為什麼工作做不完?前微軟工程師:贏在起跑點比最後衝刺更重要!
為什麼工作做不完?前微軟工程師:贏在起跑點比最後衝刺更重要!

摘自:《為什麼你的工作做不完?》,商業周刊出版

一言以蔽之,就是: 「趁時間有餘裕時全力衝刺;期限將近至時反而要適度放鬆」 的工作法。

由於這關係到處理工作的基本心態,要改變不是件容易的事。但這種做法,必定能得到意想不到的成效,所以想盡量推薦給更多人參考使用。

了解「贏在起跑點」時間術的概要後,接著要談工作的基礎思維,希望各位能深入理解。

預測任務的難易度的具體方法就是 「在前幾天就完成八成的工作進度」

這是重要鐵則。所謂「兩天」可以視交件時間長短適度調整,期限若是十天,就抓兩天;五天就抓一天;三天就抓半天;若只有一天就抓三小時,也就是整體的兩成時間。總之,重點在於從起跑點就全力衝刺。

或許有些人會疑惑,為什麼要這麼拚?這是為了要徹底矯正你「最後衝刺」的習慣,這麼拚才會有效果。如果想改變自己的人生,往後你面對工作時,就必須養成一開始就瞬間加速的習慣。

實踐「贏在起跑點」時間術的訣竅,就在於提早處理工作。一旦工作確定了,就馬上開始吧。

任誰都會在無意識之間對工作懷抱不安,擔心自己無法如期做出成果。所以趁早著手處理,也能將內心的不安降到最低。只要提前處理工作,華麗地從起跑點瞬間加速,幾乎所有工作,都能在期限前兩成的時間內大致處理完畢。

一旦體驗過這個瞬間,你眼睛望出去的景色將有180度的轉變,請務必親身體驗這種快感。

還有一點, 不是要你提早交件,而是提早處理工作。

熬夜工作要趁狀態最好時熬夜,是最後衝刺時最常採取一種手段,很多人在交件期限前應該都有過類似的經驗。

我提過熬夜的壞處。熬夜不只會降低工作效率,也會因為期限將至難以集中精神,最後導致無法完成工作,也讓自己精神不濟。

只不過,雖然要盡量避免熬夜,但有一種狀況例外。那就是當工作狀況很順手時。其實,我也曾經在工作開始的頭兩天連續熬夜過。

或許會讓人感到意外。不過這是我工作方式的象徵,以某種意義來說,也代表這個時間術的核心價值。

我無論如何都以在最初兩天內完成八成工作為目標,也大多能在這段期間內做好軟體的架構設計;如果是要寫企畫書的人,不妨在這段期間內寫好企畫大綱;負責行銷計畫的人,則先擬定計畫的整體架構;而作曲、寫作的人,則別在意繁枝細節一鼓作氣寫完。記住, 不是先思考後行動,而是要邊行動邊思考。

你或許覺得怎麼可能邊行動邊思考。但有一句俗語就否定這個想法:「百思不如一試」,意指先動手頭腦就會跟著轉動。若老是圍著能是否充分思考這個基礎問題打轉,就無法發展進階思考。就算想找藉口,感到不安、疲倦、對環境不熟悉等,這些一點也不重要,只要朝「完成八成」一個目標直衝向前就好。

只要能達到八成的目標,就代表交件期限來臨前,能確實做好工作。易言之,先完成八成,也就幾乎等於完成工作了。

在加速起跑的兩天內,我也不會收發電子郵件跟打開Facebook。這是為了阻隔所有可能佔用時間的誘因。就連平日趁工作空檔,跑去泡咖啡或外出散散步等小事也會刻意避免,盡量只思考有關工作的事。

講得更極端一點,最初兩天我甚至會婉拒與上司或同事的飯局。也因為完全沒有收,那兩天我幾乎跟遠離塵囂的仙人沒兩樣,直到第三天才會重返人間。

我的想法是,只是短短兩天應該不至於嚴重到破壞與上司、同事間的關係。兩天,是讓人際關係惡化的最低警戒線。所以我才會在兩天內刻意不開信箱、不參加飯局,一心一意衝刺工作進度。

