘗試一遍,加上我的理解、整理和個人看法,幫大家也重新詮釋一篇Trello 團隊自己使用 Trello 的工作哲學

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裡面有些工作方法,我想不只是使用Trello,對使用其他專案管理軟體也應該會有所啟發。

同樣的,如果你是剛剛接觸Trello,對功能還不熟悉,歡迎先參考我之前的幾篇教學文章,今日之文我則會略過這些功能教學的部分,直接說明方法:

一、每個專案都有一個[收件匣]列表:

Trello團隊提到他們在各部門工作看板裡,會建立一個叫做「incoming list」的列表,我們就叫他「收件匣(收集箱)」,這個用意是讓任何其他部門的人要轉交任務時、其他團隊裡的人要提供建議時、部門內的人有什麼新點子時,都先一律丟入「incoming list」。

這個「收集箱(收件匣)」可以讓整個公司的人對任何部門、團隊提供各種建議,有一個「雜事統一收集處」,但又「不會干擾該團隊的正常工作流程」。

一個更具體的使用情境會像是:客服團隊接到一個客戶對某產品的回饋,於是把這個客戶回饋丟到「某產品開發團隊」的「收集箱(收件匣)」,於是產品開發團隊就可以自行決定如何處理他。

圖/ 電腦玩物

「收集箱(收件匣)」的概念真的太重要了,我們每天的工作流程都會出現很多雜事、瑣事、新任務,可能是別人交代的、自己想到的,需要一個「收集箱(收件匣)」先統一收納,再根據實際專案的輕重緩急判斷,來決定如何處理。

「收集箱(收件匣)」保證了每個看板都能隨時接收發生的所有問題、回饋、新要求,但是又可以有一個「緩衝」,先不要直接干擾目前的工作流程。這其實也正是時間管理的必要流程,如果你想更詳細了解,可以延伸閱讀:Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版

二、看板根據「工作流程」自由設計:

Trello的優點就是直覺且富有彈性,看似簡單的看板列表,實則可以讓我們:「視覺化的排出清楚易懂的工作流程」。這一點對很多工作者來說很有吸引力,也難怪我之前介紹類似服務:「Zenkit一個專案多種視覺化管理:清單、看板、表格、月曆合一」,獲得很多迴響。

從Trello團隊的經驗分享中,可以看到Trello自己使用Trello時,大多時候也都是 根據「工作進度階段」 來分類列表的。

以Trello在發佈新功能時使用的看板,採用了如下的工作進度列表設計:

  • 專案基本資料
  • 待辦事項
  • 處理中
  • 準備發布
  • 已經發布

其中有一個也很有巧思的設計是一開始的 「專案基本資料」 列表, Trello團隊會在這個列表中放入說明專案的卡片,以及專案需要的一些基本模板的卡片(後面會介紹),這樣執行專案時就可以隨時參考與取用。

然後接下來的一系列「進度列表」,就是把任務卡片依據進度,調整位置,直到最終完成發佈。

圖/ 電腦玩物

三、利用卡片待辦清單,決定卡片是否移動到下個進度:

不過,Trello團隊提到他們在「決定任務卡片要不要移動到下一個進度列表」時,有一個很棒的設計,值得我們學起來。

這個方法是在卡片中,利用「加入待辦清單」功能,建立起這個任務在每個進度時必須完成的所有步驟,例如我下面舉例一本書要出版,企畫階段要完成什麼步驟?編輯階段要完成什麼步驟?準備出書階段要完成什麼步驟?

如果這張任務卡片的步驟只勾選到企劃階段,且尚未完成,那麼他就只能放在「待辦事項」列表中,表示還在準備。

圖/ 電腦玩物

如果這張任務卡片的步驟已經勾選到編輯處理階段了,那麼就表示負責人可以把這張卡片移動到「處理中」的列表。

依此類推,如果這張卡片的步驟都勾選完成,就可以進入「準備發布」的列表。

利用這個方法來明確的規範卡片的處理進度,而且也不會漏掉任何步驟,確實是個好方法。

圖/ 電腦玩物

四、利用空白卡片,建立可複製工作步驟模板:

因為上述的做法,任務的執行步驟變得很重要,而且一些大任務的執行步驟可能很多,如果這些大任務的執行步驟常常是類似的話,那麼 Trello 團隊就會在前面說的「專案基本資料」列表中,建立起空白的任務卡片模板。

