偷看你寄出的信被開啟了沒!Gmail八大隱藏功能,你都知道嗎?
偷看你寄出的信被開啟了沒!Gmail八大隱藏功能,你都知道嗎?
2018.01.22 | Google

Gmail是許多工作者熟悉的信箱服務,然而在使用上常常會遇到一些小麻煩,例如:信件還沒完成就不小心按到送出、同樣內容寄給不同收信人要不斷複製貼上、想知道對方是否已經開信等等。其實這些問題都有Gmail的內建功能或是擴充工具可使用,現在就來看看Gmail 精選8個隱藏功能吧!

一、撤回信件

在編寫草稿時,是否曾遇過信件沒寫好或是有錯字沒更改,結果不小心按到送出的窘境呢?Gmail有內建延遲發送的選項,點選主畫面右上角的齒輪按鍵,點進去之後選擇「設定」的選項,在「一般設定」的頁面當中即可看到「取消傳送」的功能,勾選起來後即完成設定。之後若要撤回信件,在Gmail通知信件傳送成功的同時點選「復原」,信件就會移至草稿內不會寄出。不過要切記,一定要在設定的秒數內撤回,否則信件還是會寄出喔!

Gmail 撤回信件.PNG
圖/ 數位時代

二、罐頭訊息

有些固定文字與段落是每一封信都會出現的,例如問候語或感謝辭;不想每一遍都自己打的話,就需要設定罐頭訊息了!點進Gmail的「設定」,到名為「研究室」的頁面尋找「罐頭回應」選項,並設為啟用。

Gmail 罐頭訊息.PNG
圖/ 數位時代

三、追蹤信件是否已開啟

寄信之後對方遲遲沒有回覆,但又不確定對方是否已讀,這時候你需要小工具幫忙!想知道信件送出之後是否有被開啟,可使用這個叫做Hubspot的工具追蹤,而且對方不會知道你在追蹤是否已讀!

Hubspot for Gmail.PNG
圖/ 數位時代

四、暫停收件

如果一看到瀏覽器頁面上Gmail新郵件的數字增加就有想要打開的衝動,建議可以在需要專心工作時使用Boomerang for Gmail這個擴充功能。反覆查閱信件其實很浪費時間,若能固定時間統一處理 Gmail,也能提升工作效率。使用擴充功能,設定一段時間讓Gmail暫停收取新信件,需要收信時再開啟即可。安裝擴充功能的好處是,在翻找、查閱信箱裡面的資訊時,不會有新郵件造成干擾。

Boomerang for Gmail.PNG
圖/ 數位時代

五、特定時間寄信

寫好信件之後需在特定時間寄出,上面提到的Boomerang for Gmail也能協助完成!事先設定信件發送的時間,一個月最多可以免費排定10封信,或者也可以使用付費版享有無數量上限的信件排程。(詳細付費方案請看這裡)

六、授權功能

如果本身很忙、或者是有團隊合作需求,Gmail有個功能可以授權其他人處理Gmail信件。到設定當中尋找「帳號匯入」頁面,選取「授權以下使用者存取我的帳號」,新增其他帳號並輸入email,完成認證後就能讓對方讀取、刪除、寄送email。

Gmail 授權功能.PNG
圖/ 數位時代

七、離線處理

有時候email裡面會有各種資訊,如行程、文件、聯絡方式等等,有需要時會直接搜尋;但為避免緊要關頭網路不穩無法打開Gmail,你可以先下載Gmail離線版,就可以在離線狀態下閱讀、搜尋、歸檔郵件。

Gmail 離線版.PNG
圖/ 數位時代

八、休假自動回覆

如果在休假期間不想或不方便收信,那一定要開啟「休假回覆」功能。在設定當中的「一般設定」頁面即可找到「休假回覆」,可自訂內容。讓這段時間來信的人知道何時會回到工作崗位並且回信。

Gmail 休假回覆.PNG
圖/ 數位時代

這裡簡單介紹幾個Gmail隱藏功能,當然還有更多隱藏功能等待挖掘,善用這些功能,讓信件管理的效率大大提升吧!

參考資料:Bommerang、HOW WOW、Hubspot、電腦玩物

關鍵字: #Google #數位工具
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業績兩年從28億突破百億,諾億保經攜手自由系統強化IT與資安以接住高速成長
業績兩年從28億突破百億,諾億保經攜手自由系統強化IT與資安以接住高速成長

企業高速成長,市場最先看見的是業務營收與市場排名的飆漲,但真正決定企業能走多遠的,往往是水面下看不見的IT與營運骨幹。

諾億保經就是一個經典案例。

2024年,諾億保經的全年保費規模約28億元,隔年直接翻被衝破60億,今年,更預計挑戰120億到150億大關,強勢躍居台灣前十大保經公司;業績快速成長的同時,諾億保經的組織配置也很精實:外勤業務團隊約500人,負責核保、行政與稽核的後勤單位卻僅約30人。