相反地,假使有人會因為這兩天被拒絕而疏遠你,可能有必要重新審視與對方是否為適合長久往來的關係。不過大多數人,就算兩天內成為討人厭的傢伙,關係日後也能修復回來。

簡而言之,最後關頭的熬夜絕對要避免。但若在起跑點或工作順手時熬夜的話,將是大幅推展進度的良機。

只不過,應該杜絕明明不想做卻情非得已的熬夜。話說回來,不以無謂的熬夜完成任務才是正確的工作方式。

別用最高效率完成工作

兩天內完成八成工作的你,可能會認為照這個進度三天就能解決所有工作了。

三天內完成工作,並提交給上司應該是最普遍的做法,畢竟越早提交越能從上司那裡得到高評價。

但我不贊同這種做法。因為一旦你在三天內結束,必定又會接到下一個新任務。

況且上司可能會因為期待「既然前份工作三天就結束,新工作給三天就夠了吧」,而將截止日期往前設定。

讓上司產生這種想法,即為最大的錯誤。因為你已經在最初兩天全力衝刺工作。確實,再多拚一天應該也不成問題。相信有人至今就是靠體力決勝負一路克服工作吧。

只不過想永遠投入全副心力持續工作絕對不可能。請回想第一章提到的美國醫院故事。他們經常忙到左右支絀,就是因為員工總得使盡全力工作。反過來說, 若人一直處於使盡全力的狀態,反而無法好好發揮實力。

所以,即便一開始全力完成八成的工作,也千萬別以這種節奏持續到工作結束。

因為連續拚命三天早已讓身心過度疲勞,與其不間斷地勞動,還不如在第三天稍微休息一下。

比起追求以最高效率完成工作,不如有意識地維持工作的穩定性及持續性。如此就不用為了趕進度而焦頭爛額,而以更早且更高的完成度達成工作。

如何保持餘裕就是「贏在起跑點」時間術的一大重點。你的工作之所以做不完,是由於內心缺乏足夠的餘裕。將前述的工作完成方法以圖示來說明的話,請見下圖。

界王拳-時間管理術.PNG
圖/ 《為什麼你的工作做不完?》

集中力的要訣--「界王拳」

要在接到任務的兩天內完成八成的工作進度,不如各位想像中的容易。名義上是在評估工作整體的難易度及所需時間,但事實上是要你以驚人的效率全力衝刺工作。

我將這兩天的時間命名為使用「界王拳」的時機。

界王拳,是知名漫畫《七龍珠》的主角──孫悟空的絕技。

這招是他的師父界王,指導悟空「生命球」的同時傳授的必殺技。使用「界王拳」時,全身會籠罩著飛躍性提升戰鬥力的紅色鬥氣。若使用「三倍界王拳」就是把戰鬥力提升三倍。附帶一提,作品中曾出現兩倍~二十倍界王拳。這項絕技雖然十分強大,但卻有使用後會全身感到劇痛、戰鬥力比平常低落的缺點。

我會將瞬間加速的兩天集中期,想像成悟空使用界王拳的狀況。

前面提到最初兩天要盡力工作,說白一點就是極度集中精神於工作上。

維持集中力,想必是所有上班族的煩惱。該如何集中注意力在工作上,也是我長年的煩惱,但最簡單的方式,就是想像悟空使用界王拳的畫面。透過這個必殺技,就能提升數倍的戰鬥能力,打倒眼前名為工作的強敵。

同時我也會留意, 要先決定「此時該使用幾倍界王拳」的具體數字 。舉例來說,我頭兩天總是想像使用「二十倍界王拳」。實際上是否真的發揮比平時高出二十倍的能力也無所謂。發揮出如同《七龍珠》中最強大的二十倍界王拳,這份想像本身才是重點。