圖/ 電腦玩物

空白任務卡片模板中,事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單,以後要執行這類任務的團隊成員,只要[複製]模板,就能快速產生卡片。

一方面快速,一方面讓團隊工作不容易出錯。

圖/ 電腦玩物

五、另外建立資源看板,和專案流程看板區隔:

在 Trello 團隊利用大量看板管理工作流程的過程中,他們提到經過經驗累積,發現看板應該區分「專案流程看板」與「資源支援看板」

「專案流程看板」就是我前面介紹的,去完成某個專案工作進度的管理看板,裡面是任務的執行步驟。

圖/ 電腦玩物

而「資源支援看板」,則像是資料庫,可以用列表分類團隊需要的一些資源,讓團隊成員可以隨時取用。

專案執行與資源支援要分開,才不會搞得一團亂。這個邏輯,我在自己的 Evernote 筆記管理中也是如此分類,有興趣的朋友可以參考:Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理

圖/ 電腦玩物

六、建立最佳流程後,隨時可以複製使用:

除了任務卡片可以複製裡面的資料、步驟外,整個看板的流程列表也可以複製。

尤其公司裡如果有特定的專案流程,或是這次執行專案後發現這個流程很好用,那麼下一次可以直接[複製]這次專案的看板來使用,就不用多花時間重新建立流程

圖/ 電腦玩物

七、減少會議時間的技巧:

Trello 團隊還提到他們用 Trello 看板來減少會議時間的小技巧。

在執行工作時,本來就會發生一些「待解決、待討論」的問題,這時候他們就在有疑問的任務卡片加上[開會討論]的「標籤」

圖/ 電腦玩物

這樣一來,等到團隊會議進行時,就在團隊看板裡「過濾出」加上「開會討論標籤」的卡片,直接針對這些卡片討論,討論完畢就把標籤去除。

開會前可以簡單收集要討論的重點,開會時可以聚焦在要解決的問題,自然就加快會議速度了。(這個技巧你還可以延伸閱讀:開會浪費時間?用特製會議記錄格式開一次有效會議

圖/ 電腦玩物

八、減少通知噪音的技巧:

最後,因為 Trello 整個公司有超過 150 個團隊共用的看板,他們要如何降低大量看板隨時有更新通知的噪音呢?

Trello 團隊提到,他們會 善用「訂閱」 的功能,只訂閱自己需要的看板,只接收自己需要的通知。

電腦玩物
圖/ 電腦玩物

或者對某個特殊任務卡片有興趣(有需要),也可以單獨[訂閱]這張卡片,只接收這個任務裡的新變化。

以上,就是 Trello 團隊使用 Trello 的幾個關鍵的專案管理技巧,是不是對你也有所啟發呢?

延伸閱讀相關文章:

本文授權轉載自:電腦玩物

圖/ 電腦玩物
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櫃買中心、安永攜手打造成長新引擎,推動創新企業從隱形冠軍成為明日之星
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進入資本市場,是台灣創新企業與中小微企業走向壯大與永續經營的關鍵一步,因此,儘管挑戰重重,仍有許多企業為此而努力,而櫃買中心參考美國JOBS Act規定而建置的創櫃板,則是這些企業的強力助攻員,協助企業順利籌措資金及進入資本市場。

一如在2014年推出智慧家電相關產品的樺緯物聯,自2015年登錄創櫃板到2025年登錄興櫃時,市值便增加8倍、達19億元,展現驚人的成長力道。同樣令人矚目的還有DC直流電馬達吊扇製造商昶瑞機電,該公司只花了短短2年時間就從創櫃板走到上櫃,且市值達24億元,成長近2倍。

事實上,像樺緯物聯與昶瑞機電這樣接受創櫃板培育的企業並不少,櫃買中心董事長簡立忠引述內部數據指出,過去11年來,創櫃板已輔導超過500家創新企業,其中31家成功晉升公開發行或興櫃,更募集累計超過66億元資金,為台灣產業注入了源源不絕的成長動能。

為了進一步強化輔導能量,櫃買中心在2025年推動創櫃板升級為「創櫃板Plus」,除了與安永聯合會計師事務所深度合作,輔導創新企業建立良好的財務與內稽內控制度,更結合承銷商、專業股務機構、政府單位、研究機構、學校育成中心、企業加速器等各界資源,為創新企業量身打造企業成長藍圖,使其得以穩健邁向資本市場、站上更高的舞台。

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櫃買中心董事長 簡立忠
圖/ 數位時代

為什麼需要創櫃板Plus?

