Gmail超簡單寄送大量客製化郵件! Google合併列印郵件教學
Gmail超簡單寄送大量客製化郵件! Google合併列印郵件教學
2017.03.06 | Google

前陣子寫過一篇文章:「Google文件合併列印教學,把Google試算表合併列印標籤信封」,透過安裝外掛,可以在Google文件與試算表實現合併列印功能,就能像微軟的Office那樣一次列印大量的客製化信封、標籤名牌。

而今天再來幫Google的GmailGoogle試算表應用,補足一個微軟Office行之有年的合併列印功能:「合併列印郵件」。

利用「Yet Another Mail Merge」這個Google試算表外掛,只要在Google試算表設定好客製化的欄位,就能用 Gmail(或Google Inbox)一次寄出大量客製化的電子郵件,對方會收到「 看起來彷彿特別為每一個人親自撰寫的獨特郵件內容 」,郵件內文有專屬的姓名稱謂、內容關鍵字,但其實我們是一次輕鬆大量寄出的!

這個功能對我來說有一個很實際的用途,我常常要一次寄出「數十封郵件」給每一個合作的作者報告版稅狀況,這時候我可以利用上述技巧,設定好郵件草稿範本,填好試算表裡的個人稱呼、作品、版稅數字等客製化內容,就能一次大量寄送客製化郵件,節省許多時間。

這就是辦公室常常需要的技巧,最近我也寫了許多跟辦公室進階技巧有關的文章,歡迎參考:

想研究更多Google辦公室技巧的朋友, 還可報名我的Google 雲端辦公室課程學習更多方法。

1. 建立 Gmail 郵件草稿:

接著讓我們進入教學,要滿足上述需求的步驟非常簡單,你可以跟著我一步一步來做好。

首先,在Gmail或Google Inbox建立一封郵件「草稿」,如下圖所示,然後 在想要客製化內容的部分 ,使用特殊語法:

<<特殊欄位名稱>>

來替換。

如下圖中,我的收件人名稱、抬頭、認識對方的原因、對方的興趣等等內容,我都用「特殊語法」準備等等自動替換。

我可以像一般編輯郵件那樣(如下圖),設計好特殊客製化內容的顏色、文字大小,之後替換內容時也會換上這些格式。

2. 建立 Google 試算表的客製化欄位

接著建立一份新的Google試算表,第一個欄位可以輸入「 Email Address (就是收寄人的信箱地址)」,接著其他欄位,請使用前面郵件草稿的「特殊欄位名稱」來命名,大家可以對照我的前後圖片。

等等要進行「合併列印郵件」動作時,就會把Google試算表中每一個對應欄位的內容,自動替換Gmail郵件內文,並對應寄給每一個不同的收件者。

這邊只有一個要求,試算表的「特殊欄位名稱」必須是英文的,但後面實際的替換內容可以是中文,可參考下圖所示。

3. 安裝與開啟「Yet Another Mail Merge」

設定好郵件草稿,設計好Google試算表後,我們在Google試算表 安裝Yet Another Mail Merge」外掛,安裝時授權你的Google帳號即可。

「Yet Another Mail Merge」很棒的一點是,他的使用者眾多,而且評價很高,最近也持續保持更新,並且還有部分中文化介面,使用起來簡單又親切。

Google試算表還有很多很棒的外掛可以安裝,例如:用Google試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學

4. 開啟郵件合併列印

做好準備與設定,打開Google試算表上方的「外掛程式」選單,選擇已經安裝的「Yet Another Mail Merge」,並選擇「開始合併郵件」功能。

5. 選擇收件人郵件地址欄位位置

接著在彈出的「開始合併郵件」視窗中,第一行「電子郵件將透過A欄位來寄送至收件人」,這裡可以點擊「Change」來更換正確的郵件地址欄位,如果一開始就正確,那就不用更換。

6. 設定寄件者名稱

我們可以在「寄件者名稱」處,輸入這次大量寄送郵件時,我要顯示的名稱是什麼。

7. 選擇郵件草稿

最重要的是在「草稿」處,選擇第一步驟中我們已經撰寫好的那一封郵件草稿。

8. 勾選追蹤郵件開啟

如果你希望知道對方是否打開郵件,可以勾選「追蹤郵件開啟情形」。

就這麼簡單,基本上沒有太複雜的設定,完成後直接按下「寄出郵件」,那麼就會根據Google試算表清單,以及 Gmail裡的草稿,自動寄出大量的客製化郵件了!