也就是說,自己一開始就得在工作的起跑點上使出全力。不僅限於《七龍珠》,每當少年漫畫的主角拿出最強本領時,就代表在戰鬥中陷入了危機。的確在四面楚歌時,無論是漫畫裡或現實中,人們都會發揮最大的力量。如同漫畫主人公打倒強敵,現實中則是完成重要工作。

我不相信「最後衝刺」的成效,甚至認為這是讓工作無法結束的萬惡根源。因為快被對手打倒,亦即工作期限迫近之時,人肯定會焦慮不安,而焦慮無助於提升效率。

在漫畫的世界裡,常見主人公因某項能力覺醒而一舉得勝,不過這種戲劇性的逆轉劇現實生活中顯得很沒必要。不如說,若你在工作中老是上演這種戲碼,不僅會讓上司心裡總是七上八下,還可能影響自己的工作評價,甚至喪失身為一名社會人士的基本公信力。

關鍵字: #數位工作術
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門市越展越多,如何降低管理與維運負擔?不用全面汰換設備,也能逐步升級智慧化多據點管理
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快速展店背後的挑戰 如何降低跨據點管理與維運負擔

對連鎖零售企業而言,展店代表商機與成長,但當門市數量快速增加,營運與管理的複雜度也隨之提升。尤其對便利商店(C-store)、餐飲連鎖與其他高密度展店型態的企業而言,總部需要面對的不只是據點數量增加,更包括不同門市的設備管理、系統維護、日常維運與人力配置等多方面挑戰。

過去多據點門市的設備與資訊管理,往往以單一門市為單位,各據點可能擁有不同的攝影機、錄影設備配置與管理模式。當總部需要掌握事件狀況、確認門市營運情形,或進行跨區域管理時,往往需要投入大量人力逐一確認資訊,不僅增加管理負擔,也提高維運成本。

此外,零售產業本身具有高度變動性。門市可能因應市場策略進行展店、搬遷、改裝,甚至調整營運規模。傳統一次性設備投資模式,容易讓企業在面對據點變化時缺乏彈性,也增加設備重新配置與後續維護的負擔。

因此,現代零售企業所需要的不只是單純記錄事件的設備,而是一套能隨企業成長彈性調整、協助總部有效掌握多據點安全資訊,並支援未來智慧應用發展的智慧化管理架構。

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圖/ 晶睿通訊

從既有設備開始升級 降低全面汰換設備的轉型負擔

面對智慧化轉型需求,許多企業最大的挑戰並非是否需要升級,而是如何在不中斷現有營運的情況下完成轉型。

對已經投入大量資源建置安全系統的零售企業而言,全面汰換既有架構不僅成本高,也可能影響門市日常運作。因此,能夠兼容既有設備並逐步升級的彈性架構,成為企業導入智慧安全管理的重要關鍵。

透過混合雲架構,企業可以從既有設備開始,逐步整合不同據點的安全資訊與管理需求,同時導入雲端管理能力。相較於一次性重新建置,新一代平台架構能協助企業延續既有投資價值,並依照實際需求逐步導入更集中化、智慧化的管理能力。

此外,訂閱式雲端服務模式和混合雲安防架構,也為零售企業帶來更靈活的資產管理方式。相較於頻繁的硬體汰換、傳統一次性採購或繁瑣的跨品牌安防系統的管理,企業更有彈性的因應門市拓展、搬遷、調整或營運規模調整,精準配置資源,降低一次性投入壓力,也減少因據點變動造成設備閒置的情況。

對快速成長的連鎖零售企業而言,安全管理不再是一套固定且難以調整的架構,而是一個能隨企業規模與需求持續演進的平台。無論是新增門市、跨區域管理,或因應營運策略調整,都能以更彈性的方式完成管理升級。

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圖/ 晶睿通訊

AI 不只是安防工具 更開始協助零售提升營運效率

隨著 AI 技術快速發展,安全管理的角色也正在改變。過去企業導入影像系統主要用於事件記錄、事後查看與追蹤;如今,智慧雲端安防平台則能進一步從大量影像資訊中辨識人、車與行為,協助企業從「看見發生什麼」進一步「理解正在發生什麼」,甚至主動協助管理者發現與處理事件。對門市數量眾多、人力有限的連鎖零售業者而言,AI 正逐步成為降低管理負擔、提升營運效率的重要工具。

