Trello團隊如何使用Trello？8個專案排程協作重點技巧

我最近讀到兩篇文章，對如何使用Trello進行專案管理很有收穫：第一篇是Zapier團隊去採訪Trello團隊成員如何使用Trello：「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」。第二篇則是Trello團隊自己整理了前一篇文章的精華，重新解釋自己使用Trello時的管理邏輯：「 How Teams At Trello Use Trello 」。

100多人的Trello團隊，如何利用150多個團隊共用的Trello看板（不包含Trello成員自己建立的個人看板），來管理有1,700多萬用戶的Trello服務呢？

我身為Trello的使用者之一，仔細研讀了這兩篇文章裡提到的各種方法，並且實際嘗試一遍，加上我的理解、整理和個人看法，幫大家也重新詮釋一篇Trello 團隊自己使用 Trello 的工作哲學。

裡面有些工作方法，我想不只是使用Trello，對使用其他專案管理軟體也應該會有所啟發。

同樣的，如果你是剛剛接觸Trello，對功能還不熟悉，歡迎先參考我之前的幾篇教學文章，今日之文我則會略過這些功能教學的部分，直接說明方法：

一、每個專案都有一個［收件匣］列表：

Trello團隊提到他們在各部門工作看板裡，會建立一個叫做「incoming list」的列表，我們就叫他「收件匣（收集箱）」，這個用意是讓任何其他部門的人要轉交任務時、其他團隊裡的人要提供建議時、部門內的人有什麼新點子時，都先一律丟入「incoming list」。

這個「收集箱（收件匣）」可以讓整個公司的人對任何部門、團隊提供各種建議，有一個「雜事統一收集處」，但又「不會干擾該團隊的正常工作流程」。

一個更具體的使用情境會像是：客服團隊接到一個客戶對某產品的回饋，於是把這個客戶回饋丟到「某產品開發團隊」的「收集箱（收件匣）」，於是產品開發團隊就可以自行決定如何處理他。

「收集箱（收件匣）」的概念真的太重要了，我們每天的工作流程都會出現很多雜事、瑣事、新任務，可能是別人交代的、自己想到的，需要一個「收集箱（收件匣）」先統一收納，再根據實際專案的輕重緩急判斷，來決定如何處理。

「收集箱（收件匣）」保證了每個看板都能隨時接收發生的所有問題、回饋、新要求，但是又可以有一個「緩衝」，先不要直接干擾目前的工作流程。這其實也正是時間管理的必要流程，如果你想更詳細了解，可以延伸閱讀：Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版。

二、看板根據「工作流程」自由設計：

Trello的優點就是直覺且富有彈性，看似簡單的看板列表，實則可以讓我們：「視覺化的排出清楚易懂的工作流程」。這一點對很多工作者來說很有吸引力，也難怪我之前介紹類似服務：「Zenkit一個專案多種視覺化管理：清單、看板、表格、月曆合一」，獲得很多迴響。

從Trello團隊的經驗分享中，可以看到Trello自己使用Trello時，大多時候也都是 根據「工作進度階段」 來分類列表的。

以Trello在發佈新功能時使用的看板，採用了如下的工作進度列表設計：

專案基本資料
待辦事項
處理中
準備發布
已經發布

其中有一個也很有巧思的設計是一開始的 「專案基本資料」 列表， Trello團隊會在這個列表中放入說明專案的卡片，以及專案需要的一些基本模板的卡片（後面會介紹），這樣執行專案時就可以隨時參考與取用。

然後接下來的一系列「進度列表」，就是把任務卡片依據進度，調整位置，直到最終完成發佈。

三、利用卡片待辦清單，決定卡片是否移動到下個進度：

不過，Trello團隊提到他們在「決定任務卡片要不要移動到下一個進度列表」時，有一個很棒的設計，值得我們學起來。

這個方法是在卡片中，利用「加入待辦清單」功能，建立起這個任務在每個進度時必須完成的所有步驟，例如我下面舉例一本書要出版，企畫階段要完成什麼步驟？編輯階段要完成什麼步驟？準備出書階段要完成什麼步驟？

如果這張任務卡片的步驟只勾選到企劃階段，且尚未完成，那麼他就只能放在「待辦事項」列表中，表示還在準備。

如果這張任務卡片的步驟已經勾選到編輯處理階段了，那麼就表示負責人可以把這張卡片移動到「處理中」的列表。

依此類推，如果這張卡片的步驟都勾選完成，就可以進入「準備發布」的列表。

利用這個方法來明確的規範卡片的處理進度，而且也不會漏掉任何步驟，確實是個好方法。

四、利用空白卡片，建立可複製工作步驟模板：

因為上述的做法，任務的執行步驟變得很重要，而且一些大任務的執行步驟可能很多，如果這些大任務的執行步驟常常是類似的話，那麼 Trello 團隊就會在前面說的「專案基本資料」列表中，建立起空白的任務卡片模板。

空白任務卡片模板中，事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單，以後要執行這類任務的團隊成員，只要［複製］模板，就能快速產生卡片。

一方面快速，一方面讓團隊工作不容易出錯。

五、另外建立資源看板，和專案流程看板區隔：

在 Trello 團隊利用大量看板管理工作流程的過程中，他們提到經過經驗累積，發現看板應該區分「專案流程看板」與「資源支援看板」。

「專案流程看板」就是我前面介紹的，去完成某個專案工作進度的管理看板，裡面是任務的執行步驟。

而「資源支援看板」，則像是資料庫，可以用列表分類團隊需要的一些資源，讓團隊成員可以隨時取用。

專案執行與資源支援要分開，才不會搞得一團亂。這個邏輯，我在自己的 Evernote 筆記管理中也是如此分類，有興趣的朋友可以參考：Evernote 整理3部曲-3：用最少記事本完成高效率管理。

六、建立最佳流程後，隨時可以複製使用：

除了任務卡片可以複製裡面的資料、步驟外，整個看板的流程列表也可以複製。

尤其公司裡如果有特定的專案流程，或是這次執行專案後發現這個流程很好用，那麼下一次可以直接［複製］這次專案的看板來使用，就不用多花時間重新建立流程。

七、減少會議時間的技巧：

Trello 團隊還提到他們用 Trello 看板來減少會議時間的小技巧。

在執行工作時，本來就會發生一些「待解決、待討論」的問題，這時候他們就在有疑問的任務卡片加上［開會討論］的「標籤」。

這樣一來，等到團隊會議進行時，就在團隊看板裡「過濾出」加上「開會討論標籤」的卡片，直接針對這些卡片討論，討論完畢就把標籤去除。

開會前可以簡單收集要討論的重點，開會時可以聚焦在要解決的問題，自然就加快會議速度了。（這個技巧你還可以延伸閱讀：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議）

八、減少通知噪音的技巧：

最後，因為 Trello 整個公司有超過 150 個團隊共用的看板，他們要如何降低大量看板隨時有更新通知的噪音呢？

Trello 團隊提到，他們會 善用「訂閱」 的功能，只訂閱自己需要的看板，只接收自己需要的通知。

或者對某個特殊任務卡片有興趣（有需要），也可以單獨［訂閱］這張卡片，只接收這個任務裡的新變化。

以上，就是 Trello 團隊使用 Trello 的幾個關鍵的專案管理技巧，是不是對你也有所啟發呢？

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本文授權轉載自：電腦玩物