按下傳送鍵後才大喊糟了?專業人士不該犯的7個email錯誤
按下傳送鍵後才大喊糟了?專業人士不該犯的7個email錯誤

平常公事往來最常用的工具非email莫屬,比打電話輕鬆,又不像即時通訊那麼親密。不過,正因為大家都可以幾秒間寫一封email,很容易一不注意就忘了附件或寫錯對方的姓名,一點疏忽就可能對你的印象扣分,嚴重點還讓人懷疑公司的可信度。

致力於推動email效率畫和公司email規則的日本電子郵件協會代表理事平野有朗,,提出7個最常見的email錯誤,以及防範的方式。

1. 相似的email地址容易選錯

現在的email帳戶多半都有自動完成(auto-complete)的功能,也就是只要打前面幾個字它就會建議地址。看起來方便,其實是陷阱呢,比如公司裡可能有兩個Amy,妳想寄給業務部的卻選到行銷部的,業務部的Amy覺得奇怪開會怎麼沒通知她,行銷部的Amy則收到一封沒頭沒腦的信。

想避免這件事,一個確實的方法是回覆之前對方寄給你的信,再把改掉主旨和前文。或者是,從之前來往的信件中,複製對方簽名檔的email地址。

2. 該「回覆全部」的信,卻只回給主要收件者

當信件中包含副本時,常常需要「回覆全部」讓所有收件人都收到更新。常見的錯誤就是,應該「回覆全部」的時候,卻只回給主要寄件者。

要避免這件事,平常要養成檢查CC(副本)欄位的習慣,特別是副本人數較多時,注意每個人的姓名和職稱順序。

3. 喜歡用BCC(密件副本)

平常最好不要使用BCC(密件副本),為什麼呢?因為常常你要用BCC的時候會不小心放到CC裡,讓收件者知道你還寄給了誰。要防止BCC和CC的誤用幾乎是不可能的事。而且,BCC的收件者還是有可能把信件寄給別人。

4. 忘記附件 / 附錯檔

大概每個人都有過,該附件的信,沒有附件就傳送出去的經驗。需要附件時,一定要在信件內容中寫明你有附件。不然,對方收到沒附件的信,也不會知道你漏了東西,可能耽誤工作時程。另一個常犯的錯誤是,把要寄給A客戶的附檔,誤寄給了B客戶,因為檔名都叫做契約、請款單之類的。

如果要附檔,請附了檔再寫信,信中註明你有附什麼檔案。檔案的名稱不要取得相近,要一眼就看出來內容,例如「20170609_B公司_合約書」。

5. 內文姓名錯誤

因為打字輸入的關係,常常都會出現同音字,很容易打錯對方姓名中的一個字。姓名寫錯的問題在於,收件者一定一眼就看出來了,但是寄件者常常渾然不覺。等到信件往返好幾次,對方忍不住提醒你之後才覺得自己糗大了。

最好從對方的簽名檔或email地址裡複製貼上。如果是第一次寫信給對方,一定要慎重地和名片比對過後才送出。

6. 複製貼上的信件內容忘了修改內文

要寄給多個收件者,同樣內容的信時,會複製貼上第一封信,結果忘記修改姓名和文內數字,例如發邀請函或得獎通知的時候。在一開始作為範本的信件內容裡,把應該修改的字,如日期、姓名、職銜,用醒目的符號標註起來,提醒自己不要忘記改。

7. 忘記回信 / 回得太遲

通常會發生這種狀況,都是看了信之後沒有馬上回覆的關係。最好遵守,「讀完馬上回信」的原則,不然想著「晚點再回」最後就會忘記回。當下沒辦法回覆的信件怎麼辦?很簡單,讀完之後設成「未讀」,或者乾脆就先別開信,總之不要讀完信放著。

延伸閱讀:

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本文授權轉載自:經理人

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淬鍊390項AI實戰經驗,橘子Vyin AI推出泛娛樂一站式解決方案,宣告終結AI黑盒時代
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面對AI浪潮,當前企業普遍陷入一場「策略兩難」:一方面將導入AI視為維持競爭力的必要投資,另一方面卻又對其不可控性所帶來的營運風險望而卻步。然而,在剛落幕的2025 Google Cloud Summit雲端盛會上,國內泛娛樂龍頭橘子集團揭示了一條截然不同的路徑。其AI品牌Vyin AI正式宣告,將憑藉其「安全、可控、無幻覺」的獨家技術,全面進軍B2B市場,此舉被市場解讀為,這不只是一次產品發布,更是對當前企業對AI市場的「信任危機」所發起的一次正面挑戰。

不從零開始:Vyin AI 源於390項內部實戰的硬實力

有別於眾多橫空出世的 AI 新創,Vyin AI 的誕生源於2020年起橘子集團數位轉型的實務需求,從企業內部痛點出發,投入 AI 的研發與應用,並在集團龐大的泛娛樂生態系中,逐步進行應用驗證,至2023年,累積打磨出390項實際落地的 AI 解決方案。

在遊戲領域,透過AI技術高精準度識別高達 91% 的詐欺行為;在數位支付交易流程中,強化每一道風險控制;在電商平台,創造高達 17 倍的轉換率增長;在媒體事業體,讓廣告成本顯著降低 14.5%,Vyin AI 在橫跨10大垂直產業的實戰中取得亮眼成績,成為驅動業務成長的關鍵引擎,也正是基於這些內部實證的商業效益與深厚積累,2024 年,Vyin AI 將這份淬鍊的 AI 硬實力正式推向市場,賦能全球泛娛樂產業的夥伴。

技術核心解密:如何從根本打破「AI 黑盒」?

