5種常見英文Email回覆格式，倍增你的工作效率|數位時代 BusinessNext

每個對自己稍有期望的經理人，都希望自己能變得更有生產力。這不只能讓老闆、同事認為你能信任。做事快速也意味著提早下班，增加跟家人相處的時間。

至於該從何處著手，《Success》建議可以從「電子郵件」的腳本開始。對於一些大企業的員工，即便是基層，一天2、300封郵件還是跑不掉。更不用提有些還得用英文回復，光是想措辭有沒有錯，就得考慮半天。

以下列出常用的5種情境，讓你能事先將內容準備好，寄信時只要填入關鍵字即可：

晚點給答案的回覆

有些電子郵件可以非常快回覆，但有些則需要稍微想一下，或查資料確認才能回復。此時，如果不想讓對方以為你忽略這封信件，但當下確實沒辦法回覆，就可以依靠下面這個副本表示「收到了！但我需要一點作業時間。」

Hi [Name],

Thanks so much for your question about [topic].

I just wanted to let you know that I’m looking into it and will get back to you before the end of week with an answer.

If you need me to get back to you sooner, please let me know!

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您詢問有關〔主題〕的問題，

但我手邊正好忙不過來，尋找該份資料也需要一點作業時間，所以我會在本週結束前回覆您。

如果您需要我盡快回覆，再跟我說一聲。

〔名字〕敬上

正在氣頭上的郵件回覆

當你正在氣頭上，最差的處理方式就是把情緒帶到工作場合。為了避免這種情況，你可以經由事先寫好一份心平氣和的腳本，在情緒來臨時，跟客戶或同事溝通：

Hi [Name],

Thank you for your honesty and constructive feedback. I understand where you’re coming from, and think it would be helpful to discuss further.

Do you have time to add a call or cup of coffee to your schedule this week? I think it would be helpful for us to talk about next steps, and how we might avoid similar miscommunication in the future.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您有建設性和真誠的回覆。我知道您的建議都是合情合理的，也認為這對未來的合作有幫助。

所以想請問您本週有時間跟我喝一杯咖啡，或是打一通電話嗎？我覺得這會對我們如何進行下一步有幫助，也能降低彼此間溝通的誤解。

〔名字〕敬上

共享文件、作業流程

如果你剛好負責到部門的資料庫，或一些文件管理，就會很常有同事寄信請求你要共享某些資料。如果你剛好沒事，當然願意幫忙，但如果那天忙翻了，又收到這類訊息就會想要翻白眼。所以你可以先打好以下副本，以防手邊工作很多時，還得額外花時間解決這些例行公事：

Hi [Name],

Thanks for reaching out with questions about [procedure]!

We prefer to use [program], and I’ve outlined the process for [project] below:

[Insert numbered list]

If you have any questions along the way, don’t hesitate to reach out.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

謝謝你對〔檔案、資料〕提出的申請。

我會建議你使用〔程式名〕，針對這項〔專案〕的使用流程詳述如下：

〔插入資料連結〕

如果還有任何問題，請隨時跟我聯絡。

〔名字〕敬上

介紹同事給別人

手邊太多工作，行程都排滿滿了。但你有恰好知道有其他適合人選，你可以這樣打：

Hi [Name],

Thanks for thinking of me for this project. Unfortunately, my schedule is jam-packed this week.

I do have a coworker who has helped out with similar tasks in the past. I’d be happy to reach out to her and see if she has time to work on this.

How this sound?

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕，

感謝您邀請我參與這項專案。不幸的是，我本週的行程滿到週末。

但我有個同事過去曾做過類似的專案。如果不介意的話，我可以幫你聯絡她，並幫忙詢問他是否有時間。

聽起來如何？

〔名字〕敬上

附加信件

「檔案如附件。」「FYI。」應該是經理人們最常使用的信件用語，不把它變成制式格式都對不起自己：

Hi [Name],

I hope you’re having a good day.

Here’s that document I promised you. Please find it attached below.

If you have any questions, please let me know and I’d be happy to answer your questions.

Thanks!
[Your name]

嗨〔名字〕，

希望妳今天一切順利。

你要的檔案如附件。

如果你有任何問題，請讓我知道，我會很開心。

〔名字〕敬上

擁抱科技力，Pinkoi 自建 AI 模型極致個人化體驗

2011年發跡於台灣的 Pinkoi，產品聚焦於生活風格及設計相關，如今已是擁有超過625萬名會員的國際電商平台，設計館來自全球77個地區、消費者遍及全球150個國家。為搶攻全球文化創意產業商機，去年底， Pinkoi 搭上 AI 科技浪潮，正式推出「生活風格智慧模型」，以大規模個人化為主要場景，打造個人化商城，讓設計師得以更有效率的行銷商品。

「自建 AI 模型，就是為了打造獨特的個人化體驗。」出身美國矽谷科技業的顏君庭，談起自家創建的 AI 服務，眼神閃爍著光芒。他指出，「 Pinkoi 站上以設計品為主力，而設計品常常是各國民眾的興趣、風格、價值主張、地域性文化的延伸，所以相較於一般電商，我們更需要深入經營在地市場，了解設計師與消費者的需求。」

