為什麼工作做不完?前微軟工程師:贏在起跑點比最後衝刺更重要!
為什麼工作做不完?前微軟工程師:贏在起跑點比最後衝刺更重要!

摘自:《為什麼你的工作做不完?》,商業周刊出版

一言以蔽之,就是: 「趁時間有餘裕時全力衝刺;期限將近至時反而要適度放鬆」 的工作法。

由於這關係到處理工作的基本心態,要改變不是件容易的事。但這種做法,必定能得到意想不到的成效,所以想盡量推薦給更多人參考使用。

了解「贏在起跑點」時間術的概要後,接著要談工作的基礎思維,希望各位能深入理解。

預測任務的難易度的具體方法就是 「在前幾天就完成八成的工作進度」

這是重要鐵則。所謂「兩天」可以視交件時間長短適度調整,期限若是十天,就抓兩天;五天就抓一天;三天就抓半天;若只有一天就抓三小時,也就是整體的兩成時間。總之,重點在於從起跑點就全力衝刺。

或許有些人會疑惑,為什麼要這麼拚?這是為了要徹底矯正你「最後衝刺」的習慣,這麼拚才會有效果。如果想改變自己的人生,往後你面對工作時,就必須養成一開始就瞬間加速的習慣。

實踐「贏在起跑點」時間術的訣竅,就在於提早處理工作。一旦工作確定了,就馬上開始吧。

任誰都會在無意識之間對工作懷抱不安,擔心自己無法如期做出成果。所以趁早著手處理,也能將內心的不安降到最低。只要提前處理工作,華麗地從起跑點瞬間加速,幾乎所有工作,都能在期限前兩成的時間內大致處理完畢。

一旦體驗過這個瞬間,你眼睛望出去的景色將有180度的轉變,請務必親身體驗這種快感。

還有一點, 不是要你提早交件,而是提早處理工作。

熬夜工作要趁狀態最好時熬夜,是最後衝刺時最常採取一種手段,很多人在交件期限前應該都有過類似的經驗。

我提過熬夜的壞處。熬夜不只會降低工作效率,也會因為期限將至難以集中精神,最後導致無法完成工作,也讓自己精神不濟。

只不過,雖然要盡量避免熬夜,但有一種狀況例外。那就是當工作狀況很順手時。其實,我也曾經在工作開始的頭兩天連續熬夜過。

或許會讓人感到意外。不過這是我工作方式的象徵,以某種意義來說,也代表這個時間術的核心價值。

我無論如何都以在最初兩天內完成八成工作為目標,也大多能在這段期間內做好軟體的架構設計;如果是要寫企畫書的人,不妨在這段期間內寫好企畫大綱;負責行銷計畫的人,則先擬定計畫的整體架構;而作曲、寫作的人,則別在意繁枝細節一鼓作氣寫完。記住, 不是先思考後行動,而是要邊行動邊思考。

你或許覺得怎麼可能邊行動邊思考。但有一句俗語就否定這個想法:「百思不如一試」,意指先動手頭腦就會跟著轉動。若老是圍著能是否充分思考這個基礎問題打轉,就無法發展進階思考。就算想找藉口,感到不安、疲倦、對環境不熟悉等,這些一點也不重要,只要朝「完成八成」一個目標直衝向前就好。

只要能達到八成的目標,就代表交件期限來臨前,能確實做好工作。易言之,先完成八成,也就幾乎等於完成工作了。

在加速起跑的兩天內,我也不會收發電子郵件跟打開Facebook。這是為了阻隔所有可能佔用時間的誘因。就連平日趁工作空檔,跑去泡咖啡或外出散散步等小事也會刻意避免,盡量只思考有關工作的事。

講得更極端一點,最初兩天我甚至會婉拒與上司或同事的飯局。也因為完全沒有收,那兩天我幾乎跟遠離塵囂的仙人沒兩樣,直到第三天才會重返人間。

我的想法是,只是短短兩天應該不至於嚴重到破壞與上司、同事間的關係。兩天,是讓人際關係惡化的最低警戒線。所以我才會在兩天內刻意不開信箱、不參加飯局,一心一意衝刺工作進度。