Vyin AI 宣稱能「終結黑盒時代」的信心,來自其獨家專利的Distilled RAG(D-RAG)技術。
「LLM的本質是文字的排列組合,過去企業在使用Gen AI Chatbot時會有機率產生出非企業可掌控的資訊,導致公關風險」陳冠宇一語道破了市場的痛點,「Vyin AI的使命就是打破它。我們提供一個完全透明且可控的知識處理流程,讓企業能100%掌控AI該說什麼、不該說什麼,這才是企業能安心擁抱生成式AI的最佳途徑。」

其作法是透過創新的「仿生大腦」架構,將管理企業內部事實、永不說謊的「知識中樞」,與負責組織優美語言的「語言中樞」(如GPT-4等大型語言模型)進行徹底解耦。Vyin AI的D-RAG技術,能以高達93%的準確率(相較一般RAG技術的53%,提升76%),自動將企業雜亂的資料結構化,放入「知識中樞」。如此一來,AI的回覆便有了堅實的「事實依據」,從根本上消除了產生幻覺的可能。

泛娛樂生態系實踐:從客服、推薦到虛擬人的「飛輪效應」

基於此「無幻覺」的智能中樞,Vyin AI 展示了針對泛娛樂產業的一站式解決方案,並揭示了三條產品線如何形成加乘的「飛輪效應」。
1. Vyin Brain (智能中樞 AI Chatbot ): 作為整個生態系的基礎,它不僅是在遊戲客服中達成97%問題自主解決率,更是串連所有互動的核心架構。

2. Vyin RecSys (智能推薦系統): 在飯店業的應用場景中,它能即時分析Vyin Brain的對話,當顧客詢問飯店設施時,立刻推薦符合當下情境的SPA或晚餐預訂。每一次成功的推薦,都為Vyin Brain的用戶理解提供了更精準的數據。

3. Vyin Star ( 授權明星虛擬分身): 作為最創新的應用,Vyin Star讓AI虛擬人與真人共同主持台北跨年晚會、粉絲透過 AI 與偶像團體進行AI熱線的沉浸式互動,其在互動中收集到的粉絲偏好數據,更能即時回饋給 Vyin RecSys,讓下一次互動的推薦更貼近人心 ; 這些極具話題性的操作,成功吸引國內外產業關注,並促成多項合作機會。

這三者形成了一個正向循環:優質的互動體驗(Vyin Brain)帶來更多數據,數據驅動更精準的商業推薦(Vyin RecSys),而創新的真人明星AI化身(Vyin Star)則開拓了全新的互動體驗與商業模式。

不只是客服,更是營收引擎:Vyin AI 重塑飯店顧客體驗

除了在娛樂產業掀起波瀾,Vyin AI更展示了其技術如何深入改造一個極其傳統的行業——飯店業。

想像一個場景:一位旅客深夜入住飯店,發現房間的吹風機壞了。旅客對著房內的智慧客服系統說出問題,得到的卻是無效的選單式回覆,最終仍需撥打電話尋求真人協助。這是多數旅客都曾遇過的無奈,也是飯店業數位轉型的普遍痛點。

Vyin AI的切入點,正是這個最細微卻最關鍵的「顧客體驗」。在Vyin AI的展示中,其Vyin Brain不僅能準確理解「吹風機壞了」的語意,更能透過「情境理解中樞」偵測到用戶語氣中的不滿,第一時間回覆「非常抱歉,為您造成不便」,並立即觸發轉接真人的「動作中樞」。

但 Vyin AI的野心顯然不止於此,真正的差異化在於,將傳統被視為「成本中心」的客服,轉化為「利潤中心」。

橘子集團
Vyin AI以「顧客體驗」切入,期待透過科技為飯店業打造更無微不至的雙向對話體驗。
圖/ 橘子集團

當一位房客隨口問起「飯店有什麼好玩的?」時,Vyin AI 不再只是給出一份設施清單。它會結合Vyin RecSys智能推薦系統,根據當下時間與用戶輪廓,提供動態且個人化的建議:「我們注意到兩小時後,飯店的SPA中心正好有一個空檔,需要為您預約嗎?」或是「一小時後的星空酒吧有現場表演,這是專屬於您的預訂優惠。」

透過這種「對話即服務」的模式,Vyin AI將每一次的客戶互動,都轉化為一次潛在的消費機會,無縫地將房客的「房內時間」導向飯店內的其他高利潤消費場景。這套邏輯不僅僅是販售一個聊天機器人,而是為飯店業者提供了一套完整的「住客站內消費(In-stay Revenue)提升方案」,從根本上改變了飯店業的營收想像。

市場的挑戰與未來:信任,才是AI的終局之戰

Vyin AI 的競爭優勢並非來自基礎設施的規模,而是源自橘子集團多年積累深厚的領域知識,這讓Vyin AI比雲端巨頭更懂泛娛樂產業的細微需求,且擁有在大規模、高壓力環境下驗證過的穩定性與成熟度。因此,在市場策略上,Vyin AI 的商業模式採用企業級的訂閱制與客製化專案混合導入,提供的是從策略諮詢到技術落地的完整服務。

「任何有價值的AI導入,都必須對商業痛點精準剖析。因此,每一次的合作,我們都堅持以深度痛點訪談作為起點,與客戶及合作夥伴「共同定義問題」後,才為企業量身打造解決方案」陳冠宇說。

在追求快速規模化的AI市場中,Vyin AI 選擇一條「不急於銷售產品,先致力於解決問題」的道路。這不僅是他們的商業模式,更是對「信任」的承諾,他們相信這份堅持,最終將會是最寬闊的護城河,讓Vyin AI 與夥伴們共同開啟一個值得信賴的AI新時代。

Google Cloud
2025 Google Cloud Summit雲端盛會上,橘子集團策略長陳冠宇以集團經驗分享,Vyin AI的商用化及成果。
圖/ Google Cloud

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