免費軟體使用教學：專案管理一定要用的甘特圖，清楚呈現9大重要資訊|數位時代 BusinessNext

網路上討論生產力的文章很多，但幾乎全是任務管理相關的，很難看到專案管理App。

甘特圖就是幾乎沒有被人介紹到的一個有力生產力工具。透過甘特圖，可以一目了然看到一個專案裡面的各個任務分別從什麼時候開始什麼時候結束，不同任務之間是否有時間重疊和依賴，以及哪些任務可以同時做哪些任務必需有先後順序。

當你開始使用甘特圖來規劃任務，你就會發現你的生產力進入了另一個層次。

什麼是甘特圖

什麼是甘特圖呢？下面這張圖就是甘特圖。

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這張圖是我12月離職做交接時候的甘特圖。

不同的顏色表示不同的人
每一行表示一個任務
紅色豎線表示今天應該完成的任務
任務與任務之間的黑色箭頭表示任務之間的依賴關係，必需完成前面的才能完成後面的
帶中心黑線的任務表示已經完成的任務

透過這一張甘特圖，我能一眼看出以下信息：

今天誰應該做什麼任務
這個任務從什麼時候開始，到什麼時候結束
一個人在一段時間裡有哪些任務
應該先做哪些任務再做哪些任務
哪些任務可以同時做
這個任務是否被其他任務依賴，如果是，那麼這個任務就不能推遲，必需按時完成或者提前完成，否則會影響後面的任務
每個任務已經完成多少還剩多少
大任務下面有哪些子任務
任務的里程碑是什麼時候

為什麼要用甘特圖

使用甘特圖，可以克服任務管理工具的幾個缺陷。

少數派的文章喜歡介紹任務管理工具，很多人也喜歡用任務管理工具。任務管理App，更是多不勝數，常見的Things 3、Todoist、Any.do、Teambition、Trello……其中Things 3和Todoist，本質上就像是一個增強版的提醒工具，你要做什麼事情，填上去，設置好Deadline，事情做完了勾掉。如下圖所示。

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但這種類型的App有一個缺點——任務只有未做和完成兩個狀態，沒有正在做的狀態。

延伸閱讀：用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學

而Teambition與Trello稍微進步一點，引入了看板的概念，於是能夠顯示任務在各個階段的狀態，如下圖所示。這張圖是少數派的Trello看板，用來讓作者選題。

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這種類型的App有一個很大的問題：你做了很多任務，但是你不知道你做這些任務是為了什麼。任務管理類App適合用來記錄和追蹤各種瑣碎的任務和相關性不強的任務。就像是少數派的每一篇文章，文章與文章之間不是一個系列的關係，他們各自獨立，誰都可以領題、寫文章，哪個選題先寫哪個選題後寫，關係不大。

一旦要規劃一個專案，對於規劃專案的人和做專案的人，用任務管理類App都會讓人覺得使不上勁。對於做任務的人，看到每一個獨立的任務，對專案沒有整體的概念；對於規劃專案的人，不知道任務是不是已經切分得足夠細，是否有遺漏。舉一個例子，下面是一些任務：

找IT申請伺服器
配置Dockerfile
配置Docker Swarm
搭建Jenkins
配置Github Hook
選擇三個Repo測試

現在看到上面的幾個任務，你知道我是想做什麼嗎？我想實現持續集成（CI），實現開發人員把程式碼一推到Github，系統自動使用Jenkins把程式碼拉到測試伺服器，檢查程式碼風格，做單元測試，做功能測試，自動生成Code Review申請發送給相關人員，Code Review以後自動把程式碼集成到主幹並部署。但是對於做任務的人，卻很難根據上面的任務發現要做這個事情。對於規劃任務的人，也很難發現是否漏掉了任務，以及是否其中的一個或者多個任務可以繼續拆分。

再一個問題，在為每一個任務設定時間的時候，任務一旦多，很難把控每個任務的具體時長。也難以發現哪些任務可以同時做，哪些任務有依賴必需先做這個再做那個，前置任務必需按時完成。即使設置了任務優先級，但是對於同級的任務誰先做誰後做，你卻無法把控，只有看 App 上哪個排前面就先做哪個。

我曾經有一篇文章，就是因為考慮到Teambition的這個問題，所以把Teambition與大綱工具Workflowy結合起來使用。文章為：TeamFlowy——結合Teambition與Workflowy

但是，如果你使用了甘特圖，你就可以克服任務管理App的這些缺陷。因為為了繪製出甘特圖，你必需強迫自己完成以下幾件事情：

確定每一個任務的開始時間和結束時間
確定任務的依賴關係
分離可以同時運行的任務
確定不同人的任務間的時間關係

當你根據以上的規則繪製好第一版甘特圖以後，你會發現有些地方是可以繼續調整的，但是這種調整，在你沒有畫圖之前是不能發現的。於是你會在調整甘特圖的過程中，讓專案的規劃越來越清晰。

