Google Drive雲端硬碟檔案串流：不佔空間更高效率的新制教學|數位時代 BusinessNext

2017年的7月開始，Google Drive雲端硬碟針對「個人使用者」推出了電腦端的全新「同步與備份處理軟體」，我有兩篇主要的心得，分享了這個新同步軟體的功能教學：「Google備份與同步處理全新軟體下載！同步備份整台電腦教學」、「Google備份與同步處理軟體使用兩個月心得：優缺點與最佳化」。想要了解這個「Google備份與同步軟體」的朋友，前面這兩篇應該會是目前最詳細深入的教學。

而在2017年的9月底開始，Google Drive針對「企業版與教育版使用者」，推出了另外一種叫做「雲端硬碟檔案串流（Drive File Stream）」的新機制。

企業內員工或校園的老師，在自己的工作電腦安裝「雲端硬碟檔案串流（Drive File Stream）」的軟體，就可以同步公司的檔案資料。但關鍵的不同在於，他是用「自動串流」的方式同步，這樣的機制有幾個優點：

不佔電腦硬碟空間：所謂串流，就是你會在電腦「看到」公司所有檔案，但你「需要打開時」才會用串流幫你即時下載。還會根據你的電腦硬碟大小，決定要快取多少檔案。你不用再擔心電腦硬碟裝不下公司所有檔案。
可以看到並同步公司所有檔案：以前選擇性同步時，你就無法在電腦硬碟看到公司所有檔案。但雲端檔案串流反過來，讓你看到所有檔案，但其實沒有下載在硬碟，需要時才串流。
提升效能、減少管理麻煩：這個新機制對員工來說，幾乎「不用設定」，而且「串流讀取檔案時速度很快」，員工會覺得好像就在自己電腦使用公司所有檔案一樣順暢，不用再花時間選擇性同步。

下面我錄製了一段解說影片，如果你對上面三個優點還不是很清楚的話，可以透過下面的影片看看實際的使用樣貌。

1. 企業、學校如何開啟檔案雲端串流？

那麼如何開啟與設定「Google Drive雲端硬碟檔案串流」呢？下面我就用圖文一步步解說。

首先，這是針對「G Suite企業版與教育版」的服務，目前已經開放，如果你還不能使用，就要請公司或學校的管理員，到後台設定看看是否有正確開啟。

進入G Suite的管理後台，在「應用程式」中，進入「G Suite」裡的「雲端硬碟與文件」的設定。

找到「資料存取權」，勾選「允許貴機構成員使用雲端硬碟檔案串流」、「在雲端硬碟介面中顯是雲端應碟檔案串流下載連結」。這樣員工們就可以在各自電腦下載並使用檔案串流機制了。

2. 員工如何在自己電腦下載檔案串流軟體？

公司員工、學校老師，打開G Suite的雲端硬碟網頁，在右上方選單裡，點擊「下載雲端硬碟檔案串流」的電腦版軟體，下載後直接安裝，登入自己的G Suite帳號即可。

或者你可以點擊這個「Google雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結，用你的G Suite帳號登入即可下載。

「Google Drive雲端硬碟檔案串流」這個新機制，對員工來說最棒的一點，就是完全不用設定（也沒有讓你設定的地方），於是這樣的管理最簡單、最直覺，對員工來說可以立刻上手。

「Google Drive 雲端硬碟檔案串流」會自動串流公司裡你有權存取的檔案，顯示在你的電腦中。

透過 Windows的檔案總管，或是 Mac的Finder，你會看到一個新的「Google Drive」磁碟機出現，這裡面就有你可以存取的所有公司檔案。

而且也會自動串流「小組雲端硬碟」的所有內容。

3. 如何指定一定要離線的檔案、資料夾？

前面有提到，「Google Drive雲端硬碟檔案串流」預設並不把所有檔案離線下載在你的電腦硬碟中，只是讓你看到，需要時才即時同步下載。

但是，如果有些資料夾或檔案，你希望確保「離線時」也一定能開啟使用，那就要進行下面的設定。

首先，回到本文第一步教學的那個設定畫面，公司或學校管理員，要先開啟「允許使用者啟用離線存取功能」。

這樣一來，使用者就可以在自己電腦硬碟中，在串流的資料夾或檔案上點擊右鍵，選擇「檔案串流」功能裡的「可離線使用」了！

以上，就是最新的Google Drive雲端硬碟檔案串流教學，他針對公司與學校的G Suite使用者，讓員工可以更簡單的取用公司裡有權限使用的檔案，但是又不用全部下載，這樣一來不怕個人電腦空間不夠，同步速度其實也加快。整體來說，管理更簡單，使用更高效率。

換個角度來看，這個機制，其實很像很多公司都有的區域網路磁碟機的概念，讓員工可以透過正常的檔案總管使用，不用佔用自己電腦空間的情況下，就共用公司裡的檔案，並即時同步。

