免費軟體使用教學:專案管理一定要用的甘特圖,清楚呈現9大重要資訊

2018.01.15 by
少數派
少數派 查看更多文章

高品質數位生活指南。少數派幫你更好地運用數位產品或科學方法,提升你的工作效率和生活品質。

免費軟體使用教學:專案管理一定要用的甘特圖,清楚呈現9大重要資訊
shutterstock
市面上不少好用、介面漂亮的「任務管理」工具,但牽涉到團隊協作、任務相關性高的專案管理時,任務管理工具常常不敷使用,本文列出使用甘特圖的九大好處以及免費軟體使用教學。

網路上討論生產力的文章很多,但幾乎全是任務管理相關的,很難看到專案管理App。

甘特圖就是幾乎沒有被人介紹到的一個有力生產力工具。透過甘特圖,可以一目了然看到一個專案裡面的各個任務分別從什麼時候開始什麼時候結束,不同任務之間是否有時間重疊和依賴,以及哪些任務可以同時做哪些任務必需有先後順序。

當你開始使用甘特圖來規劃任務,你就會發現你的生產力進入了另一個層次。

什麼是甘特圖

什麼是甘特圖呢?下面這張圖就是甘特圖。

null

這張圖是我12月離職做交接時候的甘特圖。

  • 不同的顏色表示不同的人
  • 每一行表示一個任務
  • 紅色豎線表示今天應該完成的任務
  • 任務與任務之間的黑色箭頭表示任務之間的依賴關係,必需完成前面的才能完成後面的
  • 帶中心黑線的任務表示已經完成的任務

透過這一張甘特圖,我能一眼看出以下信息:

  1. 今天誰應該做什麼任務
  2. 這個任務從什麼時候開始,到什麼時候結束
  3. 一個人在一段時間裡有哪些任務
  4. 應該先做哪些任務再做哪些任務
  5. 哪些任務可以同時做
  6. 這個任務是否被其他任務依賴,如果是,那麼這個任務就不能推遲,必需按時完成或者提前完成,否則會影響後面的任務
  7. 每個任務已經完成多少還剩多少
  8. 大任務下面有哪些子任務
  9. 任務的里程碑是什麼時候

為什麼要用甘特圖

使用甘特圖,可以克服任務管理工具的幾個缺陷。

少數派的文章喜歡介紹任務管理工具,很多人也喜歡用任務管理工具。任務管理App,更是多不勝數,常見的Things 3、Todoist、Any.do、Teambition、Trello……其中Things 3和Todoist,本質上就像是一個增強版的提醒工具,你要做什麼事情,填上去,設置好Deadline,事情做完了勾掉。如下圖所示。

null

但這種類型的App有一個缺點——任務只有未做完成兩個狀態,沒有正在做的狀態。

延伸閱讀:用 Google 試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學

而Teambition與Trello稍微進步一點,引入了看板的概念,於是能夠顯示任務在各個階段的狀態,如下圖所示。這張圖是少數派的Trello看板,用來讓作者選題。

null

這種類型的App有一個很大的問題:你做了很多任務,但是你不知道你做這些任務是為了什麼。任務管理類App適合用來記錄和追蹤各種瑣碎的任務和相關性不強的任務。就像是少數派的每一篇文章,文章與文章之間不是一個系列的關係,他們各自獨立,誰都可以領題、寫文章,哪個選題先寫哪個選題後寫,關係不大。

一旦要規劃一個專案,對於規劃專案的人和做專案的人,用任務管理類App都會讓人覺得使不上勁。對於做任務的人,看到每一個獨立的任務,對專案沒有整體的概念;對於規劃專案的人,不知道任務是不是已經切分得足夠細,是否有遺漏。舉一個例子,下面是一些任務:

  • 找IT申請伺服器
  • 配置Dockerfile
  • 配置Docker Swarm
  • 搭建Jenkins
  • 配置Github Hook
  • 選擇三個Repo測試

現在看到上面的幾個任務,你知道我是想做什麼嗎?我想實現持續集成(CI),實現開發人員把程式碼一推到Github,系統自動使用Jenkins把程式碼拉到測試伺服器,檢查程式碼風格,做單元測試,做功能測試,自動生成Code Review申請發送給相關人員,Code Review以後自動把程式碼集成到主幹並部署。但是對於做任務的人,卻很難根據上面的任務發現要做這個事情。對於規劃任務的人,也很難發現是否漏掉了任務,以及是否其中的一個或者多個任務可以繼續拆分。