9. 自動記錄寄件時間

而成功寄出郵件後,Yet Another Mail Merge會自動在Google試算表中加註郵件寄出的時間。

10. 客製化郵件結果

我們來看看客製化郵件的成果,下圖中,可以看到原本草稿的特殊語法,自動替換成試算表裡的對應欄位內容了。

而且每一個不同收件者,就會收到不同的客製化內容。

11. 追蹤郵件開啟記錄

回到已經啟動 Yet Another Mail Merge 的試算表,可以繼續追蹤哪幾封寄出的郵件已經被開啟,或是點擊其內容。

12. 從 Google 聯絡人匯入群組資料

以上就是「 Yet Another Mail Merge 」的超簡單步驟教學,幫我們輕鬆利用Gmail與Google試算表,寄送大量客製化內容的郵件。

這邊再補充一個Yet Another Mail Merge好用的功能,我們可以選擇「從群組輸入收件者」的功能,這可以從我的Google聯絡人裡,自動匯入某個分類的聯絡人,並且一次把聯絡人的特殊欄位一起匯入(例如公司與職稱等)。

這樣一來又可以節省很多製作表格的時間,只要我們平常有用Google聯絡人做好管理:

13. 邀請朋友安裝,獲得免費郵件傳送量

最後,「 Yet Another Mail Merge 」這個外掛免費版可以「每天寄出 50 封郵件」(每天重新計算),如果想要更多,可以升級到付費版,獲得每天寄出400封郵件的功能。

或者你可以 邀請朋友 一起安裝「 Yet Another Mail Merge 」外掛,這樣一來你們兩個人都能每天增加50封郵件數量(邀請者每天多出50封郵件量,上限400封,有效期限一年。被邀請者每天多出50封郵件量,有效期限一個月)。 例如這就是我的邀請連結 :「 Yet Another Mail Merge 外掛邀請連結」。

需要一次寄送大量客製化郵件的朋友,利用這個外掛,來節省一些時間吧!

本文授權轉載自:電腦玩物

關鍵字: #Google
往下滑看下一篇文章
全台首創對話式金融服務iWish 永豐銀讓GAI真正走進金融交易現場
全台首創對話式金融服務iWish 永豐銀讓GAI真正走進金融交易現場

你還在手寫填單、逐格Key-in資料嗎?在生成式AI浪潮席捲各行各業之際,永豐銀行推出全台首創「說話就能完成交易」的智能對話式金融服務iWish,讓繁瑣的填單流程成為過去式,使用者可以透過文字輸入、口說敍述或上傳照片等方式,向AI傳達自身需求,無論哪一種方式,AI都可以即時理解使用者意圖,並根據與使用者的對話內容,自動填寫存款、提款、轉帳、匯款等相關表單,顛覆使用者對金融服務的想像。

生成式AI再進化,開啟AI代理人時代

隨著生成式AI的進步,LLM大型語言模型已具備多輪對話和上下文理解的能力,甚至正邁向可以獨立完成任務、不需要人類涉入的AI代理人(AI Agent)的新階段,這項技術突破讓企業既有服務得以展現全新樣貌。

以國際證券經紀商FBS為例,其推出的FBS AI Assistant服務,跳脫傳統單向建議模式,不直接提供評論或建議,而是讓用戶先選擇一至多項技術指標,再交由生成式AI模型解讀並生成專屬分析與操作建議,打造更具互動性與參與感的使用體驗。

永豐金控數位科技長張天豪認為,這種以生成式AI為核心的互動式服務模式,將大幅優化客戶的使用體驗,成為金融服務新常態。未來,客戶不必學習如何操作App,也不用記得交易程序,只要用對話、上傳照片或螢幕截圖等自己習慣的方式表達需求,AI就會理解並協助完成後續動作。「未來的金融服務將像生活中人與人之間的對話一樣,簡單而自然,」張天豪強調。

永豐銀行
前排由左至右:永豐金控數位科技長 張天豪、永豐銀行資訊、數位及作業督導張升寶、永豐銀行綜合企劃處處長 王筱嵐 後排由左至右:永豐金控數位科技處專案經理 林維婕、永豐金控數位科技處專案工程師 廖庭暘
圖/ 永豐銀行

從填單到對話,iWish重塑分行服務體驗

瞄準此未來趨勢,永豐銀行進一步盤點金融服務場景,決定從最貼近客戶的分行場域出發,打造互動式服務新體驗。

張天豪說明,臨櫃交易往往需要填寫各式各樣的表單,這些表單格式通常很制式、欄位繁複,對不熟悉流程的客戶而言,常常填到一半才發現格式錯誤、填錯位置,甚至必須整張重來,徒增挫折與作業時間。