當然，這時候最好能搭配Google的雲端文書系統，你可以參考我在電腦玩物撰寫過的「提高Google Drive文書報告生產力：我常用的G Suite工作技巧」。或是有興趣的朋友或企業，可以參考我開設的「Google雲端辦公室相關課程」。也可以閱讀我今年最新出版的《比別人快一步的Google工作術》專書喔！

不知道大家對「Google Drive雲端硬碟檔案串流」的新機制，還有沒有什麼疑問，歡迎在電腦玩物文章底下留言，讓我們一起討論研究。

「Google雲端硬碟檔案串流軟體」的下載連結

本文授權轉載自：電腦玩物

這是一場以成長為名的轉型故事，主角是成軍超過 45 年的製鎖大廠—金泰工業。

走過近半個世紀的製鎖歲月，金泰深知，在數位浪潮席捲下，守成即是退步。尤其當物聯網趨勢興起，讓鎖具不再只是單純的硬體，而是結合系統與服務的智慧管理平台，金泰敏銳地看見這場轉變背後的全新市場路徑，進而在原有 B2B 製造基礎上，創立全新品牌「安捷鎖（ A Good Lock ）」，進軍 B2C 智慧門鎖市場，為公司開拓第二成長曲線。

為了支撐這條品牌升級之路，金泰經營管理層在智炬科技的輔導下，從經營思維、企業文化、商業模式到作業流程重新盤點，並導入叡揚資訊的雲端服務方案，逐步落實管理標準化、流程自動化與客戶資料整合。這場轉型不只是系統導入，更是一場由內部管理能力出發，支撐外部品牌成長的組織升級工程。

早期金泰以箱櫃檔片鎖及電源開關鎖為核心產品，透過代工製造模式服務企業客戶。隨著物聯網趨勢興起，開始跨足電子鎖領域，在產品中導入指紋辨識，感應刷卡，密碼與手機連動等電子模組，成功敲開智慧生活的大門。

金泰副總經理曾慧芳表示，金泰在切入消費市場的過程中觀察到，目前市面上的智慧門鎖大致可分為兩類：一類是價格較高的歐美進口品牌；另一類則是透過網購流入、缺乏售後保障的產品。無論是哪一類，主要都以新建大樓為應用場景，較難滿足既有住宅的實際需求。

「臺灣老公寓常見木門、鐵門等配置，門型與結構條件較為多元，市面上主流智慧鎖未必能直接適用；另一方面，更換整片門板對不少家庭而言也是一筆不小的支出。基於這樣的在地住宅條件，金泰將自身長期累積的鎖具製造與研發經驗，結合外部夥伴的電子模組與應用技術，投入更符合臺灣住宅條件的智慧門鎖開發。目標不是單純把智慧鎖賣進市場，而是讓既有住宅也能在不大幅更動門體結構的前提下，以更便利、可負擔的方式完成智慧升級。

在通路策略上，金泰也展現了不同於業界的佈局。相較於仰賴大型零售賣場、電商平台等模式，金泰選擇與遍佈各地的社區鎖匠合作。曾慧芳認為，社區鎖匠是消費者心中具備高度信任感的服務節點，且具備專業知識，不僅能販售產品，更能提供安裝與售後維修服務，成為串聯原廠與終端用戶的重要服務橋樑。

築起品牌夢，金泰以內部升級鋪路，迎戰全新商業模式

因應智慧鎖帶來的全新商業模式，金泰意識到，未來面對的已經不只是企業客戶，也包含鎖匠以及終端使用者。這代表團隊需要更完整的客戶管理、服務追蹤與互動機制，才能支撐從代工製造走向品牌經營的轉變。

金泰早在 2022 年前後，便開始透過智炬科技輔導與政府相關數位轉型資源對接，例如中企署 N 世代課程，產發署精實蹲點計畫，系統性盤點企業營運流程與員工賦能與接班轉型佈局，並以內部產出的數轉藍圖，於 2024 年通過產發署中小製造業接班傳承數位轉型主題式研發計畫案的規劃案為啟動數位轉型布局的起點。

金泰製造經理黃智政說明，過去內部雖已使用 Excel 與 ERP 輔助日常作業，但多數流程仍仰賴紙本、人工記錄與部門間轉傳。 ERP 主要協助處理訂單、生產與進銷存等內部管理需求，卻難以完整承接業務拜訪、客戶互動、售後服務、鎖匠通路與終端消費者資料等外部市場資訊。當資料分散在個人電腦、紙本紀錄或不同部門手中，不僅增加重複抄寫與管理負擔，也讓企業難以及時掌握市場變化與客戶需求。

以客戶經營為例，客戶與公司的往來紀錄，多半保存在業務個人的電腦或筆記本中，難以被整合，也不容易在團隊之間透明共享。因此，若遇到業務同仁外務或請假時，客戶只能被動等待，而當公司要推新產品、找新市場，或需要其他同仁協助一起服務客戶時，也很難快速掌握客戶全貌。