「創櫃板Plus提供了一套完整且系統化的輔導制度,避免企業在發展過程中迷失方向、也能少走一些冤枉路,」安永聯合會計師事務所所長傅文芳強調,透過創櫃板Plus與安永的合作,為新創提供正規、可信且循序漸進的專業輔導,可以讓創新企業在成長過程中同步完善各項制度,為未來踏上資本市場之旅奠定堅實基礎。

傅文芳指出,安永已連續9年蟬連創櫃板輔導卓越獎,從這些接受輔導的創新企業及中小微企業來看,其在進入資本市場時皆面臨相同的卡關點、也就是制度。

新創在成軍初期多以生存為主要目標,將重心放在找資金、研發產品與開拓市場上,容易忽略制度建置與合規要求,常常等到在規劃上市櫃時,才會發現自身制度與上市櫃的公司治理要求存在著不小差距,例如:財務透明度不足、內部控制未齊備等,甚至還會有合規風險,不僅需要耗費更高的人力、時間與費用成本來補強,更會影響後續興櫃或上市進程,甚至錯過市場成長的最佳時機。

因此,對於有志於進入資本市場的創新企業而言,在創業初期就建立健全的財會與內稽內控制度,同時完善公司治理架構和資訊透明度,不僅是必要條件,更是未來永續發展的關鍵基石。

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安永聯合會計師事務所所長 傅文芳
圖/ 數位時代

安永強力助攻,創新企業邁向資本市場首選的好夥伴

「創櫃板Plus正是協助創新企業連結資本市場的最佳平台,」簡立忠強調,與一般新創加速器偏重技術育成、營運輔導不同,創櫃板Plus更重視制度建立及公開資訊之揭露。

因此,創新企業在登錄創櫃板後,不只可以取得股票代號、提升公司的知名度之外,還能獲取成長所需的各項資源與協助,例如:導入會計與內控制度、參加ESG或智慧財產等各類經營管理專業課程,參加投資媒合會、接觸更多CVC或VC等多元投資人、共同參展等,透過這些支持,為企業鋪設一條更扎實、可行的成長之路,讓創新企業可以大幅提升市場知名度與能見度,進而增加被投資、與外界夥伴建立合作關係、開拓新客戶的機會,在公司成長的同時也持續邁向興櫃或上櫃之路。

而在創櫃板Plus輔導機制中,安永聯合會計師事務所扮演了重要角色,不僅協助新創完善財會與內稽內控制度、建立合規的作業流程,降低因制度缺失造成的風險。更能因應現今熱門的綠色永續浪潮,協助創新企業及早進行ESG規劃,滿足資本市場對綠色投資的要求,也讓產品能夠順利出口海外市場。

傅文芳表示,安永新創暨創新產業小組以全球「產業研究中心」為基礎,籌組產業服務團隊,無論新創屬於哪一類型產業,皆能快速找出與所屬產業相關的合規需求與常見風險,用最有效率的方式完成內控制度建置。不只如此,安永更整合北中南的服務能量,與台灣各地的學校育成中心、加速器、產業園區等合作夥伴建立創新生態系,協力挖掘與培育具潛力的創新企業,並提供創櫃板Plus相應資源,協助潛力新創克服營運挑戰、邁向成長高峰,包括前述提及的昶瑞機電,還有目前已在興櫃的數位服務供應商知識科技、深耕生技領域的通用幹細胞等,皆是在安永的輔導下,從登入創櫃板開始再到進入興櫃,逐步啟動公司高速成長的引擎。

就像簡立忠說的:「創櫃板Plus為創新企業厚植實力、營造充滿希望的板塊,將他們從隱形冠軍,打造成明日之星。」充份展現創櫃板Plus的核心使命,未來,櫃買中心將持續整合產官學各界力量,透過創櫃板Plus協助更多台灣創新企業與中小微企業,期望2025年達到新增輔導及登板企業至少80家的里程碑。與此同時,安永也將擴大人才布局,增加專業人員駐點於北中南各區域,主動發掘並輔導具潛力的創新企業,透過安永與櫃買中心的共同合作,不僅為台灣資本市場注入新活力,也為新創開拓更寬廣的成長與發展空間。

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安永聯合會計師事務所所長 傅文芳(左)、櫃買中心董事長 簡立忠(右)
圖/ 數位時代
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