值得特別注意的是,隨著營收在短時間內翻倍,受到考驗的不只是業務能力,也包括後台系統、資訊設備、網路、資安,以及法遵與內控能否同步跟上。

諾億保經總經理賴柏翰直言:「客戶資料是諾億保經的核心資產,特別是我們以投資型保單為主力業務,對個人隱私與財務資訊的防護要求極高。」此外,隨著營運規模擴大,金管會對資訊安全與內控稽核的監管標準也隨之提高,必須重塑IT與資安體質以回應高速成長。

評估完自身資源後,諾億保經做了一個重要決定:不從零自建IT團隊,而是採取資訊外包模式,提供企業擴展所需的支援。

諾億保經
諾億保經總經理 賴柏翰
圖/ 數位時代

諾億保經總監張維倫表示:「我們需要合作夥伴提供完整支援,自由系統不僅具備金融產業經驗與深厚維運實力,還能提供一站式服務,因而雀屏中選。」由自由系統負責台北與台中辦公室的端點設備、儲存架構、網路與資安維運等工作。

診斷重於工具:先清查環境盲點,再談防禦升級

缺乏專職資訊人力的中小企業或快速成長型組織,很常陷入一個迷思:市場上出了什麼新工具、新架構,就急著導入;然而,自由系統的作法是先回歸營運本質:盤點現況。

在雙方正式簽約前,自由系統的顧問團隊便深入檢視諾億保經的既有環境,找到一個最急迫的營運隱患:內勤行政人員與外勤業務人員,竟在辦公室內共用同一套網路網段,這意味著外部裝置一旦連網中毒,極可能直接橫向感染存放敏感保單資料的內部系統,為降低風險,自由系統隨即協助諾億保經進行網段隔離與權限切割,在第一時間化解安全未爆彈。

這套「先釐清現況、確認優先級、消弭落差」的邏輯,也體現在資安合規的推進上。

自由系統服務顧問黃麒翰以ISO 27001認證輔導為例指出:「諾億的認證合規由專職顧問主導,但底層關鍵的端點偵測回應(EDR)、託管偵測回應(MDR)、防火牆規則、特權帳號管理及硬體資產盤點,全由自由系統提供技術支援。我們的目標是替企業建立完整的『環境可視性』(Visibility),讓風險一目了然。」

對諾億保經來說,資訊設備、網路與日常維運雖然是營運不可或缺的基礎,卻不是公司的核心業務,如果自行建立完整IT部門,不僅要負擔人力成本,也必須長期維持涵蓋網路、設備、資安與系統維運的專業能力;相較之下,將這些工作交給自由系統的專業團隊負責,諾億保經可以將時間與精力放在可直接創造營收的核心業務。

「與自由系統合作至今,我們不僅更好強化IT體質、順利補強合規缺口,也為接下來的AI應用打下穩健基礎。」張維倫如是說道。

從防守走向進攻:雲地協同架構,讓AI真正走入第一線

IT與資安基礎逐步穩定後,諾億保經開始將資源放到下一階段:如何利用AI提升業務與營運效率。

在業務端,諾億嘗試透過AI實現「保險情境遊戲化」。

賴柏翰指出,一般客戶很難體會重大疾病帶來的財務衝擊,與其單向說明「萬一罹癌怎麼辦」,不如透過AI模擬動態情境,讓客戶在虛擬人生中面臨關鍵決策;甚至,將台股加權指數、S&P 500走勢融入情境,模擬面臨資金缺口時,抵押借款或贖回投資將對個人資產產生何種實質影響,讓保險規畫轉化為主動的探索體驗。

同樣的邏輯也導入內部培訓與後勤自動化。

過去高度仰賴資深講師與紙本教材的訓練流程,被轉化為AI互動式推演,讓500位業務能在高度擬真的客戶抗拒或理財情境中反覆演練,大幅縮短新人上手週期。至於在行政方面,傳統業務助理得耗費大量時間進行分類、掃描、校對保單文件的繁瑣流程,也交由AI與自動化工具處理,助理僅需做最終核對與歸檔,使30人的後勤編制得以支撐暴增數倍的合規案件。

在AI探索的過程中,自由系統就像是諾億保經的IT團隊、協助評估與提供所需產品服務。

自由系統售前顧問劉威利強調:「金融保險業涉及大量機敏個資,絕不能盲目把所有資料拋上公有雲AI。」因此,自由系統協助諾億精準劃分「地端與雲端邊界」,例如,哪些非機敏資料可藉助雲端模型運算、哪些敏感核保數據必須保留在地端進行私有化推論,並協同評估相應的地端硬體算力與加密機制,讓創新應用不以犧牲資安為代價。

總的來說,從28億飆升至百億規模,諾億保經展現了一家新銳金融服務企業的高敏捷度;而自由系統則證明了託管服務(MSP)已不再只是被動的修電腦與顧網路,更是高速成長企業在架構選擇、資安風控與AI轉型路上,不可或缺的最佳夥伴。

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