相反地,假使有人會因為這兩天被拒絕而疏遠你,可能有必要重新審視與對方是否為適合長久往來的關係。不過大多數人,就算兩天內成為討人厭的傢伙,關係日後也能修復回來。

簡而言之,最後關頭的熬夜絕對要避免。但若在起跑點或工作順手時熬夜的話,將是大幅推展進度的良機。

只不過,應該杜絕明明不想做卻情非得已的熬夜。話說回來,不以無謂的熬夜完成任務才是正確的工作方式。

別用最高效率完成工作

兩天內完成八成工作的你,可能會認為照這個進度三天就能解決所有工作了。

三天內完成工作,並提交給上司應該是最普遍的做法,畢竟越早提交越能從上司那裡得到高評價。

但我不贊同這種做法。因為一旦你在三天內結束,必定又會接到下一個新任務。

況且上司可能會因為期待「既然前份工作三天就結束,新工作給三天就夠了吧」,而將截止日期往前設定。

讓上司產生這種想法,即為最大的錯誤。因為你已經在最初兩天全力衝刺工作。確實,再多拚一天應該也不成問題。相信有人至今就是靠體力決勝負一路克服工作吧。

只不過想永遠投入全副心力持續工作絕對不可能。請回想第一章提到的美國醫院故事。他們經常忙到左右支絀,就是因為員工總得使盡全力工作。反過來說, 若人一直處於使盡全力的狀態,反而無法好好發揮實力。

所以,即便一開始全力完成八成的工作,也千萬別以這種節奏持續到工作結束。

因為連續拚命三天早已讓身心過度疲勞,與其不間斷地勞動,還不如在第三天稍微休息一下。

比起追求以最高效率完成工作,不如有意識地維持工作的穩定性及持續性。如此就不用為了趕進度而焦頭爛額,而以更早且更高的完成度達成工作。

如何保持餘裕就是「贏在起跑點」時間術的一大重點。你的工作之所以做不完,是由於內心缺乏足夠的餘裕。將前述的工作完成方法以圖示來說明的話,請見下圖。

界王拳-時間管理術.PNG
圖/ 《為什麼你的工作做不完?》

集中力的要訣--「界王拳」

要在接到任務的兩天內完成八成的工作進度,不如各位想像中的容易。名義上是在評估工作整體的難易度及所需時間,但事實上是要你以驚人的效率全力衝刺工作。

我將這兩天的時間命名為使用「界王拳」的時機。

界王拳,是知名漫畫《七龍珠》的主角──孫悟空的絕技。

這招是他的師父界王,指導悟空「生命球」的同時傳授的必殺技。使用「界王拳」時,全身會籠罩著飛躍性提升戰鬥力的紅色鬥氣。若使用「三倍界王拳」就是把戰鬥力提升三倍。附帶一提,作品中曾出現兩倍~二十倍界王拳。這項絕技雖然十分強大,但卻有使用後會全身感到劇痛、戰鬥力比平常低落的缺點。

我會將瞬間加速的兩天集中期,想像成悟空使用界王拳的狀況。

前面提到最初兩天要盡力工作,說白一點就是極度集中精神於工作上。

維持集中力,想必是所有上班族的煩惱。該如何集中注意力在工作上,也是我長年的煩惱,但最簡單的方式,就是想像悟空使用界王拳的畫面。透過這個必殺技,就能提升數倍的戰鬥能力,打倒眼前名為工作的強敵。

同時我也會留意, 要先決定「此時該使用幾倍界王拳」的具體數字 。舉例來說,我頭兩天總是想像使用「二十倍界王拳」。實際上是否真的發揮比平時高出二十倍的能力也無所謂。發揮出如同《七龍珠》中最強大的二十倍界王拳,這份想像本身才是重點。

也就是說,自己一開始就得在工作的起跑點上使出全力。不僅限於《七龍珠》,每當少年漫畫的主角拿出最強本領時,就代表在戰鬥中陷入了危機。的確在四面楚歌時,無論是漫畫裡或現實中,人們都會發揮最大的力量。如同漫畫主人公打倒強敵,現實中則是完成重要工作。

我不相信「最後衝刺」的成效,甚至認為這是讓工作無法結束的萬惡根源。因為快被對手打倒,亦即工作期限迫近之時,人肯定會焦慮不安,而焦慮無助於提升效率。

在漫畫的世界裡,常見主人公因某項能力覺醒而一舉得勝,不過這種戲劇性的逆轉劇現實生活中顯得很沒必要。不如說,若你在工作中老是上演這種戲碼,不僅會讓上司心裡總是七上八下,還可能影響自己的工作評價,甚至喪失身為一名社會人士的基本公信力。

關鍵字: #數位工作術
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治理力,撐起企業成長的底氣!顏漏有:臺灣新創蓄勢待發,證交所創新板2.0助力群聚效應
治理力,撐起企業成長的底氣!顏漏有:臺灣新創蓄勢待發,證交所創新板2.0助力群聚效應

AAMA台北搖籃計畫自2012年成立以來,他引領的團隊累積輔導近300位創業學員、106位導師,並形塑超過500人跨領域社群,是臺灣深具規模有影響力的新創社群之一。

如今,他不僅見證許多新創從成立到成長,更親身參與多家企業上市前的治理輔導與制度建立。面對今年證交所迎來創新板2.0的制度升級,顏漏有直言:「現在是許多蓄勢待發的臺灣新創,邁向資本市場的絕佳關鍵時刻!」

