5種常見英文Email回覆格式,倍增你的工作效率
5種常見英文Email回覆格式,倍增你的工作效率

每個對自己稍有期望的經理人,都希望自己能變得更有生產力。這不只能讓老闆、同事認為你能信任。做事快速也意味著提早下班,增加跟家人相處的時間。

至於該從何處著手,《Success》建議可以從「電子郵件」的腳本開始。對於一些大企業的員工,即便是基層,一天2、300封郵件還是跑不掉。更不用提有些還得用英文回復,光是想措辭有沒有錯,就得考慮半天。

以下列出常用的5種情境,讓你能事先將內容準備好,寄信時只要填入關鍵字即可:

晚點給答案的回覆

有些電子郵件可以非常快回覆,但有些則需要稍微想一下,或查資料確認才能回復。此時,如果不想讓對方以為你忽略這封信件,但當下確實沒辦法回覆,就可以依靠下面這個副本表示「收到了!但我需要一點作業時間。」

Hi [Name],

Thanks so much for your question about [topic].

I just wanted to let you know that I’m looking into it and will get back to you before the end of week with an answer.

If you need me to get back to you sooner, please let me know!

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕,

感謝您詢問有關〔主題〕的問題,

但我手邊正好忙不過來,尋找該份資料也需要一點作業時間,所以我會在本週結束前回覆您。

如果您需要我盡快回覆,再跟我說一聲。

〔名字〕敬上

正在氣頭上的郵件回覆

當你正在氣頭上,最差的處理方式就是把情緒帶到工作場合。為了避免這種情況,你可以經由事先寫好一份心平氣和的腳本,在情緒來臨時,跟客戶或同事溝通:

Hi [Name],

Thank you for your honesty and constructive feedback. I understand where you’re coming from, and think it would be helpful to discuss further.

Do you have time to add a call or cup of coffee to your schedule this week? I think it would be helpful for us to talk about next steps, and how we might avoid similar miscommunication in the future.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕,

感謝您有建設性和真誠的回覆。我知道您的建議都是合情合理的,也認為這對未來的合作有幫助。

所以想請問您本週有時間跟我喝一杯咖啡,或是打一通電話嗎?我覺得這會對我們如何進行下一步有幫助,也能降低彼此間溝通的誤解。

〔名字〕敬上

共享文件、作業流程

如果你剛好負責到部門的資料庫,或一些文件管理,就會很常有同事寄信請求你要共享某些資料。如果你剛好沒事,當然願意幫忙,但如果那天忙翻了,又收到這類訊息就會想要翻白眼。所以你可以先打好以下副本,以防手邊工作很多時,還得額外花時間解決這些例行公事:

Hi [Name],

Thanks for reaching out with questions about [procedure]!

We prefer to use [program], and I’ve outlined the process for [project] below:

[Insert numbered list]

If you have any questions along the way, don’t hesitate to reach out.

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕,

謝謝你對〔檔案、資料〕提出的申請。

我會建議你使用〔程式名〕,針對這項〔專案〕的使用流程詳述如下:

〔插入資料連結〕

如果還有任何問題,請隨時跟我聯絡。

〔名字〕 敬上

介紹同事給別人

手邊太多工作,行程都排滿滿了。但你有恰好知道有其他適合人選,你可以這樣打:

Hi [Name],

Thanks for thinking of me for this project. Unfortunately, my schedule is jam-packed this week.

I do have a coworker who has helped out with similar tasks in the past. I’d be happy to reach out to her and see if she has time to work on this.

How this sound?

Best,
[Your name]

嗨〔名字〕,

感謝您邀請我參與這項專案。不幸的是,我本週的行程滿到週末。

但我有個同事過去曾做過類似的專案。如果不介意的話,我可以幫你聯絡她,並幫忙詢問他是否有時間。

聽起來如何?

〔名字〕 敬上

附加信件

「檔案如附件。」「FYI。」應該是經理人們最常使用的信件用語,不把它變成制式格式都對不起自己:

Hi [Name],

I hope you’re having a good day.

Here’s that document I promised you. Please find it attached below.

If you have any questions, please let me know and I’d be happy to answer your questions.

Thanks!
[Your name]

嗨〔名字〕,

希望妳今天一切順利。

你要的檔案如附件。

如果你有任何問題,請讓我知道,我會很開心。

〔名字〕 敬上

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本文授權轉載自:經理人

關鍵字: #數位工作術
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HPE Networking Instant On來助力,初咖啡打造像家一樣的咖啡體驗空間!
HPE Networking Instant On來助力,初咖啡打造像家一樣的咖啡體驗空間!

