為什麼工作做不完?前微軟工程師:贏在起跑點比最後衝刺更重要!

2017.11.02 by
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七龍珠
事情又多又雜、時間常常不夠用、得熬夜加班至最後一刻才能勉強完成,這些狀況其實都是可以避免的,關鍵就在於:一開始就要全力衝刺。

摘自:《為什麼你的工作做不完?》,商業周刊出版

一言以蔽之,就是: 「趁時間有餘裕時全力衝刺;期限將近至時反而要適度放鬆」 的工作法。

由於這關係到處理工作的基本心態,要改變不是件容易的事。但這種做法,必定能得到意想不到的成效,所以想盡量推薦給更多人參考使用。

了解「贏在起跑點」時間術的概要後,接著要談工作的基礎思維,希望各位能深入理解。

預測任務的難易度的具體方法就是 「在前幾天就完成八成的工作進度」

這是重要鐵則。所謂「兩天」可以視交件時間長短適度調整,期限若是十天,就抓兩天;五天就抓一天;三天就抓半天;若只有一天就抓三小時,也就是整體的兩成時間。總之,重點在於從起跑點就全力衝刺。

或許有些人會疑惑,為什麼要這麼拚?這是為了要徹底矯正你「最後衝刺」的習慣,這麼拚才會有效果。如果想改變自己的人生,往後你面對工作時,就必須養成一開始就瞬間加速的習慣。

實踐「贏在起跑點」時間術的訣竅,就在於提早處理工作。一旦工作確定了,就馬上開始吧。

任誰都會在無意識之間對工作懷抱不安,擔心自己無法如期做出成果。所以趁早著手處理,也能將內心的不安降到最低。只要提前處理工作,華麗地從起跑點瞬間加速,幾乎所有工作,都能在期限前兩成的時間內大致處理完畢。

一旦體驗過這個瞬間,你眼睛望出去的景色將有180度的轉變,請務必親身體驗這種快感。

還有一點, 不是要你提早交件,而是提早處理工作。

熬夜工作要趁狀態最好時熬夜,是最後衝刺時最常採取一種手段,很多人在交件期限前應該都有過類似的經驗。

我提過熬夜的壞處。熬夜不只會降低工作效率,也會因為期限將至難以集中精神,最後導致無法完成工作,也讓自己精神不濟。

只不過,雖然要盡量避免熬夜,但有一種狀況例外。那就是當工作狀況很順手時。其實,我也曾經在工作開始的頭兩天連續熬夜過。

或許會讓人感到意外。不過這是我工作方式的象徵,以某種意義來說,也代表這個時間術的核心價值。

我無論如何都以在最初兩天內完成八成工作為目標,也大多能在這段期間內做好軟體的架構設計;如果是要寫企畫書的人,不妨在這段期間內寫好企畫大綱;負責行銷計畫的人,則先擬定計畫的整體架構;而作曲、寫作的人,則別在意繁枝細節一鼓作氣寫完。記住, 不是先思考後行動,而是要邊行動邊思考。

你或許覺得怎麼可能邊行動邊思考。但有一句俗語就否定這個想法:「百思不如一試」,意指先動手頭腦就會跟著轉動。若老是圍著能是否充分思考這個基礎問題打轉,就無法發展進階思考。就算想找藉口,感到不安、疲倦、對環境不熟悉等,這些一點也不重要,只要朝「完成八成」一個目標直衝向前就好。

只要能達到八成的目標,就代表交件期限來臨前,能確實做好工作。易言之,先完成八成,也就幾乎等於完成工作了。

在加速起跑的兩天內,我也不會收發電子郵件跟打開Facebook。這是為了阻隔所有可能佔用時間的誘因。就連平日趁工作空檔,跑去泡咖啡或外出散散步等小事也會刻意避免,盡量只思考有關工作的事。

講得更極端一點,最初兩天我甚至會婉拒與上司或同事的飯局。也因為完全沒有收,那兩天我幾乎跟遠離塵囂的仙人沒兩樣,直到第三天才會重返人間。

我的想法是,只是短短兩天應該不至於嚴重到破壞與上司、同事間的關係。兩天,是讓人際關係惡化的最低警戒線。所以我才會在兩天內刻意不開信箱、不參加飯局,一心一意衝刺工作進度。