企業四階段成長曲線,以治理五力找到最佳時機點

不是所有的新創都能順利上市,但要永續經營、基業長青,治理就是必修課。新創企業的發展曲線可歸納出四個主要階段:創建(Create)、產品市場適配(Product-Market Fit)、快速成長(Growth)以及持續成長(Sustainable Scale),顏漏有指出,「治理介入的黃金時機,大約從第三階段展開,因為前兩個階段是企業還在求生存的時候,當企業走到快速成長期,這時候營收規模擴張、組織變大,治理力就會決定企業是否走得穩健。」

換言之,產品技術好≠有治理能力,企業必須有系統性建立起管理制度。顏漏有分享他觀察企業的治理體質,通常會從這五個面向來剖析,分別是:董事會結構與功能、股東權益保障、利害關係人管理、法遵與內控、以及財務透明即時揭露。以董事會結構為例,不再是從熟人朋友人選當董事,而是要設立審計、薪酬、永續等專業委員會,才能真正發揮董事會的監督、策略指引功能。

不過顏漏有也強調,這五大面向不容易全部一步到位,關鍵在於創辦人的mindset轉變,當有想要走向資本市場的意識後,接下來就要有所行動,例如準備財務公開、關注利害關係人權益等等,並藉由外部資源像是證交所、承銷商及會計師的輔導,更全面檢視公司的財務、內稽內控制度。「所以當你有這個想法,應該愈早準備愈好。」顏漏有的建議凸顯出,治理力,不僅是遞交資本市場的門票,更是企業的永續競爭力。

制度健檢到長期策略,創新板為何是治理升級加速器?

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創業者共創平台基金會董事長顏漏有
圖/ 數位時代 拍攝

長期與新創企業互動之下,顏漏有透露,目前AAMA所輔導的新創當中,預計未來三年約有30家企業有上市準備,其中不乏鎖定登上創新板為優先目標。換言之,創新板的上市制度設計,也是推動新創企業治理升級的加速器。例如企業要具備符合資本市場要求的治理架構,同時決策者從「內部運作邏輯」轉向「對外負責思維」,藉此建立起與投資人與合作夥伴的信任感。

確實有幾家具備成長潛力而登上創新板的新創企業,藉由資本市場資源,落實治理轉型甚至成功拓展國際市場。顏漏有提到,Gogolook就是代表案例之一,他觀察Gogolook在申請創新板並準備上市過程,便啟動治理優化的行動,這幾年也針對董事會結構進行調整,積極引入有產業、資安、金融科技背景的獨立董事,讓董事會組成更多元,對營運策略提供實質指導與監督。

另外,顏漏有還指出Gogolook以技術產品切進2C市場,隨著登板後這幾年,商業模式也持續調整,開始與國家政府單位合作,跨入反詐領域打開2B商機。Gogolook在財務透明與創新板制度背書的基礎下,不僅取得國際合作的信任,營收表現也高出市場平均水準,更於去年透過國際擴張完成海外併購,成為創新板企業成功轉型的典範。

不過,顏漏有強調,新創企業登板後才是挑戰的開始。治理的強化只是第一步,更重要是思索3到5年的長期成長策略,而非僅止於短期的營收擴張。「你必須要跟投資人講清楚公司的成長故事,市場機會在哪裡?未來商業模式預計怎麼落地?」他解釋,唯有建立長期成長的思維,新創企業才能在治理打底後,真正走向可預期、可擴張、可實現的未來藍圖。

創新板2.0新局面,推動新創資本市場群聚效應

為了幫助新創企業的長期策略具體可行,顏漏有提到今年證交所的創新板2.0制度,不僅取消合格投資人門檻、提升市場流動性,更優化創新審查制度,深化與投資人的媒合互動。隨著新制上路,資本動能逐漸發酵,「相信這幾個月的交易規模、成交筆數已有明顯增長,當投資人參與意願提升,就有更多新創公司加入創新板,整個資本市場的活力也會隨之提升。」顏漏有補充道。

除了制度改革,更值得關注的是創新板的產業結構定位與政策意圖。顏漏有指出,創新板特別聚焦數位經濟、AI、生技、智慧領域等具成長性與國際潛力的產業。這樣的定位讓創新板有機會在地形成「群聚效應」,不僅推動更多新創企業深化治理,也有助於吸引國際人才,促進跨國併購與鏈結更多資源。

最後,顏漏有也提到,他期待看到創新板在幾年內,吸引上百家新創企業掛牌的規模,讓臺灣資本市場在亞洲新創浪潮中,發揮關鍵影響力。「當時90年代臺灣有一波科技業群聚奇蹟,今年創新板制度革新後,等於是水到渠成,我們也看到許多企業蓄勢待發。在整個創業生態系當中,資本市場是非常關鍵的一環,而創新板將是重中之重!」顏漏有也肯定表示。

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