面對這樣的挑戰，金泰管理團隊先透過外部課程與企業參訪，建立對數位轉型的共識，再回頭審視自身的商業模式、核心價值與關鍵活動，梳理銷售前中後、採購、生管到包裝等各職能的工作流程，找出卡點，隨後再導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統、 C.ai 對話式服務平台聊天機器人、 Vital BizForm 智慧表單等解決方案，重新設計更符合實際習慣的運作方式。

建立客戶統一視圖、決策效率提升 30% ，用數據揪出商機

協助金泰推動數位轉型的智炬科技總經理歐俋伶指出，當金泰從接單生產逐步走向計劃性生產，更需要即時掌握市場需求、客戶回饋與銷售趨勢，才能反過來驅動產品開發與營運決策。因此，規劃金泰選擇以 Vital CRM 作為核心工具，運用成熟穩定的雲端服務架構，快速建立客戶資料整合、商機追蹤與管理報表機制，而非一開始就投入高成本、高維護負擔的客製化系統開發。

金泰業務部經理楊順婷也認同表示， Vital CRM 不僅讓客戶資料從過去分散於個人手中，轉變為團隊共享的資產，更協助公司建立完善的代理人機制，確保客戶服務不中斷。更重要的是，隨著數據持續累積，管理層還能藉由 Vital CRM 中的 Insight 報表加速決策效率。

「 Insight 的可視化圖表，讓管理決策效率提升約 30% ，」黃智政說，過去若要掌握市場分布、客戶類型與商機變化，往往需要由人員跨表單、跨部門彙整資料，不僅耗時，也容易因資料格式不一而影響判讀。智炬科技在協助金泰進行職能別流程梳理時，進一步將銷售前端的詢價、報價、客戶需求與商機標籤，串聯到後端物管、廠務與組立包裝出貨等支援流程，讓市場資訊不再停留於業務個人經驗，而能成為跨部門共同判斷的依據。導入 Insight 後，管理層透過可視化圖表即時掌握關鍵指標，包含市場需求變化、熱門產品類型、報價密集度與潛在備料需求，並同步拉動資源體系的物管與廠務端的監控看板。如此一來，會議討論不再只是「等待資料整理」，而是能根據數據判斷下一步，提前協調備料、生產排程與交付節奏，讓售前商機、內部支援與客戶服務形成更即時的決策閉環。

此外， Vital CRM 也進一步擴大商機經營的可能性。過去從展會蒐集的名片，多半僅在特定產品推出時才會進行再行銷，如今透過多元標籤記錄客戶潛在需求，擴大再行銷的範圍與市場。同時，金泰也將客戶滿意度調查從傳統 Word 表單改為 Vital BizForm 線上表單，便利的填寫體驗不僅讓回收率提升 17% ，更藉助統計功能即時分析市場回饋。

跨入 B2C ：整合 C.ai 、 Vital BizForm 與 LINE ，優化服務流程

在 B2B 基礎上，金泰進一步將 Vital CRM 延伸應用至 B2C 場景，並結合 LINE 官方帳號、Vital BizForm 與 C.ai 對話式服務平台，打造從鎖匠通路到終端消費者的完整服務流程。

以鎖匠通路為例，考量合作鎖匠日常最熟悉的工具就是 LINE ，金泰運用 Vital BizForm 製作電子化訂單，並整合 LINE 官方帳號，讓鎖匠可直接查詢產品規格、取得安裝指引並完成下單。訂單資料再透過 C.ai 建置的聊天機器人回傳至 Vital CRM ，減少人工重複登打，也讓通路資料能被系統化紀錄並能與製造廠內備貨機制同步。

在消費者端，金泰同樣透過 LINE 建立服務入口，提供產品介紹、操作說明與保固申請功能。其中，保固卡同樣以 Vital BizForm 來設計，消費者線上填寫完成後， C.ai 會將相關資訊傳至 Vital CRM ，更會同步標註負責服務的鎖匠資訊，未來若產品需維護或有操作疑問，就能立即追溯最初負責的鎖匠，快速進入服務流程。

透過這樣的數位串接，所有互動資料皆回流至 Vital CRM ，形成完整的客戶輪廓，包括產品型號、安裝紀錄與服務歷程，不僅降低了客服負擔，更幫助鎖匠持續經營回頭客，讓客人獲得更完善的服務，創造三贏局面。

展望未來，金泰也計畫在既有數位基礎上，持續深化資料治理與知識管理能力，例如導入叡揚知識管理系統，將產品知識、安裝經驗、售後紀錄與市場回饋進一步沉澱為企業資產。對金泰而言，數位轉型的目的不只是提升內部效率，更是為品牌經營、通路共創與海外布局奠定基礎。未來，隨著「安捷鎖」持續深耕台灣並拓展國際市場，金泰也將從傳統製鎖廠，逐步走向結合製造實力、在地服務與智慧科技的安防品牌。

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