再一個問題,在為每一個任務設定時間的時候,任務一旦多,很難把控每個任務的具體時長。也難以發現哪些任務可以同時做,哪些任務有依賴必需先做這個再做那個,前置任務必需按時完成。即使設置了任務優先級,但是對於同級的任務誰先做誰後做,你卻無法把控,只有看 App 上哪個排前面就先做哪個。

我曾經有一篇文章,就是因為考慮到Teambition的這個問題,所以把Teambition與大綱工具Workflowy結合起來使用。文章為:TeamFlowy——結合Teambition與Workflowy

但是,如果你使用了甘特圖,你就可以克服任務管理App的這些缺陷。因為為了繪製出甘特圖,你必需強迫自己完成以下幾件事情:

  1. 確定每一個任務的開始時間和結束時間
  2. 確定任務的依賴關係
  3. 分離可以同時運行的任務
  4. 確定不同人的任務間的時間關係

當你根據以上的規則繪製好第一版甘特圖以後,你會發現有些地方是可以繼續調整的,但是這種調整,在你沒有畫圖之前是不能發現的。於是你會在調整甘特圖的過程中,讓專案的規劃越來越清晰。

怎麼做甘特圖

繪製甘特圖不一定需要App,你可以在紙上做甘特圖,也可以用Excel來做。下面這張圖是來自網絡。

null

這是使用Excel做出來的效果,但是做起來稍顯麻煩。

OmniPlan和MS Project都是非常專業的甘特圖製作軟體,但是價格非常高。畢竟這是生產力軟體,使用這個軟體你是可以賺大錢的,自然軟體本身就會比較貴。

開源的甘特圖軟體也有不少,不過不是功能不全就是界面醜陋。這裡介紹一個相對比較完整的甘特圖製作軟體:GanttProject,除了長的比較醜,其他方面GanttProject很好用。

GanttProject的官方網站為ganttproject.biz,在這裡你可以下載到macOS、Windows或者Linux版本的軟體。

GanttProject運行以後的界面如下圖所示。

null

在左側任務面板右鍵或者按下鍵盤Command + T就可以添加任務,Windows和Linux對應的快捷鍵為Ctrl + T。如下圖所示。

null

創建好了一個任務,它默認的開始時間和結束時間都是今天。在任務上面右鍵,選擇任務屬性,可以打開任務屬性設置界面,在這裡可以設置任務的開始時間和任務時長。但是你不能設置任務結束時間。因為任務結束時間會根據開始時間和任務時長自動計算。如下圖所示。

null

在這個界面,還可以設置任務的顏色,實現不同人不同顏色,或者不同專案不同顏色。也可以在這裡更新任務進度。

創建多個任務,如果後面的任務依賴前面的任務,那麼在右側被依賴的任務色條上單擊鼠標左鍵,按住並拖動到依賴它的任務上。依賴它的任務的起始時間自動就會變為被依賴任務的結束時間,如下圖所示。此時,後一個任務只能設置任務的時長,不能修改任務的起始時間。

null

如果依賴關係設置錯誤,打開依賴任務的任務屬性,定位到前置任務選項卡,在這裡可以刪除被依賴的任務或者修改被依賴任務。如下圖所示。

null

如果你需要移動任務的順序,滑鼠單擊選中它,按下鍵盤上的Alt + 方向鍵上或下即可移動任務。

我認為甘特圖有一個非常重要的元素,就是豎直紅線,它指向了今天的任務。要打開這條紅線,需要單擊菜單欄的編輯 - 設置,定位到甘特圖設定,在將今天顯示為紅色點選為,如下圖所示。

null

單擊確定回到甘特圖的界面,可以看到圖中出現了一條紅色豎線。這條豎線指向了今天應該做的事情。如下圖所示。

null

每天打開甘特圖,這根紅線都會指向當天。

GanttProject可以把做好的甘特圖導出為圖片,CSV、HTML或者PDF文件。單擊專案 - 導出,點選Raster圖像文件,並單擊下一步,如下圖所示。

null

設置保存路徑和甘特圖的日期範圍即可導出為PNG文件,以方便分享。

GanttProject還有更多功能,你可以安裝以後慢慢研究。

本文授權轉載自:少數派

每日精選科技圈重要消息