從基本事件偵測到自然語言規則 讓 AI 主動理解更多異常情境。 AI 智慧辨識已能針對跌倒、奔跑、徘徊、跨線等常見事件進行自動偵測,協助門市減少人工查看影像的需求。而進一步透過 Think Alert,管理者更可以直接以自然語言設定客製化的偵測條件,將 AI 應用延伸至傳統事件規則以外。以門市尖峰時段為例,店員往往需要同時處理結帳、補貨與顧客服務,總部也難以持續掌握每個據點的即時狀況。透過 Think Alert,管理者可以直接以自然語言設定「在門店入口抽菸的人」等情境;當符合設定條件的畫面出現時,系統即可主動發出警報,協助管理者即時掌握異常狀況。對於門市數量龐大的企業而言,這代表 AI 不只是協助辨識既定事件,更能依據不同營運需求,讓管理者以更直覺的方式設定希望 AI 主動關注的情境。

從大海撈針到快速完成調查 Think Search 搭配 Case Vault(案例庫) 掌握完整事件脈絡。 當事件發生後,如何從大量、多據點的影像中找到關鍵人物與事件脈絡,往往是最耗費人力的環節。透過 Think Search,管理者可以直接用自然語言描述想尋找的對象與情境,例如,當家長反映孩童可能在門市附近走失時,店員或總部人員不需要逐一查看不同攝影機的錄影畫面,只要在 Think Search 輸入「昨日上午,牽著小女孩的男性」等自然語言描述,系統即可協助從大量影像中篩選相關畫面,快速找到相關人物可能出現的時間與位置。若需要進一步追蹤,還能將不同搜尋階段找到的重要畫面與資訊整理至 Case Vault,建立事件時間線與人物移動路徑,協助管理者更完整掌握事件脈絡。

從安全管理延伸至顧客服務與門市營運 讓既有影像創造更多價值。 AI 的應用也不只限於安全事件。例如在咖啡店、餐飲等場景,若顧客將手機、包包等物品遺留在座位或櫃台附近,遺留物與遺失物偵測可以協助門市人員更快發現異常,主動確認並協助顧客處理失物問題;人流分析則能協助企業掌握不同時段的門市活動趨勢,作為空間配置與人力安排的參考;車牌辨識可應用於停車區域或門市周邊管理,而工安防護裝備辨識則能協助後場、倉儲等區域進行安全規範管理。透過這些應用,企業能在既有設備基礎上,進一步將影像資料延伸至安全、服務與營運等不同場景。

對連鎖零售業而言,AI 的價值已不只是「看得更清楚」,而是讓企業更快發現問題、更快找到資訊,並進一步理解事件脈絡與營運狀況。從基本事件偵測、自然語言設定規則,到 AI 搜尋與事件調查,再延伸至顧客服務與營運分析,雲端安防平台正讓影像從被動的紀錄工具,逐步成為支援多據點安全管理與營運決策的重要資訊來源。

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圖/ 晶睿通訊

85°C 北美導入 VIVOTEK AI 雲端安防平台 加速 80+ 門市智慧營運升級

隨著零售產業持續朝向多據點與數位化營運發展,如何在快速展店的同時兼顧營運效率、安全管理與服務品質,已成為企業的重要課題。

為支援持續拓展的營運需求,85°C Bakery Cafe 北美導入 VIVOTEK VORTEX AI 雲端安防平台,透過雲地整合架構與 AI 智慧應用,將原本分散的監控系統整合至單一平台,全面提升多據點管理效率、事件處理速度與日常營運效能。

此案例呈現零售企業如何從既有設備與架構出發,分階段導入雲端安防平台,並為未來智慧化管理與 AI 應用建立基礎。

閱讀完整案例

85°C Bakery Cafe North America 如何透過 VIVOTEK 雲端安防平台打造更智慧的門市管理模式

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