怎麼做甘特圖

繪製甘特圖不一定需要App，你可以在紙上做甘特圖，也可以用Excel來做。下面這張圖是來自網絡。

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這是使用Excel做出來的效果，但是做起來稍顯麻煩。

OmniPlan和MS Project都是非常專業的甘特圖製作軟體，但是價格非常高。畢竟這是生產力軟體，使用這個軟體你是可以賺大錢的，自然軟體本身就會比較貴。

開源的甘特圖軟體也有不少，不過不是功能不全就是界面醜陋。這裡介紹一個相對比較完整的甘特圖製作軟體：GanttProject，除了長的比較醜，其他方面GanttProject很好用。

GanttProject的官方網站為ganttproject.biz，在這裡你可以下載到macOS、Windows或者Linux版本的軟體。

GanttProject運行以後的界面如下圖所示。

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在左側任務面板右鍵或者按下鍵盤Command + T就可以添加任務，Windows和Linux對應的快捷鍵為Ctrl + T。如下圖所示。

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創建好了一個任務，它默認的開始時間和結束時間都是今天。在任務上面右鍵，選擇任務屬性，可以打開任務屬性設置界面，在這裡可以設置任務的開始時間和任務時長。但是你不能設置任務結束時間。因為任務結束時間會根據開始時間和任務時長自動計算。如下圖所示。

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在這個界面，還可以設置任務的顏色，實現不同人不同顏色，或者不同專案不同顏色。也可以在這裡更新任務進度。

創建多個任務，如果後面的任務依賴前面的任務，那麼在右側被依賴的任務色條上單擊鼠標左鍵，按住並拖動到依賴它的任務上。依賴它的任務的起始時間自動就會變為被依賴任務的結束時間，如下圖所示。此時，後一個任務只能設置任務的時長，不能修改任務的起始時間。

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如果依賴關係設置錯誤，打開依賴任務的任務屬性，定位到前置任務選項卡，在這裡可以刪除被依賴的任務或者修改被依賴任務。如下圖所示。

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如果你需要移動任務的順序，滑鼠單擊選中它，按下鍵盤上的Alt + 方向鍵上或下即可移動任務。

我認為甘特圖有一個非常重要的元素，就是豎直紅線，它指向了今天的任務。要打開這條紅線，需要單擊菜單欄的編輯 - 設置，定位到甘特圖設定，在將今天顯示為紅色點選為是，如下圖所示。

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單擊確定回到甘特圖的界面，可以看到圖中出現了一條紅色豎線。這條豎線指向了今天應該做的事情。如下圖所示。

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每天打開甘特圖，這根紅線都會指向當天。

GanttProject可以把做好的甘特圖導出為圖片，CSV、HTML或者PDF文件。單擊專案 - 導出，點選Raster圖像文件，並單擊下一步，如下圖所示。

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設置保存路徑和甘特圖的日期範圍即可導出為PNG文件，以方便分享。

GanttProject還有更多功能，你可以安裝以後慢慢研究。

本文授權轉載自：少數派

走進去的那一刻，就知道這裡不一樣

走進位於信義區核心地段的 T3CO 韻驊共享辦公室，首先映入眼簾的，是一座靜謐的生態魚缸。光影在空間中靜靜變化，讓人不自覺放慢步調，也讓原本緊湊的城市節奏，在這裡稍微緩了下來。再往內走，另一側設置了一座開放式生態魚缸，與辦公區自然銜接，成為場域中一處刻意保留的緩衝節點。人在這裡，可以短暫停下來，讓視線與思緒稍作停留，再回到工作的節奏之中。

在一個連每一坪都被精算為收益的產業裡，這樣的安排或許不以最大化營收為優先，卻也正是韻驊最關鍵的選擇——不是讓空間被填滿，而是讓人找到屬於自己的工作節奏。

「我不是在做辦公室生意。」
「我希望這裡是一個你可以待一整天都很舒服的地方。」
台驊控股集團創辦人顏益財說。

長年深耕國際物流、見證無數企業在全球市場競逐的他，很清楚一件事：企業的競爭，不只在市場端，很多時候，其實早就從每天工作的環境開始了。
在他看來，一家企業的運作節奏，往往從日常工作的場域開始被形塑——團隊是否能專注、是否容易協作，甚至能否長時間維持穩定狀態，都與所處的環境密切相關。

也因此，韻驊從一開始就沒有把自己侷限於共享辦公室，而是試圖打造一個能讓企業在日常運作中持續累積競爭力的工作平台。它不只是空間，而是一個被設計過的環境——讓人能專注、讓團隊能協作，也讓企業在看不見的地方，逐步拉開差距。

