偷看你寄出的信被開啟了沒!Gmail八大隱藏功能,你都知道嗎?
偷看你寄出的信被開啟了沒!Gmail八大隱藏功能,你都知道嗎?
2018.01.22 | Google

Gmail是許多工作者熟悉的信箱服務,然而在使用上常常會遇到一些小麻煩,例如:信件還沒完成就不小心按到送出、同樣內容寄給不同收信人要不斷複製貼上、想知道對方是否已經開信等等。其實這些問題都有Gmail的內建功能或是擴充工具可使用,現在就來看看Gmail 精選8個隱藏功能吧!

一、撤回信件

在編寫草稿時,是否曾遇過信件沒寫好或是有錯字沒更改,結果不小心按到送出的窘境呢?Gmail有內建延遲發送的選項,點選主畫面右上角的齒輪按鍵,點進去之後選擇「設定」的選項,在「一般設定」的頁面當中即可看到「取消傳送」的功能,勾選起來後即完成設定。之後若要撤回信件,在Gmail通知信件傳送成功的同時點選「復原」,信件就會移至草稿內不會寄出。不過要切記,一定要在設定的秒數內撤回,否則信件還是會寄出喔!

Gmail 撤回信件.PNG
圖/ 數位時代

二、罐頭訊息

有些固定文字與段落是每一封信都會出現的,例如問候語或感謝辭;不想每一遍都自己打的話,就需要設定罐頭訊息了!點進Gmail的「設定」,到名為「研究室」的頁面尋找「罐頭回應」選項,並設為啟用。

Gmail 罐頭訊息.PNG
圖/ 數位時代

三、追蹤信件是否已開啟

寄信之後對方遲遲沒有回覆,但又不確定對方是否已讀,這時候你需要小工具幫忙!想知道信件送出之後是否有被開啟,可使用這個叫做Hubspot的工具追蹤,而且對方不會知道你在追蹤是否已讀!

Hubspot for Gmail.PNG
圖/ 數位時代

四、暫停收件

如果一看到瀏覽器頁面上Gmail新郵件的數字增加就有想要打開的衝動,建議可以在需要專心工作時使用Boomerang for Gmail這個擴充功能。反覆查閱信件其實很浪費時間,若能固定時間統一處理 Gmail,也能提升工作效率。使用擴充功能,設定一段時間讓Gmail暫停收取新信件,需要收信時再開啟即可。安裝擴充功能的好處是,在翻找、查閱信箱裡面的資訊時,不會有新郵件造成干擾。

Boomerang for Gmail.PNG
圖/ 數位時代

五、特定時間寄信

寫好信件之後需在特定時間寄出,上面提到的Boomerang for Gmail也能協助完成!事先設定信件發送的時間,一個月最多可以免費排定10封信,或者也可以使用付費版享有無數量上限的信件排程。(詳細付費方案請看這裡

六、授權功能

如果本身很忙、或者是有團隊合作需求,Gmail有個功能可以授權其他人處理Gmail信件。到設定當中尋找「帳號匯入」頁面,選取「授權以下使用者存取我的帳號」,新增其他帳號並輸入email,完成認證後就能讓對方讀取、刪除、寄送email。

Gmail 授權功能.PNG
圖/ 數位時代

七、離線處理

有時候email裡面會有各種資訊,如行程、文件、聯絡方式等等,有需要時會直接搜尋;但為避免緊要關頭網路不穩無法打開Gmail,你可以先下載Gmail離線版,就可以在離線狀態下閱讀、搜尋、歸檔郵件。

Gmail 離線版.PNG
圖/ 數位時代

八、休假自動回覆

如果在休假期間不想或不方便收信,那一定要開啟「休假回覆」功能。在設定當中的「一般設定」頁面即可找到「休假回覆」,可自訂內容。讓這段時間來信的人知道何時會回到工作崗位並且回信。

Gmail 休假回覆.PNG
圖/ 數位時代

這裡簡單介紹幾個Gmail隱藏功能,當然還有更多隱藏功能等待挖掘,善用這些功能,讓信件管理的效率大大提升吧!