相反地,假使有人會因為這兩天被拒絕而疏遠你,可能有必要重新審視與對方是否為適合長久往來的關係。不過大多數人,就算兩天內成為討人厭的傢伙,關係日後也能修復回來。

簡而言之,最後關頭的熬夜絕對要避免。但若在起跑點或工作順手時熬夜的話,將是大幅推展進度的良機。

只不過,應該杜絕明明不想做卻情非得已的熬夜。話說回來,不以無謂的熬夜完成任務才是正確的工作方式。

別用最高效率完成工作

兩天內完成八成工作的你,可能會認為照這個進度三天就能解決所有工作了。

三天內完成工作,並提交給上司應該是最普遍的做法,畢竟越早提交越能從上司那裡得到高評價。

但我不贊同這種做法。因為一旦你在三天內結束,必定又會接到下一個新任務。

況且上司可能會因為期待「既然前份工作三天就結束,新工作給三天就夠了吧」,而將截止日期往前設定。

讓上司產生這種想法,即為最大的錯誤。因為你已經在最初兩天全力衝刺工作。確實,再多拚一天應該也不成問題。相信有人至今就是靠體力決勝負一路克服工作吧。

只不過想永遠投入全副心力持續工作絕對不可能。請回想第一章提到的美國醫院故事。他們經常忙到左右支絀,就是因為員工總得使盡全力工作。反過來說, 若人一直處於使盡全力的狀態,反而無法好好發揮實力。

所以,即便一開始全力完成八成的工作,也千萬別以這種節奏持續到工作結束。

因為連續拚命三天早已讓身心過度疲勞,與其不間斷地勞動,還不如在第三天稍微休息一下。

比起追求以最高效率完成工作,不如有意識地維持工作的穩定性及持續性。如此就不用為了趕進度而焦頭爛額,而以更早且更高的完成度達成工作。

如何保持餘裕就是「贏在起跑點」時間術的一大重點。你的工作之所以做不完,是由於內心缺乏足夠的餘裕。將前述的工作完成方法以圖示來說明的話,請見下圖。

《為什麼你的工作做不完?》

集中力的要訣--「界王拳」

要在接到任務的兩天內完成八成的工作進度,不如各位想像中的容易。名義上是在評估工作整體的難易度及所需時間,但事實上是要你以驚人的效率全力衝刺工作。

我將這兩天的時間命名為使用「界王拳」的時機。

界王拳,是知名漫畫《七龍珠》的主角──孫悟空的絕技。

這招是他的師父界王,指導悟空「生命球」的同時傳授的必殺技。使用「界王拳」時,全身會籠罩著飛躍性提升戰鬥力的紅色鬥氣。若使用「三倍界王拳」就是把戰鬥力提升三倍。附帶一提,作品中曾出現兩倍~二十倍界王拳。這項絕技雖然十分強大,但卻有使用後會全身感到劇痛、戰鬥力比平常低落的缺點。

我會將瞬間加速的兩天集中期,想像成悟空使用界王拳的狀況。

前面提到最初兩天要盡力工作,說白一點就是極度集中精神於工作上。

維持集中力,想必是所有上班族的煩惱。該如何集中注意力在工作上,也是我長年的煩惱,但最簡單的方式,就是想像悟空使用界王拳的畫面。透過這個必殺技,就能提升數倍的戰鬥能力,打倒眼前名為工作的強敵。

同時我也會留意, 要先決定「此時該使用幾倍界王拳」的具體數字 。舉例來說,我頭兩天總是想像使用「二十倍界王拳」。實際上是否真的發揮比平時高出二十倍的能力也無所謂。發揮出如同《七龍珠》中最強大的二十倍界王拳,這份想像本身才是重點。

也就是說,自己一開始就得在工作的起跑點上使出全力。不僅限於《七龍珠》,每當少年漫畫的主角拿出最強本領時,就代表在戰鬥中陷入了危機。的確在四面楚歌時,無論是漫畫裡或現實中,人們都會發揮最大的力量。如同漫畫主人公打倒強敵,現實中則是完成重要工作。

我不相信「最後衝刺」的成效,甚至認為這是讓工作無法結束的萬惡根源。因為快被對手打倒,亦即工作期限迫近之時,人肯定會焦慮不安,而焦慮無助於提升效率。

在漫畫的世界裡,常見主人公因某項能力覺醒而一舉得勝,不過這種戲劇性的逆轉劇現實生活中顯得很沒必要。不如說,若你在工作中老是上演這種戲碼,不僅會讓上司心裡總是七上八下,還可能影響自己的工作評價,甚至喪失身為一名社會人士的基本公信力。

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