「iWish服務的推出,就是為了讓這段流程可以變得更自然、直覺且輕鬆,」永豐銀行資訊、數位及作業督導張升寶說,客戶不再需要手寫填單,只要開口說、輸入文字或是上傳圖片,告訴iWish想要使用哪些金融服務,就可以完成交易,將原本繁瑣、仰賴經驗的填單作業,轉化成只需一句話或一張圖就能搞定,大幅提升臨櫃交易的服務體驗與作業效率。

以轉帳交易為例,客戶可以口說轉帳帳戶及金額,或是上傳網購訂單的轉帳頁面截圖、團媽在Line上提醒轉帳付款的對話截圖等,iWish會從中辨識表單所需資訊並精準填入銀行系統中對應的欄位,待客戶確認資訊無誤之後,系統就會生成一個二維條碼,只要將二維條碼交由臨櫃人員完成最後核對,就能輕鬆完成金融交易。

AI減輕行員負擔,專注更高價值服務

除了顛覆客戶的使用體驗,iWish服務也為內部作業流程帶來優化和改變,「對永豐銀行而言,iWish服務不是引進AI技術的炫技展示,而是與現有服務模式的無縫融合,讓創新落地、貼近人性」,永豐銀行綜合企劃處王筱嵐處長說。

王筱嵐進一步表示,最開始,金融交易需要經歷「客戶填單+櫃員輸入」的雙重程序,不僅耗時,也容易出錯。之後,永豐銀行推出免填單服務,客戶可以口述或將交易資訊抄寫在紙上,交由櫃員輸入至系統中、列印單據,待客戶簽名確認即可完成交易。

永豐銀行
圖/ 永豐銀行

而iWish則是免填單服務的再進化,藉由生成式AI(GAI)的語意理解與圖像辨識能力,取代櫃員的手動輸入作業,不僅提高效率與準確度,也大幅降低櫃員的作業負擔,可以將心力投注在更有價值的服務與溝通上。

GAI不只是客服輔助工具,更是金融轉型的推進引擎

相較於目前金融業的生成式AI應用,多數仍停留在客服階段,iWish是全台首創直接導入金融交易場景的GAI服務,堪稱跨出關鍵一步。

然而,在實際開發過程中,永豐銀行團隊也面臨諸多挑戰,其中壓力最大的,便是如何降低LLM可能出現的「幻覺」與辨識錯誤風險。尤其在金融交易場景中,AI的辨識精準度不僅關係到客戶權益,更直接影響其對金融服務的信任感,必須以更審慎的態度來看待。

為此,永豐銀行從多個面向著手提升模型準確度,包括優化Prompt設計與模型邏輯、與前線單位密切協作,共同討論介面呈現、使用流程與應用情境、在UI/UX介面加入提醒文字與引導機制,避免造成誤解。此外,團隊也分階段進行大規模封閉測試,邀請全行數百位同仁參與測試,並根據測試結果持續微調優化,確保最終推出的服務穩定度。

iWish的智慧來自於訓練與學習,「越用越聰明」的特性需要使用者參與激發

iWish是一款全新上市的智能服務,專為提升臨櫃交易體驗而設計。現階段iWish服務聚焦於台幣存款、提款、轉帳及匯款4大交易類型,並以「分行」為主要場景,未來則計劃將iWish服務擴展至更多金融交易類型,甚至走出分行場景,與iBranch等線上服務結合。

永豐銀行
永豐iWish以「智讀」、「智說」、「智寫」人性化操作,讓金融交易更方便快速
圖/ 永豐銀行

iWish的成功落地不僅是技術突破,更宣示意味著,生成式AI正式從客服輔助工具,搖身一變成為可以理解意圖、自然回應、主動引導的智慧助理,讓用戶在熟悉的對話情境中完成交易,實現真正以人為本的金融體驗。而AI模型的成長需要訓練,iWish在初期也需要客戶的參與來變得更聰明,透過接觸到更多元的使用情境,進一步完善服務,讓每一次互動都更懂客戶的需求。

「iWish服務只是第一步,」張升寶認為,這項服務不僅重新定義人與銀行的互動方式,也為生成式AI在金融業的應用看見新的可能。他期許未來能進一步擴大AI Agent應用範圍,讓AI不再只是輔助工具,而是驅動金融轉型的核心力量。

登入數位時代會員

開啟專屬自己的主題內容,

每日推播重點文章

閱讀會員專屬文章

請先登入數位時代會員

看更多獨享內容

請先登入數位時代會員

開啟收藏文章功能,

請先登入數位時代會員

開啟訂閱文章分類功能,

請先登入數位時代會員

我還不是會員, 註冊去!
追蹤我們
蘋果能再次偉大?
© 2025 Business Next Media Corp. All Rights Reserved. 本網站內容未經允許,不得轉載。
106 台北市大安區光復南路102號9樓