參考資料:BommerangHOW WOWHubspot電腦玩物

關鍵字: #Google #數位工具
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從「存資料」到「用知識」:網創資訊攜手浪LIVE,讓 AI 成為最懂企業的內容幫手
從「存資料」到「用知識」:網創資訊攜手浪LIVE,讓 AI 成為最懂企業的內容幫手

對已經成熟發展的企業來說,最大的挑戰不是如何創新,而是經驗無法有效傳承,而生成式 AI 的價值正在於此,它讓分散的知識從「共同保存」走向「即時運用」,使組織得以在既有經驗之上,持續累積能力並向上成長。

由旭瑞文化傳媒成立、全台最大直播平台浪LIVE,正是這種轉變的最佳寫照。「我們其實一直都有在整理內部的知識、技術文件和作業流程規範,但做法比較像是集中在倉庫裡,雖然找得到,卻不一定用得快。」旭瑞文化傳媒技術研發中心技術總監黎欣捷(James)形容。

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浪LIVE 攜手網創資訊導入 AI 知識管理系統 NAVI,打造出一顆可以分析與調用歷史資料並產製新內容的「企業智慧大腦」
圖/ 數位時代

為此,浪LIVE 攜手網創資訊導入 AI 知識管理系統 NAVI,打造出一顆可以分析與調用歷史資料並產製新內容的「企業智慧大腦」,讓經驗不再只是被保存,而能實際參與日常營運流程。網創資訊總經理吳炳鈞進一步說明,這是因為 NAVI 將浪LIVE既有資料整理成可被運用的知識基礎,並在此基礎上生成內容,故能真正融入浪LIVE使用場景,提升文章產製與活動規劃的效率。

用 AI 提速,回應高頻、快節奏的營運需求

作為直播產業的領導平台,浪LIVE 不僅市占率超過 50%,每月活躍用戶數更高達 40-50 萬人。能夠寫下高黏著度、高互動率的成績,除了堅持以才藝直播為主軸、在市場上做出差異化特色,快速更新的內容與密集的行銷活動,同樣是浪LIVE 維繫用戶黏著度的關鍵。

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旭瑞文化傳媒技術研發中心技術總監黎欣捷表示,透過NAVI能夠有效提升文章產出與活動企劃的效率。
圖/ 數位時代

黎欣捷表示,浪LIVE 每日都會更新社群貼文與文章內容、每個月平均規劃約 20 至 25 檔活動,不僅內容產出量龐大,對速度的要求也極高。編輯團隊在完成採訪後,必須在最短時間內產出文章,且要符合品牌的風格和版型,而營運團隊不僅要不斷發想新的玩法,還得預先估算不同設計下的投資報酬率、參與人數等機率,以確保活動能兼顧創意與成效。

這種高頻的營運節奏不僅極具挑戰性,還容易使團隊感到疲憊。因此,浪LIVE 開始思考如何利用 AI 來提升文章產出與活動企劃的效率,而 NAVI 正是思考後的最佳解答。

應用場景1:文章產製,不再從零開始

吳炳鈞進一步說明,網創資訊如何協助浪LIVE 將 NAVI 應用於文章產製與活動企劃。

先就文章產製來看,網創資訊將浪LIVE 過往累積的大量文章匯入 NAVI,由系統學習品牌文章的語氣與編排方式,及不同編輯的寫作風格並加以分類。之後,編輯只要提供採訪逐字稿或相關素材,並指定想要的文章風格,NAVI 便可依此生成初稿,再由編輯進行調整與潤飾,大幅加快整體產出速度,也讓編輯可以將更多心力投入內容品質的把關與主題發掘,用快速更新而主題有趣的文章,吸引會員持續留在平台。

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網創資訊總經理吳炳鈞進一步說明, NAVI 將浪LIVE既有資料整理成可被運用的知識基礎,並在此基礎上生成內容,才能真正融入浪LIVE使用場景。
圖/ 數位時代

