前陣子寫過一篇文章：「Google文件合併列印教學，把Google試算表合併列印標籤信封」，透過安裝外掛，可以在Google文件與試算表實現合併列印功能，就能像微軟的Office那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。
而今天再來幫Google的Gmail與Google試算表應用，補足一個微軟Office行之有年的合併列印功能：「合併列印郵件」。
利用「Yet Another Mail Merge」這個Google試算表外掛，只要在Google試算表設定好客製化的欄位，就能用 Gmail（或Google Inbox）一次寄出大量客製化的電子郵件，對方會收到「 看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容 」，郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字，但其實我們是一次輕鬆大量寄出的！
這個功能對我來說有一個很實際的用途，我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況，這時候我可以利用上述技巧，設定好郵件草稿範本，填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容，就能一次大量寄送客製化郵件，節省許多時間。
這就是辦公室常常需要的技巧，最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章，歡迎參考：
想研究更多Google辦公室技巧的朋友， 還可報名我的 「 Google 雲端辦公室課程」 學習更多方法。
1. 建立 Gmail 郵件草稿：
接著讓我們進入教學，要滿足上述需求的步驟非常簡單，你可以跟著我一步一步來做好。
首先，在Gmail或Google Inbox建立一封郵件「草稿」，如下圖所示，然後 在想要客製化內容的部分 ，使用特殊語法：
<<特殊欄位名稱>>
來替換。
如下圖中，我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容，我都用「特殊語法」準備等等自動替換。
我可以像一般編輯郵件那樣（如下圖），設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小，之後替換內容時也會換上這些格式。
2. 建立 Google 試算表的客製化欄位
接著建立一份新的Google試算表，第一個欄位可以輸入「 Email Address （就是收寄人的信箱地址）」，接著其他欄位，請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名，大家可以對照我的前後圖片。
等等要進行「合併列印郵件」動作時，就會把Google試算表中每一個對應欄位的內容，自動替換Gmail郵件內文，並對應寄給每一個不同的收件者。
這邊只有一個要求，試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文的，但後面實際的替換內容可以是中文，可參考下圖所示。
3. 安裝與開啟「Yet Another Mail Merge」
設定好郵件草稿，設計好Google試算表後，我們在Google試算表 安裝 「Yet Another Mail Merge」外掛，安裝時授權你的Google帳號即可。
「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是，他的使用者眾多，而且評價很高，最近也持續保持更新，並且還有部分中文化介面，使用起來簡單又親切。
Google試算表還有很多很棒的外掛可以安裝，例如：用Google試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學。
4. 開啟郵件合併列印
做好準備與設定，打開Google試算表上方的「外掛程式」選單，選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」，並選擇「開始合併郵件」功能。
5. 選擇收件人郵件地址欄位位置
接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中，第一行「電子郵件將透過A欄位來寄送至收件人」，這裡可以點擊「Change」來更換正確的郵件地址欄位，如果一開始就正確，那就不用更換。
6. 設定寄件者名稱
我們可以在「寄件者名稱」處，輸入這次大量寄送郵件時，我要顯示的名稱是什麼。
7. 選擇郵件草稿
最重要的是在「草稿」處，選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那一封郵件草稿。
8. 勾選追蹤郵件開啟
如果你希望知道對方是否打開郵件，可以勾選「追蹤郵件開啟情形」。
就這麼簡單，基本上沒有太複雜的設定，完成後直接按下「寄出郵件」，那麼就會根據Google試算表清單，以及 Gmail裡的草稿，自動寄出大量的客製化郵件了！
9. 自動記錄寄件時間
而成功寄出郵件後，Yet Another Mail Merge會自動在Google試算表中加註郵件寄出的時間。
10. 客製化郵件結果
我們來看看客製化郵件的成果，下圖中，可以看到原本草稿的特殊語法，自動替換成試算表裡的對應欄位內容了。
而且每一個不同收件者，就會收到不同的客製化內容。
11. 追蹤郵件開啟記錄
回到已經啟動 Yet Another Mail Merge 的試算表，可以繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟，或是點擊其內容。
12. 從 Google 聯絡人匯入群組資料
以上就是「 Yet Another Mail Merge 」的超簡單步驟教學，幫我們輕鬆利用Gmail與Google試算表，寄送大量客製化內容的郵件。
這邊再補充一個Yet Another Mail Merge好用的功能，我們可以選擇「從群組輸入收件者」的功能，這可以從我的Google聯絡人裡，自動匯入某個分類的聯絡人，並且一次把聯絡人的特殊欄位一起匯入（例如公司與職稱等）。
這樣一來又可以節省很多製作表格的時間，只要我們平常有用Google聯絡人做好管理：
13. 邀請朋友安裝，獲得免費郵件傳送量
最後，「 Yet Another Mail Merge 」這個外掛免費版可以「每天寄出 50 封郵件」（每天重新計算），如果想要更多，可以升級到付費版，獲得每天寄出400封郵件的功能。
或者你可以 邀請朋友 一起安裝「 Yet Another Mail Merge 」外掛，這樣一來你們兩個人都能每天增加50封郵件數量（邀請者每天多出50封郵件量，上限400封，有效期限一年。被邀請者每天多出50封郵件量，有效期限一個月）。 例如這就是我的邀請連結 ：「 Yet Another Mail Merge 外掛邀請連結」。
需要一次寄送大量客製化郵件的朋友，利用這個外掛，來節省一些時間吧！
本文授權轉載自：電腦玩物