透過自建 AI 模型，不僅讓 Pinkoi 業績大幅成長，消費者在平台的瀏覽時間也提升近三成、創造1.5倍的商品點擊率，有效提升品牌黏著度。顏君庭笑稱，日本市場對於 Pinkoi 甚至有「沼る」的美譽，盛讚平台商品獨特、令人忍不住著迷而長久駐足。

智慧即時翻譯、筆記智慧助理跨國商務人士最得力的行動幫手

對新科技趨之若鶩的顏君庭，近期則對三星電子最新推出的智慧型手機深深著迷，它就是首款結合全方位 Galaxy AI 應用的 Samsung Galaxy S24 旗艦系列。

身為跨境電商平台的領導者，顏君庭經常需要走訪世界各地，最近剛結束日本差旅的他，直言 Samsung Galaxy S24 Ultra簡直是他的「貼身得力助理」。

「智慧即時翻譯的功能，真的是領先所有同業的最大亮點！」顏君庭表示，不會日文的他，過去在日本如果要打電話訂餐廳、旅館，都需要請朋友或同事幫忙，或是透過其他翻譯軟體來回轉譯，過程十分曲折。

「這次去日本有 Samsung Galaxy S24 Ultra，我可以直接按手機通話，開啟翻譯功能，我講英文，對話就會直接翻譯成日文，對方回應日文，也會轉回成英文，等於我們可以直接溝通，這點完全解決過去一直無法被解決的痛點，」顏君庭興奮地說道。

『智慧即時翻譯』與『智慧自動摘要』功能，對時常參與跨國團隊會議的顏君庭，更是省時省力。他指出，雖然團隊主要溝通語言為英文，但有些交流討論常會運用到日文、韓文等多國語言，「如果請一個即時口譯，對公司的營運成本來說非常高，請同事翻譯，頂多也只能簡譯。有了 Samsung Galaxy S24 旗艦系列，我們可以把對話錄下來，透過 AI 即時翻譯成指定語言的文字，好像大家即時的聊天、參與討論。」

「這對帶領跨國團隊很有幫助，有時用自己的母語討論，更能直接的表達想法，有效增進團隊的情感凝聚力，」顏君庭說。

筆記智慧助理也是日理萬機的顏君庭很喜歡的功能，他表示，每天要閱讀的文件相當多，現在只要輕輕觸碰手機螢幕幾下，就能快速獲得資料的精簡版本，筆記智慧助理還會自動排版、校正拼音，甚至在內文上方生成條列式的摘要，亦可將手寫字轉為文字，自動排版、生成重點摘要，將重要訊息直接佈達給團隊執行，「幫我省下很多時間。」

搜尋圈，一圈即搜：助力Pinkoi團隊精簡工作流程

Samsung Galaxy S24 旗艦系列對於審核 Pinkoi 平台產品，更是如虎添翼。顏君庭表示， Pinkoi 對於產品審核非常嚴格，從設計本身到圖片拍攝，都要求出自設計師原創。因此，每當設計師上架產品，團隊須將圖片投遞到不同的平台，透過「以圖搜圖」的方式，確認有無相似物件。

「現在不用這麼麻煩了，我直接用 S Pen 觸控筆圈起 Samsung Galaxy S24 Ultra 上的圖片，就可以立即搜尋，」他笑著說：「剛開始拿到S Pen 還有點納悶，因為使用經驗停留在過去，但實際使用才發現，意外的好用！」

顏君庭表示， Pinkoi 站上商品多達110萬項，內部會議討論時，有時沒辦法很精確的說出品牌或風格，透過 Samsung Galaxy S24 旗艦系列「搜尋圈」一圈即搜的功能，就可以很快速找到商品的細節，或類似的品項，讓團隊得以更快速聚焦討論。

極致攝影超強續航力捕捉靈感不斷電

創業這10餘年來，顏君庭還是保有實地探訪台灣、各地市集的習慣，他也喜歡以手機拍攝，紀錄新發現的品牌或設計概念。「 Samsung Galaxy S24 Ultra 拍照的內建相機非常厲害，白天晚上都不需要用到濾鏡，」顏君庭也分享智慧相片編輯的妙用，他指出，差旅移動中隨手拍照，常常會拍到不想要的物品或背景，這時只要用 Samsung Galaxy S24 旗艦系列內建的生成式相片編輯功能，輕鬆選取物件，即可移動或擦除， AI 還會自動填充背景，「完全不用擔心照片拍得不好。」

此外，顏君庭也分享長途差旅的重要需求，他表示，由於海外出差行程滿檔，經常是清晨六點到深夜的行程，旅途中還需要拍照紀錄、開線上會議、收發即時通訊等，常因爲忘記帶手機充電線，需要跟店家開口要求幫忙充電，「 Samsung Galaxy S24 的高續航力也解決這個痛點，一整天高度使用竟然都還有電，讓我很放心。」

Samsung Galaxy S24 的簡潔設計，也讓他印象深刻。「我很喜歡 S24 超窄邊框的設計，讓整個手機畫面更清晰，不會被邊框干擾。」而深紫色的新色也十分特別，顏君庭分享到，「礦物在華人文化中有特別的寓意，例如這次拿到的深紫色非單調的色塊，而是帶有類似紫水晶的礦物感，也有點帶來事業與生活上的好運，整體設計很時尚，很符合商務人士的需求。」