吳炳鈞強調,NAVI 不是憑空寫文章,而是根據企業過去累積的內容與規範來生成,這樣的產出結果,才會更貼近原本的品牌風格與實際需求。更重要的是,網創資訊還能根據客戶使用情境進行客製化調整。例如,NAVI 可以整合圖片和文字,生成一篇圖文並茂的文章,並同步輸出對應的 HTML 程式碼,浪LIVE 編輯只需貼至後台系統,就能完成上稿作業,不必再花費大量時間去調整版面配置。

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網創資訊業務經理Hailey Ouyang表示,NAVI 在產出文章的同時,可以同步輸出對應的 HTML 程式碼,減輕浪LIVE 編輯的上稿作業負擔。
圖/ 數位時代

應用場景2:活動規劃,從歷史經驗找出新玩法

再就活動規劃來看,網創資訊同樣先將浪LIVE 的歷史活動範本、禮物清單與獎勵機制導入 NAVI,由系統學習營運團隊在發想活動時的思維脈絡,之後,團隊成員只要輸入關鍵字,NAVI 就能建議相應的活動方式與獎勵組合,作為活動規劃時的參考。

黎欣捷認為,NAVI 就像一位資深顧問,不僅提供更多元的視角與玩法建議,縮短活動規劃所需的時間和心力,也能即時調閱過往經驗,協助團隊跳脫個人思考盲點,避免重複規劃過去已經做過的活動內容。

吳炳鈞進一步以禮物清單為例,說明 NAVI 帶來的效益。浪LIVE每一檔活動都需要重新設計禮物或做不同的組合搭配,因此資料庫已累積上百種不同類型的禮物,這使得團隊成員在規劃活動時,常常要花很多時間去發想新禮物或搜尋資料。而在導入NAVI後,系統可以根據歷史資料提供合適的禮物搭配建議,協助團隊在規劃新活動時,更有效率地運用既有資源。

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NAVI可以根據歷史資料提供合適的禮物搭配建議,協助浪LIVE團隊在規劃新活動時,更有效率地運用既有資源。
圖/ 網創資訊

不只生成內容:NAVI 三大特色,讓 AI 真正嵌入企業流程

在資料管理與內容生成外,網創資訊也從企業管理需求出發,規劃出以下 3 大系統特色,使 NAVI 得以真正融入企業的營運流程中。

第一,NAVI 支援至少 20種大型語言模型,能因應不同使用需求,處理文字、圖片、音訊和影片等多種形式的內容。第二,系統可部署於私有雲或地端環境,讓資料能留在企業內部,降低被外部 AI 模型使用的疑慮。第三,整合 AD 身份驗證與授權機制,可依部門和角色別去設定資料存取權限,確保 AI 在回應問題或產生內容時,只會引用該使用者可存取的資料範圍,避免誤用或資料外洩的風險。吳炳鈞補充,由於系統可進行部門切割,也能進一步統計各單位的使用量,方便企業進行內部成本分攤與管理。

「企業需要的是能嵌入流程的 AI,而不是只會回答問題的工具。」吳炳鈞指出,因此 NAVI 一開始就定位在企業知識管理系統,從而發展上述系統設計。近年來,因應 AI Agent 趨勢,網創資訊亦將相關概念融入 NAVI,使系統具備更高的主動性,能依任務需求串接不同資料庫與內部系統,協助使用者完成特定工作流程。

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網創資訊PM Keith Hsu指出,NAVI 融入 AI Agent 概念後,具備更高的主動性,能依任務需求串接不同資料庫與內部系統,協助使用者完成特定工作流程。
圖/ 數位時代

未來,網創資訊將持續與浪LIVE 深化合作,逐步導入更多內容至系統中、拓展更多應用場景。也期待在與客戶合作的過程中,共同發掘更多具體的應用靈感,並視需求開發對應功能,持續放大知識與經驗的價值,讓技術不只停留在工具層次,而能真正轉化為企業成長的動能。

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