走進位於台中沙鹿四平街的「初咖啡」,芬芳滿室的咖啡香、溫暖療癒的陽光、綠意盎然的植栽,以及便捷舒適的空間體驗,不僅讓人流連忘返、更是訪客不斷回訪的關鍵。初咖啡主理人楊倩如表示:「我心中的理想咖啡廳不僅要有引人的裝潢外觀、舒適的空間規劃、便捷的WiFi服務,每一季,我們都會更換咖啡豆以滿足客戶嘗鮮的需求,此外,我們設有兩座咖啡豆烘培機器,以淺培、中培的方式處理咖啡豆,讓訪客可以品嘗最原始的咖啡風味。」

鉅晶
圖/ 數位時代

關鍵拼圖,初咖啡以HPE Networking Instant On完善咖啡空間體驗

初咖啡對理想的堅持,不僅自然而然的形成差異化服務優勢、吸引一群死忠消費者,挺過疫情衝擊後,初咖啡將咖啡廳二樓打造成小型體驗空間,開始提供各種咖啡課程、或者是做為舉辦小型活動的場地,為了順利擴展業務,初咖啡除進行相應的空間裝潢,更計畫更新店內的WiFi服務。
協助楊倩如一起打理初咖啡、主導WiFi設備升級工作的邱俊銘表示:「無論是咖啡、空間還是服務,我們的理念一直是:只要可以就做到最好。」以WiFi服務為例,一開始,初咖啡使用的是家用型WiFi AP,隨著裝潢的調整與訪客的增加,不僅店內空間出現WiFi連線訊號死角問題、一樓室外空間也無法連結WiFi,再加上WiFi AP的外觀與店內裝潢風格不搭,只能擺放在訪客看不到的吧檯櫃內空間,設備線材雜亂也影響連線品質,為改善這些問題,以及確保二樓空間也能夠順利連網,開始評估系列解決方案,最終決定採用HPE Networking Instant On系列產品:導入Instant On 1930系列交換器、在一樓室內安裝1台Instant On AP22、一樓戶外安裝1台Instant On AP17,以及在二樓安裝1台Instant On AP22。

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邱俊銘進一步解釋會決定採用HPE Networking Instant On的原因有三:首先是既有的訊號死角與連線覆蓋率不足等問題迎刃而解,而且,HPE Networking Instant On只要透過網路線就可以供電,大幅降低室內與室外拉線問題,此外,美觀的外型也與初咖啡欲打造的空間氛圍一致,有相互加分的成效;其次是合作夥伴 – 鉅晶國際 – 提供專業且貼心的諮詢與技術支援服務,例如在一開始的評估階段就針對初咖啡的室內裝潢提出最佳規畫建議,以及在一周左右的時間完成施工與架設工作,安裝上線後,鉅晶國際的團隊也總是在最短時間內提供相應的支援;最後,同時也是最重要的是,系統設備高度整合且易於管理,完全符合初咖啡的管理需求。

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「透過HPE Networking Instant On App,無論在哪都可以輕鬆掌握各個網路設備的即時運行狀況,甚至是從中找出異常事件、防範於未然。」邱俊銘面帶微笑地說,導入HPE Networking Instant On後,初咖啡又往理想–讓訪客可以像在家一樣的悠閒品嘗咖啡、渡過美好時光–邁進一步,是咖啡廳營運的最佳幫手。

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為未來做最佳準備,初咖啡以別具一格的咖啡體驗持續擴展業務版圖

導入HPE Networking Instant On除有助於初咖啡解決當務之急:連網與管理問題,更為未來的商業擴展做好最佳準備,例如可以因應業務需求輕鬆設定、擴展WiFi 服務,以內建的安全性閘道和防火牆將業務與訪客流量分開,以及透過(遠端)監管的方式即早發現異常連線行為以降低惡意攻擊、將危害降低到最低,提供訪客安全無虞的WiFi連線體驗等。
「我們想提供給客戶最好的體驗,透過HPE Networking Instant On除可提供訪客提供高品質的連網服務,還可以進一步落實安全防護,這是以前想都沒有想過的事情。」邱俊銘面帶微笑地解釋,初咖啡除提供咖啡、餐飲服務,販售自家烘培的咖啡商品,以及開設與咖啡相關的課程與活動,亦不排除開設二店甚至是三店,在這樣的前提下,功能強大且可輕鬆管理的WiFi服務顯得尤其重要,不僅能完善空間服務體驗,也讓團隊可以無後顧之憂的衝刺咖啡等核心業務。
「我們十分滿意HPE Networking Instant On帶來的絕佳使用體驗,除會視需求擴展使用,也會不藏私地介紹給同業。」關於HPE Networking Instant On的未來規劃,邱俊銘如是說道。

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