從固定成本到成長動力：共享辦公室如何構築企業「隱形競爭力」？

隨著遠距與混合辦公逐漸成為新常態，企業對辦公室的定義已悄然改變——它不只是工作場所，更逐漸成為影響企業競爭力的重要一環。

顏益財認為，一個舒適且具設計感的工作環境，有助於形塑專業且穩定的企業形象，不僅能提升客戶與合作夥伴的信賴感、加速合作促成，也能強化企業在人才市場中的吸引力與留任力。同時，良好的空間規劃亦能降低干擾、促進協作，讓團隊更容易進入專注狀態，進一步提升整體工作效能。

然而，若企業從零開始打造這樣的環境，往往需投入大量資金與時間成本。從空間取得、設計裝修，到網路建置與日常管理，對多數企業而言，都是一筆沉重負擔。共享辦公室原本應該解決這些問題——但多數業者仍停留在「提供空間」，而非真正「支援企業成長」。

不只是工作場域，而是推動企業成長的商務平台

看準這樣的轉變，台驊控股集團成立 T3CO 韻驊共享辦公室，從空間出發，進一步延伸為企業成長的平台。顏益財觀察，目前市場主要存在兩大缺口：一是空間設計過度追求坪效，導致環境壓迫；二是服務停留在場地租賃，缺乏對企業實際商務需求的整合與支援。

因此，韻驊重新定義共享辦公室的角色——不只是提供空間，而是支撐企業長期發展的營運平台。

「T3CO韻驊」這個名稱，本身就承載著這樣的定位。顏益財進一步說明，「T3CO」延續了台驊集團長期以來的核心精神，也就是 Trust、Total Solution 和 Technology；「韻」象徵旋律與生活美學，「驊」代表前進與創新的力量。三者結合，其實就是把物流產業中強調效率與整合的服務能力，延伸到企業的日常工作場域中，打造一個兼具效率、品質與舒適度的工作環境，協助企業在高壓競爭的商業環境中，依然能穩定前行。

核心訴求一：以使用體驗為前提，打造高質感空間

在空間規劃上，韻驊特別重視採光、視野與動線設計，維持整體環境的明亮與通透，降低長時間工作的壓迫感。

場域內設置兩座生態魚缸，一座位於入口，另一座為開放式設計，融入辦公區域之中，透過水族造景讓使用者在工作之餘能適時放鬆視線與節奏。

此外，空間亦規劃接待區、多功能會議室、電話亭、淋浴間、哺乳室與開放式水吧廚房等多元機能空間，滿足不同工作情境需求。在硬體設備上，全區配置人體工學椅、電動升降桌與個人收納邊櫃，並建置高速穩定的網路環境，確保長時間工作的舒適性與效率。
同時，韻驊也提供商業登記、信件收發與訪客接待等基礎商務服務，讓企業在進駐初期即可快速啟動營運。

核心訴求二：導入集團資源，打造企業孵化型平台

在高質感空間之上，韻驊進一步導入台驊控股集團的全球資源。
顏益財指出，台驊控股集團深耕倉儲物流領域多年，旗下涵蓋台驊國際物流、台空國際物流、聯宇達方物流、耀驊國際物流、賽澳遞物流與中產保理等子公司，提供橫跨陸、海、空的整合物流服務，協助企業從內銷配送到跨境出口，逐步串接全球市場。
不僅如此，集團至今已累積超過五萬家客戶，橫跨不同產業別。這些長期沉澱的商業連結，也讓韻驊具備更進一步的角色——在企業不同成長階段，提供相應的資源對接與合作機會。

「企業在不同階段所需要的資源不同，我們希望這個平台能讓它們更容易被連結起來，」顏益財說。透過這樣的整合，韻驊讓共享辦公室從單純的空間服務，升級為企業營運的支援平台。

一個正在形成的企業生態系

除了商務資源，韻驊亦整合集團資訊技術能力，提供穩定的 IT 基礎建設與網路管理支援，讓企業能在安全且高效的數位環境中運作。
當不同產業的團隊在同一個場域中互動，交流與合作也會自然發生。
這讓韻驊逐漸從一個空間，發展為一個具備連結能力的系統——一個正在形成的企業生態系。

從台北出發，連結更大的市場

隨著營運模式逐步成熟，韻驊也計畫將這套模式複製至海外市場。
對顏益財而言，這不只是據點的擴張，而是平台能力的延伸。
他的想像很直接：讓企業從進入這個空間的那一刻起，就更接近國際市場。

這不只是辦公室，而是一個起點

當辦公空間從成本轉變為能力，它所承載的意義也隨之改變。
韻驊所打造的，不只是工作場域，而是一個能陪伴企業從起步、成長，到邁向國際的長期夥伴。
在這裡，空間不只是讓你工作——
而是讓你，有機會走得更遠一點。